Otomatik Görev Yöneticisi ile Proje Yönetimi Verimliliğinizi Artırmanın En İyi 11 Yolu (Uzman İpuçları ve Araç)

Bir proje yöneticisi olarak beceri ve verimliliğiniz daha da ileri gidebilir. Herhangi bir sınır yok. Bu nedenle, proje yönetimi verimliliğinizi sürekli olarak artırabilecek bir dizi süreci benimsemek akıllıca bir adımdır. Onları takip ederseniz, düzenli olarak pratik yaparsanız ve gelişirseniz, kesinlikle zamanla çok şey geliştirebilirsiniz.

Modern iş dünyasında, proje yöneticileri otomasyonla daha akıllı hale gelir ve yeteneklerini geliştirir. Dolayısıyla, aynı zamanda bahsettiğimiz sürecin ayrılmaz bir parçasıdır. Paradan, zamandan ve emekten tasarruf etmek, sizi yenilik için daha fazla alan yapan şeydir ve otomasyon size bunu çok kolay bir şekilde sağlayacaktır.

Aşağıdaki blogda, her şeyi tartışacağız ve akıllı görev yönetimi ve stratejik bir süreçle proje yöneticisi olarak verimliliğinizi nasıl artıracağınızı göstereceğiz. Okumaya devam et.

Proje Yönetiminizde Neden Daha Verimli Olmanız Gerekiyor?

Proje yönetiminde verimlilik, kademeli olarak elde edebileceğiniz bir kalitedir. Sizi mevcut kaynakları ve süreleri kesin tahminle kullanabilen, sorunları çözebilen ve bir projeyi başarıya ulaştıran dinamik bir proje yöneticisi yapan bir şey. Verimlilik aynı zamanda size paydaşlarınız arasında uyum, açıklık ve popülerlik yeteneği de getirir.

Verimlilik ve etkililik kavramları, farklı süreçleri değerlendirirken yaygın olarak kullanılmaktadır. Proje bazlı organizasyonlar genellikle zaman, maliyet ve kalite arasındaki denge ile uğraşırlar, bunu mümkün olduğunca verimli ve etkili yapmakla ilgilenirler.

Erik Sundqvist, Science Direct

Planlama, bütçeleme ve yürütmeye kadar - bir proje yöneticisinin uzun ve sıkıcı bir süreçten geçmesi gerekir. Ve riskler neredeyse kesindir. Çalışanlarınızı yönetmek, görevleri dağıtmak ve ardından hedeflere ulaşmak, yoğun bir zihinsel ve fiziksel çaba gerektirir. Peki, kurtarıcı lütfunuz ne olabilir?

Aslında, bu sizin verimliliğinizdir. Mevcut tüm kaynakları doğru potansiyelle kullanabilirseniz, başarılı olabilirsiniz. Bu nedenle, nasıl yapılır? Bu, işinizin birkaç adım atmayı gerektirdiği yerdir.

Proje Yönetimi Verimliliğinizi Artırmak için Kanıtlanmış 11 Adım

Verimlilik önlemleri listesi hiç bitmez. Yeni bir şekilde yenilik yapabilirsiniz, belki her hafta. Ancak önemli olan, hangilerinin en iyi olduğu ve uzmanların gerçekten işe yaradıklarını hissetmeleridir.

Aşağıda, yine de proje yönetimi becerilerinizi geliştirmek için bir avuç kanıtlanmış en iyi uygulamayı sıraladık. Onları kontrol edin -

1. Planlamaya Odaklanmak
2. Bir Bilgi Bankası Oluşturun
3. Eşzamanlı İletişim Süreci Oluşturun
4. Proje Zamanını Yönetme ve Bütçeleme
5. Risk Yönetimi Stratejisi
6. Tüm Proje Verilerini Erişilebilir Hale Getirin
7. Süreci İzleme
8. Performans Gösteren Ekip Üyesini Ödüllendirin
9. Doğru Araçları Hizalayın
10. Geribildirim ve Önerilere Açık
11. Asla Karar Vermeyin ve Sürekli İyileştirmeler Yapmayın

Gelin ayrıntılı olarak inceleyelim ve bu yolların proje yöneticilerinin Proje Yönetimi Verimliliğini artırmalarına nasıl yardımcı olacağını öğrenelim –

1. Planlamaya Odaklanma

Planlama, tüm proje yönetim faaliyetlerinizin temel direğidir. Düzgün bir planınız ve yedek bir planınız varsa, oyunu güvenle oynayabilirsiniz. Ayrıca, bazı ciddi işlere hazır olduğunuzdan emin olmak için ilk adımdır.

