使用自动化任务管理器提高项目管理效率的 11 种最佳方法（专家提示和工具）
已发表: 2022-03-03作为项目经理，您的技能和效率可以更进一步。 没有任何限制。 因此，采用一套可以不断提高项目管理效率的流程是明智之举。 如果您遵循它们，定期练习并不断发展，那么随着时间的流逝，您肯定会进步很多。
在现代商业中，项目经理变得更聪明，并通过自动化提高他们的能力。 因此，它也是我们正在谈论的那个过程的一个组成部分。 节省金钱、时间和精力是让您有更多创新空间的原因，而自动化会让您如此轻松地做到这一点。
在下面的博客中，我们将讨论整个事情，并将向您展示如何通过智能任务管理和战略流程来提高您作为项目经理的效率。 继续阅读。
为什么您需要提高项目管理效率
项目管理的效率是您可以逐步实现的品质。 使您成为动态项目经理的东西，他可以使用可用的资源和时间进行准确的估计，解决问题并使项目取得成功。 效率还为您带来了适应性、开放性和在利益相关者中受欢迎的能力。
在评估不同的过程时，通常使用效率和有效性的概念。 基于项目的组织经常在时间、成本和质量之间取得平衡，他们有兴趣尽可能高效和有效地做到这一点。
Erik Sundqvist，科学直接
从计划、预算和执行——项目经理需要经历一个漫长而乏味的过程。 风险几乎是肯定的。 管理你的员工、分配任务，然后完成目标需要大量的精神和体力劳动。 那么，你的可取之处是什么？
确实，这是你的效率。 如果您可以利用所有可用资源和适当的潜力，您就可以成功。 因此，如何做到这一点？ 这是您的工作需要通过几个步骤的地方。
提高项目管理效率的 11 个行之有效的步骤
效率措施的清单是永无止境的。 你可以创新一种新的方式，好吧，也许每周。 但关键是哪些是最好的，专家认为它们确实有效。
下面，我们整理了一些经过验证的最佳实践，以提高您的项目管理技能。 去看一下 -
- 专注于规划
- 创建知识库
- 建立同步沟通流程
- 管理和预算项目时间
- 风险管理策略
- 使所有项目数据可访问
- 跟踪过程
- 奖励表现出色的团队成员
- 对齐正确的工具
- 公开征求意见和建议
- 永不解决，不断改进
让我们详细探索并找出这些方法将如何帮助项目经理提高他们的项目管理效率-
1. 专注于规划
计划是您所有项目管理活动的支柱。 如果您有一个整洁的计划和一个备用计划，那么您可以安全地玩游戏。 此外，这是确保您能够胜任某些严肃事务的第一步。
简单地说，你需要做这件事来制定一个可行的计划——
- 定义项目的范围
- 创建工作分解结构
- 定义和排序项目活动
- 对预算、持续时间和其他资源做出明智的估计
- 准备好应急计划
上述所有任务只会简化您的项目。 当您的骨骼强壮时，身体必须具有良好的形状。
2. 创建知识库
创建知识库对于您的项目至关重要。 每当您需要信息时，知识库都可以为您提供帮助。 因此，一个常见的场景是这样的——假设有人需要知道上一季度的销售数字。 你让他知道。 然后另一个人来询问相同的信息。 你不介意再回答一次吗？
知识库对于交叉共享和在整个组织中同时运行数据流是必要的。 这不仅会帮助项目内部的人，还会帮助外部人员和客户。
3. 建立同步沟通流程
除非您在利益相关者之间进行稳定的沟通，否则您的项目将面临风险。 与您的项目相关的每个人都必须确保他们在同一个页面上，并且为同一个目标而工作。 然而，许多项目由于缺乏它而失败。 显然，“沟通中断”导致了 57% 的项目失败。
那么，如何建立一个坚持的沟通过程呢？ 首先是选择一种格式或板，所有信息都应保留并定期更新。
下一阶段是设定沟通目标。 这意味着为您希望通过与项目利益相关者的沟通过程实现的目标制定另一个计划。 在您确定了沟通格式和目标之后，就该确定您的利益相关者并选择您想要遵循的方法了。
4. 管理和预算项目时间
除了您花费的时间和金钱之外，项目延迟还会让您付出最宝贵的代价——您的客户。 因此，适当的预算和时间管理是您必须解决的大问题。 因此，当您开始管理项目时，您需要标记以下清单 -
- 对您正在投资的资源的良好估计，
- 你选择的人作为共犯
- 将该项目分成小部分，将合适的人分配到合适的位置
- 设定完成每项任务的预计时间
预算是一个沉重的负担。 所以，让你高效的是根据你的业务选择最合适的方法。
5. 风险管理策略
作为项目经理，风险是显而易见的。 最终，您应该成为一名优秀的风险经理，以使您的项目取得成功。 风险管理策略是应对任何迫在眉睫的情况的聪明武器。 现代营销人员在遇到麻烦时总是考虑积极和消极的风险管理策略。
专家们发现了三种类型的策略来解决风险管理问题。 它们是——积极的、消极的和或有的风险应对措施。
例如，如果您选择积极的，风险管理有四个步骤。 利用、分享、增强和接受。 剥削意味着故意冒风险来启动可能性。 有时，聪明的项目经理会寻找合作伙伴并分担风险以实现可能性。
