11 melhores maneiras de aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos com um gerenciador de tarefas automatizado (dicas e ferramentas de especialistas)
Publicados: 2022-03-03Como gerente de projeto, sua habilidade e eficiência podem ir além. Não há nenhum limite. Portanto, é um passo inteligente adotar um conjunto de processos que podem melhorar constantemente a eficiência do seu gerenciamento de projetos. Se você as seguir, praticar regularmente e evoluir, com certeza poderá melhorar muito com o tempo.
Nos negócios modernos, os gerentes de projeto se tornam mais inteligentes e aumentam seus recursos com a automação. Então, também é parte integrante desse processo de que estamos falando. Economizar dinheiro, tempo e esforço é o que lhe dá mais espaço para inovação, e a automação lhe daria isso tão facilmente.
No blog a seguir, discutiremos tudo e mostraremos como aumentar sua eficiência como gerente de projetos com gerenciamento inteligente de tarefas e um processo estratégico. Continue lendo.
Por que você precisa ser mais eficiente em seu gerenciamento de projetos
A eficiência no gerenciamento de projetos é uma qualidade que você pode alcançar gradualmente. Algo que faz de você um gerente de projeto dinâmico que pode usar os recursos e tempos disponíveis com estimativas exatas, resolver problemas e fazer de um projeto um sucesso. A eficiência também traz a capacidade de adaptação, abertura e popularidade entre seus stakeholders.
Os conceitos de eficiência e eficácia são comumente usados na avaliação de diferentes processos. Organizações baseadas em projetos muitas vezes estão lutando com o equilíbrio entre tempo, custo e qualidade, elas estão interessadas em fazer isso da maneira mais eficiente e eficaz possível.
Erik Sundqvist, Science Direct
Do planejamento, orçamento e execução – um gerente de projeto precisa passar por um processo longo e tedioso. E os riscos são quase uma certeza. Gerenciar seu pessoal, distribuir tarefas e depois cumprir metas exige um grande esforço mental e físico. Então, qual poderia ser sua graça salvadora?
Na verdade, é a sua eficiência. Se você puder utilizar todos os recursos disponíveis com o potencial certo, poderá ter sucesso. Portanto, como fazê-lo? É aqui que seu trabalho exige que você passe por algumas etapas.
11 etapas comprovadas para melhorar a eficiência do gerenciamento de projetos
A lista de medidas de eficiência é interminável. Você pode inovar de uma nova maneira, bem, talvez toda semana. Mas a questão crucial é quais são os melhores e os especialistas sentem que eles realmente funcionam.
Abaixo, classificamos algumas práticas recomendadas comprovadas para aumentar suas habilidades de gerenciamento de projetos. Confira-os -
- Foco no Planejamento
- Crie uma Base de Conhecimento
- Estabeleça um processo de comunicação simultânea
- Gerenciando e orçando o tempo do projeto
- Estratégia de Gestão de Risco
- Torne todos os dados do projeto acessíveis
- Acompanhamento do processo
- Recompense o membro da equipe de desempenho
- Alinhar as ferramentas certas
- Aberto para comentários e sugestões
- Nunca se acomode e faça melhorias contínuas
Vamos explorar em detalhes e descobrir como essas maneiras ajudarão os gerentes de projeto a aumentar sua eficiência de gerenciamento de projetos –
1. Foco no Planejamento
O planejamento é o pilar de todas as suas atividades de gerenciamento de projetos. Se você tiver um plano legal e um backup, estará seguro para jogar o jogo. Além disso, é o primeiro passo para garantir que você está fazendo negócios sérios.
Simplificando, você precisa fazer isso para fazer um plano acionável –
- Definindo o escopo de seus projetos
- Criar uma estrutura para detalhamento do trabalho
- Definir e sequenciar as atividades do projeto
- Faça uma estimativa sábia do orçamento, duração e outros recursos
- Mantenha um plano de contingência pronto
Todas as tarefas acima apenas tornariam seus projetos simplificados. Quando seu esqueleto é forte, o corpo deve ter uma boa forma.
2. Crie uma Base de Conhecimento
Criar uma base de conhecimento é essencial para seus projetos. Sempre que você precisar de informações, uma base de conhecimento pode ajudá-lo. Portanto, um cenário comum seria este – suponha que alguém precise saber o número de vendas do último trimestre. Você o avisa. Em seguida, vem outra pessoa para pedir a mesma informação. Você não se importaria de responder de novo?
Uma base de conhecimento é necessária para o compartilhamento cruzado e para executar um fluxo simultâneo de dados em toda a organização. Isso ajudará não apenas a pessoa dentro de seus projetos, mas também as pessoas de fora e os clientes também.
