文檔作者：完整的角色崩潰（技能，工資和常見問題解答）

熟練的文檔作者可以對您的支持策略產生巨大影響：

• 支持門票下降
• 改善了客戶幸福

實際上，自助服務文檔可以節省大量資金：DIY幫助文章的處理時間約為2美元，而$ 15- $ 37 ¹用於支持電話。這很重要。

文檔作家是無名英雄，使這一行為成為可能。

在這份綜合指南中，我將分解作者所做的文檔，他們需要的技能，如何成為一項，薪水期望等等。

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誰是文檔作者？

文檔作家也稱為技術作家或技術溝通者，是為產品和服務創建清晰，易於遵循的文檔的專業人員。將復雜的術語轉換為簡單的語言，並製作從用戶手冊到在線幫助中心的所有內容。

一個好的文檔作者可確保您正確使用應用程序或小工具，而無需將頭髮拉出。而且，如果您是一家企業，他們會讓您的客戶快樂和自給自足，這最終會提高忠誠度並削減工作量。

文檔作者做什麼？

文檔作者的工作是關於使信息訪問。他們採用複雜的東西並以一種有意義的方式解釋它。

以下是文檔作者的一些核心職責：

1。創建清晰，用戶友好的文檔

編寫和更新用戶手冊，操作指南，常見問題解答，培訓材料以及產品或服務的技術規格。這可以包括從移動應用程序的入門指南到API的200頁技術參考。

探索：如何創建技術文檔（分步指南）

2。從專家那裡收集信息

與主題專家（SME）緊密合作，例如開發人員，工程師，產品經理，以了解產品並收集準確的信息。

要研究產品，請提出很多問題，甚至可以使用產品動手來查看其工作原理。

3。將復雜的術語翻譯成簡單的語言

文檔作者充當技術世界和最終用戶之間的翻譯。

他們採用複雜，技術術語並簡化它，以便您的奶奶（或新客戶）可以理解如何使用該產品。

這通常意味著將技術概念分解為日常術語，並使用示例或類比來澄清。

4。從邏輯上組織和格式化內容

以易於導航的方式構造內容。使用清晰的標題，逐步序列，項目符號和表格，以便用戶可以快速找到所需的東西。

為觀眾選擇合適的媒介也非常重要，也許是印刷手冊，應用程序內幫助工具提示或視頻教程。

一致性是關鍵：文檔作者經常開發樣式指南或模板，以保持所有材料的音調和格式化統一。

5。納入視覺效果以增強理解

他們說一張圖片值一千字，文檔作者得到了這一點。

這包括：

• 圖
• 屏幕截圖
• 信息圖表
• 甚至簡短的視頻

幫助更好地解釋事情。

例如，操作方法可能具有帶註釋的屏幕截圖顯示不同的UI元素。

視覺效果使內容更具吸引力並減少讀者的認知負載。

6。不斷修改和改進內容

文檔不是一勞永逸的工作。

作者根據用戶反饋，產品更新和新功能更新文檔。

例如，從客戶支持中收集意見（例如常見問題或混亂點），然後完善指南以填補這些空白。

這可以確保文檔隨著時間的流逝而保持準確和樂於助人。

探索：知識庫審計過程和最佳實踐

本質上，文檔作者戴著多個帽子：

• 溝通者
• 教育家
• 編輯
• 研究者

一分鐘，他們正在採訪一名軟件工程師有關新功能的軟件工程師，下一個他們正在逐步製作帶有屏幕截圖的逐步教程。通過這樣做，他們確保正確有效地使用產品和服務，在客戶滿意度和產品質量中發揮關鍵作用。

