Rôle de sécurité pour une salle de données virtuelle

Les données sensibles sont des proies potentielles pour les pirates et des risques pour les organisations. Une violation de données est coûteuse à dissimuler et entraîne d'énormes pertes. L'idée de violation de données et de cyberattaques a introduit l'innovation des salles de données virtuelles (VDR) pour aider à améliorer la sécurité des données.

Le VDR est un référentiel virtuel polyvalent conçu pour faciliter différentes transactions commerciales telles que la gestion, la distribution et le stockage de documents. Bien que le logiciel de salle de données en ligne soit considéré comme sécurisé, les entreprises doivent vérifier et s'assurer qu'elles sont exemptes de fuites de données et de cyberattaques.

Par conséquent, avant de choisir un fournisseur de salle de données virtuelle, la sécurité de la salle de données doit être démontrée dans divers facteurs. Explorons-les plus avant.

Facteurs qui sécurisent une salle de données virtuelle

La plupart des entreprises évaluent la sécurité VDR par le type de certification. Beaucoup considèrent la certification « ISO » comme la plus importante, investissant ainsi dans des fournisseurs de salles de données virtuelles aux normes ISO. Cependant, il existe plusieurs autres critères de sécurité à prendre en compte.

Détails de la sécurité physique

• Protection physique des données. Le logiciel de salle de données en ligne contient un stockage en nuage, ce qui signifie qu'aucune protection physique n'est requise. Cependant, les salles de données virtuelles doivent également s'aligner sur les directives physiques pour une meilleure sécurité. Les organisations doivent sécuriser leur centre de données pour s'assurer que tous les équipements sont sécurisés et fonctionnels.
• Bonnes infrastructures. Les organisations doivent intégrer des systèmes de travail et du matériel de qualité pour un meilleur traitement des données.
• Sauvegarde de données. Les utilisateurs de salles de données virtuelles doivent investir dans des systèmes de sauvegarde de données de qualité. Le système de sauvegarde doit pouvoir créer une copie supplémentaire de tout document dans le système pour référence en cas de perte de données.
• Cryptage des données. Les utilisateurs doivent s'appuyer sur un cryptage haut de gamme lors du transfert et du stockage des fichiers pour garantir la sécurité des données.
• Plusieurs emplacements de serveur. Les organisations ne doivent pas dépendre d'un seul serveur pour traiter et enregistrer les données. Il devrait y avoir plusieurs serveurs pour aider à la récupération des données et à la gestion des sinistres.

Mesures de sécurité d'accès

La fonction principale des services de données virtuelles est de transmettre des données sensibles et de fournir une sécurité de premier ordre pour éviter les fuites de données ou les violations.

Cela signifie que le logiciel de salle de données doit avoir un accès limité pour empêcher le piratage et les violations. L'accès limité contient également des menaces de cybersécurité internes qui protègent les données vulnérables.

• Paramètres d'autorisation spécifiés. L'administrateur de la salle de données peut définir des paramètres d'autorisation ou de connexion spécifiques pour permettre à chaque utilisateur d'accéder et de visualiser uniquement des documents particuliers. Le processus ne donne accès qu'à quelques zones dont l'utilisateur a besoin. Cela permet de réduire les interruptions et les fuites de données.
• Accès personnalisé aux documents. Pour assurer la sécurité du système, les administrateurs de data room peuvent renseigner les utilisateurs autorisés et les fonctions qu'ils peuvent utiliser. Supposons que quelqu'un essaie d'aller au-delà des sites autorisés, le système alertera l'administrateur.
• Processus d'authentification unique. Le gestionnaire ou l'administrateur de la salle de données doit fournir des informations de connexion uniques à tous les utilisateurs autorisés afin d'éviter plusieurs identifiants de connexion. Cela montrera des détails sur qui travaille actuellement sur le site et les activités.
• Accès limité dans le temps et restrictions d'adresse IP. Les utilisateurs de VDR ne doivent pas simplement se connecter en utilisant n'importe quelle adresse IP. Les entreprises peuvent restreindre l'accès à des systèmes particuliers pour des mesures de sécurité. Il est également conseillé de fixer des limites de temps d'accès pour augmenter la sécurité.

