كاتب الوثائق: انهيار الدور الكامل (المهارات والراتب والأسئلة الشائعة)

يمكن أن يحدث كاتب توثيق ماهر فرقًا كبيرًا في استراتيجية الدعم الخاصة بك:

• انخفضت تذاكر الدعم
• تحسين سعادة العملاء

في الواقع ، يمكن أن توفر وثائق الخدمة الذاتية الكثير من المال: تكلفة مقالات DIY Help حوالي 2 دولار للتعامل مع مشكلة العميل ، مقابل 15 دولارًا إلى 37 ^{دولارًا} لمكالمة دعم. هذه مشكلة كبيرة.

كتاب الوثائق هم الأبطال المجهولون الذين يجعلون هذا ممكنًا.

في هذا الدليل الشامل ، سأقوم بتفكيك ما يفعله كتاب التوثيق ، والمهارات التي يحتاجون إليها ، وكيفية أن تصبح واحدة ، وتوقعات الرواتب ، وأكثر من ذلك.

قاعدة المعرفة البطولية

قم بإنشاء قاعدة معرفة قابلة للبحث بشكل جميل في دقائق.

جرب قاعدة المعرفة البطولية

من هم كتاب الوثائق؟

يُعرف كتاب الوثائق أيضًا باسم الكتاب الفنيين أو المتواصلون الفنيون ، ويقومون بإنشاء وثائق واضحة وسهلة المتابعة للمنتجات والخدمات. تحويل المصطلحات المعقدة إلى لغة بسيطة وصياغة كل شيء من أدلة المستخدم إلى مراكز المساعدة عبر الإنترنت.

يضمن لك كاتب التوثيق الجيد استخدام التطبيقات أو الأدوات بشكل صحيح دون إخراج شعرك . وإذا كنت عملاً تجاريًا ، فإنهم يبقيون عملائك سعداء ومكتفيين ذاتيًا ، مما يعزز في النهاية الولاء ويدعم عبء العمل.

ماذا يفعل كاتب الوثائق؟

تدور وظيفة كاتب الوثائق في إتاحة المعلومات. يأخذون أشياء معقدة ويشرحونها بطريقة منطقية .

فيما يلي بعض المسؤوليات الأساسية لكاتب الوثائق:

1. إنشاء وثائق واضحة وسهلة الاستخدام

كتابة وتحديث أدلة المستخدم ، والأدلة الإرشادية ، والأسئلة الشائعة ، ومواد التدريب ، والمواصفات الفنية للمنتجات أو الخدمات. يمكن أن يشمل ذلك أي شيء من دليل البدء لتطبيق الهاتف المحمول إلى مرجع تقني من 200 صفحة لواجهة برمجة التطبيقات.

استكشف : كيفية إنشاء وثائق تقنية (دليل خطوة بخطوة)

2. جمع المعلومات من الخبراء

العمل عن كثب مع خبراء الموضوع (SMEs) ، مثل المطورين والمهندسين ومديري المنتجات لفهم المنتج وجمع معلومات دقيقة.

لدراسة المنتج ، اطرح الكثير من الأسئلة ، وربما حتى استخدم المنتج العملي لمعرفة كيفية عمله.

3. ترجمة المصطلحات المعقدة إلى لغة واضحة

يعمل كاتب الوثائق كمترجم بين العالم الفني والمستخدم النهائي.

إنهم يأخذون المصطلحات الفنية المعقدة وتبسيطها حتى تتمكن جدتك (أو عميل جديد) من فهم كيفية استخدام المنتج.

هذا يعني في كثير من الأحيان تحطيم المفاهيم التقنية إلى المصطلحات اليومية واستخدام أمثلة أو تشبيهات للتوضيح.

4. تنظيم وتنسيق المحتوى بشكل منطقي

هيكلة المحتوى بطريقة سهلة التنقل. باستخدام عناوين واضحة وتسلسل خطوة بخطوة ونقاط رصاصة وجداول حتى يتمكن المستخدمون من العثور بسرعة على ما يحتاجون إليه.

يعد اختيار الوسيلة المناسبة للجمهور أمرًا مهمًا للغاية ، وربما دليل مطبوع أو تلميح أدوات مساعدة في التطبيق أو برنامج تعليمي فيديو.

الاتساق هو المفتاح : غالبًا ما يقوم كتاب الوثائق بتطوير أدلة أو قوالب نمط للحفاظ على النغمة والتنسيق الموحد عبر جميع المواد.

5. دمج الصور المرئية لتعزيز الفهم

يقولون أن الصورة تساوي ألف كلمة ، ويحصل كتاب التوثيق على ذلك.

