Etykieta e-mail: kiedy należy UDW, CC lub Odpowiedz wszystkim?

Każdy, kto kiedykolwiek był odbiorcą ogólnofirmowej wiadomości e-mail, zna horror, jaki może wywołać łańcuch odpowiedzi w komunikacji. Większość profesjonalistów zajmujących się karierą, niezależnie od tego, czy są to pracownicy korporacyjni, czy też niezależni przedsiębiorcy, ma przynajmniej pewne doświadczenie z nieudanym łańcuchem e-mail. Innymi słowy, wszyscy widzieliśmy, jak ktoś używa złej etykiety e-mailowej.

Trudno tego uniknąć. Gdy przypadkowa, masowa odpowiedź wyląduje w skrzynce odbiorczej wszystkich, przerażające wydarzenie natychmiast wywołuje dyskusje i debaty na temat etykiety e-mailowej. Kiedy w ogóle powinieneś UDW, CC lub Odpowiedz-Wszystko?

Chodzi o to, że wszystkie te funkcje są przydatne, gdy są używane poprawnie. Ale ważne jest, aby zrozumieć etykietę i politykę, z którymi się to wiąże. Podzielmy kilka krytycznych nakazów i zakazów dotyczących etykiety e-mailowej, aby być przygotowanym, gdy następnym razem będziesz musiał wysłać wiadomość w całej firmie lub na nią odpowiedzieć.

Kiedy należy BCC?

Kiedy wysyłasz UDW innym w wątku e-mail, wysyłasz im Ukrytą kopię wiadomości. Oznacza to, że nie mogą zobaczyć, do kogo jeszcze wysłałeś wiadomość. BCC może być wykorzystywane zarówno w komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej, w zależności od celu.

BCC Dos

Możesz chcieć UDW określonych osób w odpowiedzi e-mail, gdy:

• Chcesz chronić prywatność swoich odbiorców lub uniknąć wyświetlania długiej listy odbiorców
• Chcesz przenieść kogoś poza główny wątek poczty e-mail, na przykład w e-mailu wprowadzającym (pamiętaj, aby w swojej wiadomości zaznaczyć, że przenosisz tę osobę do UDW)
• Musisz dyskretnie nawiązać kontakt z menedżerem w sprawie potencjalnie problematycznej komunikacji e-mailowej

Jeśli wysyłasz masową wiadomość e-mail do dużej liczby odbiorców, BCC ukrywa ich nazwiska i adresy e-mail, aby inni odbiorcy nie mogli skopiować tych prywatnych informacji. Chroni to zarówno Ciebie, jak i Twoich odbiorców przed naruszeniami prywatności.

Opcja BCC najlepiej nadaje się do ochrony prywatności i dyskrecji innych osób lub do usuwania ich z wątku, gdy nie muszą już otrzymywać odpowiedzi. Oprócz prywatności, BCC doskonale nadaje się również do komunikacji wewnętrznej w firmie lub dziale.

Często menedżerowie proszą o włączenie za pośrednictwem BCC do konkretnej komunikacji między pracownikami. Załóżmy, że masz ciągłe problemy ze współpracownikiem lub dostawcą zewnętrznym. Po zastosowaniu się do zwykłych protokołów obowiązujących w miejscu pracy w celu złagodzenia problemu, Twój kierownik może poprosić o UDW w niektórych Twoich komunikatach.

BCC nie

Nie powinieneś BCC innych w wątku e-mail, którzy nie muszą być uwzględnieni, z jakiegokolwiek powodu. Dodatkowo, nie praktykujesz dobrej etykiety e-mailowej, jeśli zapętlisz kogoś bez ostrzeżenia lub wyjaśnienia.

Jeśli na przykład masz do czynienia z problemami w swoim zespole roboczym, prawdopodobnie nie powinieneś skonfrontować swojego kierownika, lidera zespołu lub współpracowników bez wcześniejszego powiadomienia ich i uzyskania ich zgody. Ponadto należy unikać włączania do BCC osoby, która nie jest częścią Twojej organizacji wewnętrznej.

Najlepsze czasy na CC

Jeśli potrzebujesz więcej niż jednej osoby w zespole, aby zobaczyć wiadomość, należy użyć narzędzia CC (Carbon Copy) w wątkach poczty e-mail. Poza tym chcesz również, aby każda osoba w wątku była świadoma tego, do kogo trafi wiadomość. W zależności od okoliczności CC może być używany zarówno w zewnętrznej, jak i wewnętrznej komunikacji e-mail.

CC Dos

Doskonałym przykładem tego, kiedy używać CC w swoich e-mailach, jest sytuacja, w której osoby, do których odpowiadasz, są zaangażowane lub dotknięte wysyłaną wiadomością. Możesz również wysłać CC, gdy Twój menedżer prosi o uwzględnienie w określonych wiadomościach do niektórych członków zespołu. W takich przypadkach wszyscy odbiorcy są widoczni.

