Pisarz dokumentacji: Pełny podział ról (umiejętności, wynagrodzenie i FAQ)

Wykwalifikowany pisarz dokumentacji może mieć ogromny wpływ na twoją strategię wsparcia:

• Spadane bilety wsparcia
• Ulepszone szczęście klienta

W rzeczywistości dokumentacja samoobsługowa może zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy: artykuły pomocowe DIY kosztują około 2 USD na rozwiązywanie problemu klienta, w porównaniu z 15–37 USD ¹ za połączenie wsparcia. To wielka sprawa.

Pisarze dokumentacji to niewidziani bohaterowie, które to umożliwiają.

W tym kompleksowym przewodniku rozbiję to, co robią pisarze dokumentacji, umiejętności, których potrzebują, jak stać się jednym, oczekiwaniami wynagrodzeń i nie tylko.

Heroiczna baza wiedzy

Stwórz pięknie zaprojektowaną, możliwą do wyszukiwania bazę wiedzy w kilka minut.

Wypróbuj heroiczną bazę wiedzy

Kim są pisarze dokumentacji?

Znani również jako pisarze techniczni lub komunikatorzy techniczni , pisarze dokumentacji to profesjonaliści, którzy tworzą jasną, łatwą do naśladowania dokumentację produktów i usług. Przekształcanie złożonego żargonu w prosty język i tworzyć wszystko, od instrukcji obsługi po centra pomocy online.

Dobry pisarz dokumentacji zapewnia prawidłowe korzystanie z aplikacji lub gadżetów bez wyciągania włosów . A jeśli jesteś biznesem, utrzymują Twoich klientów szczęśliwe i samowystarczalne, co ostatecznie zwiększa lojalność i obniża obciążenie pracą.

Co robi pisarz dokumentacji?

Zadanie pisarza dokumentacji polega na udostępnianiu informacji. Biorą złożone rzeczy i wyjaśniają to w sposób, który ma sens .

Oto niektóre z podstawowych obowiązków pisarza dokumentacji:

1. Utwórz jasną, przyjazną dla użytkownika dokumentację

Pisanie i aktualizacja instrukcji obsługi, poradniki, FAQ , materiały szkoleniowe i specyfikacje techniczne dla produktów lub usług. Może to obejmować wszystko, od przewodnika polegającego na rozpoczęciu pracy dla aplikacji mobilnej po 200-stronicowe odniesienie techniczne dla interfejsu API.

Zbadaj : jak utworzyć dokumentację techniczną (przewodnik krok po kroku)

2. Zbierz informacje od ekspertów

Ściśle współpraca z ekspertami merytorycznymi (MŚP), takimi jak programiści, inżynierowie, menedżerowie produktów, aby zrozumieć produkt i zebrać dokładne informacje.

Aby przestudiować produkt, zadaj wiele pytań, a może nawet użyj produktu praktycznego, aby zobaczyć, jak on działa.

3. Przetłumacz złożony żargon na zwykły język

Pisarz dokumentacji działa jako tłumacz między światem technicznym a użytkownikiem końcowym.

Biorą złożony, techniczny żargon i upraszczają go, aby Twoja babcia (lub nowy klient) może zrozumieć, jak korzystać z produktu.

Często oznacza to rozbicie koncepcji technicznych na codzienne warunki i wykorzystanie przykładów lub analogii do wyjaśnienia.

4. Zorganizuj i formatuj logicznie treści

Strukturyzowanie treści w sposób łatwy w nawigacji. Używając wyraźnych nagłówków, sekwencji krok po kroku, punktów pocisków i tabel, aby użytkownicy mogli szybko znaleźć to, czego potrzebują.

Wybór odpowiedniego medium dla publiczności jest również bardzo ważny, być może drukowana instrukcja, podpowiedź pomocy w aplikacji lub samouczek wideo.

Kluczowa jest spójność : pisarze dokumentacji często rozwijają przewodniki lub szablony stylów, aby utrzymać ton i formatowanie munduru we wszystkich materiałach.

5. Uwzględnij efekty wizualne, aby zwiększyć zrozumienie

Mówią, że obraz jest wart tysiąca słów, a pisarze dokumentacji to rozumieją.

Obejmuje to:

• Diagramy
• Zrzuty ekranu
• Infografiki
• Lub nawet krótkie filmy

Aby pomóc lepiej wyjaśnić rzeczy.