وهذا يشمل:

• الرسوم البيانية
• لقطات الشاشة
• الرسوم البيانية
• أو حتى مقاطع فيديو قصيرة

للمساعدة في شرح الأشياء بشكل أفضل.

على سبيل المثال ، قد تتميز مقالة بالإرهاق لقطات شاشة مشروحة تعرض عناصر واجهة المستخدم المختلفة.

تجعل المرئيات المحتوى أكثر جاذبية وتقليل الحمل المعرفي للقارئ.

6. مراجعة وتحسين المحتوى بشكل مستمر

الوثائق ليست وظيفة واحدة.

يقوم الكتاب بتحديث المستندات بناءً على ملاحظات المستخدم وتحديثات المنتج والميزات الجديدة .

على سبيل المثال ، جمع المدخلات من دعم العملاء (مثل الأسئلة الشائعة أو نقاط الارتباك) ثم صقل الأدلة لملء هذه الثغرات.

هذا يضمن أن الوثائق تبقى دقيقة ومفيدة مع مرور الوقت.

استكشف : عملية التدقيق قاعدة المعرفة وأفضل الممارسات التي يجب متابعتها

في جوهره ، يرتدي كاتب توثيق قبعات متعددة :

• التواصل
• المعلم
• محرر
• محقق

في دقيقة واحدة ، يقومون بإجراء مقابلة مع مهندس برمجيات حول ميزة جديدة ، وهم التاليون يقومون بصياغة برنامج تعليمي خطوة بخطوة مع لقطات شاشة. من خلال القيام بذلك ، يضمنون استخدام المنتجات والخدمات بشكل صحيح وفعالية ، ولعب دور رئيسي في رضا العملاء وجودة المنتج .

عندما تكون الوثائق في الوقت الحالي ، يتمتع المستخدمون بتجربة أكثر سلاسة ويحتاجون إلى الحصول على أقل من اليدين ، وهو فوز للجميع.

مهارات ومؤهلات كاتب الوثائق

ما الذي يتطلبه الأمر لتصبح كاتب توثيق ناجح؟

في جوهره ، يمزج هذا الدور قدرة الكتابة القوية مع جرعة جيدة من المهارات الذكية والشخصية.

فيما يلي انهيار للمهارات الرئيسية والمؤهلات النموذجية:

1. اتصال مكتوب استثنائي

أولاً وقبل كل شيء ، يجب أن يكون كاتب الوثائق كاتبًا واضحًا وموجزًا .

هذه ليست كتابة إبداعية منمقة - إنها تتعلق بالوصول إلى هذه النقطة بعبارات بسيطة. يساعد استخدام اللغة العادية والجمل القصيرة والصوت النشط في جعل المحتوى متاحًا.

الهدف هو الوضوح . إذا كان بإمكان المستخدمين قراءة دليل وفهم على الفور كيفية القيام بشيء ما ، فقد قام الكاتب بعملهم.

2. التعاطف والتركيز

يضع كتاب الوثائق الرائعون دائمًا وجهة نظر الجمهور في الاعتبار.

اسأل نفسك:

• ما هي المشكلة التي يحاول المستخدم حلها؟
• ماذا يعرفون بالفعل؟
• ماذا يحتاجون إلى معرفتهم؟

الكتابة بالتعاطف تعني تجنب الافتراضات وشرح المفاهيم على المستوى الصحيح من التفاصيل .

على سبيل المثال ، ستتجنب الوثائق للمبتدئين المصطلحات الفنية الثقيلة (أو تحديدها بعناية) ، في حين أن وثائق المطور قد تفترض المزيد من المعرفة السابقة. القدرة على التفكير كمستخدم ، وغالبًا ما تكون مستخدم غير تقني ضخم.

3. الكفاءة الفنية

على الرغم من أنك لا تحتاج بالضرورة إلى أن تكون مهندس برمجيات أو خبير في الموضوع ، إلا أنك تحتاج إلى أن تكون مريحًا في تعلم المعلومات الفنية .

يمكن للكتاب الوثائق الجيدة التقاط كيفية عمل المنتج بسرعة ، سواء كان برنامجًا أو أداة أو خدمة معقدة. في كثير من الأحيان وجود موهبة للبحث والفضول.

في بعض المجالات (مثل واجهات برمجة التطبيقات أو الهندسة أو الأجهزة الطبية) ، فإن وجود معرفة متخصصة أو القدرة على فهم المخططات التقنية ومقتطفات التعليمات البرمجية أمر مهم للغاية.

على سبيل المثال ، قد لا يحتاج كاتب وثائق المستخدم النهائي إلى مهارات ترميز عميقة ، ولكن يجب على شخص ما للمطورين أو المهندسين فهم التفاصيل الفنية لتكون دقيقة.

