Apa Itu VoIP (Dan Apakah Bisnis Anda Membutuhkannya)?

Berurusan dengan panggilan telepon adalah aktivitas yang tidak dapat dihindari bagi banyak bisnis. Klien mungkin ingin berbicara dengan orang sungguhan sebelum mereka melakukan pembelian, atau memerlukan dukungan pelanggan. Masalahnya, sistem telepon tradisional agak ketinggalan zaman, dan tidak memungkinkan Anda mengumpulkan data pelanggan secara efisien.

Di situlah Voice Over IP (VoIP) masuk. Dengan teknologi ini, Anda dapat menangani panggilan pelanggan menggunakan perangkat lunak alih-alih saluran telepon biasa. Dengan cara ini, Anda dapat mengumpulkan informasi dengan lebih efisien. Dalam artikel ini, kami akan memberi Anda kursus kilat tentang VoIP, membicarakan kapan masuk akal untuk menggunakannya, dan memperkenalkan Anda ke beberapa platform favorit kami.

Ayo bekerja!

Apa itu VoIP?

Saat ini, sudah umum untuk tetap berhubungan dengan orang lain menggunakan layanan perpesanan seperti WhatsApp, Skype, atau Facebook Messenger. Satu kesamaan platform ini adalah mereka tidak hanya memungkinkan Anda untuk mengirim pesan tetapi juga melakukan panggilan melalui video atau audio biasa.

Di masa lalu, melakukan panggilan mengharuskan Anda memiliki telepon rumah, saluran, dan mendaftar ke penyedia reguler. Namun, sekarang Anda dapat melakukan dan menerima panggilan di seluruh internet, menggunakan teknologi yang disebut Voice Over IP (VoIP). Teknologi ini merutekan ulang panggilan Anda melalui internet alih-alih menggunakan saluran telepon biasa.

Ini berarti bahwa jika Anda menjalankan bisnis, Anda bahkan tidak perlu menyiapkan saluran telepon biasa. Sebagai gantinya, Anda dapat meminta karyawan menerima panggilan dari komputer mereka. Mari kita uraikan mengapa hal itu bagus untuk bisnis:

• Anda mendapatkan akses ke perangkat lunak panggilan lanjutan. Sebagian besar penyedia bisnis VoIP memungkinkan Anda untuk menyimpan informasi pelanggan dan mengumpulkan analitik secara otomatis, yang merupakan langkah besar dari telepon putar.
• Anda dapat menjawab panggilan langsung dari komputer Anda. Dengan VoIP, Anda tidak perlu memiliki telepon stasioner di samping Anda setiap saat.

Meskipun VoIP memiliki beberapa keunggulan, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan. Misalnya, menggunakan perangkat lunak VoIP bisnis berarti Anda mungkin perlu melatih karyawan Anda di platform, terutama jika mereka terbiasa bekerja dengan sistem telepon standar. Dengan mengingat hal itu, mari kita bicara sedikit tentang kapan masuk akal untuk menggunakan VoIP untuk bisnis Anda.

Jenis Bisnis Apa yang Dapat Diuntungkan dari Menggunakan VoIP

Bisnis yang menangani panggilan telepon tingkat tinggi secara alami sangat cocok untuk layanan VoIP. Bahkan platform VoIP bisnis paling dasar pun harus memungkinkan Anda menyimpan log panggilan telepon yang terperinci, menyimpan informasi kontak, membuat dan menyimpan rekaman, dan banyak lagi. Itu semua adalah fitur yang agak sederhana dari sudut pandang teknis, tetapi mereka bisa sangat berguna untuk bisnis.

Berikut adalah beberapa contoh bisnis yang dapat memperoleh manfaat dari penggunaan VoIP:

• Toko online berukuran sedang hingga besar. Setiap bisnis, terlepas dari produk apa yang mereka jual, Anda harus berurusan dengan dukungan pelanggan di beberapa titik. Dengan demikian, dapat menawarkan dukungan telepon dapat menempatkan Anda selangkah di atas persaingan.
• Penyedia hosting. Untuk bisnis ini, penting bahwa pelanggan Anda yang sudah ada dan calon pelanggan dapat menghubungi Anda untuk mendapatkan bantuan dan informasi pada saat itu juga.
• Website restoran dengan sistem reservasi. Banyak orang lebih suka menelepon untuk mengatur reservasi, bahkan jika Anda menawarkan sistem online untuk melakukannya. Dengan sistem VoIP, Anda dapat menanganinya dengan lebih efisien.

Tentu saja, ada beberapa bisnis lain yang bisa mendapatkan keuntungan dari VoIP. Namun, ketiga contoh tersebut akan memberi Anda gambaran yang baik tentang apakah itu cocok untuk Anda. Jika Anda tidak menjalankan jenis operasi yang melibatkan banyak (atau apapun) panggilan telepon, maka uang Anda mungkin lebih baik dihabiskan di tempat lain.

Sejauh situs WordPress pergi, tidak banyak yang bisa dikatakan tentang integrasi. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mendaftar ke penyedia bisnis VoIP dan memastikan pengunjung dapat menemukan nomor telepon Anda di situs web Anda. Anda dapat melakukan ini menggunakan bilah navigasi sekunder, atau dengan tombol Panggil saya sekarang yang bagus di suatu tempat di situs Anda:

Anda tidak benar-benar membutuhkan plugin untuk mengintegrasikan VoIP di situs WordPress Anda. Meskipun ada beberapa yang tersedia, mereka terutama hanya memungkinkan Anda untuk menambahkan tombol panggilan ke situs web Anda, yang merupakan sesuatu yang dapat Anda capai dengan lebih mudah menggunakan Divi.

