仮想会議のエチケット：リモートにするために知っておく必要のあるすべて

公開: 2020-04-25

COVID-19の蔓延とその結果としての外出禁止令を考えると、最近少なくとも1つのビデオ会議に参加した可能性があります。多くの企業にとって、リモートワークへの移行は突然であり、人々は仮想会議のエチケットの詳細をすばやく学ぶ必要があります。

リモートワークフローに適応する方法を知ることは、生産性を維持し、チームの全員が同じページにいることを保証するために重要です。この投稿では、仮想会議とそれらをスムーズに進めるためのベストプラクティスに焦点を当てます。

飛び込みましょう！

仮想会議のエチケットがユニークである理由を理解する

理論的には、仮想会議は対面での話し合いとほぼ同じ方法で展開する必要があります。誰もが話す機会を持つべきであり、あなたが前進する方法についてのコンセンサスに到達するまで、出席者が彼らの見解を提供するので、会議は理想的には自然な順序に従います。

定期的な会議では、誰かが応答する準備をしているとき、または人々が関与していないときを見つけるのは比較的簡単です。画面に話しかけているときは、自分が頼りにしている手がかりを見落としがちです。手始めに、他の参加者のビデオ表示はかなり小さい可能性があり、視覚的な詳細を見逃す可能性があります。

音質が悪いと、参加者が理解しにくくなる可能性もあります。さらに、特にビデオ会議プラットフォームに初めて移行する場合は、技術的な問題も考慮する必要があります。

会社の仮想会議のエチケットガイドラインを確立すると、これらの問題を軽減して、リモート会議をよりスムーズに進めることができます。不要なホールドアップを排除することで、チームがさまざまな場所に分散している場合でも、高レベルの生産性を維持できます。

通話の生産性と魅力を維持するための5つの仮想会議エチケットのヒント

この記事で取り上げる方法は、ビジネスで使用しているビデオ会議ツールに関係なく適用されます。 Zoom、Google Meet、Facebook Workplaceのどれを好むかは関係ありません。適切な仮想会議のエチケットは、引き続き適用されます。ここにあなたを洗練するための5つの秘訣があります。

1.事前に会議をスケジュールし、リンクを送信します

オフィスで直接会う場合は、参加者全員に事前に通知される可能性があります。また、チームメンバーが持参する必要のある資料や、チームメンバーが自分の役割を果たせるようにカバーする予定の重要なポイントについても通知する可能性があります。

これらの原則は、リモートで作業しているときにさらに重要になります。特に最近ビデオ会議に移行した場合、チームがソフトウェアを理解するのに少し余分な時間が必要になる場合があります。

仮想会議のスケジュールを担当している場合は、全員が準備を整えて表示されるようにするための基本的なガイドラインを次に示します。

事前に会議をスケジュールします。
ソフトウェアでサポートされている場合は、仮想カレンダーの招待状をビデオハングアウトに送信します。
必要に応じて、事前にすべての参加者が選択したプラットフォーム用にアカウントを設定していることを確認してください。
会議の少なくとも1日前に、通話に参加するためのリンクを送信します（ソフトウェアで必要な場合）。
会議中に取り上げたいポイントの概要を準備し、事前に参加者に送信します。

ここでの考え方は単純です。チームメンバーに会議がいつ行われるか、そしてあなたがカバーすることを期待することについて頭を上げることによって、物事ははるかに速く進みます。誰もが自分のコンピューターをセットアップし、重要なポイントを準備し、会議中に必要な参照を収集することができます。

生産性を超えて、事前に会議を計画することは、あなたが彼らのスケジュールを尊重していることをあなたのチームに示します。会社に重大な緊急事態が発生しない限り、ビデオ通話を最後の最後に開催しないでください。

2.コンピュータをセットアップするための静かな場所を準備します

自宅で仕事をするということは、子供、ペット、家族、その他のさまざまな気晴らしに囲まれていることを意味する場合があります。かわいくても、そのような中断はビデオ会議をすぐに狂わせる可能性があります。

仮想会議に費やす時間を最小限に抑えたい場合は、気を散らすものを減らす必要があります。通話中の他の人がバックグラウンドノイズを聞くことができない、またはあなたの家族のメンバーがあなたの後ろで彼らのビジネスをしているのを見ることができないあなたの家の静かな場所を見つけてください。

また、仮想会議に参加することを自宅の他の人に知らせるのも賢明です。そうすれば、中断する可能性が低くなります。これを幼児や犬に説明するのは難しいかもしれませんが、同じページにできるだけ多くの人を集めて、問題なく電話をかけられるようにしてください。

