12 migliori esempi di documentazione

I tuoi clienti possono trovare soluzioni ai loro problemi con i tuoi prodotti o servizi da soli? E sono in grado di farlo in modo rapido e semplice?

Rispondere sì a entrambe queste domande è una parte importante per fornire un'esperienza cliente eccezionale e migliorare il tasso di soddisfazione dei clienti. Ecco perché è fondamentale disporre di una documentazione che aiuti i clienti a trovare le risposte alle loro domande senza aspettare che qualcuno del tuo personale risponda.

Tuttavia, scrivere la tua documentazione online da zero non è un'impresa da poco. Aiuta a dare un'occhiata ai marchi che lo hanno fatto con successo prima di te. Quindi, in questo post, esploreremo le diverse categorie di documentazione e i migliori esempi di documentazione in quelle categorie. Vedremo anche come puoi seguire l'esempio della migliore documentazione disponibile e creare tu stesso la tua documentazione. Iniziamo.

Tipi di documentazione

Prima di passare agli esempi di documentazione, è importante conoscere i diversi tipi di documentazione. Questo ti aiuterà a capire i tipi che avranno più senso per la tua attività.

Documentazione per l'utente

La documentazione per l'utente è la creazione di manuali per l'utente, guide di avvio rapido, tutorial, domande frequenti e altro materiale didattico per fornire agli utenti finali di un prodotto o servizio l'aiuto di cui hanno bisogno per sfruttarne appieno il potenziale.

Documentazione per gli sviluppatori

Come puoi immaginare, la documentazione per sviluppatori è pensata per consentire agli sviluppatori di comprendere tutti gli aspetti di come possono utilizzare o integrare una determinata libreria o servizio software, in genere tramite la sua API (interfaccia di programmazione dell'applicazione). La documentazione per gli sviluppatori include materiale come casi d'uso, autenticazione, informazioni sulla risoluzione dei problemi e così via. Generalmente sarà composto da una scrittura più tecnica rispetto alla documentazione per l'utente rivolta al cliente.

Documentazione tecnica

La documentazione tecnica si trova da qualche parte nel mezzo della documentazione dell'utente e della documentazione degli sviluppatori e di solito ha bisogno di uno scrittore tecnico. Ha lo scopo di spiegare le istruzioni tecniche o i concetti associati a un prodotto in un modo comprensibile che anche i non sviluppatori dovrebbero essere in grado di comprendere.

Documentazione del progetto

La documentazione del progetto implica la copertura dei dettagli chiave di un progetto. Si tratta di creare una documentazione completa per spiegare cosa è necessario nel corso del progetto per eseguirlo correttamente. Alcuni esempi di documentazione di progetto includono proposte di progetto, piani di progetto, casi aziendali, rapporti sullo stato e così via.

Vantaggi della documentazione

Ce l'abbiamo. Sei impegnato a gestire la tua attività e l'ultima cosa che desideri è dover documentare costantemente cose come rapporti sullo stato, guide e così via. Tuttavia, quando sorgono problemi imprevisti dal nulla (e lo faranno), sarai felice che tu e i tuoi utenti abbiate la documentazione su cui fare affidamento. Ecco i vantaggi chiave di dare priorità alla documentazione adeguata.

Conoscenza in un unico posto

Si stima che un knowledge worker medio trascorra circa 2,5 ore al giorno alla ricerca di informazioni. Una documentazione efficace fa risparmiare a tutti una notevole quantità di tempo raccogliendo tutte le informazioni essenziali in un unico posto.

Aumenta la produttività

La documentazione garantisce che le cose vengano eseguite anche in caso di eventi imprevisti come l'assenza di un membro del team o un problema noto che si ripresenta. Sei in grado di mantenere le ruote in movimento senza sprecare risorse nel rintracciare credenziali, dettagli e altro.

Aumenta la soddisfazione

La documentazione aiuta a mantenere i tuoi clienti felici e soddisfatti. Mostrando loro come ottenere il massimo dal tuo prodotto, la documentazione riduce il tasso di abbandono e aumenta il valore della vita del cliente.

Con i vantaggi fuori mano, passiamo direttamente ai migliori esempi di documentazione per ciascuno dei quattro tipi di documentazione.

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Esempi di documentazione per l'utente

Google

Google non ha bisogno di presentazioni. Offre centinaia di prodotti, con ogni prodotto con la propria documentazione. Ciò che si distingue nella documentazione del prodotto di Google è che è una combinazione di risposte statiche e forum della community in cui gli utenti possono inviare feedback e porre domande.

Altre caratteristiche degne di nota della documentazione di Google includono:

• Gli utenti possono aiutarsi a vicenda con domande non comuni. Ciò offre ai clienti una migliore possibilità di farsi sentire meglio e sollevare preoccupazioni.
• La funzione Upvote è ottima per vedere se anche altre persone stanno affrontando gli stessi problemi e per raccogliere supporto per i problemi e le idee più importanti.
• I clienti possono anche iscriversi agli aggiornamenti su una discussione o pubblicare un commento per contribuire con un ulteriore punto di vista.

