Этикет электронной почты: когда вам следует использовать BCC, CC или ответить всем?

Каждый, кто когда-либо получал корпоративное электронное письмо, знает, какой ужас может нанести цепочка ответов в сообщениях. Большинство профессиональных профессионалов, будь то корпоративные служащие или внештатные предприниматели, имеют хотя бы некоторый опыт работы с испорченной цепочкой электронной почты. Другими словами, мы все видели, как кто-то использует плохой почтовый этикет.

Трудно избежать. Как только случайный массовый ответ попадает в почтовый ящик каждого, ужасное событие немедленно вызывает дискуссии и дебаты по поводу этикета электронной почты. В любом случае, когда вам следует использовать BCC, CC или Reply-All?

Дело в том, что все эти функции полезны при правильном использовании. Но при этом важно понимать правила этикета и политики. Давайте разберемся в некоторых важных правилах этикета электронной почты, чтобы вы были готовы в следующий раз, когда вам нужно будет отправить или ответить на сообщение всей компании.

Когда вам следует BCC?

Когда вы отправляете скрытую копию сообщения другим пользователям в цепочке писем, вы отправляете им слепую копию сообщения. Это означает, что они не могут видеть, кому еще вы отправили сообщение. BCC может использоваться как во внутренних, так и во внешних коммуникациях, в зависимости от цели.

BCC Dos

Возможно, вы захотите отправить BCC конкретным людям в ответе по электронной почте, если вы:

• Хотите защитить конфиденциальность ваших получателей или избежать отображения длинного списка получателей
• Хотите удалить кого-то из основной цепочки писем, например, в вводном письме (обязательно отметьте в своем сообщении, что вы перемещаете его в скрытую копию)
• Необходимо незаметно сообщить своему менеджеру о потенциально проблемных электронных сообщениях.

Если вы отправляете массовое электронное письмо большому количеству получателей, BCC скрывает их имена и адреса электронной почты, чтобы другие получатели не могли скопировать эту личную информацию. Это защищает как вас, так и ваших получателей от нарушений конфиденциальности.

Вариант BCC лучше всего подходит для защиты конфиденциальности и усмотрения других или для удаления их из цепочки, когда им больше не нужно получать ответы. Помимо конфиденциальности, BCC также идеально подходит для внутреннего общения в компании или отделе.

Часто менеджеры просят, чтобы их включили через BCC в конкретное общение между своими сотрудниками. Допустим, у вас постоянные трудности с коллегой или сторонним поставщиком. После того, как вы будете следовать своим обычным протоколам на рабочем месте для устранения проблемы, ваш менеджер может попросить подтвердить скрытую копию некоторых ваших сообщений.

BCC Что нельзя

Вы не должны скрывать в цепочке писем других людей, которые не нуждаются в включении по какой-либо причине. Кроме того, вы не соблюдаете правила этикета по электронной почте, если зацикливаете кого-то без предупреждения или объяснения.

Например, если вы имеете дело с проблемами в своей рабочей группе, вам, вероятно, не следует скрывать своего менеджера, руководителя группы или коллег без предварительного уведомления и получения их разрешения. Кроме того, вам следует избегать включения в BCC кого-то, кто не является частью вашей внутренней организации.

Лучшие времена для CC

Если вам нужно более одного человека в команде, чтобы увидеть сообщение, уместно использовать инструмент CC или Carbon Copy в цепочках писем. Кроме того, вы также хотите, чтобы каждый участник цепочки знал, кому будет отправлено сообщение. В зависимости от обстоятельств CC может использоваться как во внешней, так и во внутренней электронной почте.

CC Dos

Отличный пример того, когда использовать CC в своих электронных письмах, - это когда люди, которым вы отвечаете, участвуют в отправляемом вами сообщении или затрагиваются им. Вы также можете использовать CC, когда ваш менеджер просит включить его в конкретный обмен сообщениями для определенных членов команды. В этих случаях видны все получатели.

