自動化されたタスクマネージャーを使用してプロジェクト管理の効率を高めるための11の最良の方法（専門家のヒントとツール）

公開: 2022-03-03

プロジェクトマネージャーとして、あなたのスキルと効率はさらに進んでいくことができます。制限はありません。したがって、プロジェクト管理の効率を絶えず向上させることができる一連のプロセスを採用することは賢明なステップです。それらをフォローし、定期的に練習し、進化すれば、時間の経過とともに多くのことを改善できるはずです。

現代のビジネスでは、プロジェクトマネージャーはよりスマートになり、自動化によって機能を拡張します。したがって、それは私たちが話しているそのプロセスの不可欠な部分でもあります。お金、時間、労力を節約することで、イノベーションの余地が広がります。自動化により、イノベーションを簡単に実現できます。

次のブログでは、全体について説明し、スマートタスク管理と戦略的プロセスを使用してプロジェクトマネージャーとしての効率を高める方法を紹介します。読み続けます。

プロジェクト管理をより効率的にする必要がある理由

プロジェクト管理の効率は、徐々に達成できる品質です。利用可能なリソースと時間を正確な見積もりで使用し、問題を解決し、プロジェクトを成功させることができる動的なプロジェクトマネージャーになる何か。効率性はまた、利害関係者の間での適応性、開放性、および人気の能力をもたらします。

効率と有効性の概念は、さまざまなプロセスを評価するときに一般的に使用されます。プロジェクトベースの組織は、時間、コスト、品質のバランスに苦労していることが多く、これを可能な限り効率的かつ効果的に行うことに関心があります。

Erik Sundqvist、Science Direct

計画、予算編成、実行から、プロジェクトマネージャーは長くて退屈なプロセスを経る必要があります。そして、リスクはほぼ確実です。従業員を管理し、タスクを分散し、目標を達成するには、精神的および肉体的な多大な努力が必要です。それで、あなたの救いの恵みは何でしょうか？

確かに、それはあなたの効率です。利用可能なすべてのリソースを適切な可能性で活用できれば、成功することができます。したがって、それを行う方法は？これはあなたの仕事がいくつかのステップを経ることを要求するところです。

プロジェクト管理の効率を改善するための11の実証済みのステップ

効率対策のリストは終わりがありません。おそらく毎週、新しい方法を革新することができます。しかし、重要な問題は、どれが最高であり、専門家が実際に機能していると感じているかということです。

以下に、プロジェクト管理スキルを向上させるための実証済みのベストプラクティスをいくつか示します。それらをチェックしてください–

計画に焦点を当てる
ナレッジベースを作成する
同時コミュニケーションプロセスを確立する
プロジェクト時間の管理と予算編成
リスク管理戦略
すべてのプロジェクトデータにアクセスできるようにする
プロセスの追跡
実行チームメンバーに報酬を与える
適切なツールを調整する
フィードバックと提案を受け付けます
決して解決せず、継続的な改善を行う

詳細を調べて、これらの方法がプロジェクトマネージャーのプロジェクト管理効率の向上にどのように役立つかを調べてみましょう–

1.計画に焦点を合わせる

計画は、すべてのプロジェクト管理活動の柱です。きちんとした計画とバックアップ計画があれば、ゲームを安全にプレイできます。また、それはあなたがいくつかの深刻なビジネスに取り組んでいることを確認するための最初のステップです。

簡単に言えば、実行可能な計画を立てるためにこのことを行う必要があります–

プロジェクトの範囲を定義する
作業分解図の構造を作成する
プロジェクト活動を定義し、順序付けます
予算、期間、およびその他のリソースを賢明に見積もります
緊急時対応計画を準備しておく

上記のすべてのタスクは、プロジェクトを合理化するだけです。あなたの骨格が強いとき、体は細かい形をとらなければなりません。

2.ナレッジベースを作成します

プロジェクトには知識ベースの作成が不可欠です。情報が必要なときはいつでも、ナレッジベースが役立ちます。したがって、一般的なシナリオは次のようになります。たとえば、誰かが前四半期の販売数を知る必要があるとします。あなたは彼に知らせます。次に、同じ情報を求める別の人が来ます。また答えてくれませんか？

クロスシェアリングと組織全体でのデータの同時フローを実行するには、ナレッジベースが必要です。これは、プロジェクト内の人だけでなく、部外者や顧客にも役立ちます。

3.同時コミュニケーションプロセスを確立する

利害関係者間の安定したコミュニケーションがない限り、プロジェクトは危険にさらされます。プロジェクトに参加するすべての人は、同じページにいて、同じ目標に向かって作業していることを確認する必要があります。しかし、多くのプロジェクトはそれがないために失敗します。明らかに、「通信障害」はプロジェクトの失敗の57％を引き起こします。