當文檔列入點對點時，用戶將擁有更流暢的體驗，而需要減少手持的經驗，這對每個人都是雙贏的。

文檔作者的技能和資格

成為成功的文檔作家需要什麼？

從本質上講，這個角色將強大的寫作能力與精通技術和人際交往能力融為一體。

這是關鍵技能和典型資格的細分：

1。出色的書面交流

首先，文檔作者必須是一個清晰簡潔的作家。

這不是花卉創意寫作，而是簡單地達到這一點。使用簡單的語言，簡短的句子和主動語音有助於使內容易於訪問。

目標是清晰。如果用戶可以閱讀指南並立即了解如何做某事，那麼作者就完成了他們的工作。

2。同理心和用戶焦點

出色的文檔作家始終牢記觀眾的觀點。

問問自己：

• 用戶試圖解決什麼問題？
• 他們已經知道什麼？
• 他們需要知道什麼？

用同理心寫作意味著避免在正確級別的細節層面上解釋概念。

例如，初學者的文檔將避免使用繁重的技術術語（或仔細定義它們），而開發人員文檔可能會假設更多的先驗知識。像用戶一樣思考的能力通常是非技術用戶的。

3。技術才能

儘管您不一定需要成為軟件工程師或主題專家，但您確實需要舒適地學習技術信息。

良好的文檔作家可以迅速了解產品的工作原理，無論是軟件，小工具還是複雜的服務。通常有研究和好奇心的訣竅。

在某些領域（例如API，工程或醫療設備）中，具有專門知識或了解技術圖和代碼片段的能力非常重要。

例如，最終用戶文檔作者可能不需要深厚的編碼技巧，但是為開發人員或工程師寫作的人應掌握技術細節以準確。

4。注意細節和準確性

我們是否提到了以細節為導向的？這個角色需要痴迷於細節。單個錯字或錯誤的步驟會使用戶感到困惑（甚至導致他們錯誤地使用產品）。

雙重檢查事實，遵循樣式指南，並確保術語的一致性。您可能需要維護詞彙表以保持術語統一。

準確性建立信任，如果用戶在文檔中發現錯誤，他們將開始懷疑內容。

5。組織和結構

以邏輯方式構造信息。這包括在明智的層次結構中創建清晰的大綱以及使用標題，子標題，子彈點和編號步驟。

許多作家從大綱或模板開始，以繪製內容，然後再將內容刪除。

組織內容不僅是為了讀者的利益，還可以幫助作者確保他們沒有錯過任何東西，並且信息從一個主題到下一個主題自然流動。

6。協作與溝通

請記住，作家經常充當不同團隊之間的橋樑。他們必須與開發人員，設計師，產品經理，QA測試人員，客戶支持甚至最終用戶進行良好的溝通。

能夠有效地採訪主題專家，提出正確的問題並解析答案，這是一項寶貴的技能。此外，他們應該處理反饋並優雅地編輯。寫作是一個過程，通常涉及來自多個利益相關者的評論。

7。工具能力

作家需要利用各種工具和技術來完成工作。使用工具精通技術很重要。

常見的包括文字處理器或協作編輯器（例如Google文檔或Microsoft Word），用於創建視覺效果的屏幕截圖和圖像編輯工具，並幫助創作或知識基礎軟件以發佈內容。

例如，了解您圍繞內容管理系統（CMS）或像英雄知識基礎這樣的文檔平台的方式可能是一個很大的優勢。熟悉版本控制（尤其是對於代碼文檔）和基本HTML或Markdown格式的熟悉也可能會派上用場。

探索：2025年最佳技術寫作工具（主要是免費的）

8。教育背景

儘管正式要求可能會有所不同，但許多文檔作者擁有英語，通訊，技術寫作，新聞或相關領域的學士學位。

有些從技術方面進入該領域。例如，具有寫作訣竅的計算機科學或工程畢業生。

最關鍵的是對書面英語的強烈掌握和學習複雜主題的能力。

還有一些可以提高信譽的認證和課程，例如技術溝通協會提供的認證專業技術溝通（CPTC） 。

持續學習是遊戲的一部分：作家經常參加研討會或網絡研討會，以保持最新的工具，樣式指南（例如學習最新的Google開發人員文檔樣式標準）或行業趨勢。

文檔作者的薪水和工作前景

讓我們來談談數字和職業前景。文檔作者的收入如何，對這個角色的需求是什麼？

薪水範圍

在美國，文檔作家（技術作家）享有競爭性薪水。各種來源的平均值和中位數為每年7萬美元至9萬美元。

例如，實際上分析報告每年的平均技術作家薪水約為66,000美元^。同時，美國勞工統計局數據顯示，截至2024年5月，技術作家的年工資中位數約為91,670美元^。