Возможно, вы и ваша команда работаете со сторонним поставщиком, и поставщику требуется дополнительный толчок, чтобы вернуть свою часть работы. Вы можете направить своего руководителя проекта или своего непосредственного руководителя в ветку, чтобы поставщик мог видеть, что все глаза прикованы к прогрессу группы.

CC также отлично подходит, когда внутренние команды регулярно общаются с внешними подрядчиками или поставщиками. Когда вы отслеживаете всех участников обмена сообщениями, вы демонстрируете прозрачность. Другими словами, всем известно, кто был включен в ветку.

Вы также можете использовать CC, если вы отправляете повторное или благодарственное письмо после собеседования или встречи. Затем вы можете CC людей, которые присутствовали.

Если вы общаетесь с клиентом, который не входит в вашу рабочую группу, вам иногда может потребоваться замкнуть своего менеджера через CC. Допустим, клиент недоволен поддержкой, которую он получил до сих пор, и пришло время поднять его по иерархической лестнице. На этом этапе вы можете уведомить клиента о том, что вы включаете своего менеджера в разговор, и позволить им обоим взять это оттуда.

CC Что нельзя

Вы не должны отправлять CC всем в сообщении, если ваш ответ к ним не относится. В противном случае вы будете захламлять их почтовый ящик посторонними сообщениями, которые им действительно не нужны. Вам также следует избегать включения в CC кого-то, кто не выразил необходимости быть включенным, или не указывать в электронном письме, почему вы его зациклили.

Базовый электронный этикет гласит, что вы не должны отправлять людям ненужные сообщения. Держите ваше общение простым и отвечайте только тем людям, которые непосредственно вовлечены. Если сомневаетесь, нажмите «Ответить» и не используйте CC.

Ответить на все, что можно и чего нельзя

Ах, ужасный «Ответить всем». Когда это делать? Что еще более важно, когда не следует?

Ответить на все запросы

Reply-All наиболее подходит для внутреннего взаимодействия между рабочими группами, отделами и (иногда) поставщиками. Обычно это не гарантируется где-либо еще. И есть только определенные случаи, когда его следует использовать.

Вы должны отвечать на электронное письмо только в том случае, если уверены, что ваш ответ актуален для всех участников обсуждения. Все ли в предыдущем сообщении должны видеть ваш ответ, или вы должны отвечать только определенным людям? Выбор «Ответить всем» - это на самом деле ситуативный этикет по электронной почте, так что рассмотрите один пример за раз.

Ответить - все, что нельзя

Как правило, не отвечайте на электронные письма всего отдела или компании, которые были массово доставлены через CC или BCC. В частности, если электронное письмо является частью массового сообщения, всем получателям, вероятно, не нужно получать копию вашего вопроса отправителю.

Точно так же не отвечайте всем общим ответом вроде «Хорошо, подойдет!» Когда это происходит, особенно если это делают несколько человек, почтовый ящик каждого заполняется уведомлениями, которые у них нет времени разбираться.

Суть

Существуют определенные правила этикета электронной почты, которым нужно следовать, когда дело доходит до нажатия BCC, CC или Reply-All в ваших ответах по электронной почте. Давайте быстро резюмируем основные рекомендации:

• BCC, когда вам нужно соблюдать осторожность или защитить конфиденциальность и личную информацию получателей
• Копируйте только тех, кому нужен ваш ответ
• Reply-All только тогда, когда все в цепочке писем должны видеть ваш ответ

Если вы будете следовать этим основным передовым методам этикета электронной почты, ваше общение с коллегами, рабочими группами, поставщиками и клиентами станет более плавным и простым.

Соблюдаете ли вы какие-либо особые правила в отношении этикета электронной почты BCC, CC или Reply-All? Дайте нам знать об этом в комментариях!

Изображение предоставлено Эни Сетийовати / shutterstock.com