So verwenden Sie ein Affinitätsdiagramm zum Organisieren von Projektdetails

Ein Affinitätsdiagramm ist ein hervorragendes Werkzeug für Kreativität und Produktivität – solange Sie wissen, wie man es effektiv einsetzt. Teams verwenden Affinitätsdiagramme, um zu sehen, wie Daten zum Leben erweckt werden, und das physische Verschieben der Daten trägt dazu bei, das Team noch tiefer in sie einzutauchen. Es ist auch eine Möglichkeit für Teammitglieder, Ideen und Erkenntnisse auszutauschen.

Was ist ein Affinitätsdiagramm?

Ein Affinitätsdiagramm bietet den Rahmen, um alles zu organisieren, was aus einer Brainstorming- oder Recherchesitzung hervorgeht – alle durcheinandergebrachten, sich wiederholenden und verwandten Informationen, die heraufbeschworen werden. Wenn Sie versuchen, ein komplexes Problem zu durchdenken oder ein Problem zu lösen, oder wenn Sie alle Informationen und Ideen zu einem Prozess oder Produkt zusammentragen müssen, hilft ein Affinitätsdiagramm. Ein Affinitätsdiagramm hilft auch, wenn:

• Es ist wichtig, Beziehungen zwischen einer großen Anzahl von Ideen herzustellen oder Themen aus ihnen zu extrahieren
• Es gibt verbale Daten zu analysieren, wie zum Beispiel die Ergebnisse einer Umfrage
• Sie müssen große Datensätze sammeln und organisieren

Wenn Sie sich ein Affinitätsdiagramm ansehen und die verschiedenen dargestellten Ideen und Beziehungen durchgehen, können Sie sich außerdem weitere Ideen ausdenken, die Sie hinzufügen können. Affinitätsdiagramme werden im Design Thinking verwendet, aber auch in Brainstorming-Prozessen außerhalb des Designs. Die meisten Affinitätsdiagramme enthalten 40 bis 60 Elemente, aber es sind auch nur 15 Elemente oder mehr als 100 möglich.

Affinitätsdiagramme können als Affinitätsdiagramme, Affinitätsmapping, Clustering-Übungen, die KJ-Methode oder -Technik, Space Saturate and Group oder thematische Analyse bezeichnet werden. Alle diese Begriffe beziehen sich auf die Organisation einer großen Menge von Ideen durch ihre natürlichen Beziehungen.

Wann sollte ein Affinitätsdiagramm verwendet werden?

Affinitätsdiagramme können bei der Definition eines Projekts helfen. Sie können den Umfang des Projekts einschränken, wenn so viele Informationen außer Kontrolle geraten, und sie können den Umfang auch erweitern, wenn Sie Schwierigkeiten haben, herauszufinden, wie alle Informationen miteinander verbunden sind. Hier sind andere Zeiten, in denen ein Affinitätsdiagramm hilfreich ist:

• Wenn Sie viele Fakten oder Ideen zu berücksichtigen haben, aber es sind so viele und sie sind so unorganisiert, dass es sich chaotisch anfühlt
• Das Thema, über das Sie nachdenken, fühlt sich zu komplex, groß oder überwältigend an, um es durchzudenken
• Ihr Team steckt in einer Schleife gewohnheitsmäßigen Denkens fest und/oder Sie scheinen bei jedem Brainstorming die gleichen Kategorien lose zu definieren
• Ihre Gruppe muss zu einer Art Konsens kommen, und sie braucht die Informationen, die auf logische Weise präsentiert werden, um dies zu tun

Wenn Sie weniger als 15 Punkte haben, benötigen Sie möglicherweise kein Affinitätsdiagramm. Mit 15 oder mehr Punkten sollten Sie in der Lage sein, 3 oder mehr Gruppierungen zu erstellen, dann ist ein Affinitätsdiagramm praktisch.

Ein Affinitätsdiagramm ist nicht unbedingt ein Projekt, das Sie an einem Nachmittag abschließen werden. Möglicherweise müssen Sie Ihren Brainstorming- und/oder Diagrammerstellungsprozess über mehrere Tage verteilen, damit jeder klare Entscheidungen treffen kann, ohne auszubrennen. Manchmal gibt Ihnen das Verlassen eines Problems, an dem Sie gerade arbeiten, die Klarheit, zurückzukehren und schneller Entscheidungen zu treffen.

So erstellen Sie ein Affinitätsdiagramm

Lassen Sie uns die Schritte zum Erstellen eines Affinitätsdiagramms durchgehen, von der Einrichtung und dem Brainstorming bis zum Fertigstellen des Diagramms und dem Ergreifen von Maßnahmen.

