선호도 다이어그램을 사용하여 프로젝트 세부 정보를 구성하는 방법

친화도 다이어그램은 효과적으로 사용하는 방법을 알고 있는 한 탁월한 창의성과 생산성 도구입니다. 팀은 데이터가 실제로 나타나는지 확인하는 방법으로 선호도 다이어그램을 사용하고, 데이터를 물리적으로 이동하면 팀이 데이터에 더욱 몰입할 수 있습니다. 또한 팀원들이 아이디어와 결과를 공유하는 방법이기도 합니다.

어피니티 다이어그램이란 무엇입니까?

친화도 다이어그램은 브레인스토밍이나 연구 세션에서 나온 모든 것, 즉 뒤섞이고 반복적이며 생성된 관련 정보를 모두 구성하기 위한 프레임워크를 제공합니다. 복잡한 문제를 생각하거나 문제를 해결하려고 하거나 프로세스 또는 제품과 관련된 모든 정보와 아이디어를 수집해야 하는 경우 선호도 다이어그램이 도움이 됩니다. 친화도 다이어그램은 다음과 같은 경우에도 도움이 됩니다.

• 많은 아이디어에서 주제를 추출하거나 관계를 생성하는 것이 중요합니다.
• 설문조사 결과와 같이 분석할 구두 데이터가 있습니다.
• 대규모 데이터 세트를 수집하고 구성해야 합니다.

또한, 친화도 다이어그램을 보고 표현된 다양한 아이디어와 관계를 살펴봄으로써 추가할 아이디어를 더 생각할 수 있습니다. 친화도 다이어그램은 디자인 사고에 사용되지만 비디자인 브레인스토밍 프로세스에도 사용됩니다. 대부분의 선호도 다이어그램에는 40~60개의 항목이 있지만 적게는 15개, 많게는 100개까지 포함할 수 있습니다.

선호도 다이어그램은 선호도 차트, 선호도 매핑, 클러스터링 연습, KJ 방법 또는 기법, 공간 포화 및 그룹, 또는 주제 분석이라고 할 수 있습니다. 이 모든 용어는 자연스러운 관계로 방대한 양의 아이디어를 구성하는 것을 나타냅니다.

어피니티 다이어그램은 언제 사용해야 합니까?

친화도 다이어그램은 프로젝트를 정의하는 데 도움이 될 수 있습니다. 정보가 너무 많아 통제할 수 없을 때 프로젝트 범위를 좁힐 수 있고 모든 정보가 어떻게 연결되는지 파악하기 어려운 경우 범위를 넓힐 수도 있습니다. 친화도 다이어그램이 도움이 되는 다른 경우는 다음과 같습니다.

• 고려해야 할 사실이나 아이디어가 많은데도 너무 많고 정리가 안되어 혼란스러울 때
• 고려 중인 문제가 너무 복잡하거나, 크거나, 생각하기에 압도적으로 느껴집니다.
• 팀이 습관적인 사고의 고리에 갇혀 있거나 브레인스토밍할 때마다 동일한 범주를 느슨하게 정의하는 것 같습니다.
• 당신의 그룹은 일종의 합의에 도달해야 하며 그렇게 하기 위해 논리적인 방식으로 정보가 제시되어야 합니다.

포인트가 15개 미만이면 선호도 다이어그램이 필요하지 않을 수 있습니다. 15개 이상의 포인트로 3개 이상의 그룹을 생성할 수 있어야 하며, 이때 친화도 다이어그램이 유용합니다.

선호도 다이어그램이 반드시 오후에 완료할 프로젝트는 아닙니다. 모든 사람이 지치지 않고 명료한 결정을 내릴 수 있도록 브레인스토밍 및/또는 다이어그램 작성 프로세스를 며칠에 걸쳐 분산해야 할 수도 있습니다. 때때로 작업 중인 문제에서 멀어지면 더 빨리 돌아가 결정을 내릴 수 있는 명확성을 얻을 수 있습니다.

친화도 다이어그램을 만드는 방법

설정 및 브레인스토밍에서 다이어그램 마무리 및 조치에 이르기까지 친화도 다이어그램을 만드는 단계를 살펴보겠습니다.