Na przykład artykuł instruktażowy może zawierać zrzuty ekranu z adnotacjami pokazującymi różne elementy interfejsu użytkownika.

Wizualizacje sprawiają, że treść jest bardziej angażująca i zmniejszają obciążenie poznawcze czytelnika.

6. Sprawdź i ciągle popraw i poprawia treść

Dokumentacja nie jest pracą jednorazową.

Pisarze aktualizują dokumenty na podstawie informacji zwrotnych użytkowników, aktualizacji produktu i nowych funkcji .

Na przykład gromadzenie wkładu z obsługi klienta (jak wspólne pytania lub punkty zamieszania), a następnie udoskonalanie przewodników w celu wypełnienia tych luk.

Zapewnia to z czasem dokumentację dokładną i pomocną.

Odkryj : proces audytu bazy wiedzy i najlepsze praktyki do naśladowania

Zasadniczo pisarz dokumentacji nosi wiele czapek :

• Komunikator
• Pedagog
• Redaktor
• Badacz

W jednej minucie przeprowadzają wywiad z inżynierem oprogramowania na temat nowej funkcji, a następnie tworzą samouczek krok po kroku z zrzutami ekranu. W ten sposób zapewniają, że produkty i usługi są prawidłowo i skutecznie, odgrywają kluczową rolę w zadowoleniu klientów i jakości produktu .

Gdy dokumentacja jest na miejscu, użytkownicy mają gładsze wrażenia i potrzebują mniejszego ręcznego utrzymywania, co jest korzystne dla wszystkich.

Umiejętności i kwalifikacje pisarza dokumentacji

Czego potrzeba, aby zostać odnoszącym sukcesy pisarzem dokumentacji?

U podstaw tej rola łączy silną zdolność pisania z dobrą dawką technicznych i interpersonalnych umiejętności.

Oto podział kluczowych umiejętności i typowych kwalifikacji:

1. Wyjątkowa komunikacja pisemna

Przede wszystkim pisarz dokumentacji musi być wyraźnym i zwięzłym pisarzem .

To nie jest kwieciste kreatywne pisanie - chodzi o to, aby dojść do sedna w prostych słowach. Używanie zwykłego języka, krótkich zdań i aktywnego głosu pomaga uczynić treści.

Celem jest jasność . Jeśli użytkownicy mogą przeczytać przewodnik i natychmiast zrozumieć, jak coś zrobić, pisarz wykonał swoją pracę.

2. Empatia i użytkownik

Świetni pisarze dokumentacji zawsze pamiętają perspektywę publiczności .

Zadaj sobie pytanie:

• Jaki problem próbuje rozwiązać użytkownik?
• Co oni już wiedzą?
• Co oni muszą wiedzieć?

Pisanie z empatią oznacza unikanie założeń i wyjaśnianie pojęć na odpowiednim poziomie szczegółowości .

Na przykład dokumentacja dla początkujących uniknie ciężkich warunków technicznych (lub dokładnie ich zdefiniuje), podczas gdy dokumentacja programistów może przyjąć więcej wcześniejszej wiedzy. Możliwość myślenia jak użytkownik, często nietechniczny użytkownik jest ogromny.

3. Zmienność techniczna

Chociaż niekoniecznie musisz być inżynierem oprogramowania lub ekspertem, musisz być komfortowym informacjami technicznymi .

Dobrzy pisarze dokumentacji mogą szybko wybrać, jak działa produkt, niezależnie od tego, czy jest to oprogramowanie, gadżet, czy złożona usługa. Często mając talent do badań i ciekawości.

W niektórych domenach (takich jak API, inżynieria lub urządzenia medyczne) bardzo ważne jest posiadanie specjalistycznej wiedzy lub zdolności do zrozumienia schematów technicznych i fragmentów kodu.

Na przykład pisarz dokumentacji użytkownika końcowego może nie wymagać głębokiego kodowania, ale ktoś piszący dla programistów lub inżynierów powinien uchwycić szczegóły techniczne, aby być dokładnym.

4. Dbałość o szczegóły i dokładność

Czy wspomnialiśmy o detalach? Ta rola wymaga obsesji na punkcie szczegółów. Pojedyncza literówka lub miski krok może pomylić użytkownika (a nawet doprowadzić go do nieprawidłowego używania produktu).

