Comment utiliser un diagramme d'affinité pour organiser les détails du projet

Un diagramme d'affinité est un excellent outil de créativité et de productivité, à condition de savoir l'utiliser efficacement. Les équipes utilisent des diagrammes d'affinité comme moyen de voir les données prendre vie, et le déplacement physique des données aide à immerger encore plus l'équipe dedans. C'est aussi un moyen pour les membres de l'équipe de partager des idées et des découvertes.

Qu'est-ce qu'un diagramme d'affinité ?

Un diagramme d'affinité fournit le cadre pour organiser tout ce qui sort d'une session de brainstorming ou de recherche - toutes les informations brouillées, répétitives et connexes qui sont évoquées. Si vous essayez de réfléchir à un problème complexe ou de résoudre un problème, ou si vous avez besoin de rassembler toutes les informations et idées liées à un processus ou à un produit, un diagramme d'affinité vous aidera. Un diagramme d'affinité sera également utile si :

• Il est important de créer des relations entre ou d'extraire des thèmes d'un grand nombre d'idées
• Il y a des données verbales à analyser, comme les résultats d'un sondage
• Vous devez collecter et organiser de grands ensembles de données

De plus, en regardant un diagramme d'affinité et en passant en revue les différentes idées et relations représentées, vous pouvez penser à d'autres idées à ajouter. Les diagrammes d'affinité sont utilisés dans le design thinking, mais ils sont également utilisés dans les processus de brainstorming non liés à la conception. La plupart des diagrammes d'affinité ont de 40 à 60 éléments, mais il est possible d'avoir aussi peu que 15 éléments ou plus de 100.

Les diagrammes d'affinité peuvent être appelés diagrammes d'affinité, cartographie d'affinité, exercices de regroupement, méthode ou technique KJ, saturation et groupe d'espace ou analyse thématique. Tous ces termes se réfèrent à l'organisation d'une grande quantité d'idées par leurs relations naturelles.

Quand utiliser un diagramme d'affinité ?

Les diagrammes d'affinité peuvent aider à définir un projet. Ils peuvent réduire la portée du projet lorsqu'il y a tellement d'informations qu'il semble incontrôlable, et ils peuvent également élargir la portée si vous avez du mal à comprendre comment toutes les informations se connectent. Voici d'autres cas où un diagramme d'affinité sera utile :

• Si vous avez beaucoup de faits ou d'idées à considérer, mais il y en a tellement et ils sont tellement désorganisés que cela semble chaotique
• Le problème que vous envisagez vous semble trop complexe, vaste ou accablant pour y réfléchir
• Votre équipe est coincée dans une boucle de réflexion habituelle et/ou vous semblez définir vaguement les mêmes catégories à chaque fois que vous réfléchissez.
• Votre groupe doit parvenir à une sorte de consensus, et ils ont besoin des informations présentées de manière logique pour le faire

Si vous avez moins de 15 points, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un diagramme d'affinité. Avec 15 points ou plus, vous devriez pouvoir créer 3 groupements ou plus, c'est alors qu'un diagramme d'affinité sera utile.

Un diagramme d'affinité n'est pas nécessairement un projet que vous terminerez en un après-midi. Vous devrez peut-être étaler votre processus de brainstorming et/ou de création de diagrammes sur plusieurs jours afin que tout le monde puisse prendre des décisions lucides sans s'épuiser. Parfois, vous éloigner d'un problème sur lequel vous travaillez vous donne la clarté nécessaire pour revenir et prendre des décisions plus rapidement.

Comment créer un diagramme d'affinité

Passons en revue les étapes de création d'un diagramme d'affinité, de la configuration et du brainstorming à la finalisation du diagramme et à l'action.

Nommer un chef

Alors que tout le monde sera impliqué, le leader gardera le processus en mouvement et fournira des conseils lorsque l'équipe se bloque sur un problème qu'elle ne semble pas pouvoir résoudre, comme où une note doit aller ou quelle est la catégorie principale pour un groupe.

Rassemblez vos matériaux

Vous aurez besoin de cartes ou de notes autocollantes et de ruban adhésif ; Sharpies ou marqueurs épais; et une grande surface de travail inutilisée, comme un tableau noir ou un tableau blanc, un sol, une table ou un mur. La surface de travail doit être accessible à toute l'équipe - tout le monde se rassemblera autour d'elle pour regarder les notes et le schéma.

Définir le problème

J'espère que vous savez déjà pourquoi vous organisez cette session de brainstorming. Cependant, pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, rédigez un énoncé du problème afin que chacun connaisse la question à laquelle il essaie de répondre ou le problème qu'il essaie de résoudre. Placez l'énoncé du problème en haut de l'espace de travail en tant que dispositif de cadrage.

idée de génie

Votre diagramme d'affinités commence par un brainstorming, et vous devrez décider quel type de brainstorming votre équipe fera : traditionnel ou silencieux. Dans le brainstorming traditionnel, chacun écrit une idée à la fois, puis l'annonce, dans l'ordre, au groupe. Cela évite aux membres de l'équipe d'écrire les mêmes idées, ce qui peut facilement se produire lors d'un brainstorming silencieux et peut rendre le processus de création de diagrammes moins efficace.

