Eticheta întâlnirii virtuale: tot ce trebuie să știți pentru a vă îndepărta

Având în vedere răspândirea COVID-19 și comenzile de ședere la domiciliu rezultate, este posibil să fi participat recent la cel puțin o conferință video. Pentru multe întreprinderi, tranziția la munca la distanță a fost bruscă, cerând oamenilor să învețe rapid detaliile etichetei întâlnirilor virtuale.

Știind cum să vă adaptați la fluxurile de lucru la distanță este esențial pentru a menține productivitatea și pentru a vă asigura că toată lumea din echipa dvs. se află pe aceeași pagină. În această postare, ne vom concentra pe întâlnirile virtuale și cele mai bune practici pentru a ne asigura că acestea funcționează fără probleme.

Hai să ne scufundăm!

Înțelegerea a ceea ce face ca eticheta întâlnirii virtuale să fie unică

În teorie, întâlnirile virtuale ar trebui să se desfășoare la fel ca discuțiile în persoană. Toată lumea ar trebui să aibă șansa de a vorbi, iar întâlnirea va urma în mod ideal o ordine naturală, deoarece participanții își vor aduce punctele de vedere până când veți ajunge la un consens cu privire la modul de a merge mai departe.

În timpul unei întâlniri obișnuite, este relativ ușor de observat când cineva se pregătește să răspundă sau dacă oamenii nu sunt implicați. Când vorbiți cu un ecran, este mai ușor să treceți cu vederea indicațiile pe care vă bazați personal. Pentru început, afișajele video pentru ceilalți participanți vor fi probabil mici, ceea ce ar putea determina pierderea detaliilor vizuale.

Calitatea slabă a sunetului poate face, de asemenea, participanții greu de înțeles. În plus, există și dificultăți tehnice de luat în considerare, în special atunci când vă mutați pentru prima dată pe o platformă de conferințe video.

Stabilirea liniilor directoare privind eticheta virtuală a companiei dvs. poate ajuta la atenuarea acestor probleme, astfel încât conferințele dvs. la distanță să meargă mai ușor. Prin eliminarea deținerilor inutile, puteți menține un nivel ridicat de productivitate chiar și atunci când echipa dvs. este răspândită în diferite locații.

5 sfaturi despre eticheta întâlnirii virtuale pentru a menține apelurile productive și captivante

Practicile pe care le vom acoperi în acest articol se aplică indiferent de instrumentul de conferință video pe care îl folosește afacerea dvs. Nu contează dacă preferați Zoom, Google Meet sau Facebook Workplace - încă se aplică eticheta corectă a întâlnirilor virtuale. Iată cinci sfaturi pentru rafinarea ta.

1. Programați întâlniri și trimiteți linkuri în avans

Este posibil ca, atunci când organizați întâlniri în persoană la birou, toți participanții să fie anunțați din timp. De asemenea, probabil că veți informa membrii echipei cu privire la orice materiale pe care trebuie să le aducă și cu privire la punctele importante pe care intenționați să le acoperiți, astfel încât să fie pregătiți să-și îndeplinească părțile.

Aceste principii devin și mai importante atunci când lucrați de la distanță. Mai ales dacă ați trecut recent la videoconferință, este posibil ca echipa dvs. să aibă nevoie de puțin timp suplimentar pentru a afla software-ul.

Dacă sunteți responsabil de programarea întâlnirilor virtuale, iată câteva linii directoare de bază pentru a vă asigura că toată lumea apare pregătită:

• Programați întâlnirile în avans.
• Trimiteți invitații din calendar virtual la apeluri video dacă software-ul dvs. le acceptă.
• Dacă este necesar, asigurați-vă că toți participanții au configurat din timp un cont pentru platforma aleasă.
• Trimiteți linkuri pentru a vă alătura apelului (dacă software-ul dvs. o solicită) cu cel puțin o zi înainte de întâlnire.
• Pregătiți o scurtă prezentare generală a punctelor pe care doriți să le acoperiți în timpul întâlnirii și trimiteți-le participanților în prealabil.

Ideea de aici este simplă. Oferindu-le membrilor echipei o atenție la momentul în care vor avea loc întâlnirile și la ceea ce vă așteptați să acoperiți, lucrurile se vor deplasa mult mai repede. Toată lumea va putea să își configureze computerele, să pregătească orice punct important și să adune orice referință de care va avea nevoie în timpul întâlnirii.

Dincolo de productivitate, planificarea întâlnirilor din timp le arată echipei că le respectați programele. Cu excepția cazului în care există o urgență semnificativă a companiei, apelurile video nu ar trebui să fie reținute niciodată în ultimul moment.

2. Pregătiți o zonă liniștită pentru a vă configura computerul

A lucra de acasă poate însemna a fi înconjurat de copii, animale de companie, membri ai familiei și diverse alte distrageri. Oricât de drăguțe ar fi, astfel de întreruperi pot deraia rapid o conferință video:

Dacă doriți să reduceți la minimum timpul petrecut în întâlniri virtuale, trebuie să reduceți distracțiile de la capăt. Găsiți un loc liniștit în casa dvs., unde alte persoane din apel nu pot auzi zgomot de fundal sau nu văd membrii gospodăriei care își desfășoară activitatea în spatele dvs.

Este, de asemenea, inteligent să îi anunți pe ceilalți din casa ta că vei participa la o întâlnire virtuală. În acest fel, vor fi mai puțin probabil să se întrerupă. Deși acest lucru poate fi dificil de explicat copilului sau câinelui dvs., încercați să atrageți cât mai mulți oameni pe aceeași pagină, astfel încât apelul dvs. să poată decurge fără probleme.