Ernennen Sie einen Leiter

Während alle beteiligt sind, hält der Leiter den Prozess am Laufen und gibt Anleitung, wenn das Team an einem Problem hängen bleibt, das es scheinbar nicht lösen kann, z. B. wo eine Notiz hingehört oder was die Hauptkategorie für eine Gruppierung ist.

Sammeln Sie Ihre Materialien

Sie benötigen Karten oder Haftnotizen und Klebeband; Sharpies oder dicke Markierungsstifte; und eine große, ungenutzte Arbeitsfläche wie eine Tafel oder ein Whiteboard, ein Boden, ein Tisch oder eine Wand. Die Arbeitsfläche sollte für das gesamte Team zugänglich sein – alle versammeln sich darum, um sich die Notizen und das Diagramm anzusehen.

Definiere das Problem

Hoffentlich wissen Sie bereits, warum Sie diese Brainstorming-Sitzung durchführen. Um jedoch alle auf den gleichen Stand zu bringen, schreiben Sie eine Problemstellung, damit jeder weiß, welche Frage er beantworten oder welches Problem er lösen möchte. Platzieren Sie die Problemstellung oben im Arbeitsbereich als Rahmenelement.

Brainstorming

Ihr Affinitätsdiagramm beginnt mit dem Brainstorming, und Sie müssen entscheiden, welche Art von Brainstorming Ihr Team durchführen wird: traditionell oder still. Beim traditionellen Brainstorming schreibt jeder eine Idee nach der anderen auf und verkündet sie dann der Reihe nach der Gruppe. Dies erspart den Teammitgliedern das Aufschreiben derselben Ideen, was bei einem stillen Brainstorming leicht passieren kann und den Diagrammprozess weniger effizient machen kann.

Eines der wichtigsten Merkmale einer Brainstorming-Sitzung ist, dass es keine Kritik gibt. Die Teammitglieder müssen wissen, dass sie kreativ denken können, Ideen, die zunächst „schlecht“ erscheinen, wegwerfen und mit ihrem Bauch gehen können, ohne kritisiert zu werden.

Jedes Mal, wenn jemand während einer Brainstorming-Sitzung eine Idee hat, schreiben Sie sie auf eine eigene Karte oder einen Klebezettel. Begrenzen Sie die Ideen auf sieben Wörter, max. Nehmen Sie Platz auf der Karte ein, damit Ideen auch aus der Ferne gelesen werden können. Andere Dinge, die auf eine Karte gehen können, sind:

• Daten
• Dokumentierte Fakten
• Zeichnungen
• Beobachtungen

Legen Sie jedes Mal, wenn Sie eine neue Notiz haben, diese auf die Arbeitsfläche. Fangen Sie noch nicht an, die Notizen zu organisieren oder zu kategorisieren, sondern sammeln Sie sie alle an einem Ort. Sie sollten in die gleiche Richtung zeigen und nichts sollte sich überlappen.

Ähnliche Ideen gruppieren

Nachdem Sie alle Brainstorming-Notizen hinzugefügt haben, suchen Sie nach Ideen, die sich so anfühlen, als wären sie miteinander verbunden. Verschieben Sie die Notizen so, dass verwandte Notizen nebeneinander liegen, und zielen Sie auf 3-10 Gruppierungen.

Ist dieses Gefühl chaotisch? Um den Vorgang zu vereinfachen, machen Sie eine Notiz, eine beliebige Notiz, und verschieben Sie sie an eine leere Stelle auf der Arbeitsfläche. Das ist die erste Notiz in Ihrer ersten Gruppe. Dann nimm eine weitere Notiz und frage dich, ob sie sich auf die erste Notiz bezieht. Wenn dies nicht der Fall ist, starten Sie eine andere Gruppe damit. Wiederholen. Diese Tipps helfen auch:

• Machen Sie sich noch keine Gedanken über das Erstellen einer Hierarchie innerhalb der Gruppierungen.
• Seien Sie schnell. Schnelle Reaktionen sind am besten. Als nächstes kommt die Überlegung, und nichts ist in Stein gemeißelt.
• Es ist möglich, dass einige Ideen eigenständig sind, weil sie das Gefühl haben, dass sie nicht in eine Gruppe passen.
• Wenn eine Notiz gleich gut in zwei Gruppen passt, duplizieren Sie die Notiz und platzieren Sie eine in jeder Gruppe. Dies ist nützlich, wenn Teammitglieder sich nicht einig sind, wo eine Notiz platziert werden soll.