3 Layanan VoIP Teratas untuk Situs Web Bisnis Anda

Ketika datang ke layanan bisnis VoIP, Anda memiliki banyak pilihan untuk dipilih, pada beberapa titik harga. Di bagian ini, kami akan memperkenalkan Anda ke tiga favorit kami untuk membantu Anda memulai.

1. RingCentral

RingCentral menawarkan sistem VoIP yang mudah diatur dan diaktifkan. Ini memungkinkan Anda untuk menangani panggilan bisnis Anda dari ponsel cerdas atau komputer mana pun melalui rangkaian aplikasinya. Dengan RingCentral, Anda dapat menjawab panggilan telepon biasa, bergabung dengan konferensi video, dan mengirim pesan. Itu bahkan dapat bertindak sebagai alternatif Slack untuk bisnis kecil.

Menambahkan operator telepon baru ke tim Anda melalui RingCentral sangatlah mudah. Yang harus mereka lakukan adalah menginstal aplikasi yang diperlukan, setelah itu Anda menambahkannya ke tim Anda. Itu menjadikannya solusi yang sangat baik jika Anda mencari sesuatu yang tidak akan membuat pusing untuk memulai.

Fitur Utama:

• Menjawab panggilan telepon, konferensi video, dan mengirim faks.
• Berkomunikasi dengan tim Anda melalui pesan pribadi.
• Gunakan aplikasi smartphone dan desktop untuk menangani panggilan Anda.
• Gunakan nomor telepon Anda sendiri jika Anda mau.

Harga: Paket mulai dari $19 per bulan | Informasi Lebih Lanjut

2. Vonase

Vonage menawarkan rangkaian lengkap aplikasi cloud untuk membantu Anda menjalankan bisnis dengan lebih efisien. Namun, nilai jual utamanya adalah komunikasi. Dengan Vonage, Anda dapat mengonfigurasi setiap detail pengalaman yang diperoleh pelanggan saat mereka menelepon, mulai dari menyiapkan pesan salam hingga mengalihkan panggilan secara instan.

Jika Anda melewatkan panggilan, Vonage memungkinkan Anda menerima pesan suara melalui email, menggunakan file audio. Ketika orang lain sedang berbicara di telepon dengan klien penting, Anda dapat masuk ke percakapan kapan pun Anda mau dan bahkan menggunakan saluran pribadi untuk berbicara dengan agen Anda tanpa didengarkan pelanggan. Vonage penuh dengan fitur-fitur kecil seperti ini yang menjadikannya pilihan yang bagus untuk bisnis yang menangani panggilan telepon dengan volume tinggi dan memerlukan solusi VoIP tingkat lanjut.

Fitur Utama:

• Terima panggilan dari ponsel cerdas atau desktop Anda menggunakan aplikasi.
• Menerima panggilan telepon dan video.
• Konfigurasikan apa yang pelanggan dengar saat mereka menelepon Anda.
• Dapatkan akses ke fitur lanjutan seperti penerusan pesan suara otomatis ke email Anda.

Harga: Paket mulai dari $19,99 per bulan | Informasi Lebih Lanjut

3. Perantara

Sama seperti Vonage, Intermedia lebih dari sekadar menawarkan layanan VoIP. Selain memungkinkan Anda menerima panggilan online, Intermedia juga menawarkan pencadangan dan sinkronisasi file, email, dan solusi keamanan.

Namun, mari kita fokus pada fitur VoIP untuk saat ini. Dengan Intermedia, Anda dapat mengelola semua panggilan Anda dari satu panel kontrol, yang dapat Anda akses dari perangkat seluler dan desktop. Saat seseorang menelepon Anda, sistem akan mengarahkan panggilan ke semua agen Anda yang tersedia hingga seseorang mengangkatnya. Jika tidak ada yang tersedia, itu akan meneruskannya ke nomor yang Anda pilih.

Tidak seperti platform lain yang telah kami bahas sejauh ini, Intermedia juga memberi Anda opsi untuk mengatur telepon yang mendukung VoIP melalui platformnya. Ini membuatnya ideal jika Anda menjalankan bisnis skala besar dan Anda tidak ingin karyawan Anda menggunakan ponsel cerdas mereka untuk menerima panggilan.

Fitur Utama:

• Kelola panggilan audio dan video.
• Arahkan setiap panggilan ke semua agen yang tersedia.
• Arahkan ulang panggilan ke nomor yang Anda inginkan.
• Dapatkan akses ke fitur berbasis cloud lainnya, seperti pencadangan dan sinkronisasi file.

Harga: Anda perlu menelepon untuk mendapatkan penawaran | Informasi Lebih Lanjut

Kesimpulan

Jika Anda menjalankan bisnis yang mendapat banyak panggilan setiap hari, meningkatkan sistem telepon lama Anda ke VoIP dapat membuat hidup Anda lebih mudah. Dengan platform VoIP yang tepat, Anda akan dapat mengelola panggilan dari komputer Anda, mengumpulkan informasi pelanggan, dan memberi karyawan Anda alat yang lebih baik untuk digunakan.

Sejauh penyedia VoIP apa yang digunakan, berikut adalah beberapa opsi favorit kami:

1. RingCentral: Solusi luar biasa jika Anda mencari perangkat lunak VoIP yang mudah diatur.
2. Vonage: Penyedia VoIP ini adalah pilihan tepat untuk bisnis menengah hingga besar.
3. Intermedia: Sangat cocok untuk bisnis besar yang membutuhkan perangkat VoIP profesional.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang cara menggunakan VoIP untuk situs web bisnis Anda? Mari kita bicara tentang mereka di bagian komentar di bawah!

Gambar thumbnail artikel oleh Jiri Perina / shutterstock.com