WordPressドキュメントライブラリを作成する方法

おそらく必要なものの中には、WordPressドキュメントライブラリが必要かどうかわからないものがあります。 どうして？ ええと、ドキュメント管理は本当の問題であり、本当の影響があるからです。 そして、WordPressは効果的なソリューションを提供します。

ドキュメントは企業のドキュメントと知識共有の組み合わせの大部分を占めるため、ドキュメントを見つけるのに苦労すると、目に見える生産性の損失が発生します—週に約4.5時間！

これで、この問題を解決するためのデジタルドキュメントライブラリを作成するためのかなりの数のオプションがあります。 Sharepoint（Microsoftユーザーに人気のある選択肢）のような本格的なドキュメントライブラリソリューションがあります。 Googleドライブもあります。 そしてもちろん、BoxやDropboxなどのオプションも問題なく機能します。

ただし、ここでの問題は、ドキュメントがどこにでもあることになり、検索が困難になることです。 さらに、シームレスにアクセスするには、すべての従業員がこれらすべてのソリューションのアカウントを必要とします。 したがって、何かに取り組んでいて、それを完了するためにドキュメントが必要な場合は、サービスにアクセスしてそれを取得する必要があります。

ソリューション？ WordPressドキュメントライブラリの構築

このドキュメント管理の課題に対する優れたソリューションは、WordPress Webサイトにドキュメントライブラリを追加することです。これにより、Webサイトのすべてのメンバー（従業員）が1か所で必要なドキュメントにすばやくアクセスできます。

WordPressドキュメントライブラリは、社内でドキュメントを共有するだけでなく、顧客と公にドキュメントを共有するのにも役立ちます。

それでは、WordPressドキュメントライブラリを作成し、従業員と顧客が使用するすべてのドキュメントをWordPressWebサイトに直接取り込む方法を見てみましょう。 これは、軽量のWordPressベースのドキュメント管理システムを作成することと考えてください。

ステップ1：WordPressデジタルライブラリの構造を構築する

必要なすべてのドキュメントをホストする最も完全で使用可能なドキュメントライブラリを作成するには、堅固な構造が必要です。 この構造により、必要なドキュメントとそれぞれが属するドキュメントがわかります（したがって、ライブラリがデジタルドキュメントダンプになることはありません）。

これについては、ドキュメントが属するさまざまなカテゴリの観点から考えてください。 例えば：

• ジョブテンプレート、アポイントメントレターのドラフト、従業員調査フォームはすべてHRカテゴリに分類できます。
• 通知、利用規約のテンプレート、機密保持契約のテンプレートは、法的カテゴリにマッピングできます。
• マニュアル、ユーザーガイド、スペックシートはすべて技術カテゴリに当てはまります。

等々。

このステップの最後に、内部で使用するWordPressドキュメントライブラリを構築している場合は、すべての内部プロセスのドキュメントのリストをマッピングしておく必要があります。 チームごとに考えて、これを単純化することもできます。 これを行うには、会社のすべてのチームを書き留めてから、それぞれが使用するドキュメントをリストします。

同様に、顧客向けに作成する場合は、顧客が探していることを実行するために必要なドキュメント/ファイルを知っておく必要があります。 サポートトピックを確認して、これらが何であるかを確認してください。 たとえば、キャリアコンサルタントを運営し、ユーザーがサービスとして優れた履歴書を作成できるように支援する場合、理想的な履歴書形式をサポートコンテンツにアップロードし、サポートページでダウンロード可能な権利として提供できます。

あなたはその考えを理解します。

ステップ2：すべてのドキュメントのアクセスレベルを定義する

WordPress Webサイトを使用して、会社全体のプライベートドキュメントライブラリを強化するのは非常に簡単です。WordPressを使用すると、コンテンツへのアクセスをログインしたユーザー、つまり従業員だけに制限できます。 当然、ここでは機密文書を保存しないため、この配置はうまく機能します。 多くのプラグインは、Webサイトのコンテンツへのアクセスを制限するのにも役立ちます。

WordPressのページや投稿は、添付ファイルやドキュメントをアップロードしたものもデフォルトで公開されているため、WordPressを介して（たとえば、リソースタブやパブリックセルフサービスサポートコンテンツベースを介して）ドキュメントを公開して共有するのはさらに簡単です。 。

ステップ3：ドキュメントを追加します！

現在、WordPressはすぐに使用できるドキュメントライブラリをサポートしていませんが、KnowAllを使用すると、すばやく作成できます。

基本的に、KnowAllはWordPressベースのナレッジベースソフトウェアであり、社内および顧客向けのパブリックナレッジベースの両方を構築できます。 また、ナレッジベースのコンテンツ（特に社内の従業員のナレッジベースのコンテンツ）にはドキュメントが必要になることが多いため、KnowAllはドキュメントを作成するのに理想的です。 ドキュメントのサポートにより、少なくともサポートコンテンツに関連するため、軽量のWordPressドキュメントソリューションとしても機能すると言えます。

ドキュメントをアップロードするには、次の手順を実行します。

• WordPress Webサイトに関連するカテゴリを追加して、最初のステップで完成させた構造を実装します。
• カテゴリに適切なナレッジ記事を入力します。
• ドキュメントを必要とするすべてのナレッジベース記事にドキュメントをアップロードします。

だからあなたはそれを持っています！ あなただけのWordPressドキュメントライブラリ。 （ちなみに、PDFのみを使用している場合は、WordPress WebサイトにPDFを追加する方法がいくつかあります。）

これは、ドキュメント管理システムが行うすべてのことを行うことを意図したものではありません…しかし、必要なときに従業員/顧客にドキュメントを提供することができます。 そしてそれがアイデアです！

ライブラリを維持するために、新しいバージョンが利用可能になった場合は、時々ライブラリに戻って最新のドキュメントをアップロードしてください。 また、未使用のファイルはストレージにカウントされるため、削除してください。

まとめ…

WordPressドキュメントライブラリを作成することの最大の利点は、各サブスクリプションプランを取得しなくても、すべての従業員にすべてのドキュメントへのアクセスを許可できることです。 そして、単一のシステム（知識ベース！）は、実際の知識から、それを強化する、またはそれを実装するために必要なドキュメントまで、すべてをまとめています。 だから誰も立ち往生しません。

ドキュメントの追加もファイルを添付するのと同じくらい簡単なので、チームの誰もが必要に応じてさらにファイルをアップロードできます。 コーディングを知る必要はありません。

あなたへ：知識労働者を強化するためのWordPressドキュメントライブラリを作成する準備はできていますか？ KnowAllをチェックしてください。 また、現在、会社でどのようにドキュメントを管理しているかを教えてください。