Rol de securitate pentru o cameră de date virtuală

Datele sensibile sunt o pradă potențială pentru hackeri și riscuri pentru organizații. O încălcare a datelor este costisitor de ascuns și provoacă pierderi uriașe. Ideea de încălcare a datelor și de atacuri cibernetice a introdus inovația camerelor de date virtuale (VDR) pentru a ajuta la îmbunătățirea securității datelor.

VDR este un depozit virtual versatil, creat pentru a ajuta la diferite tranzacții comerciale, cum ar fi gestionarea documentelor, distribuția și stocarea. Deși software-ul pentru camera de date online este considerat securizat, companiile trebuie să verifice și să se asigure că sunt ferite de scurgeri de date și atacuri cibernetice.

Prin urmare, înainte de a vă mulțumi cu orice furnizor de camere de date virtuale, securitatea camerei de date ar trebui demonstrată în diverși factori. Să le explorăm mai departe.

Factorii care fac o cameră de date virtuală sigură

Majoritatea companiilor apreciază securitatea VDR după tipul de certificare. Mulți consideră certificarea „ISO” cea mai importantă, investind astfel în furnizori de camere de date virtuale cu standarde ISO. Cu toate acestea, există câteva alte criterii de securitate de luat în considerare.

Detalii de securitate fizică

• Protecția datelor fizice. Software-ul pentru camera de date online conține stocare în cloud, ceea ce înseamnă că nu este necesară paza fizică. Cu toate acestea, camerele de date virtuale trebuie, de asemenea, să se alinieze cu liniile directoare fizice pentru o mai bună securitate. Organizațiile trebuie să își securizeze centrul de date pentru a se asigura că toate echipamentele sunt securizate și funcționale.
• Infrastructură bună. Organizațiile trebuie să încorporeze sisteme de lucru și hardware de calitate pentru o mai bună procesare a datelor.
• Copia de rezerva a datelor. Utilizatorii camerei de date virtuale ar trebui să investească în sisteme de copiere a datelor de calitate. Sistemul de rezervă ar trebui să poată crea o copie suplimentară a oricărui document din sistem pentru referință în cazul pierderii datelor.
• Criptarea datelor. Utilizatorii trebuie să se bazeze pe criptarea de vârf în timpul transferului și stocării fișierelor pentru a asigura securitatea datelor.
• Mai multe locații de server. Organizațiile nu ar trebui să depindă de un singur server pentru a procesa și a salva datele. Ar trebui să existe mai multe servere care să ajute la recuperarea datelor și la gestionarea dezastrelor.

Acces Măsuri de Securitate

Funcția principală a serviciilor virtuale de date este de a transmite date sensibile și de a oferi securitate de top pentru a evita scurgerea sau încălcarea datelor.

Aceasta înseamnă că software-ul pentru camera de date ar trebui să aibă acces limitat pentru a preveni hacking-ul și încălcările. Accesul limitat conține, de asemenea, amenințări interne la adresa securității cibernetice care păstrează datele vulnerabile în siguranță.

• Setări de permisiuni specificate. Administratorul camerei de date poate seta anumite permisiuni sau setări de conectare pentru a permite fiecărui utilizator să acceseze și să vizualizeze doar anumite documente. Procesul oferă acces doar la câteva zone pe care utilizatorul le solicită. Acest lucru ajută la reducerea întreruperilor și scurgerilor de date.
• Acces la documente personalizate. Pentru a menține sistemul în siguranță, administratorii sălii de date pot alimenta utilizatorii autorizați și funcțiile pe care le pot opera. Să presupunem că cineva încearcă să depășească site-urile permise, sistemul va alerta administratorul.
• Proces de conectare unică. Managerul sau administratorul camerei de date ar trebui să furnizeze detalii de conectare unice tuturor utilizatorilor autorizați pentru a evita acreditările multiple de conectare. Aceasta va afișa detalii despre cine lucrează în prezent pe site și despre activități.
• Acces limitat în timp și restricții privind adresa IP. Utilizatorii VDR nu ar trebui să se autentifice folosind orice adresă IP. Companiile pot restricționa accesul la anumite sisteme pentru măsuri de siguranță. De asemenea, este recomandabil să setați limite de timp pentru a crește securitatea.