Sécurité des documents dans les salles de données

• Droits d'accès aux documents. Chaque utilisateur doit avoir des rôles définis dans des documents particuliers pour s'assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux documents cruciaux.
• Traçage des documents. Un bon système de salle de données virtuelle doit crypter toute vérification de données sur l'adresse IP de l'utilisateur, le temps d'accès et les détails de partage de données. Le système doit interdire toute action non autorisée et alerter l'administration par le biais de notifications.
• Fonction d'effacement à distance. L'administration a besoin de plans de sauvegarde tels que des effacements à distance en cas de vol. Cela supprimera ou bloquera automatiquement tous les programmes, laissant les systèmes de la machine vides pour protéger l'entreprise.
• Déchiquetage à distance. Supposons que l'utilisateur télécharge un document particulier, l'administrateur ou l'organisation doit toujours garder le contrôle sur ce document. Cela évite une mauvaise utilisation du document ou des fuites de données puisque l'utilisateur ne peut utiliser le document que sous surveillance.

Comment sélectionner les fournisseurs de salles de données virtuelles sécurisées

Avant de choisir un fournisseur de salle de données virtuelle, assurez-vous qu'il remplit divers facteurs et fonctionnalités.

• Sécurité des données et exigences gouvernementales. Les VDR contiennent différentes fonctionnalités en fonction des besoins des utilisateurs. Le logiciel doit être conforme aux mesures de sécurité des données et aux réglementations gouvernementales. Par exemple, votre VDR préféré doit être conforme aux exigences HIPAA et aux règles de la FDA en fonction du domaine ou de l'organisation.
• Normes et certifications de sécurité mondiales. En fonction de votre entreprise, le VDR doit accomplir diverses certifications. Sélectionnez un fournisseur de VDR avec une bonne certification. Notez que les certifications ont une date d'expiration ; vérifier les dates pour éviter les désagréments.
• Avis et historique des violations de données. Il n'est pas difficile de rechercher des violations de données, car la plupart des gouvernements annoncent toute violation de données dans une organisation ou un domaine particulier. Cela permet aux utilisateurs de consulter l'historique du fournisseur virtuel. Cela aide également à connaître les autres utilisateurs qui investissent avec le fournisseur VDR spécifique.

Utilisations de la salle de données virtuelle

Les VDR sont utilisés dans différents cas pour renforcer la sécurité des données et transférer des informations cruciales via des canaux sécurisés.

• Les offres publiques initiales (IPO). Le VDR pour les offres publiques initiales est assez important car les données de l'entreprise peuvent être exposées. Les parties prenantes doivent s'assurer que toutes les données sont sécurisées et dissimulées avec le bon système pour éviter les fuites de données.
• M&A (opérations de fusion et d'acquisition). Les acheteurs et les vendeurs utilisent principalement le VDR pendant le processus de diligence raisonnable. Les deux parties doivent exposer leurs finances, leurs actifs et d'autres détails importants. Cependant, les données doivent rester dans le cercle fermé pour la sécurité.
• Processus d'audit et d'enquête. Les entreprises modernes utilisent une salle de données électronique pour mener des audits et des enquêtes. Le processus est plus rapide et sûr car les informations sont distribuées aux utilisateurs autorisés sur des plateformes sécurisées. Les services de salle de données facilitent l'audit car aucune documentation physique n'est requise pour lancer le processus.

Conclusion

Les salles de données virtuelles jouent un rôle important dans la croissance de l'entreprise, car les utilisateurs peuvent opérer via des systèmes sécurisés. Le logiciel empêche les fuites de données, ce qui permet aux entreprises de travailler et d'effectuer facilement des transactions sans crainte de cyberattaques.