Dokładnie sprawdź fakty, postępuj zgodnie z wytycznymi stylu i zapewnij spójność terminologii. Może być konieczne utrzymanie słowników, aby utrzymać warunki jednolite.

Dokładność buduje zaufanie, jeśli użytkownicy zauważą błędy w dokumentach, zaczną wątpić w treść.

5. Organizacja i struktura

Informacje o strukturze w sposób logiczny. Obejmuje to tworzenie jasnych konturów i korzystanie z nagłówków, podrzędnych, pocisków i ponumerowanych kroków w rozsądnej hierarchii.

Wielu pisarzy zaczyna od zarysu lub szablonu, aby zmapować treść przed jej rozszerzeniem.

Organizowanie treści nie jest tylko dla korzyści czytelnika, pomaga pisarzowi upewnić się, że niczego nie przegapili i że informacje przepływają naturalnie z jednego tematu do następnego.

6. Współpraca i komunikacja

Pamiętaj, że pisarze często działają jak pomost między różnymi zespołami. Muszą dobrze komunikować się z programistami, projektantami, menedżerami produktu, testerami kontroli jakości, obsługą klienta, a czasem nawet użytkowników końcowych.

Możliwość skutecznego przeprowadzania ekspertów merytorycznych , zadawania właściwych pytań i analizowania odpowiedzi jest cenną umiejętnością. Dodatkowo powinni poradzić sobie z informacjami zwrotnymi i wdzięcznie edytować. Pisanie jest procesem, zwykle obejmującym recenzje wielu interesariuszy.

7. Biegłość narzędzi

Pisarze muszą korzystać z różnych narzędzi i technologii, aby wykonywać swoją pracę. Ważne jest, aby obsłużyć technologię z narzędziami.

Typowe obejmują edytory tekstu lub redaktorów współpracy (takich jak Dokumenty Google lub Microsoft Word), narzędzia do edycji zrzutów ekranu i obrazów do tworzenia wizualnych wizualizacji oraz pomoc w tworzeniu treści do publikowania treści.

Na przykład znajomość systemu zarządzania treścią (CMS) lub platformy dokumentacyjnej, takiej jak heroiczna baza wiedzy, może być dużym plusem. Może się również przydać znajomość kontroli wersji (szczególnie w przypadku dokumentacji kodu) i podstawowego formatowania HTML lub Markdown.

Eksploruj : 13 najlepszych narzędzi do pisania technicznego 2025 (głównie bezpłatnie)

8. Tło edukacyjne

Podczas gdy formalne wymagania mogą się różnić , wielu pisarzy dokumentacji ma tytuł licencjata z języka angielskiego , komunikacji, pisania technicznego, dziennikarstwa lub powiązanej dziedziny.

Niektóre wchodzą do pola od strony technicznej. Np. Absolwent informatyki lub inżynierii, który ma talent do pisania.

Najważniejsze jest mocne zrozumienie pisemnego angielskiego i umiejętność uczenia się złożonych tematów.

Istnieją również certyfikaty i kursy, które mogą zwiększyć wiarygodność, takie jak certyfikowany profesjonalny komunikator techniczny (CPTC) oferowany przez Society for Technical Communication.

Ciągłe uczenie się jest częścią gry: pisarze często uczestniczą w warsztatach lub seminariach internetowych, aby pozostać aktualnym na narzędziach, przewodnikach stylów (takich jak nauka najnowszych standardów stylu dokumentacji programistów Google) lub trendów branżowych.

Dokumentacja pensja i perspektywy pracy

Porozmawiajmy o liczbach i perspektywach kariery. Jak dobrze zarabiają pisarze dokumentacji i jakie jest zapotrzebowanie na tę rolę?

Zakresy wynagrodzeń

W Stanach Zjednoczonych pisarze dokumentacji (pisarze techniczni) korzystają z konkurencyjnych pensji. Różne źródła określają średnią i medianę wynagrodzenia na boisku w wysokości 70 000 USD do 90 000 USD rocznie .

Na przykład w rzeczywistości analiza podaje średnią pensję pisarza technicznego w wysokości około 66 000 USD ^rocznie . Tymczasem dane Bureau of Labour Statistics pokazują medianę rocznej płacy w wysokości około 91 670 USD ^dla pisarzy technicznych z maja 2024 r.

