دور الأمان لغرفة البيانات الافتراضية

البيانات الحساسة فريسة محتملة للمتسللين ومخاطر للمنظمات. يعد إخفاء خرق البيانات أمرًا مكلفًا ويسبب خسائر فادحة. قدمت فكرة اختراق البيانات والهجمات الإلكترونية ابتكار غرف البيانات الافتراضية (VDRs) للمساعدة في تعزيز أمن البيانات.

VDR هو مستودع افتراضي متعدد الاستخدامات تم إنشاؤه للمساعدة في الصفقات التجارية المختلفة مثل إدارة المستندات والتوزيع والتخزين. على الرغم من أن برنامج غرفة البيانات عبر الإنترنت يعتبر آمنًا ، إلا أن الشركات تحتاج إلى التحقق والتأكد من خلوها من تسرب البيانات والهجمات الإلكترونية.

لذلك ، قبل الاستقرار على أي مزود غرفة بيانات افتراضية ، يجب إثبات أمان غرفة البيانات في عوامل مختلفة. دعنا نستكشفها أكثر.

العوامل التي تجعل غرفة البيانات الافتراضية آمنة

تقدر معظم الشركات أمان VDR حسب نوع الشهادة. يعتبر الكثيرون أن شهادة "ISO" هي الأكثر أهمية ، وبالتالي يستثمرون في مزودي غرف البيانات الافتراضية بمعايير ISO. ومع ذلك ، هناك العديد من معايير الأمان الأخرى التي يجب مراعاتها.

تفاصيل الأمان المادي

• حماية البيانات المادية. يحتوي برنامج غرفة البيانات عبر الإنترنت على تخزين سحابي ، مما يعني عدم الحاجة إلى حراسة ماديّة. ومع ذلك ، تحتاج غرف البيانات الافتراضية أيضًا إلى التوافق مع الإرشادات المادية لتحسين الأمان. تحتاج المنظمات إلى تأمين مركز البيانات الخاص بها للتأكد من أن جميع المعدات آمنة وعملية.
• بنية تحتية جيدة. تحتاج المنظمات إلى دمج أنظمة العمل عالية الجودة والأجهزة لتحسين معالجة البيانات.
• النسخ الاحتياطي للبيانات. يجب على مستخدمي غرفة البيانات الافتراضية الاستثمار في أنظمة النسخ الاحتياطي للبيانات عالية الجودة. يجب أن يكون نظام النسخ الاحتياطي قادرًا على إنشاء نسخة إضافية من أي مستند في النظام للرجوع إليه في حالة فقد البيانات.
• تشفير البيانات. يحتاج المستخدمون إلى الاعتماد على التشفير المتطور أثناء نقل الملفات وتخزينها لضمان أمان البيانات.
• مواقع خادم متعددة. يجب ألا تعتمد المنظمات على خادم واحد لمعالجة البيانات وحفظها. يجب أن يكون هناك العديد من الخوادم للمساعدة في استعادة البيانات وإدارة الكوارث.

إجراءات تأمين الوصول

تتمثل الوظيفة الأساسية لخدمات البيانات الافتراضية في نقل البيانات الحساسة وتوفير أمان من الدرجة الأولى لتجنب تسرب البيانات أو الخروقات.

هذا يعني أن برنامج غرفة البيانات يجب أن يكون له وصول محدود لمنع القرصنة والخروقات. يحتوي الوصول المحدود أيضًا على تهديدات الأمن السيبراني الداخلية التي تحافظ على أمان البيانات الضعيفة.

• إعدادات الأذونات المحددة. يمكن لمسؤول غرفة البيانات تعيين إذن محدد أو إعدادات تسجيل الدخول للسماح لكل مستخدم بالوصول إلى مستندات معينة وعرضها فقط. تتيح العملية الوصول إلى مناطق قليلة فقط يحتاجها المستخدم. يساعد هذا في تقليل انقطاع البيانات وتسربها.
• الوصول إلى المستندات المخصصة. للحفاظ على النظام آمنًا ، يمكن لمسؤولي غرفة البيانات إطعام المستخدمين المصرح لهم والوظائف التي يمكنهم تشغيلها. لنفترض أن أي شخص يحاول تجاوز المواقع المسموح بها ، فسيقوم النظام بتنبيه المسؤول.
• عملية تسجيل الدخول الأحادي. يجب على مدير غرفة البيانات أو المسؤول تقديم تفاصيل تسجيل دخول واحدة لجميع المستخدمين المصرح لهم لتجنب بيانات اعتماد تسجيل الدخول المتعددة. سيعرض هذا تفاصيل حول من يعمل حاليًا على الموقع والأنشطة.
• الوصول إلى حدود الوقت وقيود عنوان IP. لا يجب على مستخدمي VDR فقط تسجيل الدخول باستخدام أي عنوان IP. يمكن للشركات تقييد الوصول إلى أنظمة معينة لتدابير السلامة. يُنصح أيضًا بتعيين حدود زمنية للوصول لزيادة الأمان.

