12 ตัวอย่างเอกสารที่ดีที่สุด

ลูกค้าของคุณสามารถหาวิธีแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของตนเองได้หรือไม่? และพวกเขาสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายหรือไม่?

การตอบว่าใช่สำหรับคำถามทั้งสองนี้เป็นส่วนสำคัญในการมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ยอดเยี่ยมและปรับปรุงอัตราความพึงพอใจของลูกค้า ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องมีเอกสารที่ช่วยให้ลูกค้าค้นหาคำตอบสำหรับคำถามโดยไม่ต้องรอให้เจ้าหน้าที่ตอบกลับ

อย่างไรก็ตาม การเขียนเอกสารออนไลน์ของคุณตั้งแต่ต้นจนจบนั้นไม่ได้ไร้ประโยชน์ ช่วยดูแบรนด์ที่ทำสำเร็จมาก่อนคุณ ดังนั้นในบทความนี้ เราจะสำรวจหมวดหมู่เอกสารต่างๆ และตัวอย่างเอกสารที่ดีที่สุดในหมวดหมู่เหล่านั้น เราจะดูด้วยว่าคุณจะปฏิบัติตามผู้นำของเอกสารที่ดีที่สุดและสร้างเอกสารของคุณเองได้อย่างไร มาเริ่มกันเลย.

ประเภทของเอกสาร

ก่อนที่เราจะข้ามไปยังตัวอย่างเอกสาร คุณควรเรียนรู้เกี่ยวกับเอกสารประเภทต่างๆ ก่อน วิธีนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจประเภทที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด

เอกสารผู้ใช้

เอกสารสำหรับผู้ใช้คือการสร้างคู่มือผู้ใช้ คู่มือการเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว บทช่วยสอน คำถามที่พบบ่อย และสื่อการสอนอื่นๆ เพื่อให้ผู้ใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการปลายทางได้รับความช่วยเหลือในการใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่

เอกสารประกอบสำหรับนักพัฒนา

อย่างที่คุณเดาได้ เอกสารประกอบสำหรับนักพัฒนาซอฟต์แวร์มีไว้สำหรับนักพัฒนาเพื่อให้เข้าใจทุกแง่มุมของวิธีที่พวกเขาสามารถใช้งานหรือผสานรวมไลบรารีซอฟต์แวร์หรือบริการที่กำหนด โดยทั่วไปผ่าน API (อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน) เอกสารประกอบสำหรับนักพัฒนาประกอบด้วยเอกสารต่างๆ เช่น กรณีใช้งาน การตรวจสอบสิทธิ์ ข้อมูลการแก้ปัญหา และอื่นๆ โดยทั่วไปแล้วจะประกอบด้วยการเขียนทางเทคนิคมากกว่าเอกสารสำหรับผู้ใช้ที่ต้องเผชิญกับลูกค้า

เอกสารทางเทคนิค

เอกสารทางเทคนิคจะอยู่ตรงกลางของเอกสารสำหรับผู้ใช้และเอกสารสำหรับนักพัฒนา และโดยปกติแล้วจะต้องมีผู้เขียนด้านเทคนิค มีจุดมุ่งหมายเพื่ออธิบายคำแนะนำทางเทคนิคหรือแนวคิดที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ในลักษณะที่เข้าใจได้ซึ่งแม้แต่ผู้ที่ไม่ใช่นักพัฒนาก็สามารถเข้าใจได้

เอกสารโครงการ

เอกสารโครงการเกี่ยวข้องกับการครอบคลุมรายละเอียดที่สำคัญเกี่ยวกับโครงการ มันเกี่ยวกับการสร้างเอกสารที่ครอบคลุมเพื่ออธิบายสิ่งที่จำเป็นตลอดโครงการเพื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเอกสารโครงการ ได้แก่ ข้อเสนอโครงการ แผนโครงการ กรณีธุรกิจ รายงานสถานะ และอื่นๆ

ประโยชน์ของเอกสาร

เราได้รับมัน คุณกำลังยุ่งกับการดำเนินธุรกิจ และสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือต้องจัดทำเอกสารต่างๆ เช่น รายงานสถานะ คู่มือ และอื่นๆ อย่างสม่ำเสมอ อย่างไรก็ตาม เมื่อปัญหาที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นโดยไม่รู้สาเหตุ (และจะเกิดขึ้น) คุณจะดีใจที่คุณและผู้ใช้ของคุณมีเอกสารประกอบสำหรับใช้สำรอง ข้อดีหลักของการจัดลำดับความสำคัญของเอกสารที่เพียงพอมีดังนี้