Jak oba mogą być prawdziwe? Dokładna liczba często zależy od poziomu doświadczenia, lokalizacji i metodologii ankiety.

Podstawowe pisarze dokumentacji lub ci na mniejszych rynkach mogą rozpocząć się w przedziale w wysokości 30–60 000 USD, podczas gdy doświadczeni pisarze w kosztach hubów technologicznych mogą zarobić na zakresie 80-200 000 USD+.

Czynniki wpływające na wynagrodzenie

Kilka czynników może wpływać na to, gdzie pisarz dokumentacji spadnie na spektrum wynagrodzeń.

• Doświadczenie jest duże, ponieważ zyskujesz lata i osiągnięcia, twoja wartość rośnie. Pisarze z ponad 5 -letnim doświadczeniem często zarabiają znacznie więcej niż nowi absolwenci.
• Magaty branżowe również: pisarz dokumentacji w branży oprogramowania lub technologicznej (szczególnie w gorącej dziedzinie, takiej jak przetwarzanie w chmurze lub cyberbezpieczeństwo) może zarobić więcej niż jeden w organizacji non-profit lub produkcji.
• Lokalizacja geograficzna nadal odgrywa pewną rolę; Na przykład pisarze technologii w San Francisco lub w Nowym Jorku mają zwykle wyższe pensje (często zrównoważyć koszty utrzymania) niż w mniejszych miastach.
• Praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna, co czasami może wyrównać te różnice, ale wynagrodzenie oparte na lokalizacji jeszcze nie zniknęły.
• Edukacja i poświadczenia mogą mieć wpływ. Zaawansowany stopień lub certyfikaty, takie jak CPTC, mogą czasem dać ci guz, ponieważ sygnalizują fachową wiedzę pracodawcom
• Specjalizacja może się opłacić: jeśli jesteś wykwalifikowany w niszowej dokumentacji API, pisanie medyczne lub pisanie polityczne, możesz wydać premię za tę dogłębną wiedzę.

Perspektywy pracy

Dystrybucja zadań technicznych na podstawie danych LinkedIn autorstwa Patricka Rachforda .

Dobra wiadomość, pisarze dokumentacji nigdzie się nie wybierają. Projekty Bureau of Labor Statistics Projects Projekty zatrudnienia pisarzy technicznych wzrośnie o około 4% z 2023 do 2033 r. , Które jest mniej więcej tak szybkie jak średnia dla wszystkich zawodów.

Mówiąc prosto, pole jest stabilne i stale rośnie. Dlaczego nie eksploduje?

• Wzrost miejsc pracy często odzwierciedla rozwój branż, które ich potrzebują. W miarę rozwoju technologii (pomyśl nowe aplikacje oprogramowania, gadżety, innowacje biotechnologiczne itp.), Rośnie również potrzeba jasnej dokumentacji. Każdy nowy produkt lub złożony system ostatecznie potrzebuje przewodnika użytkownika lub dokumentów programistycznych.
• Warto zauważyć, że w niektórych firmach inżynierowie lub menedżerowie produktów piszą z boku dokumentację , zwłaszcza startupy. Ale w miarę dojrzewania organizacji zdają sobie sprawę, że wartość posiadania dedykowanego pisarza dokumentacji (lub zespołu) do tworzenia zawodowej zawartości. Push o lepszą obsługę obsługi klienta i wsparcie samoobsługowe również napędza popyt, firmy chcą budować bogate bazy wiedzy i portale dokumentacyjne, aby obniżyć koszty wsparcia (pamiętaj, że porównanie kosztów powyżej) i zapewnić użytkownikom zadowolenie.
• Kolejny trend: możliwości umowy i niezależnych. Wielu pisarzy pracuje w pełnym wymiarze godzin w jednej firmie, ale istnieje również rynek dla pisarzy technicznych. Firmy często wprowadzają pisarzy kontraktowych do dużych projektów (takich jak dokumentowanie poważnej wersji oprogramowania) lub wypełnianie luk.

Podsumowując, jeśli masz umiejętności, istnieje tutaj solidna ścieżka kariery z możliwościami w różnych branżach. Możesz zacząć jako młodszy pisarz techniczny, przenieść się do starszego pisarza technicznego, a nawet w role zarządzania dokumentacją lub strategii treści.