4. الاهتمام بالتفاصيل والدقة

هل ذكرنا الموجهة نحو التفاصيل؟ هذا الدور يتطلب الهوس على التفاصيل. يمكن أن تخلط خطأ مطبعي واحد أو خطوة خاطئة للمستخدم (أو حتى يقودهم إلى استخدام منتج بشكل غير صحيح).

تحقق من الحقائق المزدوجة ، واتبع إرشادات النمط ، وضمان الاتساق في المصطلحات. قد تحتاج إلى الحفاظ على مسارات للحفاظ على مصطلحات موحدة.

تقوم Accuracy ببناء الثقة ، إذا اكتشف المستخدمون الأخطاء في المستندات ، فسيبدأون في الشك في المحتوى.

5. التنظيم والهيكل

بنية المعلومات بطريقة منطقية. ويشمل ذلك إنشاء الخطوط العريضة الواضحة واستخدام العناوين والعناوين الفرعية ونقاط الرصاص والخطوات المرقمة في التسلسل الهرمي المعقول.

يبدأ العديد من الكتاب بمخطط تفصيلي أو قالب لرسم المحتوى قبل إخراجه.

إن تنظيم المحتوى ليس فقط لصالح القارئ ، فهو يساعد الكاتب على ضمان عدم تفويت أي شيء وأن المعلومات تتدفق بشكل طبيعي من موضوع إلى آخر.

6. التعاون والاتصال

تذكر أن الكتاب غالبًا ما يعملون كجسر بين فرق مختلفة. يجب أن يتواصلوا بشكل جيد مع المطورين والمصممين ومديري المنتجات ومختبري ضمان الجودة ودعم العملاء وأحيانًا حتى المستخدمين النهائيين.

أن تكون قادرًا على مقابلة خبراء الموضوع بفعالية ، وطرح الأسئلة الصحيحة وتوحل الإجابات ، هو مهارة قيمة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليهم التعامل مع التعليقات والتعديلات بأمان. الكتابة هي عملية ، وعادة ما تتضمن مراجعات من العديد من أصحاب المصلحة.

7. أدوات الكفاءة

يحتاج الكتاب إلى الاستفادة من الأدوات والتكنولوجيا المختلفة للقيام بعملهم. من المهم أن تكون ذكاءً للتكنولوجيا مع الأدوات.

تشمل المعالجات الشائعة معالجات النصوص أو المحررين التعاونيين (مثل مستندات Google أو Microsoft Word) ، أدوات لقطة الشاشة وأدوات تحرير الصور لإنشاء الصور المرئية ، والمساعدة في تأليف أو برنامج قاعدة المعرفة لنشر المحتوى.

على سبيل المثال ، يمكن أن تكون معرفة نظام إدارة المحتوى (CMS) أو منصة توثيق مثل قاعدة المعرفة البطولية إضافة كبيرة. يمكن أن تكون الإلمام مع التحكم في الإصدار (خاصة بالنسبة لوثائق الكود) وتنسيق HTML الأساسي أو تنسيق Markdown في متناول اليد.

استكشف : 13 أفضل أدوات الكتابة الفنية لعام 2025 (في الغالب مجانًا)

8. الخلفية التعليمية

في حين أن المتطلبات الرسمية يمكن أن تختلف ، فإن العديد من كتاب الوثائق لديهم درجة البكالوريوس في اللغة الإنجليزية أو الاتصالات أو الكتابة الفنية أو الصحافة أو المجال ذي الصلة.

يدخل البعض الحقل من الجانب الفني. مثل علوم الكمبيوتر أو خريج الهندسة ولديه موهبة للكتابة.

ما هو الأكثر أهمية هو فهم قوي للغة الإنجليزية المكتوبة والقدرة على تعلم الموضوعات المعقدة.

هناك أيضًا شهادات ودورات تدريبية يمكن أن تعزز المصداقية ، مثل التواصل التقني المهني المعتمد (CPTC) التي تقدمها جمعية الاتصالات التقنية.

يعد التعلم المستمر جزءًا من اللعبة: غالبًا ما يحضر الكتاب ورش عمل أو ندوات على الويب للبقاء على حدود على الأدوات أو أدلة الأناقة (مثل تعلم أحدث معايير موثقات Google Developer) أو اتجاهات الصناعة.

راتب الكاتب الوثائق وتوقعات الوظائف

لنتحدث عن الأرقام والآفاق الوظيفية. ما مدى جودة كسب كتاب الوثائق ، وما هو الطلب على هذا الدور؟

نطاقات الراتب

في الولايات المتحدة ، يتمتع كتاب الوثائق (الكتاب الفنيون) بالمرتبات التنافسية. ترجمة مصادر مختلفة الأجر المتوسط ​​والمتوسط ​​في الملعب من 70 ألف دولار إلى 90 ألف دولار في السنة .