ความรู้ในที่เดียว

พนักงานที่มีความรู้โดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 2.5 ชั่วโมงต่อวันเพื่อค้นหาข้อมูล เอกสารที่มีประสิทธิภาพช่วยทุกคนประหยัดเวลาได้มากด้วยการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ในที่เดียว

เพิ่มผลผลิต

เอกสารประกอบช่วยให้มั่นใจได้ว่าสิ่งต่าง ๆ จะเสร็จสิ้นแม้ในเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น การหายไปของสมาชิกในทีม หรือปัญหาที่ทราบแล้วกำลังคืบคลานเข้ามาอีกครั้ง คุณสามารถให้ล้อเคลื่อนที่ได้โดยไม่เปลืองทรัพยากรในการติดตามข้อมูลรับรอง รายละเอียด และอื่นๆ

เพิ่มความพึงพอใจ

เอกสารช่วยให้ลูกค้าของคุณมีความสุขและพึงพอใจ เอกสารจะลดอัตราการเลิกผลิตและเพิ่มมูลค่าตลอดช่วงชีวิตของลูกค้าด้วยการแสดงให้พวกเขาเห็นว่าผลิตภัณฑ์ของคุณได้รับความคุ้มค่าสูงสุดได้อย่างไร

ด้วยประโยชน์ทั้งหมด เรามาดูตัวอย่างเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารแต่ละประเภทจากสี่ประเภทกัน

ปลั๊กอินฐานความรู้ฮีโร่

สร้างฐานความรู้และช่วยให้ลูกค้าของคุณช่วยเหลือตัวเอง

รับปลั๊กอิน

ตัวอย่างเอกสารผู้ใช้

Google

Google ไม่จำเป็นต้องมีการแนะนำ มีผลิตภัณฑ์หลายร้อยรายการ โดยแต่ละผลิตภัณฑ์มีเอกสารประกอบของตนเอง สิ่งที่โดดเด่นเกี่ยวกับเอกสารผลิตภัณฑ์ของ Google ก็คือ เป็นการผสมผสานระหว่างคำตอบแบบคงที่และฟอรัมชุมชนเพื่อให้ผู้ใช้ส่งความคิดเห็นและถามคำถาม

คุณสมบัติเด่นอื่นๆ ของเอกสารประกอบของ Google ได้แก่:

• ผู้ใช้สามารถช่วยเหลือซึ่งกันและกันด้วยคำถามที่ไม่ธรรมดา สิ่งนี้ทำให้ลูกค้ามีโอกาสดีขึ้นในการรับฟังความคิดเห็นและแจ้งข้อกังวลที่ดีขึ้น
• ฟีเจอร์ Upvote นั้นยอดเยี่ยมมากในการดูว่าคนอื่นๆ กำลังประสบปัญหาเดียวกันหรือไม่ และเพื่อรวบรวมการสนับสนุนสำหรับปัญหาและแนวคิดที่สำคัญที่สุด
• ลูกค้ายังสามารถสมัครรับข้อมูลอัปเดตในการสนทนาหรือโพสต์ความคิดเห็นเพื่อร่วมแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติม

Skype

Skype เป็นซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอยอดนิยมจาก Microsoft ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น การประชุมทางธุรกิจ เซสชันการศึกษา และการแชทส่วนตัว Skype สร้างตัวอย่างเอกสารที่ยอดเยี่ยม เนื่องจากเอกสารประกอบซอฟต์แวร์เต็มไปด้วยคุณสมบัติที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ เช่น ตัวเลือกการนำทางและการจัดเรียงต่างๆ

สิ่งอื่น ๆ ที่ควรทราบ ได้แก่ :

• ผู้ใช้สามารถระบุว่าพบเอกสารที่จะเป็นประโยชน์หรือไม่ และแบ่งปันความคิดเห็น
• คุณลักษณะต่างๆ เช่น เบรดครัมบ์และสารบัญทำให้เอกสารง่ายต่อการนำทาง

แอปเปิ้ลไอโฟน

iPhone ของ Apple ขึ้นชื่อในเรื่องความเป็นธรรมชาติและคุณสมบัติที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ แต่ก็ไม่ใช่ข้ออ้างที่จะเพิกเฉยต่อเอกสารประกอบที่เหมาะสม โชคดีที่ Apple เข้าใจสิ่งนี้ และเอกสารประกอบนั้นใช้งานง่ายและใช้งานง่ายเหมือนกับ iPhone