تأمين المستندات في غرف البيانات

• حقوق الوصول إلى المستند. يجب أن يكون لكل مستخدم أدوار محددة في مستندات معينة لضمان وصول الأشخاص المصرح لهم فقط إلى المستندات المهمة.
• تتبع الوثيقة. يحتاج نظام غرفة البيانات الافتراضية الجيد إلى تشفير أي فحص للبيانات على عنوان IP الخاص بالمستخدم ، ووقت الوصول ، وتفاصيل مشاركة البيانات. يجب أن يمنع النظام أي إجراءات غير مصرح بها وتنبيه الإدارة من خلال الإخطارات.
• ميزة المسح عن بعد. تحتاج الإدارة إلى خطط احتياطية مثل المناديل عن بعد في حالة السرقة. سيؤدي هذا إلى حذف أو تعطيل جميع البرامج تلقائيًا تاركًا أنظمة الجهاز فارغة لحماية الشركة.
• أجاد البعيد. لنفترض أن المستخدم قام بتنزيل مستند معين ، فلا يزال يتعين على المسؤول أو المؤسسة التحكم في هذا المستند. هذا يمنع الاستخدام الخاطئ للوثيقة أو تسرب البيانات حيث لا يمكن للمستخدم استخدام المستند إلا تحت الإشراف.

كيفية تحديد بائعي غرف البيانات الافتراضية الآمنة

قبل الاستقرار على أي مزود غرفة بيانات افتراضية ، تأكد من أنها تفي بالعوامل والوظائف المختلفة.

• أمن البيانات والمتطلبات الحكومية. تحتوي VDRs على وظائف مختلفة بناءً على احتياجات المستخدمين. يجب أن يتوافق البرنامج مع إجراءات أمان البيانات واللوائح الحكومية. على سبيل المثال ، يجب أن يتوافق VDR المفضل لديك مع متطلبات HIPAA وقواعد FDA بناءً على الحقل أو المنظمة.
• معايير وشهادات الأمان العالمية. بناءً على شركتك ، يحتاج VDR إلى الحصول على شهادات مختلفة. حدد مزود VDR مع شهادة جيدة. شهادات الملاحظات لها تاريخ انتهاء الصلاحية ؛ تحقق من التواريخ لتجنب المضايقات.
• المراجعات وسجل خرق البيانات. ليس من الصعب البحث عن خروقات البيانات حيث تعلن معظم الحكومات عن أي خرق للبيانات في منظمة أو مجال معين. هذا يسمح للمستخدمين بمراجعة محفوظات الموفر الظاهري. كما أنه يساعد في معرفة المستخدمين الآخرين الذين يستثمرون مع بائع VDR المحدد.

استخدامات غرفة البيانات الافتراضية

تُستخدم VDRs في حالات مختلفة للمساعدة في أمان بيانات الضجيج ونقل المعلومات المهمة عبر قنوات آمنة.

• الاكتتابات العامة الأولية (IPOs). يعد VDR للعروض العامة الأولية مهمًا جدًا نظرًا لأن بيانات الشركة قد تتعرض للانكشاف. يحتاج أصحاب المصلحة إلى التأكد من أن جميع البيانات آمنة ومخبأة بالنظام الصحيح لتجنب تسرب البيانات.
• عمليات الاندماج والاستحواذ (عمليات الاندماج والاستحواذ). يستخدم المشترون والبائعون في الغالب VDR أثناء عملية العناية الواجبة. يحتاج الطرفان إلى الكشف عن الموارد المالية والأصول وتفاصيل مهمة أخرى. ومع ذلك ، يجب أن تظل البيانات داخل الدائرة المغلقة للأمان.
• عمليات التدقيق والتحقيق. تستخدم الشركات الحديثة غرفة بيانات إلكترونية لإجراء عمليات تدقيق وتحقيقات. العملية أسرع وآمنة حيث يتم توزيع المعلومات على المستخدمين المصرح لهم على منصات آمنة. تسهل خدمات غرفة البيانات عملية التدقيق حيث لا يلزم التوثيق المادي لبدء العملية.

خاتمة

تعد غرف البيانات الافتراضية مهمة في نمو الأعمال حيث يمكن للمستخدمين العمل من خلال أنظمة آمنة. يمنع البرنامج تسرب البيانات مما يمنح الشركات وقتًا سهلاً للعمل والمعاملات دون خوف من الهجمات الإلكترونية.