Dokümantasyon Yazarı: Tam Rol Arızası (Beceri, Maaş ve SSS)

Yetenekli bir dokümantasyon yazarı, destek stratejinizde büyük bir fark yaratabilir:

• Düşmüş destek biletleri
• Geliştirilmiş müşteri mutluluğu

Aslında, self servis belgeleri bir ton para tasarrufu sağlayabilir: DIY yardım makaleleri bir müşteri sorununu ele almak için yaklaşık 2 $ maliyeti, bir destek çağrısı için 15-37 $ ¹ . Bu çok önemli.

Dokümantasyon yazarları, bunu mümkün kılan bilinmeyen kahramanlardır.

Bu kapsamlı kılavuzda, yazarların ne yaptığını, ihtiyaç duydukları becerileri, nasıl bir tane olunacaklarını, maaş beklentilerini ve daha fazlasını bozacağım.

Kahraman bilgi tabanı

Dakikalar içinde güzel tasarlanmış, aranabilir bir bilgi tabanı oluşturun.

Kahraman bilgi tabanını deneyin

Dokümantasyon yazarları kimlerdir?

Teknik yazarlar veya teknik iletişimciler olarak da bilinen dokümantasyon yazarları, ürün ve hizmetler için net, takip edilmesi kolay belgeler oluşturan profesyonellerdir. Karmaşık jargonun basit bir dile dönüştürülmesi ve kullanıcı kılavuzlarından çevrimiçi yardım merkezlerine kadar her şeyi yapmak.

İyi bir dokümantasyon yazarı , saçlarınızı çekmeden uygulamaları veya gadget'ları doğru kullanmanızı sağlar. Ve eğer bir işletme iseniz, müşterilerinizi mutlu ve kendi kendine yeterli tutarlar, bu da nihayetinde sadakati artırır ve desteği iş yükünü keser.

Bir dokümantasyon yazarı ne yapar?

Bir dokümantasyon yazarının işi tamamen bilgiyi erişilebilir hale getirmekle ilgilidir. Karmaşık şeyler alırlar ve mantıklı bir şekilde açıklarlar.

Bir dokümantasyon yazarının temel sorumluluklarından bazıları:

1. Açık, kullanıcı dostu belgeler oluşturun

Ürün veya hizmetler için kullanıcı kılavuzları, nasıl yapılır kılavuzları, SSS , eğitim materyalleri ve teknik özellikler yazma ve güncelleme. Bu, bir mobil uygulama için başlangıç ​​kılavuzundan bir API için 200 sayfalık teknik referansa kadar her şeyi içerebilir.

Keşfedin : Teknik Belgeler Nasıl Oluşturulur (Adım Adım Kılavuz)

2. Uzmanlardan bilgi toplayın

Ürünü anlamak ve doğru bilgi toplamak için geliştiriciler, mühendisler, ürün yöneticileri gibi konu uzmanları (KOBİ'ler) ile yakın çalışmak.

Ürünü incelemek için birçok soru sorun, hatta nasıl çalıştığını görmek için ürünü uygulamalı kullanın.

3. Karmaşık jargonu düz bir dile çevirin

Bir dokümantasyon yazarı teknik dünya ile son kullanıcı arasında bir çevirmen görevi görür.

Karmaşık, teknik jargon alırlar ve büyükannenizin (veya yeni bir müşteri) ürünü nasıl kullanacağınızı anlayabilmeleri için basitleştirirler.

Bu genellikle teknik kavramları günlük terimlere ayırmak ve açıklığa kavuşturmak için örnekler veya analojiler kullanmak anlamına gelir.

4. İçeriği mantıklı bir şekilde organize edin ve biçimlendirin

İçeriği gezinmesi kolay bir şekilde yapılandırmak. Kullanıcıların ihtiyaç duyduklarını hızlı bir şekilde bulabilmeleri için net başlıklar, adım adım diziler, mermi noktaları ve tablolar kullanarak.

İzleyici için uygun ortamı seçmek de çok önemlidir, belki basılı bir kılavuz, uygulama içi yardım araç ipucu veya bir video öğreticisidir.

Tutarlılık anahtardır : dokümantasyon yazarları genellikle tüm malzemelerde tonu korumak ve üniformayı biçimlendirmek için stil kılavuzları veya şablonlar geliştirir.

5. Anlayışı geliştirmek için görselleri dahil edin

Bir resmin bin kelimeye bedel olduğunu söylüyorlar ve dokümantasyon yazarları bunu anlıyorlar.