Skype

Skype è un popolare software per riunioni video di Microsoft, utilizzato per diversi scopi come riunioni di lavoro, sessioni educative e chat personali. Skype è un ottimo esempio di documentazione poiché la sua documentazione software è caricata con funzionalità intuitive come diverse opzioni di navigazione e ordinamento.

Altre cose da notare includono:

• Gli utenti possono indicare se hanno trovato utile o meno un documento e condividere il proprio feedback.
• Funzionalità come breadcrumb e un sommario rendono la documentazione facile da navigare.

Apple iphone

L'iPhone di Apple è noto per la sua intuitività e funzionalità intuitive, ma non è una scusa per ignorare la documentazione adeguata. Fortunatamente, Apple lo capisce e la sua documentazione è semplice e facile da navigare come l'iPhone.

Aspetti degni di nota della documentazione di iPhone includono:

• C'è un'opzione per scegliere la versione iOS attualmente installata da un utente. Questo aiuta gli utenti finali a garantire che le istruzioni siano accurate e pertinenti per loro.
• Un sommario è stato utilizzato per fare riferimento ad altre funzionalità e schermate specifiche del dispositivo.
• Gli utenti possono contattare direttamente il team di supporto se un documento non risponde alla loro domanda.

Esempi di documentazione per sviluppatori

Documenti Docker

Docker è una piattaforma aperta per la creazione, l'esecuzione e la spedizione di applicazioni. Consente di separare le applicazioni dall'infrastruttura per fornire rapidamente il software. Ciò che dà alla documentazione di Docker un inizio straordinario è la possibilità di passare dalla modalità notturna alla modalità diurna.

Altri fattori che rendono eccezionale questa documentazione sono:

• Ci sono sezioni Recap e Cheat Sheet alla fine dei vari capitoli. Queste sezioni aiutano a rafforzare i concetti che un utente potrebbe aver perso.
• I collegamenti interni sono forniti in tutte le pagine della documentazione per consentire all'utente di espandere facilmente un'informazione.
• Consente di tornare a una pagina oa un capitolo prerequisito essenziale per comprendere le informazioni fornite nella pagina corrente.

Heroku Dev Center

Heroku offre un servizio di distribuzione delle applicazioni potente e facile per gli sviluppatori. E il suo centro per sviluppatori ha una bella configurazione della documentazione. Il più grande punto culminante di questa documentazione è quanto sia facile passare a una lingua diversa.

Ecco alcune altre cose che vale la pena notare sulla documentazione di Heroku.

• Fornisce passaggi sequenziali per diversi linguaggi di programmazione, insieme ai rispettivi pacchetti.
• Sono disponibili risorse su altri strumenti e integrazioni che vengono spesso utilizzati insieme a Heroku, come l'utilizzo di Github come repository di codice.

Twilio Docs

Twilio è uno dei principali fornitori di API che aiuta le aziende e gli sviluppatori con soluzioni di comunicazione personalizzate dal 2008. La documentazione per sviluppatori di Twilio è un'opera d'arte, con un elegante design a due pannelli che fornisce immediatamente tutto ciò che devi sapere. Il pannello di sinistra offre semplici spiegazioni, mentre il pannello di destra fornisce utili frammenti di codice.

Cos'altro rende eccezionale questa documentazione? Il seguente:

• La documentazione per sviluppatori di Twilio ha uno stile di carattere elegante e collegamenti ipertestuali contrastanti. L'intera interfaccia è molto facile per gli occhi.
• Esistono diversi frammenti di codice sorgente che gli sviluppatori possono copiare e incollare immediatamente per risparmiare tempo e fatica.
• Twilio offre un incredibile livello di profondità anche per i principianti, con argomenti come "Cos'è un'API REST, comunque?"

Esempi di documentazione tecnica

Monitoraggio della campagna

Lo strumento di email marketing Campaign Monitor è un ottimo esempio di documentazione tecnica ben eseguita. Si concentra sulla funzione di ricerca, seguita da una raccolta di articoli pulita e adeguatamente strutturata per aiutare i clienti.

Cos'altro lo rende una buona documentazione?

• Gli articoli sono divisi in categorie che corrispondono alle caratteristiche del loro software di automazione della posta elettronica.
• L'indicatore di stato dell'app è una mossa intelligente che dice ai clienti se il problema che stanno affrontando proviene dalla fine di Campaign Monitor, alleviando lo stress.

Tela

Canva offre strumenti di progettazione grafica per uso personale e professionale, utilizzabili anche su dispositivi iOS e Android. L'esperienza di Canva nel design è evidente dalle sue bellissime pagine di documentazione. Dalla funzionalità di ricerca alle categorie di articoli, ci sono scelte chiare per gli utenti per trovare rapidamente la soluzione giusta.

