Comment créer une bibliothèque de documents WordPress

Parmi les quelques choses dont vous avez probablement besoin mais dont vous ne savez pas que vous avez besoin, il y a une bibliothèque de documents WordPress. Pourquoi? Eh bien, parce que la gestion des documents est un vrai problème, avec un réel impact. Et WordPress offre une solution efficace.

Étant donné que les documents constituent une part importante du mélange de documentation et de partage des connaissances d'une entreprise, la difficulté à les trouver entraîne des pertes de productivité tangibles - environ 4,5 heures par semaine !

Maintenant, vous disposez de plusieurs options pour créer une bibliothèque de documents numériques afin de résoudre ce problème. Vous disposez de solutions complètes de bibliothèque de documents comme Sharepoint (un choix populaire auprès des utilisateurs de Microsoft). Vous avez également votre Google Drive. Et, bien sûr, des options comme Box et Dropbox fonctionnent très bien aussi.

Le problème ici, cependant, est que vos documents finissent par être partout, ce qui rend la recherche difficile. De plus, tous vos employés ont besoin de comptes sur toutes ces solutions pour un accès transparent. Ainsi, lorsqu'ils travaillent sur quelque chose et ont besoin d'un document pour le compléter, ils doivent se rendre dans un service pour le récupérer.

La solution? Construire une bibliothèque de documents WordPress

Une bonne solution à ce défi de gestion de documents consiste à ajouter une bibliothèque de documents directement à votre site Web WordPress, afin que tous les membres de votre site Web - vos employés - puissent accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin en un seul endroit.

Une bibliothèque de documents WordPress ne vous aide pas seulement à partager des documents en interne au sein de votre entreprise, mais également publiquement avec vos clients.

Voyons donc comment vous pouvez créer une bibliothèque de documents WordPress et apporter tous les documents que vos employés et clients utilisent directement sur votre site Web WordPress. Considérez cela comme la création d'un système de gestion de documentation léger basé sur WordPress.

Étape #1 : Construire une structure pour votre bibliothèque numérique WordPress

Pour créer la bibliothèque de documents la plus complète et la plus utilisable qui héberge tous les documents nécessaires, vous avez besoin d'une structure solide. Cette structure vous indique de quels documents vous avez besoin et où chacun appartient (afin que votre bibliothèque ne finisse pas par être une décharge de documents numériques).

Pour ce faire, pensez aux différentes catégories auxquelles appartiennent vos documents. Par example:

• Les modèles d'emploi, les ébauches de lettres de rendez-vous, les formulaires d'enquête auprès des employés pourraient tous aller dans la catégorie RH.
• Les avis, les modèles de conditions d'utilisation et les modèles d'accord de confidentialité pourraient correspondre à la catégorie juridique.
• Les manuels, les guides d'utilisation, les fiches techniques entreraient tous dans la catégorie technique.

Etc.

À la fin de cette étape, si vous construisez une bibliothèque de documents WordPress à usage interne, vous devriez avoir mappé une liste de documents pour tous vos processus internes. Vous pouvez également penser en équipe et simplifier cela. Pour cela, notez toutes les équipes de votre entreprise puis listez les documents que chacune utilise.

De même, si vous en construisez un pour vos clients, vous devez savoir de quels documents/fichiers ils ont besoin pour faire ce qu'ils cherchent à faire. Passez en revue vos rubriques d'assistance pour voir ce qu'elles pourraient être. Par exemple, si vous dirigez un cabinet de conseil en carrière et aidez vos utilisateurs à créer de bons CV en tant que service, vous pouvez télécharger un format de CV idéal dans votre contenu d'assistance et le proposer en téléchargement directement sur votre page d'assistance.

Vous avez eu l'idée.

Étape 2 : Définissez les niveaux d'accès pour chaque document

Utiliser votre site Web WordPress pour alimenter une bibliothèque de documents privée à l'échelle de l'entreprise est assez simple car WordPress vous permet de restreindre l'accès à votre contenu aux seuls utilisateurs connectés - vos employés. Naturellement, comme vous n'enregistrerez aucun document sensible ici, cet arrangement fonctionne bien. De nombreux plugins vous aident également à restreindre l'accès au contenu de votre site Web.

Partager des documents publiquement (via, disons, un onglet de ressources ou une base de contenu de support public en libre-service) via WordPress est encore plus facile car les pages et les publications de WordPress, même celles sur lesquelles vous avez téléchargé des pièces jointes/documents, sont publiques par défaut. .

Étape #3 : Ajoutez les documents !

Désormais, WordPress ne prend pas en charge une bibliothèque de documents prête à l'emploi, mais avec KnowAll, vous pouvez en créer une rapidement.

Fondamentalement, KnowAll est un logiciel de base de connaissances basé sur WordPress qui vous permet de créer des bases de connaissances publiques internes et destinées aux clients. Et parce que le contenu de la base de connaissances - en particulier celui des bases de connaissances internes des employés - a souvent besoin de documents, KnowAll est idéal pour en créer un. On pourrait dire qu'avec sa prise en charge des documents, il se double d'une solution de document WordPress légère, du moins en ce qui concerne le contenu de support.

Pour télécharger vos documents, procédez comme suit :

• Implémentez la structure que vous avez finalisée lors de la première étape en ajoutant les catégories pertinentes à votre site Web WordPress.
• Remplissez vos catégories avec les articles de connaissances appropriés.
• Téléchargez des documents dans tous les articles de la base de connaissances qui en ont besoin.

Alors voilà ! Votre propre bibliothèque de documents WordPress. (Au fait, si vous ne travaillez qu'avec des fichiers PDF, voici d'autres façons de les ajouter à votre site Web WordPress.)

Il n'est pas destiné à faire tout ce qu'un système de gestion de documents fait… mais il peut offrir des documents à vos employés/clients quand ils en ont besoin. Et c'est l'idée !

Pour maintenir votre bibliothèque, revenez-y de temps en temps pour télécharger les documents les plus récents si de nouvelles versions sont disponibles. Supprimez également les fichiers inutilisés car ils comptent pour le stockage.

Envelopper le tout…

La meilleure partie de la création d'une bibliothèque de documents WordPress est que vous pouvez donner accès à tous vos documents à tous vos employés sans obtenir chacun un plan d'abonnement. Et un système unique (votre base de connaissances !) contient tout, des connaissances réelles aux documents qui les alimentent ou sont nécessaires à leur mise en œuvre. Ainsi, personne ne reste bloqué.

L'ajout de documents est aussi simple que de joindre des fichiers, de sorte que n'importe quel membre de votre équipe peut télécharger plus de fichiers en cas de besoin ; ils n'ont pas besoin de connaître le codage.

À vous de jouer : êtes-vous prêt à créer une bibliothèque de documents WordPress pour alimenter vos travailleurs du savoir ? Découvrez KnowAll. Dites-nous également comment vous gérez actuellement les documents dans votre entreprise.