E-posta Görgü Kuralları: Ne Zaman BCC, CC veya Tümünü Yanıtlamalısınız?

Şirket çapında bir e-postanın alıcısı olan herkes, bir yanıt zincirinin iletişim üzerinde yaratabileceği dehşeti bilir. Kurumsal çalışanlar veya serbest girişimciler olsun, çoğu kariyer uzmanı, kötü giden bir e-posta zinciri konusunda en azından biraz deneyime sahiptir. Başka bir deyişle, hepimiz birinin kötü e-posta görgü kuralları kullandığını gördük.

Kaçınılması zor. Herkesin gelen kutusuna gelişigüzel bir toplu yanıt geldiğinde, korkunç olay hemen e-posta görgü kuralları hakkında tartışmaları ve tartışmaları tetikler. Yine de ne zaman BCC, CC veya Tümünü Yanıtlamalısınız?

Mesele şu ki, tüm bu işlevler doğru kullanıldığında faydalıdır. Ancak, bunu yaparken ilgili görgü kurallarını ve politikayı anlamak önemlidir. Bir daha şirket çapında bir mesaj göndermeniz veya yanıtlamanız gerektiğinde hazırlıklı olmanız için bazı kritik e-posta görgü kuralları ve yapılmaması gerekenleri açıklayalım.

Ne Zaman BCC Yapmalısınız?

Bir e-posta dizisinde başkalarına BCC yaptığınızda, onlara bir mesajın Kör Karbon Kopyasını göndermiş olursunuz. Bu, mesajı başka kime gönderdiğinizi göremeyecekleri anlamına gelir. BCC, amaca bağlı olarak hem iç hem de dış iletişimde kullanılabilir.

BCC Doları

Aşağıdaki durumlarda bir e-posta yanıtında belirli kişileri BCC yapmak isteyebilirsiniz:

• Alıcılarınızın gizliliğini korumak veya uzun bir alıcı listesi görüntülemekten kaçınmak istiyorsanız
• Birini giriş e-postasında olduğu gibi ana e-posta dizisinden çıkarmak istiyorsanız (mesajınızda bu kişiyi BCC'ye taşıdığınızı not ettiğinizden emin olun)
• Potansiyel olarak sorunlu e-posta iletişimlerine yöneticinizi gizlice dahil etmeniz gerekiyor

Çok sayıda alıcıya toplu e-posta gönderiyorsanız, BCC diğer alıcıların bu özel bilgileri kopyalayamaması için adlarını ve e-posta adreslerini gizler. Bu, hem sizi hem de alıcılarınızı gizlilik ihlallerinden korur.

BCC seçeneği, başkalarının gizliliğini ve takdir yetkisini korumak veya artık yanıt almaları gerekmediğinde onları ileti dizisinden çıkarmak için en iyisidir. Gizliliğin yanı sıra BCC, bir şirket veya departman içindeki dahili iletişimler için de idealdir.

Çoğu zaman yöneticiler, çalışanları arasındaki belirli iletişimlere BCC aracılığıyla dahil edilmeyi isteyeceklerdir. Bir iş arkadaşınızla veya üçüncü taraf bir satıcıyla devam eden sorunlar yaşadığınızı varsayalım. Sorunu hafifletmek için normal işyeri protokollerinizi izledikten sonra, yöneticiniz bazı iletişimlerinizde BCC'ye alınmak isteyebilir.

BCC'nin Yapılmaması Gerekenler

Herhangi bir nedenle dahil edilmesi gerekmeyen bir e-posta dizisindeki diğer kişileri BCC yapmamalısınız. Ek olarak, birisini uyarı veya açıklama yapmadan döngüye sokarsanız, iyi bir e-posta görgü kuralları uygulamıyorsunuz.

Örneğin, çalışma ekibinizdeki sorunlarla uğraşıyorsanız, yöneticinize, ekip liderinize veya iş arkadaşlarınıza önceden haber vermeden ve izinlerini almadan muhtemelen BCC yapmamalısınız. Ayrıca, dahili organizasyonunuzun parçası olmayan birini BCC'ye dahil etmekten kaçınmalısınız.

CC için En İyi Zamanlar

Bir mesajı görmek için ekipte birden fazla kişiye ihtiyaç duyduğunuzda, e-posta ileti dizilerinizde CC veya Karbon Kopya aracını kullanmak uygundur. Bunun ötesinde, mesaj dizisindeki her kişinin mesajın kime gideceğinin farkında olmasını da istersiniz. Koşullara bağlı olarak, CC hem harici hem de dahili e-posta iletişimlerinde kullanılabilir.

CC Dos

E-postalarınızda CC'nin ne zaman kullanılacağına dair harika bir örnek, yanıtladığınız kişilerin gönderdiğiniz iletiye dahil olması veya bu iletiden etkilenmesidir. Yöneticiniz belirli ekip üyelerine yönelik belirli mesajlara dahil edilmek istediğinde de CC yapabilirsiniz. Bu durumlarda, tüm alıcılar görünür durumdadır.