على سبيل المثال ، تقارير التحليل في الواقع راتب الكاتب التقني متوسط ​​حوالي 66000 دولار ² سنويا. وفي الوقت نفسه ، تُظهر بيانات مكتب إحصاءات العمل الأمريكي متوسط ​​الأجر السنوي يبلغ حوالي 91،670 دولارًا ^للكتاب الفنيين اعتبارًا من مايو 2024.

كيف يمكن أن يكون كلاهما صحيحًا؟ يعتمد الرقم الدقيق غالبًا على مستوى الخبرة والموقع ومنهجية المسح.

قد يبدأ كتاب الوثائق المبتدئين أو أولئك الذين في الأسواق الأصغر في نطاق يتراوح بين 30 و 60 ألف دولار ، في حين أن الكتاب ذوي الخبرة في مراكز التكنولوجيا عالية التكلفة يمكن أن يكسبوا جيدًا في النطاق الذي يتراوح بين 80 ألف دولار و 100 ألف دولار.

العوامل التي تؤثر على الأجور

يمكن أن تؤثر هناك عدة عوامل حيث يقع كاتب الوثائق على طيف الراتب.

• التجربة كبيرة ، حيث تكسب سنوات وسجل حافل ، ترتفع قيمتك. غالبًا ما يكسب الكتاب الذين لديهم خبرة 5 سنوات أكثر بكثير من الخريجين الجدد.
• مهمة الصناعة أيضًا: قد يكسب كاتب توثيق في صناعة البرمجيات أو صناعة التكنولوجيا (وخاصة في مجال ساخن مثل الحوسبة السحابية أو الأمن السيبراني) أكثر من واحد في غير ربحية أو في التصنيع.
• الموقع الجغرافي لا يزال يلعب دورًا ؛ على سبيل المثال ، يميل كتاب التكنولوجيا في سان فرانسيسكو أو نيويورك إلى الحصول على رواتب أعلى (غالبًا إلى تعويض تكلفة المعيشة) من تلك الموجودة في المدن الأصغر.
• أصبح العمل عن بُعد أكثر شيوعًا ، والذي قد يؤدي في بعض الأحيان إلى الخروج من هذه الاختلافات ، لكن الأجور القائمة على الموقع لم تختف بعد.
• يمكن أن يكون للتعليم وبيانات الاعتماد تأثير. يمكن أن تمنحك درجة متقدمة أو شهادات مثل CPTC في بعض الأحيان عثرة ، لأنها تشير إلى خبرة لأصحاب العمل
• يمكن أن تؤتي التخصص : إذا كنت ماهرًا في مكانة مثل وثيقة API أو الكتابة الطبية أو كتابة السياسات ، فيمكنك أن تطلب قسطًا لهذه المعرفة المتعمقة.

توقعات الوظائف

توزيع وظيفة الكتابة الفنية على أساس بيانات LinkedIn ، من قبل باتريك راشفورد .

الأخبار السارة ، كتاب الوثائق لا يذهبون إلى أي مكان. يقوم مكتب إحصاءات العمل في الولايات المتحدة بتشاريع العمل في الكتاب التقنيين بنسبة 4 ٪ من 2023 إلى 2033 ، وهو ما يقل عن المتوسط ​​لجميع المهن.

بعبارات واضحة ، يكون الحقل مستقرًا وينمو بشكل مطرد. لماذا لا تنفجر؟

• غالبًا ما يعكس نمو الوظائف نمو الصناعات التي تحتاجها. مع استمرار توسيع التكنولوجيا (فكر في تطبيقات البرامج الجديدة والأدوات والابتكارات في التكنولوجيا الحيوية ، إلخ) ، تزداد الحاجة إلى توثيق واضح أيضًا. يحتاج كل منتج جديد أو نظام معقد في النهاية إلى دليل مستخدم أو مستندات مطور.
• تجدر الإشارة إلى أن بعض الشركات لديها مهندسين أو مديري المنتجات يكتبون وثائق على الجانب ، وخاصة الشركات الناشئة. ولكن مع نضوج المنظمات ، فإنها تدرك قيمة وجود كاتب توثيق مخصص (أو فريق) لإنتاج محتوى ذي جودة احترافية. إن الدفع من أجل تجربة أفضل للعملاء ودعم الخدمة الذاتية يدفع أيضًا الطلب ، وتريد الشركات بناء قواعد المعرفة الغنية وبوابات التوثيق لخفض تكاليف الدعم (تذكر أن مقارنة التكلفة أعلاه) وإبقاء المستخدمين سعداء.
• اتجاه آخر: العقد والفرص المستقلة. يعمل العديد من الكتاب بدوام كامل في شركة واحدة ، ولكن هناك أيضًا سوق للكتاب الفنيين المتعاقدين. غالبًا ما تجلب الشركات كتاب العقود للمشاريع الكبيرة (مثل توثيق إصدار برامج رئيسي) أو لملء الثغرات.