さて、固執するコミュニケーションプロセスを確立する方法は？まず、すべての情報を保持し、定期的に更新する形式またはボードを選択します。

次の段階は、コミュニケーションの目標を設定することです。つまり、プロジェクトの利害関係者とのコミュニケーションプロセスを通じて、何を達成したいのかについて別の計画を立てることを意味します。コミュニケーションの形式と目標が決まったら、次に、利害関係者を特定し、従う方法を選択します。

4.プロジェクト時間の管理と予算編成

あなたが費やした時間とお金に加えて、プロジェクトの遅延はあなたに最も貴重なもの、つまりあなたのクライアントを犠牲にする可能性があります。したがって、適切な予算編成と時間管理は、解決しなければならない大きな問題です。したがって、プロジェクトの管理を開始するときは、次のチェックリストにマークを付ける必要があります–

投資しているリソースの適切な見積もり、
あなたが共犯者として選ぶ人々
そのプロジェクトを小さな部分に分割し、適切な場所に適切な人を割り当てます
各タスクを完了するための推定時間を設定します

予算編成は大きな負荷です。だから、あなたを効率的にするのはあなたのビジネスに応じて最も適切な方法を選択することです。

5.リスク管理戦略

プロジェクトマネージャーとして、リスクは明らかです。最終的には、プロジェクトを成功させるための優れたリスクマネージャーになる必要があります。リスク管理戦略は、差し迫った状況と戦うための非常に賢い武器です。現代のマーケターは、問題に直面している間、常にポジティブとネガティブのリスク管理戦略を検討します。

リスク管理の問題を解決するために専門家が見つけた戦略には3つのタイプがあります。それらは–ポジティブ、ネガティブ、および偶発的なリスク対応です。

たとえば、前向きなものを選ぶ場合、リスク管理には4つのステップがあります。悪用、共有、強化、および受け入れます。搾取とは、可能性を開始するための意図的なリスクを意味します。時々、賢いプロジェクトマネージャーはパートナーを探し、可能性を実現するためのリスクを共有します。

偶発的な対応は特別な機会に行われます。場合によっては、見積もりで正確な結果が得られず、失敗の危機に瀕することがあります。次に、偶発的なリスク管理の対応は、困難から抜け出すのに役立ちます。

6.すべてのプロジェクトデータにアクセスできるようにする

知識ベースの重要性についてはすでに説明しました。ただし、プロジェクトを正常に実行するには、プロジェクトの利害関係者の間で最高のアクセシビリティが必要です。

実行中のプロジェクトは、多くのデータセットとドキュメントを生成します。誰かが何かを必要とするときはいつでも、彼/彼女は事前の面倒なしでそして簡単にそれを取る方法を持たなければなりません。これは、コミュニケーションプロセスの全体像の不可欠な部分でもあります。それに加えて、あなたがしていることを文書化する必要があります。アクセス可能なデータベースでは、すべてのプロジェクトデータを保存して追跡できる必要があります。

7.プロセスの追跡

追跡により、プロジェクトの全体像がわかります。最も重要なもののいくつかは–

タスクをどれだけ実行したか、
改善点は何ですか、
いくつのリーグに行く必要がありますか
プロセスをさらに改善できる対策はどれですか

スマートなプロジェクトマネージャーとしてのあなたの仕事は、プロジェクト管理タスクを効率的に追跡するための最良の方法を見つけることです。この場合、プロジェクト管理ソフトウェアまたは自動化されたタスクマネージャーには大きな利点があります。

8.パフォーミングチームメンバーに報酬を与える

チームメンバー全員が同じというわけではありません。彼らは異なる役割、ドメイン、責任感、そして能力を持っています。これらの事前に決定された資質とは別に、プロジェクトに取り組んでいる間、人々は異なった反応をします。それらすべてがずっと同じように機能することを期待することはできません。したがって、成功率を上げるには、それらを組み立てる必要があります。そのような場合、より緊密かつ効果的に働くために彼らの内なる力を強化するための最良の方法は何でしょうか？

従業員の認識は、従業員の37％にとって不可欠です。エンゲージメントの上位20％で得点したチームは、ターンオーバーが59％少なくなります。米国の労働者の約34％が従事していると感じています。