Specjalizacje i znaczące pisarze dokumentacji

„Pisarz dokumentacji” to szeroki termin. W praktyce możesz specjalizować się w różnych obszarach. Oto kilka powszechnych smaków roli:

Pisarz dokumentacji oprogramowania

Koncentruje się na dokumentach dotyczących oprogramowania. Może to obejmować instrukcje użytkowników końcowych, przewodniki administracyjne, a czasem dokumentacja programistów.

Jeśli pracujesz nad aplikacjami oprogramowania lub platformami SaaS, będziesz wyjaśniać interfejsy użytkownika, funkcje, kroki w zakresie rozwiązywania problemów itp. Pomocna znajomość oprogramowania, a nawet podstawowe kodowanie lub wykorzystanie interfejsu API.

API/Dokumentacja Dokumentacji

Bardziej techniczna nisza, w której piszesz dla innych programistów.

Obejmuje to:

• Przewodniki odniesienia API
• Dokumentacja SDK
• Przykłady kodu
• Integracja How-TOS

Wymaga zrozumienia koncepcji programowania i wygody z takimi rzeczami, jak JSON, narzędzia wiersza poleceń lub jakakolwiek technologia, którą obejmuje interfejs API.

Role te często przecinają się z relacjami programistami. W rzeczywistości tytuły pracy, takie jak „adwokat programistów” lub „Inżynier dokumentacji”, czasami łączą pisanie z praktycznym kodowaniem i wsparciem społeczności.

Specjalista ds. Dokumentacji technicznej

Może to odnosić się do pisania wysoce technicznych dokumentów wewnętrznych. Na przykład:

• Dokumenty procesu inżynieryjnego
• Opisy architektury systemu
• Dokumentacja infrastruktury IT

Często chodzi o instruowanie użytkowników końcowych i więcej o utrzymanie wewnętrznej bazy wiedzy dla zespołów technicznych.

Pisarz medyczny i naukowy

Nie zawsze nazywane „pisarzami technicznymi”, ale w istocie role te dokumentują procedury naukowe, protokoły badawcze, podręczniki urządzeń medycznych lub dokumentację farmaceutyczną. Kluczowe są precyzja i przestrzeganie standardów regulacyjnych (takich jak wytyczne dokumentacji FDA).

Często potrzebne jest doświadczenie w nauce lub opiece zdrowotnej.

Pisarz polityki i procedury

Ci pisarze tworzą wewnętrzną dokumentację, taką jak:

• Zasady firmy
• Standardowe procedury operacyjne (SOP)
• Przewodniki procesowe.

Jest bardziej po stronie wewnętrznej dokumentacji rzeczy, zapewniając pracownikom jasne instrukcje dotyczące procesów wewnętrznych, zgodności i najlepszych praktyk.

Dokumentacja wewnętrzna to cały własny świat; Chodzi o zachowanie know-how firmy i ma kluczowe znaczenie dla szkolenia i konsekwencji.

Doświadczenie użytkownika (UX) pisarz / pisarz interfejsu użytkownika

Ta rola jest nieco inna, ale powiązana.

Pisarze UX koncentrują się na tekście w interfejsie produktu. Podobnie jak etykiety przycisków, komunikaty o błędach, wskazówki dotyczące pokładu itp. Chodzi o prowadzenie użytkowników w aplikacji z mikrokopią.

Niektórzy pisarze technologii przechodzą na pisanie UX, ponieważ wymaga również zwięzłej, zorientowanej na użytkownika komunikacji. Chociaż nie jest to „dokumentacja” w tradycyjnym sensie, uzupełnia ją.

Na przykład pisarz dokumentacji może napisać artykuł pomocy, podczas gdy pisarz UX zapewnia, że ​​tekst aplikacji jest intuicyjny. Oba dzielą cel lepszego wrażenia użytkownika.

Strateg ds. Treści / menedżer wiedzy

Dzięki doświadczeniu niektórzy pisarze przyjmują bardziej strategiczne role.

Możesz planować i nadzorować całą dokumentację firmy lub treść bazową wiedzy.

Zamiast pisać, możesz projektować architekturę treści, ustawiać wytyczne stylu, wybrać platformy dokumentacyjne i być może zarządzać innymi pisarzami.