倆怎麼可能是真的？確切的數字通常取決於經驗水平，位置和調查方法。

入門級文檔作家或較小市場的人可能從30-60k的範圍開始，而經驗豐富的高成本技術樞紐作家可以賺取賺取的賺錢，達到80k- $ 100k+的價格。

影響工資的因素

幾個因素可以影響文檔作者屬於工資譜的地方。

• 經驗是一個很大的，隨著您獲得數年和往績，您的價值上升。擁有5年以上經驗的作家通常比新畢業生的收入高得多。
• 行業也很重要：軟件或科技行業的文檔作者（尤其是在雲計算或網絡安全等熱門領域）中可能會在非營利組織或製造業中獲得不止一個。
• 地理位置仍然起作用；例如，舊金山或紐約的科技作家往往比較小城市的技術作家往往具有更高的薪水（通常以抵消生活成本）。
• 遠程工作變得越來越普遍，有時甚至可以消除這些差異，但是基於位置的工資尚未消失。
• 教育和資格可能會產生影響。高級學位或CPTC等認證有時會給您帶來顛簸，因為它們向雇主發出了專業知識的信號
• 專業化可以得到回報：如果您熟練使用API​​文檔，醫學寫作或政策寫作等利基市場，則可以為該深入的知識提供溢價。

工作前景

帕特里克·拉赫福德（Patrick Rachford ）基於LinkedIn數據的技術寫作作業分配。

好消息，文檔作者不會走到任何地方。美國勞工統計局項目的僱用技術作家將從2023年到2033年增長約4％ ，大約與所有職業的平均水平一樣快。

從簡單的角度來看，該領域穩定穩定。為什麼不爆炸？

• 工作的增長通常反映了需要它們的行業的增長。隨著技術的繼續擴展（想想新軟件應用，小工具，生物技術創新等），對清晰文檔的需求也不斷增長。每個新產品或複雜系統最終都需要用戶指南或開發人員文檔。
• 值得注意的是，一些公司的工程師或產品經理在側面寫文檔，尤其是初創公司。但是，隨著組織的成熟，他們意識到擁有專門的文檔作家（或團隊）來生產專業品質的內容的價值。推動更好的客戶體驗和自助服務支持也推動了需求，公司希望建立豐富的知識庫和文檔門戶，以降低支持成本（請記住上面的比較）並使用戶滿意。
• 另一個趨勢：合同和自由職業機會。許多作家在一家公司全職工作，但合同技術作家也有一個市場。公司經常為大型項目（例如記錄大型軟件發布）或填補空白而引進合同作家。

