虚拟数据室的安全角色

已发表: 2022-03-17

敏感数据是黑客的潜在猎物，也是组织的风险。数据泄露的隐藏成本很高，并会造成巨大损失。数据泄露和网络攻击的概念引入了虚拟数据室 (VDR) 的创新，以帮助增强数据安全性。

VDR 是一个多功能虚拟存储库，旨在帮助处理不同的业务交易，例如文档管理、分发和存储。尽管在线数据室软件被认为是安全的，但公司需要验证并确保它们没有数据泄漏和网络攻击。

因此，在选择任何虚拟数据室供应商之前，数据室的安全性应体现在各种因素上。让我们进一步探索它们。

使虚拟数据室安全的因素

安全词大多数公司通过认证类型来评估 VDR 安全性。许多人认为“ISO”认证最重要，因此投资于符合 ISO 标准的虚拟数据室供应商。但是，还有其他几个安全标准需要考虑。

物理数据保护。 在线数据室软件包含云存储，这意味着不需要物理防护。但是，虚拟数据室还需要与物理准则保持一致，以提高安全性。组织需要保护他们的数据中心，以确保所有设备的安全和功能。
良好的基础设施。 组织需要整合高质量的工作系统和硬件以更好地处理数据。
数据备份。 虚拟数据室用户应该投资高质量的数据备份系统。备份系统应该能够创建系统中任何文档的额外副本，以备数据丢失时参考。
数据加密。 用户在文件传输和存储过程中需要依靠高端加密来保证数据安全。
多个服务器位置。 组织不应依赖一台服务器来处理和保存数据。应该有几台服务器来帮助进行数据恢复和灾难管理。

虚拟数据服务的主要功能是传输敏感数据并提供一流的安全性，以避免数据泄漏或破坏。

这意味着数据室软件应该具有有限的访问权限，以防止黑客攻击和破坏。有限的访问权限还包含内部网络安全威胁，确保易受攻击的数据安全。

指定的权限设置。 数据室管理员可以设置特定的权限或登录设置，以允许每个用户仅访问和查看特定文档。该过程仅允许访问用户需要的几个区域。这有助于减少数据中断和泄漏。
自定义文档访问。 为了保证系统安全，数据室管理员可以提供授权用户和他们可以操作的功能。假设有人试图超出允许的站点，系统会提醒管理员。
单点登录过程。 数据室经理或管理员应向所有授权用户提供单一登录详细信息，以避免多重登录凭据。这将显示有关当前在该站点工作的人员和活动的详细信息。
限时访问和IP地址限制。 VDR 用户不应只使用任何 IP 地址登录。公司可以限制对特定系统的访问以采取安全措施。还建议设置时间访问限制以提高安全性。

文档访问权限。 每个用户都应该在特定文档中定义角色，以确保只有授权人员才能访问关键文档。
文件追踪。 一个好的虚拟数据室系统需要对用户的IP地址、访问时间、数据共享细节等任何数据校验进行加密。系统应禁止任何未经授权的行为，并通过通知向管理部门发出警报。
远程擦除功能。 管理部门需要备份计划，例如远程擦除以防被盗。这将自动删除或崩溃所有程序，使机器系统为空以保护公司。
远程粉碎。 假设用户下载了特定文档，管理员或组织仍应控制该文档。这可以防止错误的文档使用或数据泄露，因为用户只能在监督下使用文档。

在选择任何虚拟数据室提供商之前，请确保他们满足各种因素和功能。

数据安全和政府要求。 VDR 根据用户的需要拥有不同的功能。该软件应符合数据安全措施和政府法规。例如，您首选的 VDR 应符合 HIPAA 要求和基于领域或组织的 FDA 规则。
全球安全标准和认证。 根据您的公司，VDR 需要完成各种认证。选择具有良好认证的 VDR 提供商。注意认证有有效期；检查日期以避免不便。
审查和数据泄露历史。 搜索数据泄露并不难，因为大多数政府都宣布了特定组织或领域的任何数据泄露。这允许用户查看虚拟提供商历史记录。它还有助于了解与特定 VDR 供应商进行投资的其他用户。

锁定电脑 VDR 在不同的情况下用于帮助宣传数据安全并通过安全渠道传输关键信息。

首次公开募股（IPO）。 首次公开募股的 VDR 非常重要，因为公司的数据可能会暴露。利益相关者需要确保所有数据都是安全的，并使用正确的系统隐藏，以避免数据泄露。
并购（并购交易）。 买家和卖家大多在尽职调查过程中使用 VDR。双方需要披露财务、资产和其他重要细节。但是，为了安全起见，数据必须保持在封闭的圆圈内。
审计和调查过程。 现代公司正在利用电子数据室进行审计和调查。由于信息在安全平台上分发给授权用户，因此该过程更快、更安全。数据室服务简化了审核，因为启动该过程不需要任何物理文档。

虚拟数据室对业务增长具有重要意义，因为用户可以通过安全系统进行操作。该软件可以防止数据泄露，让公司可以轻松地工作和交易，而不必担心网络攻击。