지도자 임명

모든 사람이 참여하는 동안 리더는 프로세스를 계속 진행하고 팀이 해결할 수 없는 문제(예: 메모를 어디로 보내야 하는지 또는 그룹화를 위한 주요 범주가 무엇인지)에 대해 전화가 끊겼을 때 지침을 제공합니다.

재료를 모아

카드나 스티커 메모와 테이프가 필요합니다. 샤피 또는 두꺼운 마커 펜; 칠판이나 화이트보드, 바닥, 탁자 또는 벽과 같은 사용하지 않은 큰 작업 표면. 작업 표면은 전체 팀이 액세스할 수 있어야 합니다. 모든 사람이 메모와 다이어그램을 보기 위해 그 주위에 모여야 합니다.

문제 정의

이 브레인스토밍 세션을 진행하는 이유를 이미 알고 있기를 바랍니다. 그러나 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 하려면 모든 사람이 자신이 대답하려는 질문이나 해결하려는 문제를 알 수 있도록 문제 설명을 작성하세요. 문제 진술을 작업 공간의 상단에 프레이밍 장치로 두십시오.

영감

선호도 다이어그램은 브레인스토밍으로 시작하며 팀에서 수행할 브레인스토밍 유형(전통적 또는 자동)을 결정해야 합니다. 전통적인 브레인스토밍에서는 모든 사람이 한 번에 하나의 아이디어를 작성한 다음 순서대로 그룹에 발표합니다. 이는 팀원들이 동일한 아이디어를 작성하는 수고를 덜어줍니다. 이는 조용한 브레인스토밍에서 쉽게 발생할 수 있고 다이어그램 프로세스의 효율성을 떨어뜨릴 수 있습니다.

브레인스토밍 세션의 가장 중요한 특징 중 하나는 비판이 없다는 것입니다. 팀원들은 그들이 창의적으로 생각할 수 있고 처음에는 "나쁜" 것처럼 보이는 아이디어를 버리고 자신의 직감대로 할 수 있다는 것을 알아야 합니다. 이 모든 것이 비판을 받지 않아야 합니다.

브레인스토밍 세션 중에 누군가 아이디어가 떠오를 때마다 자신의 카드나 스티커 메모에 작성하십시오. 아이디어를 최대 7단어로 제한합니다. 멀리서도 아이디어를 읽을 수 있도록 카드의 공간을 확보하십시오. 카드에 들어갈 수 있는 기타 사항은 다음과 같습니다.

• 데이터
• 문서화된 사실
• 도면
• 관찰

새 메모가 있을 때마다 작업대에 놓으십시오. 아직 메모를 정리하거나 분류하지 말고 한 곳에서 모두 정리하세요. 같은 방향을 향해야 하며 겹치는 부분이 없어야 합니다.

유사한 아이디어 그룹화

브레인스토밍 노트를 모두 추가했으면 서로 관련이 있는 것처럼 느껴지는 아이디어를 찾으세요. 관련 메모가 서로 옆에 있도록 메모를 이동하고 3-10개의 그룹화를 목표로 합니다.

이 느낌이 혼란스러운가요? 이 과정을 더 쉽게 하려면 메모 하나를 메모하고 작업 표면의 빈 공간으로 옮깁니다. 이것이 첫 번째 그룹의 첫 번째 메모입니다. 그런 다음 다른 메모를 선택하고 그것이 첫 번째 메모와 관련이 있는지 자문해 보십시오. 그렇지 않은 경우 다른 그룹을 시작하십시오. 반복하다. 다음 팁도 도움이 됩니다.

• 아직 그룹화 내에서 계층 구조를 만드는 것에 대해 걱정하지 마십시오.
• 빨리 하세요. 빠른 대처가 가장 좋습니다. 심의가 뒤따르고, 아무것도 확정된 것이 없습니다.
• 어떤 아이디어는 어느 한 그룹에 속하지 않는다고 느끼기 때문에 독립형이 될 수도 있습니다.
• 메모가 두 그룹에 똑같이 잘 맞는 경우 메모를 복제하고 각 그룹에 하나씩 배치합니다. 이것은 메모를 어디에 두어야 하는지에 대해 팀 구성원이 동의하지 않을 때 유용합니다.