總而言之，如果您有技能，這裡有一條紮實的職業道路，各個行業的機會。您可能會從初級技術作家開始，晉升為高級技術作家，甚至成為文檔管理或內容策略的角色。

專業和著名文檔作者

“文檔作者”是一個廣義。在實踐中，您可以在不同領域進行專門研究。這是該角色的一些常見風味：

軟件文檔作者

專注於軟件產品的文檔。這可以包括最終用戶手冊，管理指南，有時包括開發人員文檔。

如果您正在使用軟件應用程序或SaaS平台工作，則將解釋用戶界面，功能，故障排除步驟等。有關軟件甚至基本編碼或API使用的知識可能會有所幫助。

API/開發人員文檔作者

您為其他開發人員撰寫的更具技術性的利基市場。

這包括：

• API參考指南
• SDK文檔
• 代碼示例
• 集成的操作方法

它需要理解編程概念，並滿足JSON，命令行工具或API涉及的任何技術之類的東西。

這些角色通常與開發人員關係相交。實際上，諸如“開發人員倡導者”或“文檔工程師”之類的職位有時將寫作與動手編碼和社區支持融合在一起。

技術文檔專家

這可能是指編寫高技術內部文檔。例如：

• 工程過程文檔
• 系統架構描述
• IT基礎架構文檔

通常，少於指導最終用戶，而更多地是為技術團隊保留內部知識庫。

醫學和科學作家

這些角色並非總是被稱為“技術作家”，而是這些角色記錄了科學程序，研究方案，醫療設備手冊或藥物文檔。精確和遵守監管標準（例如FDA文檔指南）是關鍵。

通常需要科學或醫療保健的背景。

政策和程序作者

這些作者創建了內部文檔，例如：

• 公司政策
• 標準操作程序（SOP）
• 過程指南。

它更多地在內部文檔方面，確保員工對內部流程，合規性和最佳實踐有明確的說明。

內部文檔是整個世界；這是關於保留公司知識，對於培訓和一致性至關重要。

用戶體驗（UX）作者 / UI作家

這個角色有些不同，但相關。

UX作家專注於產品接口中的文本。例如按鈕標籤，錯誤消息，入職提示等。這是關於指導用戶使用Microcopy。

一些技術作家過渡到UX寫作，因為它也需要簡潔，以用戶為中心的通信。雖然不是傳統意義上的“文檔”，但它與之進行了補充。

例如，文檔作者可能會撰寫幫助文章，而UX作者確保應用程序的屏幕上文本直觀。兩者都分享了更好的用戶體驗的目標。

內容策略師 /知識經理

有了經驗，一些作家扮演了更具戰略角色。

您可以計劃和監督公司的所有文檔或知識庫內容。

您可以設計內容體系結構，設置樣式指南，選擇文檔平台，甚至可以管理其他作家。

如果您喜歡組織的一面，那就是可能的成長道路。

這些專業表明，作為文檔作者，您可以根據自己的興趣和背景找到自​​己的利基市場。如果您喜歡編碼，請轉到API文檔；如果您有醫學背景，也許是醫學寫作；如果您喜歡教授非技術人員，請專注於最終用戶指南。

文檔作者的工具和最佳實踐

每個工匠都有其工具包和商業秘密，寫作沒有什麼不同。

文檔寫作的基本工具

我們嚴格測試和研究我們通過赫洛塞姆推薦的每種產品。我們的審查過程。如果您通過我們的鏈接進行購買，我們也可能會賺取佣金。

作者通常會使用以下組合：

1。內容創建工具

在基本級別，您需要文字處理器或文本編輯器。許多作家使用Microsoft Word或Google文檔來起草，因為協作和評論的便利性。

例如，Google文檔允許實時協作和版本歷史記錄，當涉及多個審閱者時，它非常有用。

一些作家，尤其是那些具有編碼背景的作家，更喜歡Markdown編輯器或純文本，然後根據需要將其轉換為HTML/PDF。

2.幫助創作和知識庫軟件

這些是用於創建和發布文檔或幫助中心的專業工具。它提供了開箱即用的結構（例如用於常見問題頁面，導航菜單，搜索功能的模板）。

例如，如果您的產品文檔基於網絡，則可以使用像英雄知識庫（基於WordPress的文檔插件）之類的平台。

它基本上將您的WordPress網站變成了專業知識庫。

英雄知識庫提供的功能：

• 版本控制，內容重複使用
• 多格式發布，因此您可以將DOC輸出到HTML，PDF等。
• SEO友好的佈局
• 用戶反饋
• 分析和報告
• 內部和外部文檔的用戶角色和權限功能
• 高級搜索

3。屏幕截圖和圖像編輯器

由於視覺效果是關鍵，因此文檔作者經常使用Snagit或Greenshot等工具來捕獲屏幕截圖。

這些工具讓您輕鬆註釋圖像。添加箭頭，突出顯示或標註框，以指出內容。

有關更複雜的圖像編輯或創建圖表，請使用Adobe Photoshop ， GIMP （Free）或Canva之類的工具很方便。

4。視頻錄製軟件

有時，簡短的視頻或GIF可以比文本更好地解釋過程，尤其是對於演練。

諸如Camtasia或織機之類的工具允許作家記錄其屏幕（和語音）以創建教程視頻。

即使您主要堅持文本，也很高興知道如何在運動有幫助的情況下攪動快速屏幕截圖。

5。協作和項目管理工具

文檔項目通常涉及多個主題和截止日期。

Trello ， Asana或Jira板可以幫助跟踪文檔任務。就像一張用於“寫入安裝指南”的卡在階段草稿中移動>評論>已發布。

例如，Trello被稱為內容計劃和清單的有用工具。

此外，可以使用版本控制系統（例如GIT），尤其是在與代碼旁邊存儲文檔時。技術作家可能會在代碼存儲庫中為文檔做出貢獻，因此對GitHub或Bitbucket的熟悉程度可能很有用。