Oh, und außerdem: diesen Schritt im Stillen tun. Es wird sich seltsam anfühlen, mit einer Gruppe von Teammitgliedern zusammen zu sein und nicht zu reden, selbst wenn Sie alle Entscheidungen treffen, aber es ist wichtig, dass dieser Teil des Prozesses still bleibt. Es ist eine unkonventionelle Art, ein Thema zu durchdenken, die Menschen hilft, alte Denkmuster zu durchbrechen. Außerdem geraten die Leute beim Gruppieren von Ideen nicht in semantische Argumente. Schließlich wird eine Person nicht mehr (buchstäblich) zu sagen haben als alle anderen.

Miteinander reden und Änderungen vornehmen

Jetzt ist es an der Zeit, miteinander zu reden. Im Moment haben Sie Gruppierungen – verwandte Notizen, die zusammen gruppiert sind. Sie haben die Gruppierungen jedoch noch nicht definiert. Löschen Sie Ideen, fügen Sie Ideen hinzu, verschieben Sie Notizen usw. Weitere Dinge, über die Sie in diesem Schritt sprechen können, sind:

• Wie die Noten geordnet werden sollen. Welche Gruppierungen sind wichtiger als andere?
• Gruppierungen, die viel mehr Informationen enthalten als andere.
• Muster, die Sie bemerkt haben, insbesondere solche, die unerwartet sind.
• Gründe für das Verschieben einer Notiz, die nicht gut in ihre Kategorie zu passen scheint.
• Gruppierungen oder Notizen, die in Kombination stärker oder gründlicher sind.

Dies ist auch die Zeit, um sich für Kategorien zu entscheiden, die die Gruppierungen definieren. Was ist der gemeinsame Faden, der alle Notizen in einer Gruppierung verbindet? Wenn Sie eine Kategorie erstellen, schreiben Sie eine Kopfkarte mit dem Kategorienamen (und einer optionalen Zusammenfassung) und platzieren Sie sie oben in der Gruppierung. Möglicherweise haben Sie auch das Gefühl, dass eine der Notizen in der Gruppierung die Kategorie am besten repräsentiert, und Sie verwenden sie als Überschrift.

Überprüfen und finalisieren Sie das Affinitätsdiagramm

Ihr Affinitätsdiagramm sollte zu diesem Zeitpunkt ziemlich ordentlich sein. Es sollte Spalten mit Ideen geben, die unter Kategorieüberschriften gruppiert sind, und die Kategorien und ihre Ideen sollten alle nach Wichtigkeit geordnet sein (oder was auch immer der Fluss am sinnvollsten ist). Jeder sollte sich das Affinitätsdiagramm genau anschauen und die Diskussion wieder eröffnen. Passen Sie es an, bis es richtig ist.

Handeln Sie

Ein Affinitätsdiagramm markiert nicht das Ende des Prozesses. Stattdessen ist es eher der Anfang einer Lösung. Es sind mehr Analysen und Arbeit erforderlich, wenn Sie einem Problem auf den Grund gehen und dann Schritte unternehmen möchten, um es zu verbessern oder zu lösen. An dieser Stelle sollte das Team einzeln oder gemeinsam die nächsten Schritte entwickeln, um seine Ideen und Pläne in die Realität umzusetzen.

Ein reales Beispiel für Brainstorming und Erstellen eines Affinitätsdiagramms

Ich ging alleine durch eine Brainstorming- und Affinity-Diagramm-Sitzung. Ich begann mit der Frage „Wie kann ich die Bedürfnisse meiner Kunden besser erfüllen?“ Dann setzte ich mich hin und schrieb Ideen auf, bis ich mindestens 15 hatte (am Ende hatte ich 20). Ich habe sie alle in zufälliger Reihenfolge an die Wand gehängt, mit der Hauptfrage ganz oben.

Als nächstes organisierte ich sie in Gruppen, die sich am natürlichsten anfühlten. Ich habe das ziemlich schnell gemacht – ich habe nicht lange gebraucht, um meine Entscheidungen zu treffen. Wie Sie sehen werden, haben sich diese im Laufe der Entwicklung meines Diagramms ziemlich verändert, aber es war ein notwendiger und wichtiger erster Schritt, sie in eine Art Organisation zu bringen. Interessant ist auch, dass ich von 6 Gruppierungen auf 4 und dann wieder auf 6 übergegangen bin, als das Diagramm fertig war.

Als ich die Notizen in Gruppierungen organisierte, begann ich zu sehen, wie einige natürliche Kategorien Gestalt annahmen. Auch diese veränderten und erweiterten sich. Affinitätsdiagramme sind sehr flüssig – sie werden sich vor Ihren Augen ändern, und darum geht es.