เอกสารประกอบของ iPhone ที่น่าสังเกต ได้แก่:

• มีตัวเลือกให้เลือกเวอร์ชัน iOS ที่ผู้ใช้ติดตั้งอยู่ในปัจจุบัน สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้ใช้ปลายทางมั่นใจได้ว่าคำแนะนำนั้นถูกต้องและเกี่ยวข้องกับพวกเขา
• มีการใช้สารบัญเพื่ออ้างถึงคุณสมบัติอื่นๆ และภาพหน้าจอเฉพาะอุปกรณ์
• ผู้ใช้สามารถติดต่อทีมสนับสนุนได้โดยตรงหากเอกสารไม่ตอบคำถามของพวกเขา

ตัวอย่างเอกสารสำหรับนักพัฒนา

เอกสารนักเทียบท่า

Docker เป็นแพลตฟอร์มเปิดสำหรับแอปพลิเคชันการสร้าง การวิ่ง และการขนส่ง ช่วยให้คุณสามารถแยกแอปพลิเคชันออกจากโครงสร้างพื้นฐานเพื่อส่งมอบซอฟต์แวร์ได้อย่างรวดเร็ว สิ่งที่ทำให้เอกสารประกอบของ Docker เริ่มต้นได้อย่างน่าทึ่งคือความสามารถในการสลับระหว่างโหมดกลางคืนและโหมดกลางวัน

ปัจจัยอื่นๆ ที่ทำให้เอกสารนี้ยอดเยี่ยมคือ:

• มีส่วนสรุปและ Cheat Sheet ที่ส่วนท้ายของบทต่างๆ ส่วนเหล่านี้ช่วยเสริมแนวคิดที่ผู้ใช้อาจพลาดไป
• ลิงก์ภายในมีให้ในทุกหน้าของเอกสารประกอบ เพื่อให้ง่ายสำหรับผู้ใช้ในการขยายข้อมูล
• ช่วยให้สามารถกลับไปที่หน้าข้อกำหนดเบื้องต้นหรือบทที่จำเป็นต่อการทำความเข้าใจข้อมูลเชิงลึกที่ให้ไว้ในหน้าปัจจุบัน

Heroku Dev Center

Heroku เสนอบริการปรับใช้แอปพลิเคชันที่ทรงพลังและง่ายดายสำหรับนักพัฒนา และศูนย์นักพัฒนาซอฟต์แวร์ก็มีการตั้งค่าเอกสารที่สวยงาม ไฮไลท์ที่ใหญ่ที่สุดของเอกสารนี้คือความง่ายในการเปลี่ยนไปใช้ภาษาอื่น

นี่คือสิ่งที่ควรค่าแก่การสังเกตเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารประกอบของ Heroku

• มันให้ขั้นตอนตามลำดับสำหรับภาษาการเขียนโปรแกรมที่แตกต่างกันพร้อมกับแพ็คเกจที่เกี่ยวข้อง
• มีแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องมือและการผสานการทำงานอื่นๆ ที่มักใช้ร่วมกับ Heroku เช่น การใช้ Github เป็นที่เก็บโค้ด

Twilio Docs

Twilio เป็นผู้ให้บริการ API ชั้นนำที่ช่วยธุรกิจและนักพัฒนาด้วยโซลูชันการสื่อสารที่ปรับแต่งได้เองตั้งแต่ปี 2008 เอกสารประกอบสำหรับนักพัฒนาซอฟต์แวร์ของ Twilio เป็นผลงานศิลปะที่มีการออกแบบแผงสองแผงที่เก๋ไก๋ให้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ทันที แผงด้านซ้ายมีคำอธิบายง่ายๆ ในขณะที่แผงด้านขวามีข้อมูลโค้ดที่มีประโยชน์

มีอะไรอีกที่ทำให้เอกสารนี้ยอดเยี่ยม ดังต่อไปนี้:

• เอกสารสำหรับนักพัฒนาซอฟต์แวร์ของ Twilio มีลักษณะแบบอักษรที่สวยงามและมีไฮเปอร์ลิงก์ที่ตัดกัน อินเทอร์เฟซทั้งหมดมองเห็นได้ง่ายมาก
• มีข้อมูลโค้ดที่มาหลายตัวที่นักพัฒนาสามารถคัดลอกและวางได้ทันทีเพื่อประหยัดเวลาและความยุ่งยาก
• Twilio มอบระดับความลึกที่น่าทึ่งแม้กระทั่งสำหรับผู้เริ่มต้น ด้วยหัวข้อเช่น “อะไรคือ REST API ล่ะ”

ตัวอย่างเอกสารทางเทคนิค

การตรวจสอบแคมเปญ

เครื่องมือการตลาดผ่านอีเมล Campaign Monitor เป็นตัวอย่างที่ดีของเอกสารทางเทคนิคที่ทำได้ดี โดยมุ่งเน้นที่คุณลักษณะการค้นหา ตามด้วยการรวบรวมบทความที่สะอาดและมีโครงสร้างเหมาะสมเพื่อช่วยเหลือลูกค้า

อะไรที่ทำให้เป็นเอกสารที่ดี?

• บทความแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ที่ตรงกับคุณสมบัติของซอฟต์แวร์ระบบอีเมลอัตโนมัติ
• ตัวบ่งชี้สถานะแอพเป็นการเคลื่อนไหวที่ชาญฉลาดที่จะบอกลูกค้าว่าปัญหาที่พวกเขาเผชิญอยู่นั้นมาจากจุดสิ้นสุดของ Campaign Monitor หรือไม่ ซึ่งช่วยบรรเทาความเครียดได้

Canva

Canva มีเครื่องมือออกแบบกราฟิกสำหรับการใช้งานส่วนตัวและในระดับมืออาชีพ ซึ่งสามารถใช้ได้บนอุปกรณ์ iOS และ Android ความเชี่ยวชาญด้านการออกแบบของ Canva นั้นชัดเจนจากหน้าเอกสารประกอบที่สวยงามของตัวมันเอง ตั้งแต่ฟังก์ชันการค้นหาไปจนถึงหมวดหมู่บทความ ผู้ใช้มีตัวเลือกที่ชัดเจนในการค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมอย่างรวดเร็ว

เอกสารประกอบของ Canva ทำงานได้เนื่องจาก:

• หน้าหลักมีบทความยอดนิยม หมวดหมู่ และตัวเลือกการสนับสนุนอื่นๆ ที่หลากหลาย
• “การค้นหายอดนิยม” ช่วยให้ลูกค้าเข้าใจประเภทของวลีที่พวกเขาสามารถค้นหาเพื่อใช้คุณลักษณะการค้นหาอย่างมีประสิทธิภาพ

Dropbox

หากคุณใช้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ คุณต้องเคยได้ยินเกี่ยวกับ Dropbox สำหรับโซลูชัน SaaS เช่น Dropbox การตัดสินใจที่ชาญฉลาดในการแก้ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดได้ทันทีในหน้าแรก

ไฮไลท์เพิ่มเติมของเอกสารประกอบ Dropbox ได้แก่:

• การใช้ภาพประกอบที่น่าดึงดูดช่วยตอกย้ำความเป็นมิตรของแบรนด์ ซึ่งช่วยปลอบประโลมผู้ที่มีปัญหาต่างๆ
• การผสานรวมกับชุมชน Dropbox ช่วยอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้และให้ช่องทางเพิ่มเติมในการขอความช่วยเหลือ

ตัวอย่างเอกสารโครงการ

กฎบัตรโครงการของ University of Guelph

กฎบัตรโครงการคือเอกสารการอนุมัติโครงการอย่างเป็นทางการที่แบ่งปันรายละเอียดเกี่ยวกับขอบเขต เป้าหมาย และการพัฒนาของโครงการ นอกเหนือจากบทบาทและความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย

กฎบัตรโครงการของ University of Guelph เป็นตัวอย่างเอกสารที่ดีเยี่ยม ครอบคลุมทุกแง่มุมที่จำเป็นสำหรับกฎบัตรโครงการในรูปแบบตารางที่เข้าใจได้ง่าย

เทมเพลตแผนโครงการสำหรับ MS Word

อีกตัวอย่างหนึ่งของเอกสารโครงการคือเทมเพลตแผนโครงการอย่างง่ายสำหรับ MS Word ช่วยให้คุณเพิ่มงาน ติดตามวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด ตลอดจนตรวจสอบสถานะของแต่ละงาน

รายงานสถานะโครงการ

รายงานสถานะโครงการเป็นรายงานประจำสัปดาห์ที่จัดทำโดยผู้จัดการโครงการเพื่อถ่ายทอดสถานะปัจจุบันของโครงการไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด ในระดับพื้นฐาน จะครอบคลุมขอบเขต งบประมาณ กำหนดการ ปัญหา และความเสี่ยง นี่คือตัวอย่าง