应急响应来自特殊场合。 有时，您的估计可能无法得到准确的结果，并将您带到失败的边缘。 然后，应急风险管理响应可以帮助您摆脱困境。
6. 使所有项目数据可访问
我们已经提到了知识库的重要性。 但是，成功运行的项目需要项目利益相关者之间的最高级别的可访问性。
一个正在运行的项目会产生大量的数据集和文档。 每当有人需要某物时，他/她必须有办法轻松地接受它，而无需任何事先的麻烦。 它也是沟通过程大图的一个组成部分。 除此之外，你在做什么，应该记录在案。 在可访问的数据库中，您的所有项目数据都需要保存并可追溯。
7. 跟踪过程
跟踪为您提供项目的全貌。 一些最关键的是——
- 你完成了多少任务，
- 有什么改善，
- 你需要去多少联赛
- 哪些措施可以更好地改进您的流程
作为一名聪明的项目经理，您的工作是找到有效跟踪项目管理任务的最佳方法。 在这种情况下，项目管理软件或自动化任务管理器具有很大的优势。
8. 奖励表现出色的团队成员
并不是说你所有的团队成员都是一样的。 他们有不同的角色、领域、责任感和能力。 除了这些预先确定的品质外，人们在进行项目时的反应也不同。 你不能指望他们一直都以同样的方式表演。 因此，您必须组装它们以提高成功率。 在这种情况下，增强他们内在力量以更紧密、更有效地工作的最佳方法是什么？
员工认可对 37% 的员工至关重要。 参与度排名前 20% 的团队的失误减少了 59%。 大约 34% 的美国员工感到敬业。
行之有效的秘诀之一是——奖励表现更好的人。 激励其他人以相同的速度表演或帮助他们尝试自然地而不是强迫地这样做是一个古老的传统。
9. 对齐正确的工具
嗯，这是棘手的部分。 自动化是大多数现代项目经理想要相信的东西。但他们中有多少人真的这样做呢？ 麦肯锡报告称，31% 的企业至少拥有一项全自动功能。
因此，根据 Farc Research 的说法，“专业人员平均需要 18 分钟手动定位文档——占他们时间的 20% 到 40%——并花费 50% 的时间搜索信息。”
这意味着，采用自动化可以节省您的精力和时间，并让您有更多时间专注于其他事项，从而提高您的项目管理效率。
因此，发展您的业务流程不可避免地需要自动化工具。 但是选择哪一个，以及正确的工具如何提升您的游戏水平？ 我们将向您展示这一点。
10. 开放反馈和建议
一个好的项目经理总是乐于听取学生的意见。 至少，倾听志同道合的人，分享想法和建议并没有什么不好，对吧？
一个项目经理不接受新想法并告诉他的员工，“我比你知道的多，这就是为什么我是你的经理”的常见故事是多么糟糕。
假设，他的名字是布鲁克斯先生。 他从没想过团队成员会为项目增加一些价值或任何即将发生的问题。 因此，无论何时发生任何问题，他们手中都没有太多东西可以解决问题。 虽然他的计划失败了，但这个人却固执地接受任何新的建议，却责怪团队成员。
该项目无处可去。 而且，事情开始分崩离析。 尽管布鲁克先生是一个有能力的人，具有良好的领域知识，但他未能实现他的目标。
这里有一个很清楚的教训：作为项目经理，你必须重视你的每个团队成员。 保持对新想法和讨论的开放态度。 因为每个人在做项目的时候都有一些东西可以放进去。
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11.永远不要安定下来，做持续改进
项目经理的生活是每天促进创新的旅程。 因此，如果您通过遵循一组最佳实践和规则获得成功，请不要认为下一次或下一个项目也会效仿。 这是一个不断变化的世界，你也应该如此。 您的游戏适应性强，充满活力可以带您担任领导职务。
利用自动化任务管理器来提高您的项目管理技能
自动化为您的员工带来创新和速度。 因此，我们在整个博客中讨论的所有效率措施都可以轻松完成，如果您有袖珍自动任务管理器。
从计划到跟踪您的流程、分配任务到时间预算或跟进，您可以从这些工具中获得一切。 例如，如果您有像 WP Project Manager 这样的自动化任务管理器，您可以简单地简化所有项目任务并提高项目管理效率。
您可以依赖的一些核心功能是 -
- 资源和规划援助
- 智能跟踪您的多个项目
- 您可以设置截止日期和提醒/通知系统来满足它们
- 高效的时间跟踪选项
- 通过看板、任务列表、甘特图和可访问文件存储选项进行团队协作
- 报告和分析
WP Project Manager 是一个成熟的开源管理工具，可以最大限度地自动化您的团队和项目。
关于项目管理效率的最后一句话
项目管理是一项战略任务。 它不需要着急，而是需要逐步采取措施来达到目标。 如果你想成为一个聪明的人，你的核心武器应该是你作为男人经理的效率和对技术的适应能力。
此外，我们已经提到的上述步骤，您可以随时添加变化并创新最新的效率措施。 那么，您当前项目管理的哪一部分需要翻新？ 在评论部分告诉我们。