3. Estabeleça um processo de comunicação simultânea
A menos que você tenha uma comunicação estável entre as partes interessadas, seu projeto está em risco. Todos ligados ao seu projeto devem garantir que estejam na mesma página e trabalhando para o mesmo objetivo. No entanto, muitos projetos falham devido à falta dele. Evidentemente, “falha de comunicação” causa 57% das falhas de projeto.
Bem, como estabelecer um processo de comunicação que grude? A primeira coisa é escolher um formato ou placa onde todas as informações devem ser mantidas e atualizadas regularmente.
A próxima fase é definir uma meta de comunicação. Isso significa fazer outro plano para o que você deseja alcançar por meio de seu processo de comunicação com as partes interessadas do projeto. Depois de definir seu formato e objetivo de comunicação, é hora de identificar seus stakeholders e escolher um método que deseja seguir.
4. Gerenciando e Orçando o Tempo do Projeto
Além do tempo e dinheiro que você gastou, um atraso no projeto pode custar-lhe o que há de mais precioso – seus clientes. Portanto, o orçamento adequado e o gerenciamento do tempo são um grande problema que você deve resolver. Então, quando você começa a gerenciar um projeto, você precisa marcar a seguinte lista de verificação –
- Uma boa estimativa dos recursos que você está investindo,
- As pessoas que você escolhe como cúmplices
- Divida esse projeto em pequenas frações, atribua as pessoas certas no lugar certo
- Defina um tempo estimado para concluir cada tarefa
O orçamento é uma carga pesada. Então, o que te torna eficiente é selecionar o método mais adequado de acordo com o seu negócio.
5. Estratégia de Gestão de Risco
Como gerente de projeto, os riscos são óbvios. Eventualmente, você deve se tornar um bom gerente de risco para tornar seu projeto bem-sucedido. A estratégia de gerenciamento de risco é um arsenal bastante inteligente para combater qualquer situação iminente. Os profissionais de marketing modernos sempre consideram as estratégias de gerenciamento de risco positivas e negativas enquanto enfrentam problemas.
Existem três tipos de estratégias que os especialistas encontraram para resolver problemas de gerenciamento de risco. Eles são – respostas de risco positivas, negativas e contingentes.
Por exemplo, se você optar por um positivo, há quatro etapas no gerenciamento de riscos. Explore, compartilhe, aprimore e aceite. Exploração significa riscos intencionais para iniciar possibilidades. Às vezes, gerentes de projeto inteligentes procuram parceiros e compartilham o risco de materializar uma possibilidade.
A resposta contingente vem para ocasiões especiais. Às vezes, sua estimativa pode não obter os resultados exatos e levá-lo à beira do fracasso. Então, uma resposta de gerenciamento de risco contingente ajuda você a sair das dificuldades.
6. Torne todos os dados do projeto acessíveis
Já mencionamos a importância de uma base de conhecimento. No entanto, um projeto executado com sucesso exige a mais alta ordem de acessibilidade entre as partes interessadas do projeto.
Um projeto em execução gera muitos conjuntos de dados e documentos. Sempre que alguém precisar de alguma coisa, deve ter como levá-la sem nenhum aborrecimento prévio e com facilidade. É também uma parte integral do processo de comunicação em geral. Além disso, o que você está fazendo, deve ser documentado. Em um banco de dados acessível, todos os dados do seu projeto precisam ser salvos e rastreáveis.
7. Acompanhamento do processo
O rastreamento oferece uma visão completa do projeto. Alguns dos mais importantes são –
- Quanto você fez uma tarefa,
- Qual é a melhoria,
- Quantas ligas você precisa ir
- Quais medidas podem melhorar mais o seu processo
Como um gerente de projeto inteligente, seu trabalho é encontrar a melhor maneira de rastrear suas tarefas de gerenciamento de projeto com eficiência. Nesse caso, um software de gerenciamento de projetos ou gerenciador de tarefas automatizado traz grandes vantagens.
8. Recompensar o membro da equipe de desempenho
Não que todos os membros da sua equipe sejam iguais. Eles têm diferentes papéis, domínios, senso de responsabilidades e capacidades. Além dessas qualidades pré-determinadas, as pessoas reagem de maneira diferente enquanto trabalham em um projeto. Você não pode esperar que todos eles atuem da mesma forma o tempo todo. Portanto, você deve montá-los para aumentar sua taxa de sucesso. Nesses casos, qual poderia ser a melhor maneira de aumentar seu poder interior para trabalhar de forma mais próxima e eficaz?
O reconhecimento dos funcionários é vital para 37% dos funcionários. As equipes com pontuação entre os 20% melhores de engajamento experimentam 59% menos rotatividade. Aproximadamente 34% dos trabalhadores dos EUA se sentem engajados.