باختصار ، إذا كان لديك المهارات ، فهناك مسار وظيفي قوي هنا مع فرص في مختلف الصناعات. قد تبدأ ككاتب فني مبتدئ ، والانتقال إلى كبار الفنيين ، وحتى تنمو لتصبح أدوار إدارة الوثائق أو أدوار استراتيجية المحتوى.

التخصصات وكتاب الوثائق البارزة

"كاتب الوثائق" هو ​​مصطلح واسع. وفي الممارسة العملية ، يمكنك التخصص في مجالات مختلفة. فيما يلي بعض النكهات الشائعة للدور:

كاتب وثائق البرمجيات

يركز على مستندات منتجات البرمجيات. يمكن أن يشمل ذلك أدلة المستخدم النهائي ، وأدلة المسؤولين ، وأحيانًا وثائق المطور.

إذا كنت تعمل على تطبيقات البرمجيات أو منصات SaaS ، فسوف تقوم بشرح واجهات المستخدم والميزات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها ، وما إلى ذلك.

API/المطور كاتب الوثائق

مكان أكثر تقنية حيث تكتب للمطورين الآخرين.

وهذا يشمل:

• أدلة مرجعية API
• وثائق SDK
• أمثلة رمز
• تكامل كيف

يتطلب فهم مفاهيم البرمجة والراحة مع أشياء مثل JSON أو أدوات سطر القيادة أو أي تقنية تتضمنها واجهة برمجة التطبيقات.

هذه الأدوار غالبا ما تتقاطع مع علاقات المطور. في الواقع ، تمزج عناوين الوظائف مثل "Developer Advocate" أو "مهندس التوثيق" في بعض الأحيان الكتابة مع الترميز العملي ودعم المجتمع.

متخصص في الوثائق الفنية

قد يشير هذا إلى كتابة مستندات داخلية تقنية للغاية. على سبيل المثال:

• وثائق العملية الهندسية
• أوصاف بنية النظام
• وثائق البنية التحتية

غالبًا ما يتعلق الأمر بتوجيه المستخدمين النهائيين والمزيد حول الاحتفاظ بقاعدة المعرفة الداخلية للفرق الفنية.

كاتب طبي وعلمي

لا تسمى دائمًا "الكتاب الفنيين" ، ولكن في جوهرها ، توثق هذه الأدوار الإجراءات العلمية أو بروتوكولات البحث أو أدلة الأجهزة الطبية أو الوثائق الصيدلانية. الدقة والالتزام بالمعايير التنظيمية (مثل إرشادات وثائق إدارة الأغذية والعقاقير) هي المفتاح هنا.

غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى خلفية في العلوم أو الرعاية الصحية.

كاتب السياسة والإجراءات

يقوم هؤلاء الكتاب بإنشاء وثائق داخلية مثل:

• سياسات الشركة
• إجراءات التشغيل القياسية (SOPS)
• أدلة العملية.

إنه أكثر على جانب الوثائق الداخلية للأشياء ، مما يضمن أن لدى الموظفين تعليمات واضحة للعمليات الداخلية والامتثال وأفضل الممارسات.

الوثائق الداخلية هي عالم كامل خاص به ؛ يتعلق الأمر بالحفاظ على دراية الشركة وهو أمر بالغ الأهمية للتدريب والاتساق.

تجربة المستخدم (UX) كاتب / واجهة المستخدم

هذا الدور مختلف بعض الشيء ولكنه مرتبط.

يركز كتاب UX على النص داخل واجهة المنتج. مثل ملصقات الأزرار ، ورسائل الخطأ ، والتلميحات على متن الطائرة ، وما إلى ذلك ، يتعلق الأمر بتوجيه المستخدمين داخل التطبيق مع microcopy.

ينتقل بعض كتاب التكنولوجيا إلى كتابة UX لأنه يتطلب أيضًا اتصالًا موجزًا ​​يركز على المستخدمين. في حين أنه ليس "الوثائق" بالمعنى التقليدي ، فإنه يكمله.

على سبيل المثال ، قد يكتب كاتب الوثائق مقالة مساعدة ، في حين أن كاتب UX يضمن أن النص على الشاشة على الشاشة بديهية. يشترك كلاهما في هدف تجربة مستخدم أفضل.

استراتيجي المحتوى / مدير المعرفة

مع الخبرة ، يقوم بعض الكتاب بأدوار أكثر استراتيجية.