3.会議が始まる前にカメラとマイクをテストします

家の中でノイズが最小限でWi-Fi信号が適切に当たる完璧な場所を見つけたら、ビデオ会議ステーションをセットアップします。まず、チームがあなたを見ることができるように、カメラを直角に配置してください。

ラップトップのカメラをテストして、正しく機能していることを確認するのも賢明です。マシンのネイティブツールを使用してこれを行うことができます。または、ビデオ会議ソフトウェアからそうするように求められる場合があります。

ただし、ほとんどの場合、マイクはカメラよりも重要です。オンライン通話中に誰かが言っていることを理解するのが難しい場合、それは手順全体を狂わせる可能性があります。繰り返しになりますが、自分でテストすることも、仮想会議プラットフォームが提供する機能を使用してテストすることもできます。

お持ちでない場合は、オンライン通話専用の基本的なヘッドセットの購入を検討してください。それはあなたのオーディオ品質に大きな違いをもたらすことができ、あなたはそれに大金を費やす必要はありません。

適切な仮想会議のエチケットでは、チームの他のメンバーに迷惑をかけないように、ビデオ会議のかなり前にすべての機器をテストする必要があります。そうすれば、他の人があなたを待っている間ではなく、自分の時間に問題を解決することができます。

4.話していないときにマイクをミュートする

あなたがあなたの環境からすべての気を散らすものを取り除こうとするかもしれないので難しいので、背景には常に何かがあるでしょう。たぶんあなたの隣人はバグパイプを演奏することを学び始めることに決めました、あるいは救急車が通り過ぎています。いずれにせよ、マイクをミュートすることで、このような問題をすばやく解決できます。

経験則として、話していない場合は、マイクをミュートにする必要があります。ヘッドセットを使用している場合、これは特に重要です。なぜなら、人々はあなたの側で小さな音をすべて聞くことができるかもしれないからです。これには、呼吸、咳、クリックして別のタブに移動した場合などが含まれます。

Zoomを含むいくつかのビデオ会議プラットフォームは、「プッシュツートーク」機能を提供します。この機能は、マイクをデフォルトでオフに保ち、ボタンを押してオンにしたときにのみノイズを拾います。これは、電話会議のほとんどのバックグラウンドノイズを排除し、全員が集中できるようにする簡単なソリューションです。

同じように、話をする準備をしている場合は、潜在的な遅れを考慮して、前の話者が話をやめた後、数秒待つことをお勧めします。これにより、チームメートについてうっかり話しているという恥ずかしい状況を回避できます。

5.後で会議の概要を送信します

準備は仮想会議に関連するほとんどの技術的な問題を防ぐのに役立ちますが、回避できない場合もあります。接続が不十分であったり、高品質の機器にアクセスできない場合、チームメンバーの一部がビデオ会議に簡単に参加できなくなる可能性があります。

さらに、前述のビデオとオーディオの遅延により、参加者が会議の一部を見逃す可能性があります。理想的な設定であっても、これにより、チームメンバーの一部が作業を完了するために必要なすべての情報を失ってしまう可能性があります。

対面会議から引き継がれる仮想会議のエチケットの重要な要素の1つは、チーム全体が同じページにいることを確認できるように、カバーされているすべての主要なポイントの要約を送信することです。その要約がどれほど詳細であるかはあなた次第です。ただし、簡単な概要でも、今後の会議で同じポイントを再ハッシュすることを回避するのに役立ちます。

理想的には、会議中に電話に出る2人のチームメンバーがメモを取るようにします。そうすれば、それらの1つがすべてをキャッチしない場合、もう1つはギャップを埋めることができるはずです。次に、これら2人のチームメンバーは、メモを編集して統合し、残りの参加者に送信する必要があります。

結論

居間から会議に参加できることは、パンデミックのような予期せぬ状況で大きな利点です。ただし、仮想会議は基本的なエチケットを忘れる言い訳にはなりません。関係者全員がお互いの時間を尊重する必要があり、いくつかの基本ルールを定めることは、会議がお互いに話し合うすべての人に委譲されないようにするための優れた方法です。

仮想会議のエチケットを改善したい場合は、次の5つのヒントを覚えておいてください。

事前に会議をスケジュールし、リンクを送信します。
コンピュータをセットアップするための静かな場所を準備します。
会議が始まる前に、カメラとマイクをテストしてください。
話していないときはマイクをミュートしてください。
会議の概要を送信します。

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