아, 그리고 또한: 이 단계를 조용히 수행하십시오. 팀 구성원 그룹과 함께 있고 모두가 결정을 내리는 동안에도 이야기하지 않는 것이 이상하게 느껴지겠지만 프로세스의 이 부분이 침묵을 유지하는 것이 중요합니다. 문제를 통해 생각하는 틀에 얽매이지 않는 방식으로 사람들이 오래된 사고 방식을 깨는 데 도움이 됩니다. 또한 사람들은 아이디어를 그룹화하는 동안 의미론적 논쟁을 하지 않습니다. 마지막으로, 한 사람은 다른 모든 사람보다 (문자 그대로) 더 많은 말을 하지 않을 것입니다.

서로 대화하고 변경

이제 서로 이야기할 때입니다. 바로 지금, 그룹화 - 함께 그룹화되는 관련 메모가 있습니다. 그러나 아직 그룹화를 정의하지 않았습니다. 아이디어를 제거하고, 아이디어를 추가하고, 메모를 옮기는 등의 작업을 수행합니다. 이 단계에서 더 많은 이야기를 할 수 있는 내용은 다음과 같습니다.

• 메모의 순위를 매기는 방법. 어떤 그룹이 다른 그룹보다 더 중요합니까?
• 다른 그룹보다 더 많은 정보를 가진 그룹입니다.
• 발견한 패턴, 특히 예상치 못한 패턴.
• 해당 범주에 잘 맞지 않는 것 같은 메모를 이동하는 이유.
• 결합될 때 더 강력하거나 더 철저해질 그룹화 또는 메모.

이것은 또한 그룹화를 정의할 범주를 결정할 때입니다. 그룹화에서 모든 메모를 연결하는 공통 스레드는 무엇입니까? 범주를 만들 때 범주 이름(및 선택적 요약)이 포함된 헤더 카드를 작성하고 그룹화 맨 위에 배치합니다. 또한 그룹화의 메모 중 하나가 범주를 가장 잘 나타낸다고 느낄 수 있으며 이를 머리글로 사용할 것입니다.

선호도 다이어그램 검토 및 완료

이 시점에서 선호도 다이어그램은 꽤 깔끔해야 합니다. 범주 헤더 아래에 그룹화된 아이디어 열이 있어야 하고 범주와 해당 아이디어는 모두 중요도(또는 가장 적절한 흐름) 순서대로 정렬되어야 합니다. 모두가 친화도 다이어그램을 자세히 살펴보고 토론을 다시 시작해야 합니다. 맞을 때까지 미세 조정하십시오.

행동을 취하다

친화도 다이어그램은 프로세스의 끝을 표시하지 않습니다. 대신 솔루션의 시작과 비슷합니다. 문제의 근본 원인을 파악한 다음 문제를 개선하거나 해결하기 위한 조치를 취하려면 더 많은 분석과 작업이 필요합니다. 이 시점에서 팀은 단독 또는 공동으로 아이디어와 계획을 현실 세계로 구현하기 위한 다음 단계를 마련해야 합니다.

브레인스토밍 및 친화도 다이어그램 생성의 실제 예

혼자 브레인스토밍과 친화도 다이어그램 세션을 진행했습니다. 나는 “어떻게 하면 고객의 요구를 더 잘 충족시킬 수 있을까?”라는 질문으로 시작했습니다. 그런 다음 나는 앉아서 적어도 15개가 될 때까지 아이디어를 썼습니다(20개로 끝남). 나는 그것들을 모두 무작위 순서로 벽에 붙였고, 주요 질문은 맨 위에 놓았습니다.

다음으로 가장 자연스럽게 느껴지는 그룹으로 정리했습니다. 나는 이것을 아주 빨리 해냈습니다. 결정을 내리는 데 너무 오래 걸리지 않았습니다. 보시다시피, 내 다이어그램이 형성되면서 이것들은 꽤 많이 바뀌었지만, 그것들을 일종의 조직으로 만드는 데 필요하고 중요한 첫 번째 단계였습니다. 내가 6개 그룹에서 4개 그룹으로 갔다가 다이어그램이 완성되었을 때 다시 6개로 갔다는 것도 흥미롭습니다.

메모를 그룹화할 때 몇 가지 자연스러운 범주가 형성되는 것을 보기 시작했습니다. 이것들도 결국 변화하고 확장되었습니다. Affinity Diagraming은 매우 유동적입니다. 그것은 여러분의 눈앞에서 변할 것이고, 그것이 요점입니다.