Zu diesem Zeitpunkt nahm das Affinitätsdiagramm wirklich Gestalt an

Ich habe vier Kategorieüberschriften erstellt, sie von links nach rechts in den richtigen Workflow gesetzt und die Notizen darunter platziert. Einige Notizen verließen ihre ursprünglichen Gruppierungen und gingen in andere Gruppierungen. Die Benennung der Kategorien machte es einfacher, die Notizen nach Ähnlichkeiten zu gruppieren – sie mussten nicht nur einander ähnlich sein, sondern alle Notizen in einer Gruppe mussten einem ähnlichen Zweck dienen.

Ich trat einen Schritt zurück, nahm das Diagramm auf und las alles sorgfältig durch. Hätte ich hier ein Team von Leuten, dann hätten die meisten Gespräche stattgefunden. So sieht das fertige Diagramm aus, gefolgt von einer Erklärung, was in dieser Phase passiert ist:

• Zwei neue Kategorien hinzugefügt: Abgelehnt und Ausreißer
• Namen von zwei Kategorien geändert – „Niceties“ wurde zu „Non-monetary Incentives“ und „Money“ wurde zu „Monetary Incentives“
• Kombinierte überlappende Ideen zu größeren, klareren Ideen (die gelben Haftnotizen)
• Erstellte Hierarchien innerhalb von Kategorien (von oben nach unten)
• Drei Ideen wurden aufgrund von Erfahrungen aus der Vergangenheit in die Spalte „Abgelehnt“ verschoben
• Wir haben erkannt, dass die Erstellung eines Newsletters sich wie ein Teil eines anderen Prozesses anfühlt und wahrscheinlich Teil einer Kundenwartungs- oder Marketing-Brainstorming-Sitzung wird

Es ist Zeit, Ideen in die Tat umzusetzen

Ich bin noch nicht fertig. Im Moment habe ich nur mehrfarbige Haftnotizen an meiner Wand. Sie müssen umsetzbar werden, um tatsächlich etwas zu bewirken. Aus meinem endgültigen Affinitätsdiagramm sind hier nur einige der vielen Maßnahmen, die ich ergreifen kann:

• Fügen Sie meine Arbeitszeiten zu meiner E-Mail-Signatur und Website hinzu, damit Kunden wissen, wann sie mich kontaktieren können (und wann nicht). Aktivieren Sie die Gmail-Benachrichtigungen meines iPhones, damit ich keine wichtige Kunden-E-Mail verpasse.
• Schreiben Sie einen klaren, kurzen Überblick über meine Preise und Leistungen. Stellen Sie es auf meine Website und erstellen Sie ein PDF, um es an neue Kunden zu senden.
• Erstellen Sie eine Liste mit Werbegeschenken, die ich Kunden anbieten kann, um ihre Projekte zu aktualisieren (und die meine Zeit oder Energie nicht verbrauchen). Beispielsweise können Artikel oder Blogbeiträge von drei Ideen für zukünftige Artikel begleitet werden. PS Dies ist eine gute Grundlage für eine neue Brainstorming-Sitzung und ein Affinitätsdiagramm.
• Richten Sie ein Empfehlungsprogramm ein und senden Sie früheren und aktuellen Kunden eine E-Mail mit den Informationen.

Einpacken

Affinitätsdiagramme bieten Struktur, wenn Brainstorming-Sitzungen zu unbeschränkt sind, um einen Sinn zu ergeben. Sie können ein Affinitätsdiagramm online erstellen, aber der physische Akt des Haltens und Neuanordnens Ihrer Notizen – Ihrer Ideen – ist kraftvoll, und einfach vom Computerbildschirm wegzukommen, kann das kreative Denken anregen. Obwohl es hilfreich ist, ein Team zu haben, können Sie selbst ein Brainstorming durchführen und ein Affinitätsdiagramm erstellen, wenn Sie ein Freiberufler oder eine andere Art von Alleinarbeiter sind. Der wichtigste Teil des Prozesses ist, was Sie als nächstes tun – Ideen bleiben auf Ihren Haftnotizen, ungenutzt und sinnlos, es sei denn, Sie nehmen, wenn Sie es gelernt haben, und entscheiden, wie sich dies in tatsächlichen Prozessänderungen niederschlägt.

Brainstorming und das Erstellen eines Affinitätsdiagramms können eine großartige Übung für Ihre Mastermind-Gruppe sein. Hier sind weitere 9 Tipps, um Ihre Mastermind-Gruppe zum Erfolg zu führen.

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