Etiquette des e-mails : quand faut-il Cci, CC ou Répondre à tous ?

Tous ceux qui ont déjà reçu un e-mail à l'échelle de l'entreprise connaissent l'horreur qu'une chaîne de réponse à tous peut causer aux communications. La plupart des professionnels, qu'il s'agisse d'employés d'entreprise ou d'entrepreneurs indépendants, ont au moins une certaine expérience avec une chaîne de messagerie qui a mal tourné. En d'autres termes, nous avons tous vu quelqu'un utiliser une mauvaise étiquette de courrier électronique.

C'est difficile à éviter. Une fois qu'une réponse de masse au hasard atterrit dans la boîte de réception de tout le monde, l'événement redouté déclenche immédiatement des discussions et des débats sur l'étiquette du courrier électronique. Quand devriez-vous CCI, CC ou Répondre à tous, de toute façon ?

Le fait est que toutes ces fonctions sont utiles lorsqu'elles sont utilisées correctement. Mais, il est important de comprendre l'étiquette et la politique impliquée lorsque vous le faites. Décomposons certaines choses à faire et à ne pas faire dans les e-mails afin d'être prêt la prochaine fois que vous devrez envoyer ou répondre à un message à l'échelle de l'entreprise.

Quand devriez-vous BCC?

Lorsque vous CCI d'autres personnes dans un fil de discussion, vous leur envoyez une copie carbone invisible d'un message. Cela signifie qu'ils ne peuvent pas voir à qui d'autre vous avez envoyé le message. BCC peut être utilisé dans les communications internes et externes, selon l'objectif.

BCC Dos

Vous souhaiterez peut-être BCC des personnes spécifiques dans une réponse par e-mail lorsque vous :

• Vous souhaitez protéger la confidentialité de vos destinataires ou éviter d'afficher une longue liste de destinataires
• Vous voulez déplacer quelqu'un du fil de discussion principal, comme dans un e-mail d'introduction (assurez-vous de noter dans votre message que vous le déplacez vers Cci)
• Besoin de mettre discrètement votre responsable au courant des communications par e-mail potentiellement problématiques

Si vous envoyez un e-mail en masse à un grand nombre de destinataires, BCC masque leurs noms et adresses e-mail afin que les autres destinataires ne puissent pas copier ces informations privées. Cela vous protège, ainsi que vos destinataires, des violations de la vie privée.

L'option BCC est la meilleure pour protéger la confidentialité et la discrétion des autres, ou pour les retirer du fil lorsqu'ils n'ont plus besoin de recevoir de réponses. Outre la confidentialité, BCC est également idéal pour les communications internes au sein d'une entreprise ou d'un service.

Souvent, les managers demanderont à être inclus via BCC dans des communications spécifiques entre leurs employés. Disons que vous rencontrez des difficultés persistantes avec un collègue ou un fournisseur tiers. Après avoir suivi les protocoles habituels de votre lieu de travail pour atténuer le problème, votre responsable peut demander à être en CCI sur certaines de vos communications.

BCC à ne pas faire

Vous ne devez pas CCI d'autres personnes dans un fil de discussion qui n'ont pas besoin d'être incluses, pour quelque raison que ce soit. De plus, vous ne pratiquez pas une bonne étiquette de courrier électronique si vous bouclez quelqu'un sans avertissement ni explication.

Si vous faites face à des problèmes au sein de votre équipe de travail, par exemple, vous ne devriez probablement pas CCI votre responsable, votre chef d'équipe ou vos collègues sans les en informer au préalable et obtenir leur autorisation. De plus, vous devez éviter d'inclure dans BCC quelqu'un qui ne fait pas partie de votre organisation interne.

Les meilleurs moments pour CC

Il est approprié d'utiliser l'outil CC, ou Carbon Copy, dans vos fils de discussion lorsque vous avez besoin de plus d'une personne dans une équipe pour voir un message. Au-delà de cela, vous voulez également que chaque personne dans le fil sache à qui le message est destiné. Selon les circonstances, CC peut être utilisé dans les communications électroniques externes et internes.

CC Dos

Un bon exemple d'utilisation de CC sur vos e-mails est lorsque les personnes auxquelles vous répondez sont impliquées ou affectées par le message que vous envoyez. Vous pouvez également CC lorsque votre responsable demande à être inclus dans des messages spécifiques à certains membres de l'équipe. Dans ces cas, tous les destinataires sont visibles.