Securitatea documentelor în camerele de date

• Drepturi de acces la documente. Fiecare utilizator ar trebui să aibă roluri definite în anumite documente pentru a se asigura că numai persoanele autorizate au acces la documentele esențiale.
• Urmărirea documentelor. Un sistem bun de cameră de date virtuală trebuie să cripteze orice verificare a datelor privind adresa IP a utilizatorului, timpul de acces și detaliile de partajare a datelor. Sistemul ar trebui să interzică orice acțiune neautorizată și să alerteze administrația prin notificări.
• Funcție de ștergere de la distanță. Administrația are nevoie de planuri de rezervă, cum ar fi ștergerea de la distanță în caz de furt. Acest lucru va șterge sau bloca automat toate programele, lăsând sistemele mașinii goale pentru a proteja compania.
• Difuzare la distanță. Să presupunem că utilizatorul descarcă un anumit document, administratorul sau organizația ar trebui să dețină în continuare controlul asupra acelui document. Acest lucru previne utilizarea greșită a documentului sau scurgerile de date, deoarece utilizatorul poate folosi documentul numai sub supraveghere.

Cum să selectați furnizori de camere de date virtuale securizate

Înainte de a vă mulțumi cu orice furnizor de camere de date virtuale, asigurați-vă că îndeplinesc diverși factori și funcționalități.

• Securitatea datelor și cerințele guvernamentale. VDR-urile dețin funcționalități diferite în funcție de nevoile utilizatorilor. Software-ul trebuie să respecte măsurile de securitate a datelor și reglementările guvernamentale. De exemplu, VDR-ul preferat ar trebui să se alinieze cu cerințele HIPAA și cu regulile FDA în funcție de domeniu sau organizație.
• Standarde și certificări globale de securitate. Pe baza companiei dvs., VDR trebuie să realizeze diverse certificări. Selectați un furnizor VDR cu o certificare bună. Notă că certificările au o dată de expirare; verificați datele pentru a evita inconvenientele.
• Recenzii și istoric de încălcare a datelor. Nu este dificil să cauți încălcări ale datelor, deoarece majoritatea guvernelor anunță orice încălcare a datelor într-o anumită organizație sau domeniu. Acest lucru permite utilizatorilor să revizuiască istoricul furnizorului virtual. De asemenea, ajută la cunoașterea altor utilizatori care investesc cu furnizorul VDR specific.

Utilizări ale camerei de date virtuale

VDR-urile sunt folosite în diferite cazuri pentru a ajuta la securitatea datelor și pentru a transfera informații cruciale prin canale securizate.

• Oferte publice inițiale (IPO). VDR pentru ofertele publice inițiale este destul de important, deoarece datele companiei ar putea fi expuse. Părțile interesate trebuie să se asigure că toate datele sunt securizate și ascunse cu sistemul potrivit pentru a evita scurgerile de date.
• M&A (tranzacții de fuziune și achiziție). Cumpărătorii și vânzătorii folosesc în mare parte VDR în timpul procesului de due diligence. Cele două părți trebuie să expună finanțele, activele și alte detalii semnificative. Cu toate acestea, datele trebuie să rămână în cercul închis pentru securitate.
• Audituri și proces de investigare. Companiile moderne folosesc o cameră electronică de date pentru a efectua audituri și investigații. Procesul este mai rapid și mai sigur, deoarece informațiile sunt distribuite utilizatorilor autorizați pe platforme securizate. Serviciile camerei de date ușurează auditarea, deoarece nu este necesară nicio documentație fizică pentru a iniția procesul.

Concluzie

Camerele de date virtuale sunt semnificative în creșterea afacerii, deoarece utilizatorii pot opera prin sisteme sigure. Software-ul previne scurgerile de date, oferind companiilor un timp ușor pentru a lucra și a tranzacționa fără teama de atacuri cibernetice.