L'une des caractéristiques les plus importantes d'une séance de brainstorming est qu'il n'y a pas de critique. Les membres de l'équipe doivent savoir qu'ils peuvent penser de manière créative, lancer des idées qui semblent « mauvaises » au premier abord et suivre leur instinct, le tout sans être critiqués.

Chaque fois que quelqu'un a une idée au cours d'une séance de brainstorming, écrivez-la sur sa propre carte ou sur un post-it. Limitez les idées à sept mots, max. Prenez de la place sur la carte pour que les idées puissent être lues même à distance. D'autres éléments pouvant figurer sur une carte incluent :

• Données
• Faits documentés
• Dessins
• Observations

Chaque fois que vous avez une nouvelle note, placez-la sur la surface de travail. Ne commencez pas encore à organiser ou à catégoriser les notes, rassemblez-les simplement au même endroit. Ils doivent être orientés dans la même direction et rien ne doit se chevaucher.

Regrouper des idées similaires

Une fois que vous avez ajouté toutes les notes de brainstorming, recherchez des idées qui semblent liées les unes aux autres. Déplacez les notes de manière à ce que les notes liées soient côte à côte et visez 3 à 10 groupes.

Est-ce que ce sentiment est chaotique ? Pour faciliter le processus, prenez une note, n'importe quelle note, et déplacez-la vers un espace vide sur la surface de travail. C'est la première note de votre premier groupe. Ensuite, prenez une autre note et demandez-vous si elle se rapporte à la première note. Si ce n'est pas le cas, commencez un autre groupe avec. Répéter. Ces conseils vous aideront également :

• Ne vous souciez pas encore de créer une hiérarchie au sein des regroupements.
• Soyez rapide. Les réactions rapides sont les meilleures. La délibération vient ensuite, et rien n'est figé.
• Il est possible que certaines idées soient autonomes parce qu'elles n'ont pas l'impression de s'intégrer dans un seul groupe.
• Si une note s'intègre aussi bien dans deux groupes, dupliquez la note et placez-en une dans chaque groupe. Ceci est utile lorsque les membres de l'équipe ne sont pas d'accord sur l'endroit où une note doit être placée.

Oh, et aussi : faites cette étape en silence. Il sera étrange d'être avec un groupe de membres de l'équipe et de ne pas parler alors que vous prenez tous des décisions, mais il est important que cette partie du processus reste silencieuse. C'est une façon non conventionnelle de réfléchir à un problème, qui aide les gens à briser les vieux schémas de pensée. De plus, les gens n'entreront pas dans des arguments sémantiques lorsqu'ils regrouperont des idées. Enfin, une personne n'aura pas plus de mot à dire (littéralement) que tout le monde.

Parlez les uns aux autres et apportez des modifications

Il est maintenant temps de parler les uns avec les autres. À l'heure actuelle, vous avez des regroupements – des notes liées qui sont regroupées. Cependant, vous n'avez pas encore défini les regroupements. Débarrassez-vous des idées, ajoutez des idées, déplacez des notes, etc. Voici d'autres sujets à aborder au cours de cette étape :

• Comment les notes doivent être classées. Quels regroupements sont plus importants que d'autres ?
• Des regroupements qui ont beaucoup plus d'informations que d'autres.
• Des modèles que vous avez remarqués, en particulier ceux qui sont inattendus.
• Raisons de déplacer une note qui ne semble pas bien rentrer dans sa catégorie.
• Des regroupements ou des notes qui seront plus forts ou plus complets lorsqu'ils seront combinés.

C'est aussi le moment de décider des catégories, qui définiront les regroupements. Quel est le fil conducteur qui relie toutes les notes d'un groupe ? Lorsque vous créez une catégorie, écrivez une carte d'en-tête avec le nom de la catégorie (et un résumé facultatif) et placez-la en haut du regroupement. Vous pouvez également penser que l'une des notes du regroupement représente le mieux la catégorie et vous l'utiliserez comme en-tête.

Revoir et finaliser le diagramme d'affinité

Votre diagramme d'affinité devrait être assez soigné à ce stade. Il devrait y avoir des colonnes d'idées regroupées sous des en-têtes de catégorie, et les catégories et leurs idées devraient toutes être classées par ordre d'importance (ou selon le flux le plus logique). Tout le monde devrait regarder de près le diagramme d'affinité et rouvrir la discussion. Ajustez-le jusqu'à ce qu'il soit juste.

Passer à l'action

Un diagramme d'affinité ne marque pas la fin du processus. Au lieu de cela, c'est plus comme le début d'une solution. Plus d'analyses et de travail sont nécessaires si vous voulez aller à la racine d'un problème, puis prendre des mesures pour l'améliorer ou le résoudre. À ce stade, l'équipe doit individuellement ou conjointement proposer les prochaines étapes pour mettre ses idées et ses plans dans le monde réel.