Jeśli kochasz organizacyjną stronę rzeczy, jest to możliwa ścieżka wzrostu.

Specjalizacje te pokazują, że jako pisarz dokumentacji możesz znaleźć swoją niszę w oparciu o twoje zainteresowania i pochodzenie. Jeśli kochasz kodowanie, idź w kierunku dokumentów API; Jeśli masz doświadczenie medyczne, może pisanie medyczne; Jeśli lubisz uczyć osób niebędących technologicznie, skup się na przewodnikach użytkowników końcowych.

Narzędzia i najlepsze praktyki dla pisarzy dokumentacji

Każdy rzemieślnik ma swój zestaw narzędzi i tajemnic handlowych, pisanie nie jest inaczej.

Niezbędne narzędzia do pisania dokumentacji

Rygorystycznie testujemy i badamy każdy produkt, który polecamy za pośrednictwem herothemów. Nasz proces przeglądu. Możemy również zdobyć prowizję, jeśli dokonasz zakupu za pośrednictwem naszych linków.

Pisarz zazwyczaj używa mieszanki następujących:

1. Narzędzia do tworzenia treści

Na poziomie podstawowym potrzebujesz edytora tekstu lub edytora tekstu. Wielu pisarzy używa Dokumentów Microsoft Word lub Google do przygotowywania ze względu na łatwość współpracy i komentarzy.

Na przykład Dokumenty Google umożliwiają współpracę w czasie rzeczywistym i historię wersji, która jest bardzo przydatna, gdy zaangażowanych jest wielu recenzentów.

Niektórzy pisarze, zwłaszcza ci z tłem kodowania, wolą redaktorów Markdown lub zwykłego tekstu, a następnie konwertować na HTML/PDF w razie potrzeby.

2. Pomóż oprogramowanie do tworzenia i wiedzy

Są to wyspecjalizowane narzędzia do tworzenia i publikowania dokumentacji lub centrów pomocy. Zapewnia strukturę (jak szablony stron FAQ, menu nawigacyjne, funkcjonalność wyszukiwania) po wyjęciu z pola.

Na przykład, jeśli dokumentacja produktu jest internetowa, możesz użyć platformy takiej jak heroiczna baza wiedzy -wtyczka dokumentacji opartej na WordPress.

Zasadniczo zamienia witrynę WordPress w profesjonalną bazę wiedzy.

Heroiczna baza wiedzy oferuje takie funkcje:

• Kontrola wersji, ponowne użycie treści
• Wydawnictwo wieloformatowe, dzięki czemu możesz wyprowadzić DOC do HTML, PDF itp.
• Układy przyjazne dla SEO
• Informacje zwrotne użytkownika
• Analityka i raporty
• Role użytkowników i uprawnienia funkcje dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej
• Zaawansowane wyszukiwanie

3. Edytory zrzutów ekranu i obrazów

Ponieważ wizualizacje są kluczowymi, pisarze dokumentacji często używają narzędzi takich jak Snagit lub Greenshot do przechwytywania zrzutów ekranu.

Te narzędzia pozwalają łatwo opanować obrazy. Dodawanie strzał, wyświetleń lub skrzynek opalania, aby wskazać.

Aby uzyskać bardziej złożoną edycję obrazu lub tworzenie diagramów, narzędzia takie jak Adobe Photoshop , GIMP (bezpłatne) lub Canva mogą być przydatne.

4. Oprogramowanie do nagrywania wideo

Czasami krótkie wideo lub GIF mogą wyjaśnić proces lepiej niż tekst, szczególnie w przypadku instrukcji.

Narzędzia takie jak Camtasia lub Loom pozwalają pisarzom nagrywać ekran (i głos) w celu tworzenia filmów z samouczków.

Nawet jeśli trzymasz się przede wszystkim tekstu, dobrze jest wiedzieć, jak wyciągnąć szybki screencast w przypadkach, w których ruch pomaga.

5. Narzędzia do współpracy i zarządzania projektami

Projekty dokumentacyjne często obejmują żonglowanie wieloma tematami i terminami.

Rady Trello , Asana lub Jira mogą pomóc w śledzeniu zadań dokumentacji. Podobnie jak karta „Write Instaciation Guide” przesuwa się po etapach Projekt> Recenzja> Opublikowano.

