آداب البريد الإلكتروني: متى يجب عليك BCC أو CC أو الرد على الكل؟

يعرف كل من سبق له أن تلقى بريدًا إلكترونيًا على مستوى الشركة مدى الرعب الذي يمكن أن تحدثه سلسلة الرد على الاتصالات. معظم المهنيين المهنيين ، سواء كانوا موظفين في الشركات أو رواد أعمال مستقلين ، لديهم على الأقل بعض الخبرة مع سلسلة بريد إلكتروني ساءت. بعبارة أخرى ، رأينا جميعًا أن شخصًا ما يستخدم آداب بريد إلكتروني سيئة.

من الصعب تجنبه. بمجرد وصول الرد الجماعي العشوائي إلى البريد الوارد للجميع ، يؤدي الحدث المخيف على الفور إلى إجراء مناقشات ومناقشات حول آداب البريد الإلكتروني. متى يجب عليك BCC أو CC أو Reply-All ، على أي حال؟

الشيء هو أن كل هذه الوظائف مفيدة عند استخدامها بشكل صحيح. لكن من المهم أن تفهم الآداب والسياسة المتضمنة عند القيام بذلك. دعنا نقسم بعض آداب البريد الإلكتروني الهامة وما يجب تجنبه حتى تكون مستعدًا في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى إرسال رسالة على مستوى الشركة أو الرد عليها.

متى يجب عليك BCC؟

عندما تقوم بإرسال نسخة مخفية الوجهة إلى الآخرين في سلسلة رسائل بريد إلكتروني ، فأنت ترسل إليهم نسخة كربونية عمياء من رسالة. هذا يعني أنه لا يمكنهم رؤية من أرسلت إليه الرسالة أيضًا. يمكن استخدام BCC في كل من الاتصالات الداخلية والخارجية ، حسب الغرض.

BCC دوس

قد ترغب في إرسال نسخة مخفية الوجهة إلى أشخاص محددين في رد بريد إلكتروني عندما:

• تريد حماية خصوصية المستلمين أو تجنب عرض قائمة طويلة من المستلمين
• تريد نقل شخص ما من سلسلة رسائل البريد الإلكتروني الرئيسية ، كما هو الحال في رسالة بريد إلكتروني مقدمة (تأكد من ملاحظة في رسالتك أنك تنقله إلى BCC)
• تحتاج إلى إجراء حلقة تكتمية لمديرك بشأن اتصالات البريد الإلكتروني التي يحتمل أن تكون إشكالية

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا جماعيًا إلى عدد كبير من المستلمين ، فإن BCC تخفي أسمائهم وعناوين بريدهم الإلكتروني حتى لا يتمكن المستلمون الآخرون من نسخ تلك المعلومات الخاصة. هذا يحميك أنت والمستلمين من انتهاكات الخصوصية.

يعد خيار BCC هو الأفضل لحماية خصوصية الآخرين وحسن تقديرهم ، أو لنقلهم من سلسلة الرسائل عندما لا يعودون بحاجة إلى تلقي ردود. بصرف النظر عن الخصوصية ، يعد BCC أيضًا مثاليًا للاتصالات الداخلية داخل الشركة أو القسم.

في كثير من الأحيان ، سيطلب المديرون أن يتم تضمينهم عبر BCC في اتصالات محددة بين موظفيهم. لنفترض أنك تواجه صعوبات مستمرة مع زميل أو بائع تابع لجهة خارجية. بعد اتباع بروتوكولات مكان العمل المعتادة للتخفيف من حدة المشكلة ، قد يطلب مديرك أن يكون BCC على بعض اتصالاتك.

لا تفعل BCC

لا يجب عليك BCC الآخرين في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني الذين لا يحتاجون إلى تضمينهم ، لأي سبب من الأسباب. بالإضافة إلى ذلك ، أنت لا تمارس آداب البريد الإلكتروني الجيدة إذا قمت بتكرار شخص ما دون سابق إنذار أو تفسير.

إذا كنت تتعامل مع مشكلات داخل فريق العمل لديك ، على سبيل المثال ، فمن المحتمل ألا يكون من الأفضل BCC مديرك أو قائد الفريق أو الزملاء دون إخطارهم أولاً والحصول على إذنهم. علاوة على ذلك ، يجب عليك تجنب تضمين شخص ما في BCC ليس جزءًا من مؤسستك الداخلية.

أفضل الأوقات ل CC

من المناسب استخدام أداة CC أو Carbon Copy في سلاسل البريد الإلكتروني الخاصة بك عندما تحتاج إلى أكثر من شخص في الفريق لرؤية رسالة. أبعد من ذلك ، تريد أيضًا أن يكون كل شخص في سلسلة الرسائل على دراية بمن سترسل الرسالة. اعتمادًا على الظروف ، يمكن استخدام CC في كل من اتصالات البريد الإلكتروني الخارجية والداخلية.

CC دوس

من الأمثلة الرائعة على وقت استخدام CC في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عندما يكون الأشخاص الذين ترد عليهم متورطين في الرسالة التي ترسلها أو يتأثرون بها. يمكنك أيضًا إرسال نسخة عندما يطلب مديرك أن يتم تضمينك في رسائل محددة لأعضاء فريق معينين. في هذه الحالات ، يكون جميع المستلمين مرئيين.