La documentazione di Canva funziona perché:

• La pagina principale ha un ottimo mix di articoli, categorie e altre opzioni di supporto principali.
• Le "Ricerche popolari" aiutano i clienti a comprendere il tipo di frasi che possono cercare per utilizzare la funzione di ricerca in modo efficace.

Dropbox

Se utilizzi un servizio di archiviazione cloud, devi aver sentito parlare di Dropbox. Per una soluzione SaaS come Dropbox, è una saggia decisione risolvere i problemi più comuni direttamente sulla home page.

Ulteriori punti salienti della documentazione di Dropbox includono:

• L'uso di illustrazioni accattivanti rafforza l'atmosfera amichevole del suo marchio, che fa molto per confortare le persone con problemi.
• L'integrazione con la community Dropbox facilita le interazioni tra gli utenti e offre un'ulteriore possibilità di chiedere aiuto.

Esempi di documentazione di progetto

Carta del progetto dell'Università di Guelph

Un project charter è un documento ufficiale di autorizzazione del progetto che condivide i dettagli sull'ambito, gli obiettivi e lo sviluppo del progetto, oltre ai ruoli e alle responsabilità di ciascun stakeholder.

Il project charter dell'Università di Guelph è un ottimo esempio di documentazione. Copre tutti gli aspetti essenziali per un project charter in un layout tabellare facilmente comprensibile.

Modello di piano di progetto per MS Word

Un altro esempio di documentazione di progetto è un semplice modello di piano di progetto per MS Word. Ti consente di aggiungere attività, tenere traccia delle date di inizio e fine e monitorare lo stato di ciascuna attività.

Rapporto sullo stato del progetto

Un rapporto sullo stato del progetto è un rapporto settimanale preparato dal project manager per trasmettere lo stato attuale del progetto a tutte le parti interessate. A livello di base, copre l'ambito, il budget, la pianificazione, i problemi e i rischi. Ecco un esempio.

Aggiunta di documentazione al tuo sito web

Scrivere e mantenere la documentazione può sembrare scoraggiante. Tuttavia, ogni documento che scrivi può aiutare decine di migliaia di clienti a rispondere alle loro domande senza bisogno dell'aiuto umano.

Se sei pronto per iniziare, considera Heroic KB per aggiungere documentazione al tuo sito web. È un plug-in di knowledge base facile da usare che integra una documentazione di bell'aspetto con il tuo sito WordPress. Le caratteristiche principali di Heroic KB includono:

Integrazione istantanea del tema : con una struttura incentrata sul modello, Heroic Knowledge Base ti dà il controllo dell'aspetto della tua documentazione. Ti vengono anche fornite note sull'integrazione del tema, rendendo Heroic KB uno dei plugin di knowledge base più flessibili per WordPress.

Risposte istantanee : la ricerca AJAX fulminea consente ai clienti di trovare ciò di cui hanno bisogno in pochi secondi.

Analisi integrate : ottieni informazioni dettagliate su quanto bene la tua knowledge base sta aiutando i tuoi utenti. Puoi anche raccogliere feedback sugli articoli per individuare quelli che aiutano i tuoi utenti.

Organizzazione semplice : Heroic KB viene fornito con l'ordinamento delle categorie trascina e rilascia in modo da poter ordinare tutto a modo tuo.

Controllo dell'accesso degli utenti: proteggere con password e nascondere gli articoli di diversi ruoli utente.

Supporto per allegati di file : fornisci ai tuoi visitatori file scaricabili nei tuoi articoli.

Supporto widget : sono disponibili tre widget per la visualizzazione di articoli, categorie e autori della knowledge base nel tuo sito.

Adatto agli sviluppatori : Heroic KB funziona immediatamente con la maggior parte dei temi ben codificati, insieme allo stile reattivo per impostazione predefinita.

Supporto linguistico : il plug-in è pronto per la traduzione con compatibilità WPML e offre un supporto completo per la localizzazione.

Eccellente servizio clienti : il team di Heroic KB è sempre pronto e pronto ad aiutare in caso di problemi.

Come utente di WordPress, ovviamente, puoi semplicemente aggiungere articoli come post del blog. Ma l'utilizzo di un plug-in KB specifico ha una serie di vantaggi. Semplifica notevolmente la gestione della documentazione e consente agli utenti di eseguire ricerche nella documentazione separatamente dagli altri contenuti.

L'altra opzione è utilizzare un tema di knowledge base dedicato, ma è una buona idea solo se l'intero sito Web è la tua base di conoscenza. Quando si aggiunge una knowledge base a un sito Web WordPress esistente, un plug-in è di gran lunga la soluzione migliore.

Come puoi vedere dagli esempi sopra, un'ottima documentazione ha un enorme potenziale non solo per soddisfare i clienti attuali, ma anche per formare i membri del personale e attirare potenziali clienti. Gli sforzi che fai per aggiungere documentazione al tuo sito Web ripagheranno profumatamente negli anni a venire. Quindi inizia oggi stesso con Heroic KB.