Bu şunları içerir:

• Diyagramlar
• Ekran görüntüleri
• İnfographics
• Hatta kısa videolar

İşleri daha iyi açıklamaya yardımcı olmak için.

Örneğin, nasıl yapılır makalesi, farklı UI öğelerini gösteren açıklamalı ekran görüntüleri içerebilir.

Görseller içeriği daha ilgi çekici hale getirir ve okuyucunun bilişsel yükünü azaltır.

6. İçeriği sürekli olarak gözden geçirin ve geliştirin

Dokümantasyon bir ve bir iş değildir.

Yazarlar belgeleri kullanıcı geri bildirimlerine, ürün güncellemelerine ve yeni özelliklere göre günceller .

Örneğin, müşteri desteğinden girdi toplama (yaygın sorular veya karışıklık noktaları gibi) ve ardından bu boşlukları doldurmak için kılavuzları hassaslaştırın.

Bu, belgelerin zamanla doğru ve yararlı kalmasını sağlar.

Keşfedin : Bilgi tabanı denetim süreci ve takip edilecek en iyi uygulamalar

Özünde, bir dokümantasyon yazarı birden fazla şapka giyiyor :

• İletişimci
• Eğitimci
• Editör
• Müfettiş

Bir dakika yeni bir özellik hakkında bir yazılım mühendisiyle röportaj yapıyorlar, bir sonraki ekran görüntüleri ile adım adım bir eğitim hazırlıyorlar. Bunu yaparak, ürün ve hizmetlerin doğru ve etkili bir şekilde kullanılmasını, müşteri memnuniyeti ve ürün kalitesinde önemli bir rol oynamasını sağlarlar.

Dokümantasyon noktada olduğunda, kullanıcılar daha yumuşak bir deneyime sahiptir ve daha az elle tutulmaya ihtiyaç duyarlar, bu da herkes için bir kazan-kazan.

Bir dokümantasyon yazarının becerileri ve nitelikleri

Başarılı bir dokümantasyon yazarı olmak için ne gerekiyor?

Özünde, bu rol güçlü yazma yeteneğini iyi bir teknik anlayışlı ve kişilerarası becerilerle harmanlar.

İşte temel becerilerin ve tipik niteliklerin dökümü:

1. Olağanüstü yazılı iletişim

Her şeyden önce, bir dokümantasyon yazarı açık ve özlü bir yazar olmalıdır.

Bu çiçekli yaratıcı yazı değil - bu noktaya basit bir şekilde ulaşmakla ilgili. Düz dil, kısa cümleler ve aktif ses kullanmak, içeriğin erişilebilir olmasına yardımcı olur.

Amaç netliktir . Kullanıcılar bir rehber okuyabilir ve bir şeyin nasıl yapılacağını hemen anlayabilirse, yazar işlerini yaptı.

2. Empati ve kullanıcı odaklı

Harika dokümantasyon yazarları her zaman izleyicinin perspektifini akılda tutarlar.

Kendinize sorun:

• Kullanıcı hangi sorun çözmeye çalışıyor?
• Zaten ne biliyorlar?
• Ne bilmelerine ihtiyaçları var?

Empati ile yazmak, varsayımlardan kaçınmak ve kavramları doğru detay düzeyinde açıklamak anlamına gelir.

Örneğin, yeni başlayanlar için belgeler ağır teknik terimlerden kaçınır (veya bunları dikkatlice tanımlar), oysa geliştirici belgeleri daha önceden bilgi edinebilir. Bir kullanıcı gibi düşünme yeteneği, genellikle teknik olmayan bir kullanıcı çok büyüktür.

3. Teknik yetenek

Mutlaka bir yazılım mühendisi veya konu uzmanı olmanız gerekmese de, teknik bilgileri rahat öğrenmeniz gerekir .

İyi dokümantasyon yazarları, ister bir yazılım, bir gadget veya karmaşık bir hizmet olsun, bir ürünün nasıl çalıştığını hızlı bir şekilde alabilir. Genellikle araştırma ve merak için bir ustalığa sahip olmak.

Bazı alanlarda (API'ler, mühendislik veya tıbbi cihazlar gibi), özel bilgiye veya teknik diyagramları ve kod parçacıklarını anlama yeteneğine sahip olmak çok önemlidir.

Örneğin, bir son kullanıcı dokümantasyon yazarı derin kodlama becerilerine ihtiyaç duymayabilir, ancak geliştiriciler veya mühendisler için yazan biri teknik ayrıntıları doğru bir şekilde kavramalıdır.