이것은 친화도 다이어그램이 실제로 형성되기 시작한 때입니다.

네 개의 카테고리 헤더를 만들어 왼쪽에서 오른쪽으로 올바른 워크플로에 배치하고 그 아래에 메모를 배치했습니다. 일부 메모는 원래 그룹을 떠나 다른 그룹으로 이동했습니다. 범주 이름을 지정하면 유사성을 기준으로 메모를 그룹화하기가 더 쉬워졌습니다. 서로 유사해야 할 뿐만 아니라 그룹의 모든 메모가 비슷한 목적을 위해 작업해야 했습니다.

나는 뒤로 물러나서 도표를 가지고 모든 것을 주의 깊게 읽었습니다. 여기에 사람들이 한 팀이 있었다면 가장 많은 대화가 이루어졌을 때입니다. 다음은 완성된 다이어그램의 모양과 이 단계에서 발생한 일에 대한 설명입니다.

• 두 가지 새로운 범주 추가됨: 거부됨 및 이상값
• 두 가지 범주의 이름 변경 – "멋짐"이 "비금전적 인센티브"로, "돈"이 "금전적 인센티브"로 변경
• 겹치는 아이디어를 더 크고 명확한 아이디어로 결합(노란색 스티커 메모)
• 범주 내에서 생성된 계층 구조(위에서 아래로)
• 과거 경험을 바탕으로 3개의 아이디어를 "거부됨" 열로 옮겼습니다.
• 뉴스레터를 만드는 것이 다른 프로세스의 일부처럼 느껴지고 클라이언트 유지 관리 또는 마케팅 브레인스토밍 세션의 일부가 될 가능성이 있음을 깨달았습니다.

아이디어를 실행에 옮길 때입니다

난 안 끝났어. 지금 내 벽에는 여러 가지 색의 스티커 메모가 붙어 있습니다. 실제로 차이를 만들기 위해서는 실행 가능해야 합니다. 최종 친화도 다이어그램에서 내가 취할 수 있는 많은 조치 중 일부는 다음과 같습니다.

• 내 이메일 서명과 웹사이트에 내 근무 시간을 추가하여 고객이 언제 나에게 연락할 수 있는지(그리고 할 수 없는지) 알 수 있도록 합니다. 중요한 클라이언트 이메일을 놓치지 않도록 iPhone의 Gmail 알림을 켜십시오.
• 내 요금 및 서비스에 대한 명확하고 간략한 개요를 작성하십시오. 내 웹사이트에 올리고 PDF를 만들어 새로운 고객에게 보낼 수 있습니다.
• 고객에게 프로젝트를 업그레이드하기 위해 제공할 수 있는 공짜 목록을 만드십시오(내 시간이나 에너지를 소모하지 않음). 예를 들어, 기사 또는 블로그 게시물에는 향후 기사에 대한 세 가지 아이디어가 포함될 수 있습니다. 추신: 이것은 새로운 브레인스토밍 세션 및 친화도 다이어그램을 위한 좋은 기초입니다.
• 추천 프로그램을 설정하고 과거 및 현재 고객에게 정보를 이메일로 보내십시오.

마무리

Affinity Diagram은 브레인스토밍 세션이 이해하기에 너무 제한적일 때 구조를 제공합니다. 온라인에서 친화도 다이어그램을 만들 수 있지만 메모를 유지하고 재정렬하는 물리적 행위(아이디어)는 강력하며 단순히 컴퓨터 화면에서 벗어나는 것만으로도 창의적인 생각을 할 수 있습니다. 팀이 있으면 도움이 되지만 프리랜서나 다른 유형의 솔로 작업자인 경우 스스로 브레인스토밍을 하고 친화도 다이어그램을 만들 수 있습니다. 프로세스의 가장 중요한 부분은 다음에 무엇을 하느냐입니다. 학습한 후 이를 실제 프로세스 변경으로 변환하는 방법을 결정하지 않는 한 아이디어는 사용되지 않고 헛된 것으로 스티커 메모에 남아 있습니다.

브레인스토밍과 친화도 다이어그램을 만드는 것은 마스터마인드 그룹에 좋은 연습이 될 수 있습니다. 마스터마인드 그룹을 성공으로 이끄는 또 다른 9가지 팁이 있습니다.

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