6。質量和一致性工具

為了保持質量，作家通常依靠拼寫檢查器和語法工具。

語法或海明威編輯器可以捕獲錯誤或建議簡單的措辭。

另一個有用的類別是搜索分析，如果您的文檔在網站上，則顯示用戶正在搜索（但未找到）的工具可以突出顯示需要新文檔的位置。

請記住：工具可以提供幫助，但它們不能取代紮實的寫作技巧。高檔幫助中心平台不會神奇地創造良好的內容；那仍然是作家。

但是，使用正確的工具可以使過程更有效，並且輸出更加拋光。

探索：12個手工挑選的文檔工具（2025）

一流文檔的最佳實踐

除了工具之外，這是將平庸文檔與大文檔分開的技術和方法。

以下是專業文檔作者發誓的一些最佳實踐：

1。了解您的聽眾和目的

始終從了解誰將閱讀您的文檔以及原因開始。

是對於試圖解決問題的最終用戶嗎？是用於配置複雜產品的系統管理員嗎？

相應地量身定制深度和样式。

例如，如果您的聽眾是非技術客戶，請避免首字母縮寫和大量技術。

如果是開發人員，您可以假設更多的先驗知識，但需要提供精確的技術細節。

一個尺寸並不適合文檔。音調，長度和格式應匹配用戶在此上下文中所需的內容。

2。使用清晰，一致的樣式

一致性會滋生熟悉度。採用樣式指南（例如Apple的風格，Microsoft的風格或您自己），可確保統一的語言，術語和格式。

這涵蓋了諸如您說“單擊”還是“單擊”，如何資本化產品功能，還是將用戶稱為“您”，還是使用命令性動詞說明。

許多團隊都有內部樣式指南，如果沒有，則文檔作者可能會創建一個。

盡可能將句子簡短而活躍，以使其易於解析。另外，請小心行話，如果您必須使用技術術語，請考慮添加簡短的定義或鏈接到第一名的詞彙表。

3。結構內容以易於掃描

大多數用戶不會像小說一樣閱讀文檔（驚喜！）。他們掃描以找到答案。

使用大量標題和子標題，以便讀者可以跳到所需的部分。子彈點或編號步驟是您的朋友（請注意本文如何使用它們）。

良好的結構還有助於SEO，搜索引擎通常具有片段中文檔結構良好的答案。

4。包括示例和視覺效果

每當一個概念混淆時，添加一個示例。例如，如果您要解釋公式或命令，請顯示樣本輸入和輸出。

示例將抽像說明變成具體的理解。

5。保持面向任務和簡潔

支持文章或手冊應關注用戶想要做的事情。專注於每個文章的一個主要主題或任務。

如果文章開始涵蓋太多，請考慮將其分為單獨的文章。

6。審查和測試文檔

在發布之前，請準確地按照書面方式瀏覽步驟，看看是否可以實現結果。

令人驚訝的是，當某人真正跟隨它時，在寫作時似乎很明顯的步驟可能會丟失一個細節。

7。定期更新

產品不斷發展，文檔也應該如此。養成習慣（或該過程的一部分），以與產品更新一起更新文檔。

許多公司將文檔更新與其發布清單相關聯。另外，監視反饋：如果用戶閱讀文檔後，用戶仍然不斷提出問題，那麼這是一個線索可能不清楚或丟失的問題。

8。使用模板簡化工作

交易的一個巧妙技巧是將模板用於常見文檔類型。

每次撰寫新文章時，您都不想重新發明輪子。

例如，您可能會有一個“操作方法文章”模板，其中包含介紹，步驟，預期結果和故障排除的部分。

然後，您只需填寫細節即可。這樣可以確保一致性並節省時間。

9。利用反饋和分析

作為文檔作者，切勿在真空中工作。與客戶支持團隊互動，找出用戶最多報告的問題或痛點。

這可以指導下一步寫的文檔。

通過將出色的工具與這些最佳實踐相結合，作家可以生產真正有幫助的內容。

結論：一位出色的文檔作者的影響

文檔寫作並不總是迷人的。您通常是幕後問題解決者，這是用戶體驗的安靜建築師

但是在許多方面，您也是用戶的英雄。一位偉大的作家會感到沮喪，令人困惑，並將其變成“哦，這很容易！”一個人的時刻。

對於企業而言，這個角色是一項戰略資產。質量文檔的意思是：

• 支持門票更少
• 更多授權的客戶
• 更快的新用戶（甚至是新員工）的登機速度
• 強大的品牌聲譽以幫助

如果您正在考慮成為文檔作家，請知道這是一個永遠不會停止學習的領域。

您將潛入從軟件到硬件再到流程的新領域，不斷擴展您的知識。您每天都會磨練您的寫作和溝通技巧。而且您將在技術專家和最終用戶之間扮演翻譯 - 這個角色需要耐心，好奇心和真正幫助他人成功的願望。

無論您是想踏入該領域還是改善公司的文檔，請記住：大量文檔的核心都是對用戶體驗的真正關心。將其保留為北極星，您會做的很好。

在本指南中提到的資源

1. 了解Thinkhdi的每張機票成本的服務台指標︎
2. 在美國的技術作家工資確實是︎
3. 美國勞工統計局有關技術作家年工資中位工資的數據︎