Peut-être que vous et votre équipe travaillez avec un fournisseur tiers, et le fournisseur a besoin d'un coup de pouce supplémentaire pour obtenir sa part du travail. Vous pouvez mettre en copie votre chef de projet ou votre superviseur direct dans le fil de discussion afin que le fournisseur puisse voir que tous les yeux sont rivés sur les progrès du groupe.

CC est également fantastique lorsque les équipes internes communiquent régulièrement avec des sous-traitants ou des fournisseurs externes. Lorsque vous CC tout le monde dans la messagerie, vous faites preuve de transparence. En d'autres termes, tout le monde est informé de qui a été inclus dans le fil.

Vous pouvez également utiliser CC si vous envoyez un e-mail de suivi ou de remerciement après un entretien d'embauche ou une réunion. Ensuite, vous pouvez CC les personnes qui étaient présentes.

Si vous communiquez avec un client externe à votre équipe de travail, vous devrez peut-être parfois mettre votre responsable en boucle via CC. Disons que le client n'est pas satisfait de l'assistance qu'il a reçue jusqu'à présent, et qu'il est temps de le déplacer vers le haut de la chaîne de commande. À ce stade, vous pouvez informer le client que vous incluez votre responsable dans la conversation et laissez-les deux prendre la relève.

CC à ne pas faire

Vous ne devez pas CC tout le monde dans un message si votre réponse ne s'applique pas à eux. Sinon, vous encombrez leur boîte de réception de messages sans rapport dont ils n'ont vraiment pas besoin. Vous devez également éviter d'inclure dans CC une personne qui n'a pas exprimé le besoin d'être incluse - ou sans indiquer dans l'e-mail pourquoi vous les avez mises en boucle.

L'étiquette de base des e-mails dicte que vous ne devriez pas envoyer de messages inutiles aux gens. Gardez votre communication simple et ne répondez qu'aux personnes directement impliquées. En cas de doute, appuyez sur Répondre et ne CC pas.

Répondre à toutes les choses à faire et à ne pas faire

Ah, le redoutable Reply-All. Quand faut-il le faire ? Plus important encore, quand ne devriez-vous pas?

Répondre à tous

Reply-All est plus approprié lorsqu'il est utilisé pour les communications internes entre les équipes de travail, les services et (parfois) les fournisseurs. Ce n'est généralement pas garanti ailleurs. Et, il n'y a que des cas spécifiques où il doit être utilisé.

Vous ne devez Répondre à tous à un e-mail que lorsque vous êtes sûr que votre réponse est pertinente pour tout le monde dans le fil. Est-ce que tout le monde dans le message précédent a besoin de voir votre réponse, ou devez-vous répondre uniquement à des personnes spécifiques ? Choisir de répondre à tous est vraiment une étiquette de courrier électronique situationnelle, alors prenez un cas à la fois.

Répondre à tous

En général, ne répondez pas à tous à un e-mail à l'échelle du service ou de l'entreprise qui a été envoyé en masse via CC ou BCC. Plus précisément, si l'e-mail fait partie d'un message de masse, tous les destinataires n'ont probablement pas besoin de recevoir une copie de votre question à l'expéditeur.

De même, ne répondez pas à tous avec une réponse générique du type « D'accord, ça fera l'affaire ! » Lorsque cela se produit, surtout si plusieurs personnes le font, la boîte de réception de chacun est inondée de notifications qu'ils n'ont pas le temps de trier.

La ligne de fond

Il existe des règles d'étiquette spécifiques pour les e-mails à suivre lorsqu'il s'agit d'appuyer sur Cci, CC ou Répondre à tous dans vos réponses par e-mail. Récapitulons rapidement les règles de base :

• BCC lorsque vous devez être discret ou protéger la vie privée et les informations personnelles des destinataires
• CC uniquement les personnes qui ont besoin de recevoir votre réponse
• Répondre à tous uniquement lorsque tout le monde dans le fil de discussion a besoin de voir votre réponse

Si vous suivez ces meilleures pratiques de base pour l'étiquette des e-mails, vos communications avec vos collègues, équipes de travail, fournisseurs et clients seront plus fluides et plus simples.

Suivez-vous des règles spécifiques concernant l'étiquette des e-mails Cci, CC ou Répondre à tous ? Faites le nous savoir dans les commentaires!

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