Etikette für virtuelle Meetings: Alles, was Sie wissen müssen, um aus der Ferne zu gehen

Angesichts der Verbreitung von COVID-19 und der daraus resultierenden Bestellungen für den Aufenthalt zu Hause besteht die Möglichkeit, dass Sie in letzter Zeit an mindestens einer Videokonferenz teilgenommen haben. Für viele Unternehmen war der Übergang zur Remote-Arbeit abrupt und erforderte, dass die Mitarbeiter schnell die Besonderheiten der Etikette für virtuelle Meetings erlernen.

Zu wissen, wie man sich an Remote-Workflows anpasst, ist entscheidend, um die Produktivität aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass alle in Ihrem Team auf dem gleichen Stand sind. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf virtuelle Meetings und Best Practices, um sicherzustellen, dass sie reibungslos ablaufen.

Tauchen wir ein!

Verstehen, was die Etikette für virtuelle Meetings einzigartig macht

Theoretisch sollten virtuelle Meetings genauso ablaufen wie persönliche Gespräche. Jeder sollte die Möglichkeit haben zu sprechen und das Meeting verläuft idealerweise in einer natürlichen Reihenfolge, in der die Teilnehmer ihre Standpunkte einbringen, bis Sie zu einem Konsens über das weitere Vorgehen gelangen.

Während eines regulären Meetings ist es relativ leicht zu erkennen, wenn sich jemand darauf vorbereitet, zu antworten oder wenn die Leute nicht engagiert sind. Wenn Sie mit einem Bildschirm sprechen, ist es einfacher, Hinweise zu übersehen, auf die Sie sich persönlich verlassen. Für den Anfang werden die Videoanzeigen für die anderen Teilnehmer wahrscheinlich eher klein sein, wodurch Sie möglicherweise visuelle Details verpassen.

Eine schlechte Audioqualität kann auch dazu führen, dass die Teilnehmer schwer zu verstehen sind. Darüber hinaus sind auch technische Schwierigkeiten zu berücksichtigen, insbesondere wenn Sie zum ersten Mal zu einer Videokonferenzplattform wechseln.

Die Einführung der Etikette für virtuelle Meetings Ihres Unternehmens kann dazu beitragen, diese Probleme zu mindern, damit Ihre Remote-Konferenzen reibungsloser ablaufen. Indem Sie unnötige Verzögerungen vermeiden, können Sie ein hohes Maß an Produktivität aufrechterhalten, selbst wenn Ihr Team auf verschiedene Standorte verteilt ist.

5 Etikette-Tipps für virtuelle Meetings, um Anrufe produktiv und ansprechend zu halten

Die in diesem Artikel behandelten Praktiken gelten unabhängig davon, welches Videokonferenztool Ihr Unternehmen verwendet. Es spielt keine Rolle, ob Sie Zoom, Google Meet oder Facebook Workplace bevorzugen – die richtige Etikette für virtuelle Meetings gilt weiterhin. Hier sind fünf Tipps für die Verfeinerung Ihres.

1. Planen Sie Meetings und senden Sie Links im Voraus

Wenn Sie persönliche Besprechungen in Ihrem Büro abhalten, werden wahrscheinlich alle Teilnehmer im Voraus benachrichtigt. Sie informieren Ihre Teammitglieder wahrscheinlich auch über alle Materialien, die sie mitbringen müssen, und über wichtige Punkte, die Sie behandeln möchten, damit sie bereit sind, ihren Beitrag zu leisten.

Diese Prinzipien werden noch wichtiger, wenn Sie remote arbeiten. Besonders wenn Sie kürzlich auf Videokonferenzen umgestiegen sind, benötigt Ihr Team möglicherweise etwas mehr Zeit, um die Software zu finden.

Wenn Sie für die Planung virtueller Meetings verantwortlich sind, finden Sie hier einige grundlegende Richtlinien, um sicherzustellen, dass alle vorbereitet erscheinen:

• Planen Sie die Treffen im Voraus.
• Senden Sie virtuelle Kalendereinladungen zu Videoanrufen, wenn Ihre Software dies unterstützt.
• Stellen Sie bei Bedarf sicher, dass alle Teilnehmer im Voraus ein Konto für die von Ihnen gewählte Plattform eingerichtet haben.
• Senden Sie mindestens einen Tag vor dem Meeting Links, um an dem Anruf teilzunehmen (falls Ihre Software dies erfordert).
• Bereiten Sie eine kurze Übersicht über die Punkte vor, die Sie während des Meetings behandeln möchten, und senden Sie diese vorab an die Teilnehmer.