Na przykład Trello jest wymienione jako przydatne narzędzie do planowania treści i list kontrolnych.

Ponadto można użyć systemów kontroli wersji (takich jak GIT), zwłaszcza gdy dokumentacja jest przechowywana obok kodu. Pisarze techniczni mogą przyczynić się do dokumentacji w repozytorium kodu, więc przydatna może być znajomość GitHub lub Bitbucket.

6. Narzędzia do jakości i spójności

Aby utrzymać jakość, pisarze często polegają na sprawdzania zaklęć i narzędzi gramatycznych.

Redaktor gramatyki lub Hemingway może wykonywać błędy lub sugerować prostsze frazowanie.

Kolejną przydatną kategorią jest wyszukiwanie analizy , jeśli Twoje dokumenty są na stronie internetowej, narzędzia pokazujące, czego użytkownicy szukają (i nie znajdują) mogą podkreślić, gdzie potrzebna jest nowa dokumentacja.

Należy pamiętać : narzędzia mogą pomóc, ale nie zastępują solidnych umiejętności pisania. Fancy Fancy Help Center Platform nie będzie magicznie tworzyć dobrej treści; To wciąż jest na pisarzu.

Jednak korzystanie z odpowiednich narzędzi może zwiększyć wydajność procesu, a wyjście bardziej wypolerowane.

Eksploruj : 12 ręcznie wybieranych narzędzi dokumentacji (2025)

Najlepsze praktyki dla najwyższej klasy dokumentacji

Poza narzędziami są to techniki i podejście, które oddzielają mierną dokumentację od doskonałej dokumentacji.

Oto kilka najlepszych praktyk, które profesjonalni pisarze dokumentacji przysięgają:

1. Poznaj publiczność i cel

Zawsze zacznij od zrozumienia, kto przeczyta Twój dokument i dlaczego .

Czy dla użytkowników końcowych próbujących rozwiązać problem? Czy to dla administratorów systemowych konfigurujących złożony produkt?

Odpowiednio dostosuj głębokość i styl.

Na przykład, jeśli Twoi odbiorcy są klientami nietechnicznymi, unikaj akronimów i ciężkiej technologii.

Jeśli to programiści, możesz założyć więcej wcześniejszej wiedzy, ale musisz podać precyzyjne szczegóły techniczne.

Jeden rozmiar nie pasuje do dokumentacji. Ton, długość i format powinny pasować do tego, czego potrzebuje użytkownik w tym kontekście.

2. Użyj wyraźnego, spójnego stylu

Spójność rodzi znajomość. Przyjęcie przewodnika stylowego (takiego jak styl Apple, styl Microsoft lub własny) zapewnia jednolity język, terminologię i formatowanie.

Obejmuje to takie rzeczy, jak to, czy mówisz „kliknij”, czy „kliknij”, sposób kapitalizacji funkcji produktu, czy też zwracasz uwagę użytkownika jako „ty”, czy używasz instrukcji tylko do czasownika.

Wiele zespołów ma wewnętrzny przewodnik po stylu, a jeśli nie, pisarz dokumentacji może go stworzyć.

W miarę możliwości utrzymuj skrót i aktywność zdań, aby ułatwić je przeanalizować. Uważaj także na żargon , jeśli musisz użyć terminu technicznego, rozważ dodanie krótkiej definicji lub połączenie z glosariuszem dla pierwszorzędnych.

3. Struktura zawartości dla łatwego skanowania

Większość użytkowników nie czyta dokumentacji jak powieść (niespodzianka!). Skanują odpowiedź.

Użyj wielu nagłówków i podrzędnych, aby czytelnicy mogli przeskakiwać do potrzebnej sekcji. Punkty kule lub ponumerowane kroki to Twoi przyjaciele (zauważ, jak ten artykuł ich używa).

Dobra struktura pomaga również w SEO, wyszukiwarki często zawierają dobrze ustrukturyzowane odpowiedzi dokumentów w fragmentach.

4. Dołącz przykłady i wizualizacje

Ilekroć koncepcja może być myląca, dodaj przykład. Na przykład, jeśli wyjaśniasz formułę lub polecenie, pokaż przykładowe wejście i wyjście.