4. Detay ve doğruluğa dikkat

Ayrıntıya yönelik mi? Bu rol, ayrıntıların takıntısını gerektirir. Tek bir yazım hatası veya yanlış bir adım, bir kullanıcıyı karıştırabilir (hatta bir ürünü yanlış kullanmaya yönlendirebilir).

Gerçekleri iki kez kontrol edin, stil yönergelerini izleyin ve terminolojide tutarlılığı sağlayın. Terimleri tek tip tutmak için sözlükleri korumanız gerekebilir.

Doğruluk güven oluşturur, kullanıcılar belgelerdeki hataları tespit ederse, içerikten şüphe etmeye başlarlar.

5. Organizasyon ve yapı

Bilgileri mantıklı bir şekilde yapın. Bu, net ana hatlar oluşturmayı ve mantıklı bir hiyerarşide başlıklar, alt başlıklar, mermi noktaları ve numaralı adımlar kullanmayı içerir.

Birçok yazar, içeriği dışarı çıkarmadan önce haritalamak için bir anahat veya şablonla başlar.

İçeriği düzenlemek sadece okuyucunun yararı için değil, yazarın hiçbir şeyi kaçırmadıklarından ve bilgilerin doğal olarak bir konudan diğerine aktığını sağlamasına yardımcı olur.

6. İşbirliği ve İletişim

Unutmayın, yazarlar genellikle farklı takımlar arasında bir köprü görevi görür. Geliştiriciler, tasarımcılar, ürün yöneticileri, KG testçileri, müşteri desteği ve hatta bazen son kullanıcılarla iyi iletişim kurmalıdırlar.

Konu uzmanlarıyla etkili bir şekilde görüşebilmek , doğru soruları sormak ve cevapları ayrıştırmak değerli bir beceridir. Ayrıca, geri bildirimleri ele almalı ve zarif bir şekilde düzenlemelidirler. Yazma, tipik olarak birden fazla paydaştan yapılan incelemeleri içeren bir süreçtir.

7. Araç Yeterliliği

Yazarların işlerini yapmak için çeşitli araç ve teknolojiyi kullanmaları gerekir. Araçlarla teknoloji meraklısı olmak önemlidir.

Yaygın olanlar arasında kelime işlemcileri veya işbirlikçi editörler (Google Dokümanlar veya Microsoft Word gibi), görseller oluşturmak için ekran görüntüsü ve görüntü düzenleme araçları ve içerik yayınlamak için yazma veya bilgi tabanı yazılımına yardımcı olur.

Örneğin, bir içerik yönetim sistemi (CMS) veya kahraman bilgi tabanı gibi bir dokümantasyon platformunun yolunuzu bilmek büyük bir artı olabilir. Sürüm kontrolüne aşinalık (özellikle kod belgeleri için) ve temel HTML veya Markdown biçimlendirmesi de işe yarayabilir.

Keşfedin : 2025'in 13 En İyi Teknik Yazma Aracı (Çoğunlukla Ücretsiz)

8. Eğitim geçmişi

Resmi gereksinimler değişse de, birçok dokümantasyon yazarı İngilizce, iletişim, teknik yazı, gazetecilik veya ilgili bir alanda lisans derecesine sahiptir.

Bazıları sahaya teknik taraftan girer. Örneğin, yazma konusunda ustalığı olan bir bilgisayar bilimi veya mühendislik mezunu.

En önemli olan, yazılı İngilizce'nin güçlü bir şekilde kavranması ve karmaşık konuları öğrenme yeteneğidir.

Teknik İletişim Derneği tarafından sunulan Sertifikalı Profesyonel Teknik İletişimci (CPTC) gibi güvenilirliği artırabilecek sertifikalar ve kurslar da vardır.

Sürekli öğrenme oyunun bir parçasıdır: yazarlar genellikle araçlarda, stil kılavuzlarında (en son Google Geliştirici Dokümantasyon Stili Standartlarını öğrenmek gibi) veya endüstri trendlerinde güncel kalmak için atölyelere veya web seminerlerine katılırlar.

Dokümantasyon yazarı maaşı ve iş görünümü

Numaralar ve kariyer beklentileri konuşalım. Dokümantasyon yazarları ne kadar iyi kazanıyor ve bu rol için talep nedir?

Maaş aralıkları

Amerika Birleşik Devletleri'nde dokümantasyon yazarları (teknik yazarlar) rekabetçi maaşların tadını çıkarırlar. Çeşitli kaynaklar ortalama ve medyan ödemeyi yılda 70 bin dolar ila 90 bin dolar arasında tutar.