Die Idee hier ist einfach. Indem Sie den Teammitgliedern einen Überblick darüber geben, wann Besprechungen stattfinden und was Sie erwarten, werden die Dinge viel schneller voranschreiten. Jeder kann seine Computer einrichten, wichtige Punkte vorbereiten und alle Referenzen sammeln, die er während des Meetings benötigt.

Über die Produktivität hinaus zeigt die Planung von Besprechungen im Voraus Ihrem Team, dass Sie seine Zeitpläne respektieren. Sofern kein schwerwiegender Unternehmensnotfall vorliegt, sollten Videoanrufe niemals in letzter Minute abgehalten werden.

2. Bereiten Sie einen ruhigen Bereich vor, um Ihren Computer einzurichten

Von zu Hause aus zu arbeiten kann bedeuten, von Kindern, Haustieren, Familienmitgliedern und verschiedenen anderen Ablenkungen umgeben zu sein. So niedlich sie auch sein mögen, solche Unterbrechungen können eine Videokonferenz schnell zum Scheitern bringen:

Wenn Sie die Zeit, die Sie in virtuellen Meetings verbringen, minimieren möchten, müssen Sie Ablenkungen auf Ihrer Seite reduzieren. Suchen Sie sich einen ruhigen Ort in Ihrem Haus, an dem andere Gesprächspartner keine Hintergrundgeräusche hören können oder sehen Sie, wie Mitglieder Ihres Haushalts hinter Ihnen ihren Geschäften nachgehen.

Es ist auch klug, andere in Ihrem Zuhause wissen zu lassen, dass Sie an einem virtuellen Meeting teilnehmen. Auf diese Weise werden sie weniger wahrscheinlich unterbrechen. Auch wenn dies Ihrem Kleinkind oder Hund möglicherweise schwer zu erklären ist, versuchen Sie, so viele Leute wie möglich auf dieselbe Seite zu bringen, damit Ihr Anruf reibungslos ablaufen kann.

3. Testen Sie Ihre Kamera und Ihr Mikrofon, bevor das Meeting beginnt

Sobald Sie den perfekten Ort in Ihrem Zuhause gefunden haben, an dem es nur minimale Geräusche gibt und das WLAN-Signal genau richtig trifft, ist es an der Zeit, Ihre Videokonferenzstation einzurichten. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie Ihre Kamera im richtigen Winkel platzieren, damit Ihr Team Sie sehen kann.

Es ist auch klug, die Kamera Ihres Laptops zu testen, um sicherzustellen, dass sie richtig funktioniert. Sie können dies mit den nativen Tools Ihres Computers tun, oder Ihre Videokonferenzsoftware fordert Sie möglicherweise dazu auf.

In den meisten Fällen ist Ihr Mikrofon jedoch wichtiger als Ihre Kamera. Wenn es während eines Online-Anrufs schwer zu verstehen ist, was jemand sagt, kann dies den gesamten Vorgang zum Scheitern bringen. Auch hier können Sie Ihren eigenen Test durchführen oder die Funktionen Ihrer virtuellen Meeting-Plattform nutzen.

Wenn Sie keins haben, sollten Sie ein einfaches Headset kaufen, das speziell für Online-Anrufe verwendet wird. Es kann einen erheblichen Unterschied in Ihrer Audioqualität ausmachen, und Sie müssen kein Vermögen dafür ausgeben.

Die richtige Etikette für virtuelle Meetings schreibt vor, dass Sie Ihre gesamte Ausrüstung lange vor einer Videokonferenz testen, um den Rest Ihres Teams nicht zu stören. Auf diese Weise können Sie alle Probleme in Ihrer eigenen Zeit lösen und nicht, während andere auf Sie warten.

4. Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen

So sehr Sie auch versuchen, jede Ablenkung aus Ihrer Umgebung zu entfernen, es wird immer etwas im Hintergrund sein. Vielleicht hat Ihr Nachbar beschlossen, Dudelsack zu lernen, oder ein Krankenwagen fährt vorbei. In jedem Fall können Sie solche Probleme schnell lösen, indem Sie Ihr Mikrofon stumm schalten.