ربما تعمل أنت وفريقك مع مورِّد تابع لجهة خارجية ، ويحتاج البائع إلى دفعة إضافية لاستعادة نصيبه من العمل. يمكنك CC مدير المشروع أو مشرفك المباشر في سلسلة الرسائل حتى يتمكن البائع من رؤية أن كل الأنظار تتجه نحو تقدم المجموعة.

تعد CC رائعة أيضًا عندما تتواصل الفرق الداخلية بانتظام مع المقاولين أو البائعين الخارجيين. عند إرسال نسخة إلى كل شخص في المراسلة ، فأنت تمارس الشفافية. بمعنى آخر ، يتم إعلام الجميع بمن تم تضمينه في الموضوع.

قد ترغب أيضًا في استخدام CC إذا كنت ترسل رسالة متابعة أو رسالة شكر إلكترونية بعد مقابلة عمل أو اجتماع. بعد ذلك ، يمكنك إرسال نسخة إلى الأشخاص الذين كانوا حاضرين.

إذا كنت تتواصل مع عميل خارج فريق العمل الخاص بك ، فقد تحتاج أحيانًا إلى إعادة توجيه مديرك عبر CC. لنفترض أن العميل ليس سعيدًا بالدعم الذي حصل عليه حتى الآن ، وقد حان الوقت لرفع مستوى التسلسل القيادي. في هذه المرحلة ، يمكنك إخطار العميل بأنك تقوم بإدراج مديرك في المحادثة ، والسماح لكليهما بأخذها من هناك.

لا يجوز CC

لا ينبغي عليك إرسال نسخة إلى كل شخص في رسالة إذا كان ردك لا ينطبق عليهم. خلاف ذلك ، سوف تزدحم صندوق الوارد الخاص بهم برسائل غير ذات صلة لا يحتاجون إليها حقًا. يجب عليك أيضًا تجنب تضمين شخص ما في CC لم يعبر عن حاجته إلى تضمينه - أو دون ذكر سبب قيامك بتكرار ذلك في البريد الإلكتروني.

تملي آداب البريد الإلكتروني الأساسية عدم إرسال رسائل غير ضرورية إلى الأشخاص. اجعل اتصالك بسيطًا ولا ترد إلا على الأشخاص المشاركين بشكل مباشر. عندما تكون في شك ، اضغط على رد ولا ترسل نسخة.

الرد على جميع ما يجب فعله وما لا يجب فعله

آه ، الرد المخيف على الكل. متى يجب أن تفعل ذلك؟ والأهم من ذلك ، متى لا يجب عليك ذلك؟

الرد على جميع المهام

يعد Reply-All أكثر ملاءمة عند استخدامه للاتصالات الداخلية بين فرق العمل والأقسام و (أحيانًا) البائعين. عادة لا يكون هناك ما يبرره في أي مكان آخر. وهناك حالات محددة فقط عندما يجب استخدامها.

يجب عليك فقط الرد على الكل في رسالة بريد إلكتروني عندما تكون متأكدًا من أن ردك وثيق الصلة بكل شخص في سلسلة الرسائل. هل يحتاج كل شخص في الرسالة السابقة إلى رؤية ردك ، أم يجب عليك الرد على أفراد محددين فقط؟ اختيار الرد على الكل هو حقًا آداب سلوكية متعلقة بالبريد الإلكتروني ، لذا خذ مثالاً واحداً في كل مرة.

الرد على جميع المحاذير

بشكل عام ، لا تقم بالرد على الكل على بريد إلكتروني على مستوى القسم أو على مستوى الشركة تم تسليمه بكميات كبيرة عبر CC أو BCC. على وجه التحديد ، إذا كان البريد الإلكتروني جزءًا من رسالة جماعية ، فربما لا يحتاج جميع المستلمين إلى تلقي نسخة من سؤالك إلى المرسل.

وبالمثل ، لا تقم بالرد على الكل برد عام مثل ، "حسنًا ، سأفعل!" عندما يحدث ذلك - خاصةً إذا قام بذلك أكثر من شخص - فإن البريد الوارد لكل شخص يغمره الإشعارات التي ليس لديهم وقت لفرزها.

الخط السفلي

هناك قواعد محددة لآداب البريد الإلكتروني يجب اتباعها عندما يتعلق الأمر بضرب BCC أو CC أو Reply-All في ردود البريد الإلكتروني الخاصة بك. دعنا نلخص الإرشادات الأساسية بسرعة:

• BCC عندما تحتاج إلى التحفظ أو حماية الخصوصية والمعلومات الشخصية للمستلمين
• CC فقط للأفراد الذين يحتاجون إلى تلقي ردك
• الرد على الكل فقط عندما يحتاج كل فرد في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني إلى رؤية ردك

إذا اتبعت أفضل الممارسات الأساسية لآداب البريد الإلكتروني ، فستكون اتصالاتك مع الزملاء وفرق العمل والموردين والعملاء أكثر سلاسة وسهولة.

هل تتبع أي قواعد محددة بخصوص آداب التعامل مع البريد الإلكتروني BCC أو CC أو Reply-All؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات!

صورة مميزة عبر Eny Setiyowati / shutterstock.com