قد تخطط وتشرف على جميع وثائق الشركة أو محتوى قاعدة المعرفة.

بدلاً من الكتابة فقط ، يمكنك تصميم بنية المحتوى ، وتعيين إرشادات النمط ، واختيار منصات التوثيق ، وربما إدارة الكتاب الآخرين.

إذا كنت تحب الجانب التنظيمي للأشياء ، فهذا مسار نمو ممكن.

تُظهر هذه التخصصات أنه ككاتب توثيق ، يمكنك العثور على مكانتك بناءً على اهتماماتك وخلفياتك. إذا كنت تحب الترميز ، فانتقل نحو مستندات API ؛ إذا كان لديك خلفية طبية ، ربما الكتابة الطبية ؛ إذا كنت تستمتع بتدريس الأشخاص غير التقنيين ، فركز على أدلة المستخدم النهائي.

الأدوات وأفضل الممارسات لكتاب التوثيق

كل حرفي لديه مجموعة أدوات وأسرار تجارية ، والكتابة لا تختلف.

الأدوات الأساسية لكتابة الوثائق

نحن نختبر بدقة ونبحث في كل منتج نوصي به من خلال Herothemes. عملية المراجعة لدينا. قد نكسب أيضًا عمولة إذا قمت بإجراء عملية شراء من خلال روابطنا.

عادة ما يستخدم الكاتب مزيجًا من ما يلي:

1. أدوات إنشاء المحتوى

على المستوى الأساسي ، تحتاج إلى معالج نصوص أو محرر نصوص. يستخدم العديد من الكتاب Microsoft Word أو مستندات Google للصياغة بسبب سهولة التعاون والتعليقات.

مستندات Google ، على سبيل المثال ، تتيح التعاون في الوقت الفعلي وسجل الإصدار وهو مفيد للغاية عندما يشارك العديد من المراجعين.

يفضل بعض الكتاب ، وخاصة أولئك الذين لديهم خلفية الترميز ، المحررين المقلدين أو النص العادي ثم التحويل إلى HTML/PDF حسب الحاجة.

2. مساعدة في تأليف وبرنامج قاعدة المعرفة

هذه أدوات متخصصة لإنشاء ونشر الوثائق أو مراكز المساعدة. يوفر هيكلًا (مثل قوالب صفحات الأسئلة الشائعة ، وقوائم التنقل ، ووظائف البحث) خارج الصندوق.

على سبيل المثال ، إذا كانت وثائق المنتج الخاصة بك تعتمد على الويب ، فيمكنك استخدام منصة مثل قاعدة المعرفة البطولية -وهو مكون إضافي للوثائق المستندة إلى WordPress.

إنه يحول موقع WordPress الخاص بك إلى قاعدة معرفة احترافية.

تقدم قاعدة المعرفة البطولية ميزات مثل:

• التحكم في الإصدار ، إعادة استخدام المحتوى
• النشر متعدد الأشكال ، حتى تتمكن من إخراج مستند إلى HTML ، PDF ، إلخ.
• تخطيطات الصديقة لكبار المسئولين الاقتصاديين
• ملاحظات المستخدم
• التحليلات والتقارير
• أدوار المستخدم وميزات الأذونات للوثائق الداخلية والخارجية
• البحث المتقدم

3. لقطة الشاشة ومحرري الصور

نظرًا لأن الصور المرئية هي المفتاح ، فغالبًا ما يستخدم كتاب التوثيق أدوات مثل Snagit أو Greenshot لالتقاط لقطات الشاشة.

تتيح لك هذه الأدوات التعليق على الصور بسهولة. إضافة الأسهم أو النقاط البارزة أو مربعات الشرح لتوجيه الأمور.

من أجل تحرير الصور أو إنشاء مخططات أكثر تعقيدًا ، يمكن أن تكون أدوات مثل Adobe Photoshop أو Gimp (مجانًا) أو Canva مفيدة.

4. برنامج تسجيل الفيديو

في بعض الأحيان ، يمكن لمقطع فيديو قصير أو GIF أن يفسر عملية أفضل من النص ، خاصة بالنسبة للتجول.

تتيح أدوات مثل Camtasia أو Loom للكتاب تسجيل شاشاتهم (وصوت) بإنشاء مقاطع فيديو تعليمية.

حتى لو كنت متمسكًا في المقام الأول بالنص ، فمن الجيد معرفة كيفية سطح شاشة سريعة لتلك الحالات التي تساعد فيها الحركة.

5. أدوات التعاون وإدارة المشاريع

غالبًا ما تتضمن مشاريع التوثيق مواضيع متعددة ومواعيد نهائية.