Belki siz ve ekibiniz bir üçüncü taraf satıcıyla çalışıyorsunuz ve satıcının işin kendi payını geri almak için fazladan bir zorlamaya ihtiyacı var. Satıcının tüm gözlerin grubun ilerlemesinde olduğunu görebilmesi için proje yöneticinizi veya doğrudan süpervizörünüzü iş parçacığında CC yapabilirsiniz.

CC, dahili ekipler harici yükleniciler veya satıcılarla düzenli olarak iletişim kurduğunda da harikadır. Mesajdaki herkesi CC'ye eklediğinizde, şeffaflığı uygularsınız. Başka bir deyişle, konuya kimlerin dahil edildiği herkes tarafından bilinir.

Bir iş görüşmesi veya toplantıdan sonra bir takip veya teşekkür e-postası gönderiyorsanız, CC'yi de kullanmak isteyebilirsiniz. Ardından, mevcut olan kişileri CC yapabilirsiniz.

Çalışma ekibinizin dışından bir müşteriyle iletişim kuruyorsanız, bazen yöneticinizi CC aracılığıyla devreye sokmanız gerekebilir. Diyelim ki müşteri şimdiye kadar aldıkları destekten memnun değil ve onları emir komuta zincirinde yukarı taşımanın zamanı geldi. Bu noktada, görüşmeye yöneticinizi dahil ettiğinizi müşteriye bildirebilir ve ikisinin oradan almasına izin verebilirsiniz.

CC'nin Yapılmaması Gerekenler

Yanıtınız onlar için geçerli değilse, bir iletideki herkesi CC'ye almamalısınız. Aksi takdirde, gelen kutularını gerçekten ihtiyaç duymadıkları ilgisiz mesajlarla doldurmuş olursunuz. Ayrıca, dahil edilme ihtiyacını ifade etmeyen veya e-postada onları neden dahil ettiğinizi belirtmeden birini CC'ye dahil etmekten kaçınmalısınız.

Temel e-posta görgü kuralları, insanlara gereksiz mesajlar göndermemeniz gerektiğini belirtir. İletişiminizi basit tutun ve yalnızca doğrudan ilgili kişilere yanıt verin. Şüphe duyduğunuzda Yanıtla'ya basın ve CC yapmayın.

Cevap-Tüm Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler

Ah, korkunç Tümünü Yanıtla. Ne zaman yapmalısın? Daha da önemlisi, ne zaman yapmamalısınız?

Yanıt-Tüm Yapılacaklar

Tümünü Yanıtla en çok çalışma ekipleri, departmanlar ve (bazen) satıcılar arasındaki iç iletişim için kullanıldığında uygundur. Genellikle başka hiçbir yerde garanti edilmez. Ve kullanılması gereken yalnızca belirli durumlar vardır.

Yanıtınızın ileti dizisindeki herkesle alakalı olduğundan emin olduğunuzda bir e-postaya yalnızca Tümünü Yanıtlamalısınız. Önceki mesajdaki herkesin yanıtınızı görmesi mi gerekiyor, yoksa yalnızca belirli kişilere mi yanıt vermelisiniz? Tümünü Yanıtla'yı seçmek gerçekten durumsal e-posta görgü kurallarıdır, bu nedenle her seferinde bir örnek alın.

Yanıtla-Yapılmaması Gerekenler

Genel olarak, CC veya BCC yoluyla toplu olarak gönderilen departman veya şirket çapında bir e-postaya Tümünü Yanıtlamayın. Spesifik olarak, e-posta bir toplu mesajın parçasıysa, muhtemelen tüm alıcıların gönderene sorunuzun bir kopyasını alması gerekmez.

Benzer şekilde, "Tamam, yapacağım!" gibi genel bir yanıtla Tümünü Yanıtlamayın. Bu olduğunda – özellikle birden fazla kişi yapıyorsa – herkesin gelen kutusu, sıralamak için zamanları olmayan bildirimlerle dolup taşar.

Alt çizgi

E-posta yanıtlarınızda Gizli, CC veya Tümünü Yanıtla'ya ulaşmak söz konusu olduğunda uyulması gereken belirli e-posta görgü kuralları vardır. Temel yönergeleri hızlıca özetleyelim:

• Gizli olmanız veya alıcıların gizliliğini ve kişisel bilgilerini korumanız gerektiğinde BCC
• CC yalnızca yanıtınızı alması gereken kişiler
• Tümünü Yanıtla-Yalnızca e-posta dizisindeki herkesin yanıtınızı görmesi gerektiğinde

E-posta görgü kuralları için bu temel en iyi uygulamaları izlerseniz iş arkadaşlarınızla, çalışma ekipleriyle, satıcılarla ve müşterilerle iletişiminiz daha sorunsuz ve basit olacaktır.

BCC, CC veya Tümünü Yanıtla e-posta görgü kurallarıyla ilgili belirli kurallara uyuyor musunuz? Yorumlarda bize bildirin!

Eny Setiyowati / Shutterstock.com üzerinden öne çıkan görsel