Örneğin, gerçekten analiz yılda ortalama 66.000 $ ^' lık ortalama bir teknik yazar maaşını bildirmektedir. Bu arada, ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu verileri, Mayıs 2024 itibariyle teknik yazarlar için yaklaşık 91.670 $ ^' lık medyan yıllık ücret göstermektedir.

İkisi de nasıl doğru olabilir? Kesin şekil genellikle deneyim seviyesine, konuma ve anket metodolojisine bağlıdır.

Giriş seviyesi dokümantasyon yazarları veya daha küçük pazarlardaki yazarlar 30-60 bin dolar aralığında başlayabilirken, yüksek maliyetli teknoloji merkezlerinde deneyimli yazarlar 80 bin dolar 100k $+ aralığına iyi kazanabilirler.

Ücreti etkileyen faktörler

Bir dokümantasyon yazarının maaş spektrumuna düştüğünü çeşitli faktörler etkileyebilir.

• Deneyim büyük bir şey, yıllar ve bir sicil kaydı kazandıkça değeriniz artıyor. 5 yıldan fazla deneyime sahip yazarlar genellikle taze mezunlardan önemli ölçüde daha fazla kazanırlar.
• Endüstri de önemlidir: Yazılım veya teknoloji endüstrisinde bir dokümantasyon yazarı (özellikle bulut bilişim veya siber güvenlik gibi sıcak bir alanda) kar amacı gütmeyen bir kuruluşta veya üretimde birden fazla kazanabilir.
• Coğrafi konum hala bir rol oynar; Örneğin, San Francisco veya New York'taki teknoloji yazarları, daha küçük şehirlerden daha yüksek maaşlara (genellikle yaşam maliyetini dengelemek için) sahip olma eğilimindedir.
• Uzaktan çalışma daha yaygın hale geliyor, bu da bazen bu farklılıkları bile ortadan kaldırabilir, ancak konuma dayalı ücret henüz gitmedi.
• Eğitim ve kimlik bilgilerinin bir etkisi olabilir. Gelişmiş bir derece veya CPTC gibi sertifikalar, işverenlere uzmanlığa işaret ettikleri için bazen size bir yumru verebilir.
• Uzmanlık ödeyebilir: API belgeleri, tıbbi yazma veya politika yazma gibi bir niş konusunda yetenekli iseniz, bu derinlemesine bilgi için bir prim yönetebilirsiniz.

İş görünümü

Patrick Rachford tarafından LinkedIn Verilerine Dayalı Teknik Yazma İş Dağıtım .

İyi haber, dokümantasyon yazarları hiçbir yere gitmiyor. ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu Projeleri Teknik yazarların istihdamı 2023'ten 2033'e kadar yaklaşık% 4 büyüyecek ve bu da tüm meslekler için ortalama kadar hızlı.

Açık bir şekilde, alan istikrarlı ve istikrarlı bir şekilde büyüyor. Neden patlamıyor?

• İşlerin büyümesi genellikle onlara ihtiyaç duyan endüstrilerin büyümesini yansıtmaktadır. Teknoloji genişlemeye devam ettikçe (yeni yazılım uygulamaları, aletler, biyoteknoloji yenilikleri, vb.) Net belgelere duyulan ihtiyaç da artıyor. Her yeni ürün veya karmaşık sistem sonunda bir kullanıcı kılavuzuna veya geliştirici dokümanlarına ihtiyaç duyar.
• Bazı şirketlerin mühendislerin veya ürün yöneticilerinin yanda, özellikle girişimlere belge yazdığını belirtmek gerekir. Ancak kuruluşlar olgunlaştıkça, profesyonel kalitede içerik üretmek için özel bir dokümantasyon yazarına (veya ekibe) sahip olmanın değerini fark ederler. Daha iyi müşteri deneyimi ve self servis desteği için yapılan baskı da talebi artırıyor, şirketler destek maliyetlerini azaltmak (yukarıdaki maliyet karşılaştırmasını unutmayın) ve kullanıcıları mutlu etmek için zengin bilgi tabanları ve dokümantasyon portalları oluşturmak istiyor.
• Başka bir eğilim: sözleşme ve serbest fırsatlar. Birçok yazar tek bir şirkette tam zamanlı çalışır, ancak sözleşme teknik yazarları için bir pazar da vardır. Şirketler genellikle büyük projeler (büyük bir yazılım sürümünü belgelemek gibi) veya boşlukları doldurmak için sözleşme yazarlarını getirir.