Być może Ty i Twój zespół współpracujecie z zewnętrznym dostawcą, który potrzebuje dodatkowego impulsu, aby odwrócić swoją część pracy. Możesz wysłać CC do swojego kierownika projektu lub bezpośredniego przełożonego w wątku, aby dostawca mógł zobaczyć, że wszystkie oczy są zwrócone na postęp grupy.

CC jest również fantastyczne, gdy wewnętrzne zespoły regularnie komunikują się z zewnętrznymi wykonawcami lub dostawcami. Kiedy CC wszystkich w wiadomości, ćwiczysz przejrzystość. Innymi słowy, każdy jest świadomy tego, kto został włączony do wątku.

Możesz również skorzystać z CC, jeśli po rozmowie kwalifikacyjnej lub spotkaniu wysyłasz e-mail uzupełniający lub e-mail z podziękowaniem. Następnie możesz CC osoby, które były obecne.

Jeśli komunikujesz się z klientem, który jest spoza Twojego zespołu roboczego, czasami konieczne może być połączenie menedżera za pośrednictwem CC. Załóżmy, że klient nie jest zadowolony z dotychczasowego wsparcia i nadszedł czas, aby przenieść go w górę łańcucha dowodzenia. W tym momencie możesz powiadomić klienta, że ​​włączasz swojego menedżera do rozmowy, i pozwolić im dwóm zająć się tym.

CC nie jest

Nie należy CC wszystkich w wiadomości, jeśli Twoja odpowiedź ich nie dotyczy. W przeciwnym razie będziesz zaśmiecać ich skrzynkę odbiorczą niepowiązanymi wiadomościami, których tak naprawdę nie potrzebują. Powinieneś także unikać włączania do CC kogoś, kto nie wyraził potrzeby włączenia – lub bez podania w e-mailu, dlaczego go zapętliłeś.

Podstawowa etykieta e-mail nakazuje, aby nie wysyłać do ludzi niepotrzebnych wiadomości. Zachowaj prostotę komunikacji i odpowiadaj tylko osobom, które są bezpośrednio zaangażowane. W razie wątpliwości naciśnij Odpowiedz, a nie CC.

Odpowiedz na wszystkie nakazy i zakazy

Ach, przerażająca Odpowiedz-Wszystko. Kiedy powinieneś to zrobić? Co ważniejsze, kiedy nie powinieneś?

Odpowiedz-Wszystkie Dos

Odpowiedź-All jest najbardziej odpowiednia, gdy jest używana do komunikacji wewnętrznej między zespołami roboczymi, działami i (czasami) dostawcami. Zwykle nie jest to uzasadnione nigdzie indziej. I istnieją tylko konkretne przypadki, w których należy go używać.

Na wiadomość e-mail należy odpowiadać wszystkim tylko wtedy, gdy masz pewność, że Twoja odpowiedź dotyczy wszystkich w wątku. Czy wszyscy w poprzedniej wiadomości muszą zobaczyć Twoją odpowiedź, czy też powinieneś odpowiadać tylko określonym osobom? Wybór opcji Odpowiedz-Wszystko jest naprawdę sytuacyjną etykietą e-mail, więc bierz jedną instancję na raz.

Odpowiedz-wszystkie zakazy

Ogólnie rzecz biorąc, nie odpowiadaj wszystkim na wiadomości e-mail obejmujące cały dział lub firmę, które zostały masowo dostarczone za pośrednictwem CC lub BCC. W szczególności, jeśli e-mail jest częścią wiadomości masowej, wszyscy odbiorcy prawdopodobnie nie muszą otrzymywać kopii Twojego pytania do nadawcy.

Podobnie, nie odpowiadaj wszystkim z ogólną odpowiedzią typu „OK, zrobię!” Kiedy tak się dzieje – zwłaszcza jeśli robi to więcej niż jedna osoba – skrzynka odbiorcza wszystkich osób zostaje zalana powiadomieniami, których nie mają czasu na sortowanie.

Dolna linia

Istnieją określone zasady etykiety e-mail, których należy przestrzegać, jeśli chodzi o trafienie UDW, CC lub Odpowiedz-Wszystko w odpowiedziach e-mail. Przypomnijmy szybko podstawowe wskazówki:

• BCC, gdy musisz zachować dyskrecję lub chronić prywatność i dane osobowe odbiorców
• CC tylko osoby, które potrzebują Twojej odpowiedzi
• Odpowiedz-Wszystko tylko wtedy, gdy wszyscy w wątku e-mail muszą zobaczyć Twoją odpowiedź

Jeśli zastosujesz się do tych podstawowych najlepszych praktyk dotyczących etykiety e-mailowej, Twoja komunikacja ze współpracownikami, zespołami roboczymi, dostawcami i klientami będzie płynniejsza i prostsza.

Czy przestrzegasz określonych zasad dotyczących etykiety e-mail BCC, CC lub Reply-All? Daj nam znać w komentarzach!

Polecane zdjęcie za pośrednictwem Eny Setiyowati / shutterstock.com