3. Testați camera și microfonul înainte de a începe întâlnirea

Odată ce ați găsit acel loc perfect în casa dvs., unde există un zgomot minim și semnalul wi-fi atinge corect, este timpul să vă configurați stația de conferință video. Mai întâi, asigurați-vă că așezați camera foto la unghiul corect, astfel încât echipa dvs. să vă poată vedea.

De asemenea, este inteligent să testați camera laptopului pentru a vă asigura că funcționează corect. Puteți face acest lucru folosind instrumentele native ale aparatului dvs. sau software-ul dvs. de videoconferință vă poate solicita să faceți acest lucru.

Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor, microfonul dvs. este mai important decât camera dvs. Dacă este greu să înțelegeți ce spune cineva în timpul unui apel online, acesta poate deraia întreaga procedură. Încă o dată, o puteți testa pe cont propriu sau utilizând funcțiile oferite de platforma dvs. virtuală de întâlnire.

Dacă nu aveți unul, luați în considerare achiziționarea unui set cu cască de bază pentru a fi utilizat special pentru apeluri online. Poate face o diferență semnificativă în calitatea audio și nu trebuie să cheltuiți o avere pe una.

Eticheta corectă a întâlnirii virtuale dictează testarea tuturor echipamentelor dvs. cu mult timp înainte de o conferință video pentru a evita deranjarea restului echipei. În acest fel, puteți rezolva orice problemă în timp și nu în timp ce alții vă așteaptă.

4. Dezactivați microfonul când nu vorbiți

Cu cât ai putea încerca să elimini orice distragere a atenției din mediul tău, va exista întotdeauna ceva în fundal. Poate că vecinul tău a decis să înceapă să învețe să cânte la cimpoi, sau va trece o ambulanță. Oricum ar fi cazul, puteți rezolva rapid astfel de probleme prin dezactivarea microfonului.

De regulă, dacă nu vorbiți, microfonul dvs. ar trebui să fie dezactivat. Acest lucru este deosebit de important dacă utilizați o cască, deoarece oamenii ar putea să audă fiecare sunet mic de la capătul dvs. Aceasta include respirația, tuse, dacă faceți clic pe o altă filă etc.

Mai multe platforme de conferințe video, inclusiv Zoom, oferă funcționalitate „push to talk”. Această funcție vă menține microfonul oprit în mod implicit și captează zgomot numai atunci când apăsați un buton pentru al porni. Este o soluție ușoară care elimină majoritatea zgomotului de fundal la conferințele și îi ajută pe toți să se concentreze.

În aceeași notă, dacă vă pregătiți să vorbiți, vă recomandăm să așteptați câteva secunde după ce difuzorul anterior încetează să mai vorbească pentru a contabiliza eventualele întârzieri. Acest lucru vă va ajuta să evitați situațiile jenante în care vorbiți din greșeală asupra colegilor dvs. de echipă.

5. Trimiteți ulterior un rezumat al întâlnirii

Deși pregătirea poate ajuta la prevenirea majorității problemelor tehnice legate de întâlnirile virtuale, uneori acestea nu pot fi evitate. Conexiuni slabe sau lipsa accesului la echipamente de calitate ar putea face dificilă participarea cu ușurință a unor conferințe video la unii membri ai echipei tale.

În plus, există decalajul video și audio menționat anterior care ar putea determina participanții să rateze unele părți ale întâlnirii. Chiar și cu o configurare ideală, acest lucru ar putea lăsa unii dintre membrii echipei dvs. fără toate informațiile de care au nevoie pentru a-și finaliza munca.

Un element cheie al etichetei întâlnirilor virtuale, care este preluat de la conferințele în persoană, este trimiterea unui rezumat al tuturor punctelor majore acoperite, astfel încât să vă puteți asigura că întreaga echipă se află pe aceeași pagină. Cât de detaliat este acel rezumat va depinde de dvs. Cu toate acestea, chiar și o scurtă schiță vă poate ajuta să evitați să repetați aceleași puncte în viitoarele întâlniri.

În mod ideal, veți dori ca doi membri ai echipei care vor fi în apel să ia notițe în timpul întâlnirii. În acest fel, dacă unul dintre ei nu prinde totul, celălalt ar trebui să poată completa golurile. Acești doi membri ai echipei ar trebui să compileze și să își consolideze notele și să le trimită către restul participanților.

Concluzie

A putea participa la întâlniri din camera dvs. de zi este un avantaj imens în situații neprecizate, cum ar fi o pandemie. Cu toate acestea, întâlnirile virtuale nu sunt o scuză pentru a uita eticheta de bază. Toți cei implicați trebuie să își respecte timpul reciproc, iar stabilirea unor reguli de bază este o modalitate excelentă de a se asigura că întâlnirile nu se transformă în faptul că toată lumea vorbește unul pe celălalt.

Dacă doriți să vă îmbunătățiți eticheta de întâlnire virtuală, rețineți aceste cinci sfaturi:

1. Programați întâlniri și trimiteți linkuri în avans.
2. Pregătiți o zonă liniștită pentru a vă configura computerul.
3. Testați camera și microfonul înainte de a începe întâlnirea.
4. Dezactivați microfonul atunci când nu vorbiți.
5. Trimiteți un rezumat al întâlnirii.

Aveți întrebări despre eticheta întâlnirii virtuale? Să vorbim despre ele în secțiunea de comentarii de mai jos!

Imagine în miniatură a articolului de la aurielaki / shutterstock.com