Özetle, becerileriniz varsa, burada çeşitli endüstrilerdeki fırsatlara sahip sağlam bir kariyer yolu var. Junior teknik yazar olarak başlayabilir, kıdemli teknik yazara geçebilir ve hatta belgeler yönetimi veya içerik stratejisi rollerine dönüşebilirsiniz.

Uzmanlıklar ve kayda değer dokümantasyon yazarları

“Dokümantasyon Yazarı” geniş bir terimdir. Ve pratikte, farklı alanlarda uzmanlaşabilirsiniz. İşte rolün birkaç ortak lezzeti:

Yazılım Dokümantasyon Yazarı

Yazılım ürünleri için dokümanlara odaklanır. Bu, son kullanıcı kılavuzlarını, yönetici kılavuzlarını ve bazen geliştirici belgelerini içerebilir.

Yazılım uygulamaları veya SaaS platformları üzerinde çalışıyorsanız, kullanıcı arayüzlerini, özellikleri, sorun giderme adımlarını vb. Açıklayacaksınız. Yazılım bilgisi ve hatta temel kodlama veya API kullanımı yardımcı olabilir.

API/Geliştirici Dokümantasyon Yazarı

Diğer geliştiriciler için yazdığınız daha teknik bir niş.

Bu şunları içerir:

• API referans kılavuzları
• SDK belgeleri
• Kod örnekleri
• Entegrasyon nasıl

Programlama kavramlarını anlamayı ve JSON, komut satırı araçları veya API'nın içerdiği teknoloji gibi şeylerle rahat olmayı gerektirir.

Bu roller genellikle geliştirici ilişkileriyle kesişir. Aslında, “Geliştirici Avukatı” veya “Dokümantasyon Mühendisi” gibi iş başlıkları bazen yazmayı uygulamalı kodlama ve topluluk desteği ile harmanlıyor.

Teknik Dokümantasyon Uzmanı

Bu, son derece teknik iç belgeler yazmayı ifade edebilir. Örneğin:

• Mühendislik Süreç Belgeleri
• Sistem mimarisi açıklamaları
• BT altyapı belgeleri

Genellikle son kullanıcılara talimat vermek ve teknik ekipler için bir iç bilgi tabanı tutmakla ilgilidir.

Tıbbi ve bilimsel yazar

Her zaman “teknik yazarlar” olarak adlandırılmaz, ancak özünde, bu roller bilimsel prosedürleri, araştırma protokollerini, tıbbi cihaz kılavuzlarını veya farmasötik belgeleri belgelemektedir. Düzenleyici standartlara (FDA Dokümantasyon Yönergeleri gibi) hassasiyet ve bağlılık burada anahtardır.

Bilim veya sağlık hizmetlerinde bir geçmişe ihtiyaç vardır.

Politika ve prosedür yazarı

Bu yazarlar aşağıdaki gibi dahili belgeler oluşturur:

• Şirket politikaları
• Standart İşletim Prosedürleri (SOPS)
• Süreç kılavuzları.

Daha çok şeylerin dahili dokümantasyon tarafında, çalışanların dahili süreçler, uyumluluk ve en iyi uygulamalar için net talimatlara sahip olmalarını sağlıyor.

İç belgeler kendi dünyasıdır; Şirket bilgisini korumakla ilgilidir ve eğitim ve tutarlılık için çok önemlidir.

Kullanıcı Deneyimi (UX) Yazar / UI yazarı

Bu rol biraz farklı ama ilgili.

UX yazarları ürün arayüzündeki metne odaklanır. Düğme etiketleri, hata mesajları, işe alım ipuçları vb. Gibi, kullanıcılara mikro-ile uygulama içi rehberlik etmekle ilgilidir.

Bazı teknoloji yazarları UX yazımına geçer, çünkü aynı zamanda özlü, kullanıcı odaklı iletişim gerektirir. Geleneksel anlamda “dokümantasyon” olmasa da, bunu tamamlar.

Örneğin, bir belge yazarı bir yardım makalesi yazabilirken, bir UX yazarı uygulamanın ekran metninin sezgisel olmasını sağlar. Her ikisi de daha iyi bir kullanıcı deneyimi hedefini paylaşır.

İçerik Stratejisti / Bilgi Yöneticisi

Deneyimle, bazı yazarlar daha stratejik roller üstlenir.

Bir şirketin tüm dokümantasyon veya bilgi tabanı içeriğini planlayabilir ve denetleyebilirsiniz.