การเพิ่มเอกสารไปยังเว็บไซต์ของคุณ

การเขียนและดูแลรักษาเอกสารอาจทำให้รู้สึกกังวล อย่างไรก็ตาม เอกสารทุกฉบับที่คุณเขียนสามารถช่วยให้ลูกค้าหลายหมื่นรายของคุณได้รับคำตอบสำหรับคำถามโดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่

หากคุณพร้อมที่จะเริ่มต้น ลองใช้ Heroic KB เพื่อเพิ่มเอกสารในเว็บไซต์ของคุณ เป็นปลั๊กอินฐานความรู้ที่ใช้งานง่ายซึ่งรวมเอกสารที่ดูดีเข้ากับไซต์ WordPress ของคุณ คุณสมบัติหลักของ Heroic KB ได้แก่:

การรวมธีมทันที : ด้วยโครงสร้างที่เน้นเทมเพลตเป็นศูนย์กลาง Heroic Knowledge Base ทำให้คุณสามารถควบคุมรูปลักษณ์และความรู้สึกของเอกสารของคุณได้ คุณยังได้รับหมายเหตุการรวมธีมด้วย ทำให้ Heroic KB เป็นหนึ่งในปลั๊กอินฐานความรู้ที่ยืดหยุ่นที่สุดสำหรับ WordPress

คำตอบทันที : การค้นหา AJAX ที่รวดเร็วทันใจช่วยให้ลูกค้าค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ในไม่กี่วินาที

การวิเคราะห์ในตัว : รับข้อมูลเชิงลึกว่าฐานความรู้ของคุณช่วยเหลือผู้ใช้ได้ดีเพียงใด คุณยังสามารถรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับบทความเพื่อระบุบทความที่ช่วยเหลือผู้ใช้ของคุณ

องค์กรที่ง่าย : Heroic KB มาพร้อมกับการเรียงลำดับหมวดหมู่แบบลากและวางเพื่อให้คุณสามารถสั่งซื้อทุกอย่างในแบบของคุณ

User Access Control : ป้องกันด้วยรหัสผ่านและซ่อนบทความจากบทบาทของผู้ใช้ที่แตกต่างกัน

การสนับสนุนไฟล์แนบ : จัดเตรียมไฟล์ที่สามารถดาวน์โหลดได้ในบทความของคุณแก่ผู้เยี่ยมชมของคุณ

การสนับสนุน วิดเจ็ต : มีวิดเจ็ตสามแบบสำหรับแสดงบทความฐานความรู้ หมวดหมู่ และผู้เขียนทั่วทั้งไซต์ของคุณ

เป็น มิตรกับนักพัฒนา : Heroic KB ใช้งานได้ตั้งแต่แกะกล่องด้วยธีมส่วนใหญ่ที่มีการเข้ารหัสเป็นอย่างดี พร้อมด้วยสไตล์ตอบสนองตามค่าเริ่มต้น

การสนับสนุนภาษา : ปลั๊กอินพร้อมสำหรับการแปลพร้อมกับความเข้ากันได้ของ WPML และให้การสนับสนุนการแปลเป็นภาษาท้องถิ่นอย่างสมบูรณ์

การบริการลูกค้าที่ดีเยี่ยม : ทีมงาน Heroic KB ยินดีและรวดเร็วเสมอที่จะช่วยเหลือในกรณีที่คุณประสบปัญหาใดๆ

ในฐานะผู้ใช้ WordPress คุณสามารถเพิ่มบทความเป็นบทความในบล็อกได้ แต่การใช้ปลั๊กอิน KB เฉพาะมีข้อดีหลายประการ ช่วยให้คุณจัดการเอกสารได้ง่ายขึ้น และให้ผู้ใช้ค้นหาเอกสารแยกจากเนื้อหาอื่นๆ ของคุณ

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ธีมฐานความรู้เฉพาะ แต่นั่นเป็นความคิดที่ดีก็ต่อเมื่อเว็บไซต์ทั้งหมดของคุณเป็นฐานความรู้ของคุณ เมื่อเพิ่มฐานความรู้ลงในเว็บไซต์ WordPress ที่มีอยู่ ปลั๊กอินคือทางออกที่ดีที่สุด

ดังที่คุณเห็นจากตัวอย่างด้านบน เอกสารที่ดีมีศักยภาพมหาศาลที่ไม่เพียงแต่สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการฝึกอบรมพนักงานและการดึงลูกค้าที่มีศักยภาพเข้ามาด้วย ความพยายามที่คุณใส่ในการเพิ่มเอกสารในเว็บไซต์ของคุณจะได้ผลดีในหลายปีต่อ ๆ ไป เริ่มต้นกับ Heroic KB วันนี้