يمكن أن تساعد لوحات Trello أو Asana أو Jira في تتبع مهام الوثائق. مثل بطاقة "دليل تثبيت الكتابة" التي تتحرك عبر مراحل مراجعة> مراجعة> المنشورة.

على سبيل المثال ، تم ذكر Trello كأداة مفيدة لتخطيط المحتوى وقوائم المراجعة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام أنظمة التحكم في الإصدار (مثل GIT) خاصة عند تخزين الوثائق بجانب الكود. قد يساهم الكتاب الفنيون في الوثائق في مستودع التعليمات البرمجية ، لذلك يمكن أن تكون الإلمام بـ GitHub أو Bitbucket مفيدًا.

6. أدوات الجودة والاتساق

للحفاظ على الجودة ، يعتمد الكتاب غالبًا على مراقبي الإملاء وأدوات القواعد.

يمكن لمحرر نحوي أو همنغواي الالتقاط أخطاء أو اقتراح صياغة أبسط.

فئة أخرى مفيدة هي تحليلات البحث ، إذا كانت مستنداتك موجودة على موقع ويب ، فإن الأدوات التي توضح ما الذي يبحث عنه المستخدمون (وعدم العثور عليه) يمكن أن يسلط الضوء على مكان الحاجة إلى وثائق جديدة.

ضع في اعتبارك : الأدوات موجودة للمساعدة ، لكنها لا تحل محل مهارات الكتابة الصلبة. لن يخلق منصة مركز المساعدة الفاخرة محتوى جيدًا بطريقة سحرية ؛ هذا لا يزال على الكاتب.

ومع ذلك ، فإن استخدام الأدوات الصحيحة يمكن أن يجعل العملية أكثر كفاءة والإخراج أكثر تلميعًا.

استكشاف : 12 أدوات توثيق مختارة يدويًا (2025)

أفضل الممارسات للوثائق من الدرجة الأولى

ما وراء الأدوات ، فإن التقنيات والنهج هي التي تفصل الوثائق المتوسطة عن الوثائق الرائعة.

فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يقسمها كتاب التوثيق المهنيين:

1. تعرف على جمهورك والغرض

ابدأ دائمًا بفهم من سيقرأ وثيقتك ولماذا .

هل هو للمستخدمين النهائيين يحاولون حل مشكلة؟ هل هو لمشرفي النظام تكوين منتج معقد؟

تخصيص العمق والأناقة وفقا لذلك.

على سبيل المثال ، إذا كان جمهورك عملاء غير تقنيين ، فتجنب الاختصارات وتحدث التكنولوجيا الثقيلة.

إذا كان المطورين ، فيمكنك افتراض المزيد من المعرفة السابقة ولكنك تحتاج إلى توفير تفاصيل فنية دقيقة.

حجم واحد لا يناسب كل شيء في الوثائق. يجب أن تتطابق النغمة والطول والتنسيق مع ما يحتاجه المستخدم في هذا السياق.

2. استخدم أسلوبًا واضحًا ومتسقًا

الاتساق يولد الألفة. يضمن اعتماد دليل النمط (مثل نمط Apple ، أو نمط Microsoft ، أو الخاص بك) لغة موحدة ومصطلحات وتنسيق موحد.

يغطي هذا أشياء مثل ما إذا كنت تقول "انقر" أو "انقر فوق" ، أو كيفية الاستفادة من ميزات المنتج ، أو ما إذا كنت تعالج المستخدم على أنه "أنت" أو تستخدم إرشادات الفعل الضرورية فقط.

لدى العديد من الفرق دليل على النمط الداخلي ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد يقوم كاتب الوثائق بإنشاء واحد.

حافظ على الجمل قصيرة ونشطة ، كلما كان ذلك ممكنًا ، لتسهيل التحليل. أيضًا ، كن حذرًا مع المصطلحات ، إذا كان عليك استخدام مصطلح تقني ، ففكر في إضافة تعريف موجز أو ربط بمسرد للمرة الأولى.

3. محتوى الهيكل لسهولة المسح

معظم المستخدمين لا يقرؤون وثائق مثل الرواية (مفاجأة!). يقومون بالمسح الضوئي للعثور على إجابة.

استخدم الكثير من العناوين والعناوين الفرعية حتى يتمكن القراء من القفز إلى القسم الذي يحتاجونه. نقاط الرصاص أو الخطوات المرقمة هي أصدقائك (لاحظ كيف تستخدمها هذه المقالة).

يساعد هيكل جيد أيضًا في تحسين محركات البحث (SEO) ، وغالبًا ما تتميز محركات البحث بإجابات جيدة التنظيم من مستندات في مقتطفات.