Basitçe söylemek gerekirse, eyleme geçirilebilir bir plan yapmak için bu şeyi yapmanız gerekir –

• Projelerinizin kapsamını tanımlama
• İş kırılımı için bir yapı oluşturun
• Proje faaliyetlerini tanımlayın ve sıralayın
• Bütçe, süre ve diğer kaynaklar hakkında akıllıca bir tahminde bulunun
• Acil durum planını hazır tutun

Yukarıdaki görevlerin tümü yalnızca projelerinizi kolaylaştıracaktır. İskeletiniz güçlü olduğunda, vücut ince bir şekil almalıdır.

2. Bir Bilgi Bankası Oluşturun

Projeleriniz için bir bilgi tabanı oluşturmak çok önemlidir. Bilgiye ihtiyacınız olduğunda, bir bilgi tabanı size yardımcı olabilir. Bu nedenle, ortak bir senaryo şu olabilir - birinin son çeyreğin satış numarasını bilmesi gerektiğini varsayalım. Ona haber verdin. Daha sonra aynı bilgileri sormak için başka bir kişi gelir. Tekrar cevaplamanın bir sakıncası yok mu?

Çapraz paylaşım ve kuruluş genelinde eşzamanlı veri akışının yürütülmesi için bir bilgi tabanı gereklidir. Bu sadece projelerinizdeki kişiye değil, aynı zamanda dışarıdakilere ve müşterilere de yardımcı olacaktır.

3. Eşzamanlı İletişim Süreci Oluşturun

Paydaşlar arasında istikrarlı bir iletişiminiz yoksa projeniz risk altındadır. Projenize bağlı herkes, aynı sayfada olduklarından ve aynı amaç için çalıştıklarından emin olmalıdır. Ancak, birçok proje eksikliği nedeniyle başarısız oluyor. Açıkça görülüyor ki, “iletişim arızası” proje başarısızlıklarının %57'sine neden oluyor.

Peki, yapışan bir iletişim süreci nasıl kurulur? İlk şey, tüm bilgilerin düzenli olarak tutulması ve güncellenmesi gereken bir format veya pano seçmektir.

Bir sonraki aşama, bir iletişim hedefi belirlemektir. Bu, projenin paydaşlarıyla iletişim süreciniz aracılığıyla neyi başarmak istediğinize dair başka bir plan yapmak anlamına gelir. İletişim biçiminizi ve hedefinizi belirledikten sonra, paydaşlarınızı belirleme ve takip etmek istediğiniz yöntemi seçme zamanı.

4. Proje Zamanını Yönetme ve Bütçeleme

Harcadığınız zaman ve paranın yanı sıra, bir proje gecikmesi size en değerli şeye, yani müşterilerinize mal olabilir. Bu nedenle, uygun bütçeleme ve zaman yönetimi, çözmeniz gereken büyük bir sorundur. Bu nedenle, bir projeyi yönetmeye başladığınızda aşağıdaki kontrol listesini işaretlemeniz gerekir –

• Yatırım yaptığınız kaynakların iyi bir tahmini,
• Suç ortağı olarak seçtiğiniz kişiler
• Bu projeyi küçük parçalara ayırın, doğru insanları doğru yere atayın
• Her görevi tamamlamak için tahmini bir süre belirleyin

Bütçeleme ağır bir yüktür. Bu nedenle sizi verimli kılan işinize en uygun yöntemi seçmektir.

5. Risk Yönetimi Stratejisi

Bir proje yöneticisi olarak riskler açıktır. Sonunda, projenizi başarılı kılmak için iyi bir risk yöneticisi olmalısınız. Risk yönetimi stratejisi, yaklaşan herhangi bir durumla mücadele etmek için oldukça akıllı bir cephanedir. Günümüz pazarlamacıları, sorunlarla karşılaştıklarında her zaman olumlu ve olumsuz risk yönetimi stratejilerini dikkate alırlar.

Risk yönetimi sorunlarını çözmek için bulunan üç tür strateji uzmanı vardır. Bunlar – olumlu, olumsuz ve olası risk yanıtlarıdır.