Sadece yazmak yerine, içerik mimarisi tasarlayabilir, stil yönergeleri ayarlayabilir, belge platformlarını seçebilir ve belki diğer yazarları yönetebilirsiniz.

Eğer şeylerin örgütsel tarafını seviyorsanız, bu olası bir büyüme yoludur.

Bu uzmanlıklar, bir dokümantasyon yazarı olarak nişinizi ilgi alanlarınıza ve geçmişinize göre bulabileceğinizi göstermektedir. Kodlamayı seviyorsanız, API Dokümanlarına doğru gidin; Tıbbi bir geçmişiniz varsa, belki tıbbi yazma; Teknoloji olmayan kişilere öğretmekten hoşlanıyorsanız, son kullanıcı rehberlerine odaklanın.

Dokümantasyon yazarları için araçlar ve en iyi uygulamalar

Her zanaatkârın araç seti ve ticari sırları vardır, yazı farklı değildir.

Dokümantasyon yazma için temel araçlar

Herothemes aracılığıyla önerdiğimiz her ürünü titizlikle test ediyor ve araştırıyoruz. İnceleme sürecimiz. Bağlantılarımız aracılığıyla satın alma yaparsanız komisyon kazanabiliriz.

Bir yazar genellikle aşağıdakilerin bir karışımını kullanır:

1. İçerik oluşturma araçları

Temel düzeyde, bir kelime işlemcisine veya metin düzenleyicisine ihtiyacınız vardır. Birçok yazar, işbirliği ve yorum kolaylığı nedeniyle hazırlama için Microsoft Word veya Google dokümanları kullanır.

Örneğin Google Dokümanlar, birden fazla gözden geçiren söz konusu olduğunda çok kullanışlı olan gerçek zamanlı işbirliği ve sürüm geçmişine izin verir.

Bazı yazarlar, özellikle kodlama arka planı olanlar, işaretleme editörlerini veya düz metni tercih eder ve daha sonra gerektiğinde HTML/PDF'ye dönüşür.

2. Yazarlık ve bilgi tabanı yazılımına yardımcı olun

Bunlar, dokümantasyon veya yardım merkezleri oluşturmak ve yayınlamak için özel araçlardır. Kutudan çıkarma yapısı (SSS sayfaları için şablonlar, gezinme menüleri, arama işlevselliği gibi) sağlar.

Örneğin, ürün belgeleriniz web tabanlı ise, WordPress tabanlı bir belge eklentisi olan kahraman bilgi tabanı gibi bir platform kullanabilirsiniz.

Temel olarak WordPress sitenizi profesyonel bir bilgi tabanına dönüştürür.

Kahramanlık Bilgi Basışı Teklif Özellikleri:

• Sürüm Kontrolü, İçerik Yeniden Kullanımı
• Çok formatlı yayıncılık, böylece HTML, PDF vb.
• SEO dostu düzenler
• Kullanıcı geri bildirimi
• Analytics ve raporlar
• İç ve harici belgeler için kullanıcı rolleri ve izin özellikleri
• Gelişmiş Arama

3. Ekran görüntüsü ve görüntü editörleri

Görseller anahtar olduğundan, dokümantasyon yazarları genellikle ekran görüntülerini yakalamak için Snagit veya Greenshot gibi araçları kullanır.

Bu araçlar görüntüleri kolayca açıklamanıza izin verir. Bir şeyleri göstermek için oklar, vurgular veya kaydırma kutuları eklemek.

Daha karmaşık görüntü düzenleme veya diyagramlar oluşturmak için Adobe Photoshop , GIMP (ücretsiz) veya Canva gibi araçlar kullanışlı olabilir.

4. Video kayıt yazılımı

Bazen kısa bir video veya GIF, bir süreci metinden daha iyi açıklayabilir, özellikle de ilerleyen yollar için.

Camtasia veya Loom gibi araçlar, yazarların öğretici videolar oluşturmak için ekranlarını (ve seslerini) kaydetmelerine izin verir.

Öncelikle metne sadık kalsanız bile, hareketin yardımcı olduğu durumlar için hızlı bir ekranın nasıl çırpılacağını bilmek iyidir.

5. İşbirliği ve Proje Yönetimi Araçları

Dokümantasyon projeleri genellikle birden fazla konu ve son teslim tarihi hokkabazlık yapmayı içerir.