4. تضمين أمثلة ومرئيات

كلما يمكن أن يكون المفهوم مربكًا ، أضف مثالاً. على سبيل المثال ، إذا كنت تشرح صيغة أو أمرًا ، فقم بإظهار عينة من الإدخال والإخراج.

أمثلة تحول التعليمات التجريدية إلى فهم ملموس.

5. اجعلها موجهة نحو المهمة وموجزة

يجب أن تركز مقالة دعم أو دليل على ما يريد المستخدم القيام به . ركز على موضوع أو مهمة رئيسية لكل مقالة .

إذا بدأت مقال في تغطية الكثير ، ففكر في تقسيمها إلى مقالات منفصلة.

6. مراجعة واختبار الوثائق

قبل النشر ، قم بالتجول في الخطوات تمامًا كما هو مكتوب ومعرفة ما إذا كان يمكنك تحقيق النتيجة.

إنه لأمر مدهش كيف يمكن أن تتحول الخطوة التي بدت واضحة عند الكتابة إلى تفاصيل صغيرة عندما يتبعها شخص ما بالفعل.

7. التحديث بانتظام

تتطور المنتجات ، وكذلك الوثائق . اجعلها عادة (أو جزء من العملية) لتحديث المستندات جنبًا إلى جنب مع تحديثات المنتج.

تعادل العديد من الشركات تحديثات الوثائق لقوائم المراجعة لإصدارها. أيضًا ، مراقبة ملاحظات: إذا استمر المستخدمون في طرح سؤال حتى بعد قراءة المستند ، فهذا دليل قد يكون شيئًا غير واضح أو مفقود.

8. استخدم القوالب لتبسيط العمل

تتمثل الخدعة الذكية في التجارة في استخدام قوالب لأنواع المستندات الشائعة.

لا تريد إعادة اختراع العجلة في كل مرة تكتب فيها مقالة جديدة.

على سبيل المثال ، قد يكون لديك قالب "إرشادي" يحتوي على أقسام للمقدمة ، والخطوات ، والنتائج المتوقعة ، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها ، وكلها وضعت.

ثم يمكنك فقط ملء التفاصيل. هذا يضمن الاتساق ويوفر الوقت.

9. الاستفادة من التعليقات والتحليلات

ككاتب توثيق ، لا تعمل أبدًا في فراغ. التعامل مع فرق دعم العملاء ، واكتشف الأسئلة أو نقاط الألم التي يبلغ المستخدمون أكثر.

يمكن أن يوجه هذا الوثائق التي تكتبها بعد ذلك.

من خلال الجمع بين أدوات رائعة مع أفضل الممارسات ، يمكن للكتاب إنتاج محتوى يساعد حقًا.

الخلاصة: تأثير كاتب الوثائق الرائع

كتابة الوثائق ليست دائما براقة. غالبًا ما تكون محلل المشكلات من وراء الكواليس ، وهو المهندس المعماري الهادئ لتجربة المستخدم

لكن من نواح كثيرة ، أنت أيضًا بطلة للمستخدم . يأخذ الكاتب العظيم موقفًا محبطًا ومربحًا ويحوله إلى "أوه ، كان ذلك سهلاً!" لحظة لشخص ما.

بالنسبة للشركات ، هذا الدور هو أحد الأصول الاستراتيجية. وثائق الجودة تعني:

• أقل تذاكر الدعم
• المزيد من العملاء تمكين
• أسرع على متن المستخدمين الجدد (وحتى الموظفين الجدد)
• سمعة ماركة أقوى لكونك مفيدة

إذا كنت تفكر في أن تصبح كاتبة توثيق ، فاعلم أنه مجال لن تتوقف عن التعلم فيه أبدًا .

سوف تغوص في المجالات الجديدة ، من البرامج إلى الأجهزة إلى العمليات ، وتوسيع معرفتك باستمرار. ستعشق مهاراتك في الكتابة والاتصال كل يوم. وسوف تلعب المترجم بين خبراء التكنولوجيا والمستخدمين النهائيين - وهو دور يتطلب الصبر والفضول والرغبة الحقيقية في مساعدة الآخرين على النجاح.

سواء كنت تتطلع إلى الدخول إلى الحقل أو تحسين مستندات شركتك ، تذكر: في قلب الوثائق العظيمة هي رعاية حقيقية لتجربة المستخدم. حافظ على ذلك كنجم نورث ، وسوف تفعل ما يرام.

الموارد المذكورة في هذا الدليل

1. فهم مقياس مكتب الخدمة من التكلفة لكل تذكرة بواسطة Thinkhdi ︎
2. راتب الكاتب الفني في الولايات المتحدة من قبل ︎ بالفعل
3. بيانات مكتب إحصاءات العمل الأمريكية حول متوسط ​​الأجر السنوي للكتاب الفنيين ︎