Przykłady zamieniają abstrakcyjne instrukcje w konkretne zrozumienie.

5. Utrzymuj to zorientowane na zadanie i zwięzłe

Artykuł lub instrukcja obsługi powinna koncentrować się na tym, co użytkownik chce zrobić . Skoncentruj się na jednym głównym temacie lub zadaniu na artykuł .

Jeśli artykuł zacznie zbyt wiele obejmować, rozważ włamanie go do osobnych artykułów.

6. Przejrzyj i przetestuj dokumentację

Przed opublikowaniem przejrzyj kroki dokładnie tak, jak napisano i sprawdź, czy możesz osiągnąć wynik.

To niesamowite, jak krok, który wydawał się oczywisty podczas pisania, może okazać się brakiem drobnego szczegółu, gdy ktoś faktycznie go podąża.

7. Aktualizuj regularnie

Produkty ewoluują, podobnie jak dokumentacja . Udostępnij to (lub część procesu) aktualizację dokumentów w tandemie o aktualizacje produktu.

Wiele firm wiąże aktualizacje dokumentacji z ich listami kontrolnymi. Ponadto monitoruj informacje zwrotne: jeśli użytkownicy zadają pytanie nawet po przeczytaniu dokumentu, jest to wskazówka, że ​​coś może być niejasne lub brakujące.

8. Użyj szablonów, aby usprawnić pracę

Sprytną sztuczką handlu jest używanie szablonów dla typowych typów dokumentów.

Nie chcesz wymyślać koła za każdym razem, gdy piszesz nowy artykuł.

Na przykład możesz mieć szablon „instruktaż”, który ma sekcje wprowadzenia, kroki, oczekiwanych rezultatów i rozwiązywania problemów .

Następnie wypełniasz szczegóły. Zapewnia to spójność i oszczędza czas.

9. Wykorzystaj informacje zwrotne i analizy

Jako pisarz dokumentacji nigdy nie pracuj w próżni. Angażuj się z zespołami wsparcia klienta, dowiedz się, jakie pytania lub punkty bólu użytkownicy najwięcej zgłaszają.

Może to poprowadzić, jaką dokumentację napisać następny.

Łącząc świetne narzędzia z tymi najlepszymi praktykami, pisarze mogą tworzyć treści, które naprawdę pomagają .

Wniosek: Wpływ wielkiego pisarza dokumentacji

Pisanie dokumentacji nie zawsze jest efektowne. Często jesteś zakulisowym rozwiązaniem problemu, cichy architekt doświadczenia użytkownika

Ale pod wieloma względami jesteś także bohaterem dla użytkownika . Wielki pisarz ma frustrującą, mylącą sytuację i zamienia ją w „Och, to było łatwe!” moment dla kogoś.

Dla firm ta rola jest atutem strategicznym. Dokumentacja jakości oznacza:

• Mniej biletów wsparcia
• Bardziej upoważnieni klienci
• Szybsze wdrożenie dla nowych użytkowników (a nawet nowych pracowników)
• Silniejsza reputacja marki, która jest pomocna

Jeśli zastanawiasz się, czy zostać pisarzem dokumentacji, wiedz, że jest to pole, w którym nigdy nie przestaniesz się uczyć .

Będziesz zanurzyć się w nowych domenach, od oprogramowania po sprzęt po procesy, stale poszerzając swoją wiedzę. Każdego dnia doskonalisz swoje umiejętności pisania i komunikacji. I zagrasz tłumacz między ekspertami technologicznymi a użytkownikami końcowymi - rola, która wymaga cierpliwości, ciekawości i prawdziwej chęci pomocy innym odniesieniu sukcesu.

Niezależnie od tego, czy chcesz wejść w teren, czy ulepszyć dokumenty swojej firmy, pamiętaj: w centrum doskonałej dokumentacji jest prawdziwa opieka nad doświadczeniem użytkownika. Zachowaj to jako swoją północną gwiazdę, a zrobisz dobrze.

Wspomniane zasoby w tym przewodniku

1. Zrozumienie metryki biurka serwisowego kosztu na bilet przez Thinkhdi ︎
2. Pensja techniczna w Stanach Zjednoczonych przez rzeczywiście ︎
3. Dane Bureau of Labour Statistics Dane na temat mediany rocznej płacy pisarzy technicznych ︎