Trello , Asana veya Jira panoları dokümantasyon görevlerini izlemeye yardımcı olabilir. “Kurulum Kılavuzu Yaz” için bir kart gibi, aşamalardan geçerek> İnceleme> Yayınlanmış.

Örneğin Trello, içerik planlaması ve kontrol listeleri için yararlı bir araç olarak belirtilmiştir.

Ek olarak, sürüm kontrol sistemleri (GIT gibi), özellikle belgeler kodun yanında saklandığında kullanılabilir. Teknik yazarlar bir kod deposundaki belgelere katkıda bulunabilir, bu nedenle GitHub veya Bitbucket'e aşina olmak yararlı olabilir.

6. Kalite ve Tutarlılık Araçları

Kaliteyi korumak için yazarlar genellikle yazım denetleyicilerine ve dilbilgisi araçlarına güvenir.

Dilbilgisi veya Hemingway editörü hataları yakalayabilir veya daha basit ifadeler önerebilir.

Başka bir yararlı kategori , arama analizidir , eğer dokümanlarınız bir web sitesinde ise, kullanıcıların ne aradıklarını (ve bulamayan) gösteren araçlar yeni belgelerin nereye ihtiyaç olduğunu vurgulayabilir.

Unutmayın : Araçlar yardımcı olmak için var, ancak sağlam yazma becerilerinin yerini almıyorlar. Süslü bir yardım merkezi platformu sihirli bir şekilde iyi içerik oluşturmaz; Bu hala yazarda.

Bununla birlikte, doğru araçların kullanılması işlemi daha verimli ve çıkışı daha cilalı hale getirebilir.

Keşfedin : 12 Elle seçilmiş dokümantasyon aracı (2025)

Birinci sınıf belgeler için en iyi uygulamalar

Araçların ötesinde, vasat belgeleri harika belgelerden ayıran teknikler ve yaklaşımdır.

İşte profesyonel dokümantasyon yazarlarının yemin ettiği en iyi uygulamalar şunlardır:

1. Kitlenizi ve amacınızı tanıyın

Her zaman belgenizi kimin okuyacağını ve nedenini anlayarak başlayın.

Bir sorunu çözmeye çalışan son kullanıcılar için mi? Sistem yöneticileri için karmaşık bir ürünü yapılandırmak için mi?

Derinliği ve stili buna göre uyarlayın.

Örneğin, kitleniz teknik olmayan müşterilerse, kısaltmalardan ve ağır teknoloji konuşmalarından kaçının.

Geliştiriciler ise, daha fazla bilgi edinebilirsiniz, ancak kesin teknik detaylar sağlamanız gerekir.

Bir boyut belgelere uymuyor . Ton, uzunluk ve biçim, kullanıcının bu bağlamda ihtiyaç duyduğu şeylerle eşleşmelidir.

2. Açık, tutarlı bir stil kullanın

Tutarlılık aşinalık yaratır. Bir stil kılavuzunu benimsemek (Apple'ın tarzı, Microsoft'un tarzı veya kendiniz gibi) tek tip dil, terminoloji ve biçimlendirme sağlar.

Bu, “tıklayın” veya “tıklayın” dediğiniz gibi, ürün özelliklerini nasıl büyük harfle yazdığınız veya kullanıcıyı “siz” olarak ele alıp vermeyeceğiniz veya yalnızca zorunlu fiil talimatlarını kullanmanız gibi şeyleri kapsar.

Birçok takımın dahili bir stil rehberi vardır ve değilse, bir dokümantasyon yazarı bir tane oluşturabilir.

Ayrıştırmayı kolaylaştırmak için cümleleri kısa ve aktif tutun. Ayrıca, Jargon'a dikkat edin , teknik bir terim kullanmanız gerekiyorsa, kısa bir tanım eklemeyi veya ilk zamanlayıcılar için bir sözlüğe bağlanmayı düşünün.

3. Kolay tarama için yapı içeriği

Çoğu kullanıcı belgeleri bir roman gibi okumaz (sürpriz!). Bir cevap bulmak için tararlar.

Okuyucuların ihtiyaç duydukları bölüme atlayabilmeleri için çok sayıda başlık ve alt başlık kullanın. Mermi noktaları veya numaralandırılmış adımlar arkadaşlarınızdır (bu makalenin bunları nasıl kullandığını fark edin).

İyi yapı ayrıca SEO'ya yardımcı olur, arama motorları genellikle snippet'teki dokümanlardan iyi yapılandırılmış cevaplar içerir.