Örneğin, pozitif olanı seçerseniz, risk yönetiminde dört adım vardır. Sömür, paylaş, geliştir ve Kabul et. Sömürü, olasılıkları başlatmak için kasıtlı riskler anlamına gelir. Bazen, akıllı proje yöneticileri ortaklar arar ve gerçekleştirilmiş bir olasılığın riskini paylaşır.

Koşullu yanıt özel durumlar için gelir. Bazen tahmininiz kesin sonuçları vermeyebilir ve sizi başarısızlığın eşiğine getirebilir. Ardından, koşullu bir risk yönetimi yanıtı, zorluktan kurtulmanıza yardımcı olur.

6. Tüm Proje Verilerini Erişilebilir Hale Getirin

Bilgi tabanının öneminden daha önce bahsetmiştik. Bununla birlikte, başarılı bir şekilde yürütülen bir proje, proje paydaşları arasında en yüksek erişilebilirlik sırasını gerektirir.

Çalışan bir proje çok sayıda veri seti ve belge oluşturur. Birisi bir şeye ihtiyaç duyduğunda, onu önceden güçlük çekmeden ve kolaylıkla alma yoluna sahip olmalıdır. Aynı zamanda büyük resmin iletişim sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Bunun yanında yaptıklarınızın belgelenmesi gerekir. Erişilebilir bir veritabanında, tüm proje verilerinizin kaydedilmesi ve izlenebilir olması gerekir.

7. Sürecin İzlenmesi

İzleme size projenin bütün bir resmini verir. En önemli olanlardan bazıları -

• Bir görevi ne kadar yaptın,
• İyileştirme nedir,
• kaç lige gitmen gerekiyor
• Hangi önlemler sürecinizi daha fazla iyileştirebilir?

Akıllı bir proje yöneticisi olarak işiniz, proje yönetimi görevlerinizi verimli bir şekilde izlemenin en iyi yolunu bulmaktır. Bu durumda bir proje yönetim yazılımı veya otomatik görev yöneticisi büyük avantajlarla birlikte gelir.

8. Performans Gösteren Takım Üyesini Ödüllendirin

Tüm ekip üyeleriniz aynı değil. Farklı rolleri, etki alanları, sorumluluk duygusu ve yetenekleri vardır. Bu önceden belirlenmiş niteliklerin dışında, insanlar bir proje üzerinde çalışırken farklı tepkiler verirler. Hepsinin baştan beri aynı tarzda performans göstermesini bekleyemezsiniz. Bu nedenle, başarı oranınızı artırmak için onları bir araya getirmelisiniz. Bu gibi durumlarda, daha yakın ve etkili çalışmak için iç güçlerini geliştirmenin en iyi yolu ne olabilir?

Çalışanların tanınması, çalışanların %37'si için hayati önem taşımaktadır. Katılımın ilk %20'sinde puan alan takımlar, %59 daha az top kaybı yaşar. ABD'li işçilerin yaklaşık %34'ü kendini meşgul hissediyor.

Kanıtlanmış ipuçlarından biri, daha iyi performans gösteren insanları ödüllendirmektir. Başkalarına aynı tempoda performans göstermeleri için ilham vermek veya zorla değil, doğal olarak yapmalarına yardımcı olmak asırlık bir gelenektir.

9. Doğru Araçları Hizalayın

Pekala, bu zor kısım. Otomasyon, çoğu modern proje yöneticisinin inanmak istediği bir şeydir. Ama kaç tanesi gerçekten bunu yapıyor? Mckinsey, işletmelerin %31'inin en az bir tam otomatik fonksiyona sahip olduğunu bildirdi.

Bu nedenle, Farc Research'e göre, "profesyonellerin bir belgeyi manuel olarak bulmaları ortalama 18 dakika sürüyor -–zamanlarının %20 ila %40'ı–– ve zamanlarının %50'sini bilgi aramak için harcıyorlar.

Bu, otomasyonun benimsenmesinin çaba ve zaman tasarrufu sağlayabileceği ve proje yönetimi verimliliğinizi artırmak için diğer konulara odaklanmanız için size daha fazla zaman kazandırabileceği anlamına gelir.

Sonuç olarak, iş sürecinizi büyütmek için bir otomasyon aracına ihtiyaç duyulması kaçınılmazdır. Ama hangisini seçmeli ve doğru araç oyununuzu nasıl geliştirebilir? Size bunu göstereceğiz.