Als Faustregel gilt: Wenn Sie nicht sprechen, sollte Ihr Mikrofon stumm geschaltet sein. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein Headset verwenden, da die Leute möglicherweise jedes kleine Geräusch an Ihrem Ende hören können. Dazu gehören Atmung, Husten, wenn Sie auf eine andere Registerkarte klicken usw.

Mehrere Videokonferenzplattformen, darunter Zoom, bieten eine Push-to-Talk-Funktion. Diese Funktion hält Ihr Mikrofon standardmäßig ausgeschaltet und nimmt nur Geräusche auf, wenn Sie eine Taste drücken, um es einzuschalten. Es ist eine einfache Lösung, die die meisten Hintergrundgeräusche bei Telefonkonferenzen eliminiert und allen hilft, konzentriert zu bleiben.

In diesem Sinne empfehlen wir, wenn Sie sich auf das Gespräch vorbereiten, einige Sekunden zu warten, nachdem der Vorredner aufgehört hat zu sprechen, um eine mögliche Verzögerung zu berücksichtigen. Dies wird Ihnen helfen, peinliche Situationen zu vermeiden, in denen Sie versehentlich über Ihre Teamkollegen sprechen.

5. Versenden Sie anschließend eine Zusammenfassung des Meetings

Obwohl die Vorbereitung dazu beitragen kann, die meisten technischen Probleme im Zusammenhang mit virtuellen Meetings zu vermeiden, lassen sie sich manchmal nicht vermeiden. Schlechte Verbindungen oder fehlender Zugang zu hochwertiger Ausrüstung können es einigen Ihrer Teammitglieder erschweren, problemlos an Videokonferenzen teilzunehmen.

Außerdem gibt es die oben erwähnte Video- und Audioverzögerung, die dazu führen kann, dass Teilnehmer einige Teile Ihres Meetings verpassen. Selbst bei einem idealen Setup kann dies dazu führen, dass einige Ihrer Teammitglieder nicht alle Informationen haben, die sie zum Abschließen ihrer Arbeit benötigen.

Ein Schlüsselelement der Etikette für virtuelle Meetings, das von persönlichen Konferenzen übernommen wird, besteht darin, eine Zusammenfassung aller behandelten wichtigen Punkte zu versenden, damit Sie sicherstellen können, dass das gesamte Team auf dem gleichen Stand ist. Wie detailliert diese Zusammenfassung ist, hängt von Ihnen ab. Aber selbst ein kurzer Überblick kann Ihnen helfen, die gleichen Punkte in zukünftigen Meetings nicht noch einmal zu wiederholen.

Idealerweise möchten Sie zwei Teammitglieder, die während des Meetings telefonieren, um Notizen zu machen. Wenn einer nicht alles fängt, sollte der andere die Lücken füllen können. Diese beiden Teammitglieder sollten dann ihre Notizen zusammenstellen und konsolidieren und an den Rest der Teilnehmer senden.

Abschluss

Die Möglichkeit, von Ihrem Wohnzimmer aus an Besprechungen teilzunehmen, ist in unvorhergesehenen Situationen wie einer Pandemie ein großer Vorteil. Virtuelle Meetings sind jedoch keine Entschuldigung, um die grundlegende Etikette zu vergessen. Alle Beteiligten müssen die Zeit des anderen respektieren, und das Festlegen einiger Grundregeln ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Besprechungen nicht dazu führen, dass alle übereinander reden.

Wenn Sie Ihre Etikette für virtuelle Meetings verbessern möchten, beachten Sie diese fünf Tipps:

1. Planen Sie Meetings und senden Sie Links im Voraus.
2. Bereiten Sie einen ruhigen Ort vor, um Ihren Computer aufzustellen.
3. Testen Sie Ihre Kamera und Ihr Mikrofon, bevor das Meeting beginnt.
4. Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen.
5. Versenden Sie eine Zusammenfassung des Meetings.

Haben Sie Fragen zur Etikette für virtuelle Meetings? Lassen Sie uns im Kommentarbereich unten darüber sprechen!

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