Un exemple réel de remue-méninges et de création d'un diagramme d'affinité

J'ai traversé une session de brainstorming et de diagramme d'affinité par moi-même. J'ai commencé par la question « Comment puis-je mieux répondre aux besoins de mes clients ? » Ensuite, je me suis assis et j'ai écrit des idées jusqu'à ce que j'en ai au moins 15 (je me suis retrouvé avec 20). Je les ai tous affichés au mur dans un ordre aléatoire, avec la question principale en haut.

Ensuite, je les ai organisés en groupes qui me semblaient les plus naturels. Je l'ai fait assez rapidement – ​​je n'ai pas mis trop de temps à prendre mes décisions. Comme vous le verrez, ceux-ci ont fini par changer un peu au fur et à mesure que mon diagramme prenait forme, mais c'était une première étape nécessaire et importante pour les intégrer dans une sorte d'organisation. Il est également intéressant de noter que je suis passé de 6 groupes à 4, puis de nouveau à 6 lorsque le diagramme a été terminé.

Lorsque j'organisais les notes en groupes, j'ai commencé à voir des catégories naturelles prendre forme. Ceux-ci ont fini par changer et s'étendre aussi. La création de diagrammes d'affinité est très fluide – elle va changer sous vos yeux, et c'est le but.

C'est alors que le diagramme d'affinité a vraiment commencé à prendre forme

J'ai créé quatre en-têtes de catégorie, les ai placés dans le bon flux de travail de gauche à droite et j'ai placé les notes en dessous. Certaines notes ont quitté leurs groupements d'origine et sont entrées dans d'autres groupements. Nommer les catégories facilitait le regroupement des notes en fonction des similitudes – non seulement elles devaient être similaires les unes aux autres, mais toutes les notes d'un groupe devaient viser un objectif similaire.

Je reculai et pris le schéma, lisant tout attentivement. Si j'avais eu une équipe de personnes ici, c'est à ce moment-là que la plupart des conversations auraient eu lieu. Voici à quoi ressemble le diagramme terminé, suivi d'une explication de ce qui s'est passé au cours de cette étape :

• Ajout de deux nouvelles catégories : Rejeté et Valeurs aberrantes
• Modification du nom de deux catégories - « Niceties » est devenu « Incitatifs non monétaires » et « Argent » est devenu « Incitatifs monétaires »
• Combiner des idées qui se chevauchent en idées plus grandes et plus claires (les notes autocollantes jaunes)
• Hiérarchies créées au sein des catégories (de haut en bas)
• Déplacement de trois idées dans la colonne « Rejeté » en fonction de l'expérience passée
• Réalisé que la création d'une newsletter fait partie d'un processus différent et qu'elle fera probablement partie d'une session de maintenance client ou de brainstorming marketing

Il est temps de mettre les idées en action

Je n'ai pas fini. En ce moment, j'ai juste des notes autocollantes multicolores sur mon mur. Ils doivent devenir actionnables afin de réellement faire une différence. À partir de mon diagramme d'affinité final, voici quelques-unes des nombreuses actions que je peux entreprendre :

• Ajoutez mes heures de travail à ma signature électronique et à mon site Web afin que les clients sachent quand ils peuvent (et ne peuvent pas) me contacter. Activez les notifications Gmail de mon iPhone pour ne jamais manquer un e-mail client important.
• Rédigez un bref aperçu clair de mes tarifs et de mes services. Mettez-le sur mon site Web et créez un PDF à envoyer à de nouveaux clients.
• Créez une liste de cadeaux que je peux offrir aux clients pour mettre à niveau leurs projets (et qui ne me consomment ni mon temps ni mon énergie). Par exemple, des articles ou des billets de blog peuvent être accompagnés de trois idées pour de futurs articles. PS C'est une bonne base pour une nouvelle session de brainstorming et un diagramme d'affinité.
• Mettre en place un programme de parrainage et envoyer des e-mails aux clients passés et actuels avec les informations.

Emballer

Les diagrammes d'affinité fournissent une structure lorsque les sessions de brainstorming sont trop libres pour donner un sens. Vous pouvez créer un diagramme d'affinité en ligne, mais l'acte physique de tenir et de réorganiser vos notes - vos idées - est puissant, et le simple fait de s'éloigner d'un écran d'ordinateur peut stimuler la pensée créative. Bien qu'il soit utile d'avoir une équipe, vous pouvez réfléchir et créer vous-même un diagramme d'affinité si vous êtes un pigiste ou un autre type de travailleur solo. La partie la plus importante du processus est ce que vous faites ensuite - les idées resteront sur vos notes autocollantes, inutilisées et futiles, à moins que vous ne les preniez lorsque vous avez appris et que vous décidiez comment cela se traduira par des changements de processus réels.

Le brainstorming et la création d'un diagramme d'affinité peuvent être un excellent exercice pour votre groupe de cerveaux. Voici 9 autres conseils pour faire de votre groupe Mastermind un succès.

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