10. Geri Bildirim ve Önerilere Açık

İyi bir proje yöneticisi, öğrencilerinin görüşlerine her zaman açıktır. En azından, aynı fikirde olan insanları dinlemekte, düşünce ve önerileri paylaşmakta kötü bir şey yok, değil mi?

Yeni fikirlere açık olmayan bir proje yöneticisinin ortak hikâyesi ne kötüdür ve çalışanlarına “Ben senden daha çok şey biliyorum, bu yüzden senin yöneticinim” demektedir.

Diyelim ki adı Bay Brooks. Ekip üyelerinin projeye bir miktar değer katacağını veya yaklaşmakta olan herhangi bir sorunu asla düşünmedi. Bu nedenle, ne zaman bir sorun yaşansa, sorunu çözmek için ellerinde pek bir şey kalmıyor. Ve planı başarısız olurken, adam yeni önerileri kabul edip ekip üyelerini suçlayacak kadar inatçıydı.

Proje hiçbir yere gitmiyordu. Ve işler dağılmaya başladı. Bay Brook, iyi bir alan bilgisine sahip yetenekli bir kişi olmasına rağmen amacına ulaşamadı.

Burada bir ders açıktır: Bir proje yöneticisi olarak ekip üyelerinizin her birine değer vermelisiniz. Kendinizi yeni fikirlere ve tartışmalara açık tutun. Çünkü herkesin üzerinde çalışırken bir projeye katacak bir şeyi vardır.

Ayrıca şunu da okumak isteyebilirsiniz: Proje Yönetiminde Şelale Metodolojisine Yönelik Kapsamlı Bir Kılavuz!

11. Asla Karar Vermeyin ve Sürekli İyileştirmeler Yapmayın

Proje yöneticisi olarak yaşam, her gün yeniliği teşvik eden bir yolculuktur. Bu nedenle, bir dizi en iyi uygulama ve kuralı izleyerek başarıya ulaşırsanız, bir sonraki projenin veya bir sonraki projenin de aynı şeyi izleyeceğini düşünmeyin. Bu sürekli değişen bir dünya, siz de öyle yapmalısınız. Oyununuz uyarlanabilir ve dinamik olmak sizi liderlik pozisyonlarına götürebilir.

Proje yönetimi Becerilerinizi Artırmak için Otomatik Görev Yöneticisinden Yararlanın

Otomasyon, iş gücünüze yenilik ve hız getirir. Bu nedenle, blog boyunca tartıştığımız tüm verimlilik önlemleri, bir kolunuzda otomatik görev yöneticisi.

Planlamadan sürecinizi izlemeye, görevleri dağıtmaya ve zaman bütçelemeye veya takibe kadar her şeyi bu tür araçlardan alırsınız. Örneğin, WP Proje Yöneticisi gibi otomatik bir görev yöneticiniz varsa, tüm proje görevlerinizi basit bir şekilde düzenleyebilir ve proje yönetimi verimliliğini artırabilirsiniz.

Güvenebileceğiniz temel özelliklerden bazıları şunlardır:

• Kaynak ve planlama yardımı
• Birden fazla projenizin akıllı takibi
• Bunları karşılamak için son tarihler ve hatırlatma/bildirim sistemi belirleyebilirsiniz.
• Verimli zaman izleme seçeneği
• Kanban, görev listeleri, Gantt Şeması ve Erişilebilir dosya depolama seçeneği aracılığıyla ekip işbirliği
• Rapor ve analiz

WP Proje Yöneticisi, ekiplerinizi ve projelerinizi sonuna kadar otomatikleştirebilen tam teşekküllü bir açık kaynaklı yönetim aracıdır.

Proje Yönetimi Verimliliği Üzerine Son Sözler

Proje yönetimi stratejik bir görevdir. Acele etmeye gerek yok, hedefe ulaşmak için adım adım önlemler talep ediyor. Akıllı biri olmak istiyorsanız, temel silahınız bir erkek yönetici olarak verimliliğiniz ve teknolojiye uyum sağlamanız olmalıdır.

Ayrıca yukarıda bahsettiğimiz adımlara her zaman değişiklikler ekleyebilir ve en yeni verimlilik önlemlerini geliştirebilirsiniz. Peki, mevcut proje yönetiminizin hangi bölümünün yenilenmeye ihtiyacı var? Bize yorum kısmında anlatın.