如何創建 WordPress 文檔庫

在您最可能需要但不知道您需要的少數東西中，有一個 WordPress 文檔庫。 為什麼？ 好吧，因為文檔管理是一個真正的問題，具有真正的影響。 WordPress 提供了一個有效的解決方案。

由於文檔是公司文檔和知識共享組合的重要組成部分，因此難以找到它們會導致明顯的生產力損失——每周大約 4.5 小時！

現在，您有很多選擇來創建數字文檔庫來解決這個問題。 您擁有成熟的文檔庫解決方案，例如 Sharepoint（Microsoft 用戶的熱門選擇）。 你也有你的谷歌驅動器。 當然，Box 和 Dropbox 等選項也可以正常工作。

但是，這裡的問題是您的文檔最終無處不在，使得搜索變得困難。 此外，您的所有員工都需要所有這些解決方案的帳戶才能無縫訪問。 因此，當他們正在處理某事並需要一個文檔來完成它時，他們需要訪問一個服務來獲取它。

解決方案？ 構建 WordPress 文檔庫

解決此文檔管理挑戰的一個好方法是在您的 WordPress 網站上添加一個文檔庫，這樣您網站的所有成員（您的員工）都可以在一個地方快速訪問他們需要的文檔。

WordPress 文檔庫不僅可以幫助您在公司內部共享文檔，還可以與您的客戶公開共享文檔。

因此，讓我們看看如何創建 WordPress 文檔庫並將您的員工和客戶使用的所有文檔直接帶到您的 WordPress 網站。 將其視為創建一個基於 WordPress 的輕量級文檔管理系統。

第 1 步：為您的 WordPress 數字圖書館構建一個結構

要創建最完整和最有用的文檔庫來託管它應該包含的所有文檔，您需要一個可靠的結構。 這種結構告訴您您需要哪些文檔以及每個文檔所屬的位置（因此您的圖書館最終不會成為數字文檔轉儲）。

為此，請考慮您的文檔所屬的不同類別。 例如：

• 工作模板、聘書草稿、員工調查表都可以歸入 HR 類別。
• 通知、使用協議條款模板、保密協議模板可以映射到法律類別。
• 手冊、用戶指南、規格表都屬於技術類別。

等等。

在這一步結束時，如果您正在構建一個供內部使用的 WordPress 文檔庫，您應該已經為您的所有內部流程映射了一個文檔列表。 您還可以從團隊角度思考並簡化這一點。 為此，請記下您公司的所有團隊，然後列出每個團隊使用的文檔。

同樣，如果您正在為您的客戶構建一個，您應該知道他們需要哪些文檔/文件來完成他們想要做的事情。 查看您的支持主題，看看它們可能是什麼。 例如，如果您經營職業諮詢公司並幫助您的用戶創建良好的簡歷作為服務，您可以將理想的簡歷格式上傳到您的支持內容，並在您的支持頁面上以可下載的方式提供。

你明白了。

步驟 #2：為每個文檔定義訪問級別

使用您的 WordPress 網站為公司範圍內的私有文檔庫提供支持非常容易，因為 WordPress 允許您將訪問您的內容的權限僅限於登錄用戶——您的員工。 自然，因為您不會在此處保存任何敏感文檔，所以這種安排效果很好。 許多插件還可以幫助您限制對網站內容的訪問。

通過 WordPress 公開共享文檔（例如，通過資源選項卡或公共自助服務支持內容庫）更加容易，因為 WordPress 的頁面和帖子，即使是您上傳附件/文檔的頁面和帖子，默認情況下也是公開的.

步驟#3：添加文件！

現在，WordPress 不支持開箱即用的文檔庫，但使用 KnowAll，您可以快速構建一個。

基本上，KnowAll 是一個基於 WordPress 的知識庫軟件，可讓您構建內部和麵向客戶的公共知識庫。 由於知識庫內容——尤其是來自內部員工知識庫的內容——通常需要文檔，KnowAll 是構建文檔的理想選擇。 您可以說，由於它對文檔的支持，它可以兼作輕量級的 WordPress 文檔解決方案，至少在支持內容方面是這樣。

要上傳您的文件，只需執行以下操作：

• 通過將相關類別添加到您的 WordPress 網站來實現您在第一步中最終確定的結構。
• 使用適當的知識文章填充您的類別。
• 將文檔上傳到所有需要它們的知識庫文章。

所以你有它！ 您自己的 WordPress 文檔庫。 （順便說一句，如果您只使用 PDF，這裡有更多方法可以將它們添加到您的 WordPress 網站。）

它並不意味著完成文檔管理系統所做的所有事情……但它可以在您的員工/客戶需要時向他們提供文檔。 這就是想法！

為了維護您的圖書館，如果有更新的版本可用，請不時返回以上傳最新的文檔。 此外，刪除未使用的文件，因為它們計入存儲。

把它包起來……

創建 WordPress 文檔庫的最佳部分是，您可以向所有員工授予對所有文檔的訪問權限，而無需為每個員工獲取訂閱計劃。 一個單一的系統（您的知識庫！）將所有內容整合在一起，從實際知識到為其提供動力或實施它所需的文檔。 所以沒有人會被卡住。

添加文檔也像附加文件一樣簡單，因此團隊中的任何人都可以根據需要上傳更多文件； 他們不需要知道任何編碼。

交給你：準備好創建一個 WordPress 文檔庫來為你的知識工作者提供動力了嗎？ 查看 KnowAll。 另外，請告訴我們您目前如何在公司管理文件。