Uma das dicas comprovadas é essa – recompense as pessoas que estão tendo um desempenho melhor. É uma tradição antiga inspirar os outros a tocar no mesmo ritmo ou ajudá-los a tentar fazê-lo naturalmente, e não à força.
9. Alinhe as ferramentas certas
Bem, esta é a parte complicada. A automação é algo em que a maioria dos gerentes de projeto modernos quer acreditar. Mas quantos deles realmente fazem isso? Mckinsey relatou, 31% das empresas têm pelo menos uma função totalmente automatizada.
Assim, de acordo com a Farc Research, “os profissionais levam em média 18 minutos para localizar um documento manualmente – 20% a 40% do tempo – e gastam 50% do tempo procurando informações”.
Isso significa que a adoção da automação pode economizar seu esforço e tempo e lhe dá mais tempo para se concentrar em outros assuntos para aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos.
Como resultado, a necessidade de uma ferramenta de automação é inevitável para aumentar seu processo de negócios. Mas qual escolher e como a ferramenta certa pode melhorar seu jogo? Nós vamos te mostrar isso.
10. Aberto para comentários e sugestões
Um bom gerente de projeto está sempre aberto às opiniões de seus alunos. Pelo menos, não há nada de ruim em ouvir pessoas que pensam como você, compartilhar pensamentos e sugestões, certo?
Que ruim é a história comum de um gerente de projeto que não está aberto a novas ideias e diz ao seu pessoal: “Eu sei mais do que você, é por isso que sou seu gerente”.
Suponha que o nome dele seja Sr. Brooks. Ele nunca pensou nos membros da equipe agregando algum valor ao projeto ou quaisquer problemas iminentes. Assim, sempre que ocorre algum problema, eles não têm muito em mãos para resolver o problema. E enquanto seu plano estava falhando, o homem era tão teimoso em aceitar quaisquer novas sugestões, mas culpava os membros da equipe.
O projeto não estava indo a lugar nenhum. E, as coisas começaram a desmoronar. Apesar de ser uma pessoa capaz com bom conhecimento de domínio, o Sr. Brook não conseguiu atingir seu objetivo.
Uma lição é clara aqui: como gerente de projeto, você deve valorizar cada um dos membros de sua equipe. Mantenha-se aberto a novas ideias e discussões. Porque todo mundo tem algo para colocar em um projeto enquanto está trabalhando nele.
Você também pode gostar de ler: Um Guia Completo para Metodologia Waterfall em Gerenciamento de Projetos!
11. Nunca se acomode e faça melhorias contínuas
A vida como gerente de projetos é uma jornada que promove a inovação a cada dia. Portanto, se você obtiver sucesso seguindo um conjunto de práticas e regras recomendadas, não pense que a próxima vez ou o próximo projeto também seguirá o exemplo. É um mundo que está mudando continuamente, então você também deveria. Seu jogo é adaptável e ser dinâmico pode levá-lo a posições de liderança.
Utilize um gerenciador de tarefas automatizado para aumentar suas habilidades de gerenciamento de projetos
A automação traz inovação e velocidade para sua força de trabalho. Portanto, todas as medidas de eficiência que discutimos ao longo do blog podem ser facilmente realizadas se você tiver um gerenciador de tarefas automatizado em sua manga.
Do planejamento ao rastreamento do seu processo, distribuição de tarefas ao orçamento de tempo ou acompanhamento, você obtém tudo com essas ferramentas. Por exemplo, se você tiver um gerenciador de tarefas automatizado como o WP Project Manager, poderá simplesmente simplificar todas as tarefas do seu projeto e aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos.
Alguns dos principais recursos nos quais você pode confiar são:
- Assistência de recursos e planejamento
- Rastreamento inteligente de seus vários projetos
- Você pode definir prazos e sistema de lembrete/notificação para cumpri-los
- Opção de rastreamento de tempo eficiente
- Colaboração em equipe por meio de Kanban, listas de tarefas, gráfico de Gantt e opção de armazenamento de arquivos acessíveis
- Relatório e análise
O WP Project Manager é uma ferramenta de gerenciamento de código aberto completa que pode automatizar suas equipes e projetos ao máximo.
Palavras finais sobre a eficiência do gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos é uma tarefa estratégica. Não precisa de pressa, mas exige medidas passo a passo para atingir a meta. Se você quer ser inteligente, sua arma principal deve ser sua eficiência como gerente e adaptabilidade à tecnologia.
Além disso, as etapas acima mencionadas, você sempre pode adicionar mudanças e inovar as mais novas medidas de eficiência. Então, qual parte do seu gerenciamento de projetos atual precisa de uma renovação? Conte-nos na seção de comentários.