4. Örnekleri ve görselleri ekleyin

Ne zaman bir kavram kafa karıştırıcı olabilirse, bir örnek ekleyin. Örneğin, bir formül veya bir komut açıklıyorsanız, bir örnek girişi ve çıktı gösterin.

Örnekler soyut talimatları somut anlayışa dönüştürür.

5. Görev odaklı ve özlü tutun

Bir destek makalesi veya el kitabı , kullanıcının ne yapmak istediğine odaklanmalıdır. Makale başına bir ana konuya veya göreve odaklanın .

Bir makale çok fazla kaplamaya başlarsa, ayrı makalelere ayırmayı düşünün.

6. Belgeleri gözden geçirin ve test edin

Yayınlamadan önce, tam olarak yazılmış gibi adımlar atın ve sonucu elde edip edemeyeceğinizi görün.

Yazarken açık görünen bir adımın, birisi onu takip ettiğinde küçük bir ayrıntıyı kaçırabileceği şaşırtıcı.

7. Düzenli olarak güncelleme

Ürünler gelişir ve belgeler de olmalıdır . Ürün güncellemeleriyle birlikte DOC'ları güncellemeyi bir alışkanlık (veya sürecin bir parçası) haline getirin.

Birçok şirket belge güncellemelerini sürüm kontrol listelerine bağlar. Ayrıca, geri bildirimleri izleyin: Kullanıcılar DOC'u okuduktan sonra bile bir soru sormaya devam ederse, bu bir şey belirsiz veya eksik olabilir.

8. İşi kolaylaştırmak için şablonları kullanın

Ticaretin akıllı bir hilesi, ortak belge türleri için şablonları kullanmaktır.

Her yeni makale yazdığınızda tekerleği yeniden icat etmek istemezsiniz.

Örneğin, tanıtım, adımlar, beklenen sonuç ve sorun giderme bölümlerine sahip bir “nasıl yapılır makalesi” şablonunuz olabilir.

Sonra sadece ayrıntıları doldurursunuz. Bu tutarlılık sağlar ve zaman kazandırır.

9. Geri bildirim ve analitikten yararlanın

Bir dokümantasyon yazarı olarak asla boşlukta çalışmayın. Müşteri destek ekipleriyle etkileşime geçin, kullanıcıların en çok hangi soruları veya ağrı noktalarını bildirin.

Bu, bir sonraki belgenin yazılacağına rehberlik edebilir.

Harika araçları bu en iyi uygulamalarla birleştirerek, yazarlar gerçekten yardımcı olan içerikler üretebilirler.

Sonuç: Harika bir dokümantasyon yazarının etkisi

Dokümantasyon yazımı her zaman göz alıcı değildir. Genellikle sahne arkası problem çözücüsü, kullanıcı deneyiminin sessiz mimarı

Ancak birçok yönden, aynı zamanda kullanıcı için bir kahramansınız . Büyük bir yazar sinir bozucu, kafa karıştırıcı bir durum alır ve onu “oh, bu kolaydı!” Birisi için an.

İşletmeler için bu rol stratejik bir varlıktır. Kalite dokümantasyonu şu anlama geliyor:

• Daha az destek bileti
• Daha Güçlendirilmiş Müşteriler
• Yeni kullanıcılar (ve hatta yeni çalışanlar) için daha hızlı katılım
• Yardımcı olduğu için daha güçlü marka itibarı

Dokümantasyon yazarı olmayı düşünüyorsanız, öğrenmeyi asla bırakamayacağınız bir alan olduğunu bilin.

Yazılımdan donanıma, işlemlere kadar yeni alanlara dalacak ve bilginizi sürekli olarak genişleteceksiniz. Yazma ve iletişim becerilerinizi her gün geliştireceksiniz. Ve teknoloji uzmanları ve son kullanıcılar arasında çevirmen oynayacaksınız - sabır, merak ve başkalarının başarılı olmasına yardımcı olmak için gerçek bir arzu gerektiren bir rol.

İster sahaya adım atmak ister şirketinizin belgelerini geliştirmek isteyin, unutmayın: Harika belgelerin merkezinde, kullanıcının deneyimi için gerçek bir özendir. Bunu Kuzey Yıldızınız olarak saklayın ve gayet iyi yapacaksın.

Bu kılavuzda bahsedilen kaynaklar

1. ThinkHdi ile Bilet Başına Maliyet Metriğini Anlamak ︎
2. Amerika Birleşik Devletleri'ndeki teknik yazar maaşı gerçekten ︎
3. ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu Medyan Yıllık Teknik Yazarların Ücreti Hakkında Veriler ︎