実証済みのヒントの1つは、パフォーマンスが向上している人々に報酬を与えることです。他の人に同じテンポで演奏するように促したり、無理にではなく自然に演奏しようとしたりするのを助けるのは昔からの伝統です。

9.適切なツールを調整する

さて、これはトリッキーな部分です。自動化は、ほとんどの現代のプロジェクトマネージャーが信じたいものです。しかし、実際にそうしているのはどれくらいですか？マッキンゼーは、31％の企業が少なくとも1つの完全に自動化された機能を持っていると報告しました。

したがって、Farc Researchによると、「専門家は、ドキュメントを手動で検索するのに平均18分かかり、時間の20％から40％で、情報の検索に50％の時間を費やします。」

つまり、自動化を採用することで、労力と時間を節約でき、プロジェクト管理の効率を高めるために他の問題に集中する時間を増やすことができます。

その結果、ビジネスプロセスを成長させるには、自動化ツールの必要性が避けられません。しかし、どれを選択すればよいのでしょうか。また、適切なツールを使用してゲームを強化するにはどうすればよいでしょうか。これをお見せします。

10.フィードバックと提案を受け付けます

優れたプロジェクトマネージャーは、生徒からの意見を常に受け入れています。少なくとも、志を同じくする人々の話を聞いたり、考えや提案を共有したりするのは悪いことではありませんよね？

何が悪いのかというと、新しいアイデアを受け入れず、彼の人々に「私はあなたよりも知っているので、私があなたのマネージャーである」と言っているプロジェクトマネージャーの一般的な話です。

彼の名前がブルックス氏だとします。彼は、チームメンバーがプロジェクトに何らかの価値を追加したり、差し迫った問題を考えたりすることを考えたことはありませんでした。したがって、問題が発生したときはいつでも、問題を解決するための手があまりありません。そして彼の計画が失敗している間、その男は新しい提案を受け入れるのにとても頑固でしたが、チームメンバーを非難しました。

プロジェクトはどこにも行きませんでした。そして、物事は崩壊し始めました。優れたドメイン知識を持つ有能な人物であるにもかかわらず、ブルック氏は目標を達成できませんでした。

ここで1つの教訓が明確になります。プロジェクトマネージャーとして、各チームメンバーを評価する必要があります。新しいアイデアや議論に心を開いてください。彼らがそれに取り組んでいる間、誰もがプロジェクトに入れる何かを持っているからです。

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11.決して解決せず、継続的な改善を行う

プロジェクトマネージャーとしての生活は、日々イノベーションを促進する旅です。したがって、一連のベストプラクティスとルールに従って成功を収めた場合、次回または次のプロジェクトもそれに続くとは思わないでください。それは絶えず変化している世界なので、あなたもそうすべきです。あなたのゲームは順応性があり、ダイナミックであることはあなたを指導的地位に連れて行くことができます。

自動化されたタスクマネージャーを利用して、プロジェクト管理スキルを向上させます

自動化は、従業員に革新とスピードをもたらします。したがって、ブログ全体で説明したすべての効率測定は、次の場合に簡単に実行できます。あなたの袖の自動化されたタスクマネージャー。

プロセスの計画から追跡、タスクの配布、時間の予算編成やフォローアップまで、このようなツールからすべてを得ることができます。たとえば、WP Project Managerのような自動化されたタスクマネージャーがある場合は、すべてのプロジェクトタスクを単純に合理化し、プロジェクト管理の効率を高めることができます。

信頼できるコア機能のいくつかは次のとおりです–

リソースと計画の支援
複数のプロジェクトのスマートトラッキング
あなたはそれらを満たすために期限とリマインダー/通知システムを設定することができます
効率的な時間追跡オプション
かんばん、タスクリスト、ガントチャート、およびアクセス可能なファイルストレージオプションによるチームコラボレーション
レポートと分析

WP Project Managerは、チームとプロジェクトを最大限に自動化できる本格的なオープンソース管理ツールです。

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プロジェクト管理の効率に関する最後の言葉

プロジェクト管理は戦略的なタスクです。急ぐ必要はなく、目標を達成するために段階的な対策が必要です。あなたが賢い人になりたいのなら、あなたの核となる武器は、男性マネージャーとしてのあなたの効率とテクノロジーへの適応性でなければなりません。

その上、私たちが言及した上記のステップでは、いつでも変更を加えて、最新の効率対策を革新することができます。では、現在のプロジェクト管理のどの部分を改修する必要がありますか？コメント欄で教えてください。