Proje Ayrıntılarını Organize Etmek İçin Bir Yakınlık Diyagramı Nasıl Kullanılır

Bir yakınlık diyagramı, mükemmel bir yaratıcılık ve üretkenlik aracıdır – yeter ki nasıl etkili bir şekilde kullanılacağını bildiğiniz sürece. Ekipler, verilerin canlandığını görmenin bir yolu olarak yakınlık diyagramlarını kullanır ve verileri fiziksel olarak hareket ettirmek, ekibin daha da fazla içine girmesine yardımcı olur. Aynı zamanda ekip üyelerinin fikirlerini ve bulgularını paylaşmalarının bir yoludur.

Yakınlık Diyagramı nedir?

Bir yakınlık diyagramı, bir beyin fırtınası veya araştırma oturumundan çıkan her şeyi organize etmek için bir çerçeve sağlar - tüm şifreli, tekrarlayan ve çağrılan ilgili bilgiler. Karmaşık bir konu üzerinde düşünmeye veya bir sorunu çözmeye çalışıyorsanız veya bir süreç veya ürünle ilgili tüm bilgi ve fikirleri toplamanız gerekiyorsa, bir yakınlık diyagramı yardımcı olacaktır. Bir afinite diyagramı aşağıdaki durumlarda da yardımcı olacaktır:

• Çok sayıda fikir arasında ilişkiler oluşturmak veya bunlardan temalar çıkarmak önemlidir.
• Bir anketin sonuçları gibi analiz edilecek sözlü veriler var
• Büyük veri kümelerini toplamanız ve düzenlemeniz gerekir

Ayrıca, bir benzerlik diyagramına bakarak ve temsil edilen farklı fikirleri ve ilişkileri gözden geçirerek, eklemek için daha fazla fikir düşünebilirsiniz. Yakınlık diyagramları tasarım düşüncesinde kullanılır, ancak tasarım dışı beyin fırtınası süreçlerinde de kullanılırlar. Çoğu yakınlık diyagramında 40 ila 60 öğe bulunur, ancak en az 15 öğeye veya 100'den fazla öğeye sahip olmak mümkündür.

Yakınlık diyagramları, yakınlık çizelgeleri, yakınlık haritalama, kümeleme alıştırmaları, KJ Yöntemi veya Tekniği, Uzay Doygunluğu ve Grubu veya tematik analiz olarak adlandırılabilir. Bu terimlerin tümü, çok sayıda fikri doğal ilişkileriyle organize etmeye atıfta bulunur.

Bir Afinite Diyagramı Ne Zaman Kullanılmalıdır?

Yakınlık diyagramları bir projeyi tanımlamaya yardımcı olabilir. Çok fazla bilgi kontrolden çıktığı zaman projenin kapsamını daraltabilirler ve ayrıca tüm bilgilerin nasıl bağlantılı olduğunu anlamakta zorlanıyorsanız kapsamı genişletebilirler. Bir yakınlık diyagramının yardımcı olacağı diğer zamanlar şunlardır:

• Göz önünde bulundurmanız gereken çok fazla gerçek veya fikriniz varsa, ancak o kadar çok şey var ki ve bunlar o kadar dağınık ki, kaotik hissettiriyorsa
• Düşündüğünüz konu üzerinde düşünmek için çok karmaşık, büyük veya bunaltıcı geliyor
• Ekibiniz bir alışılmış düşünce döngüsünde sıkışıp kalmış ve/veya her beyin fırtınası yaptığınızda aynı kategorileri gevşek bir şekilde tanımlıyor gibisiniz.
• Grubunuz bir tür fikir birliğine varmalı ve bunu yapabilmek için mantıklı bir şekilde sunulan bilgilere ihtiyaçları var.

15'ten az puanınız varsa, bir yakınlık diyagramına ihtiyacınız olmayabilir. 15 veya daha fazla nokta ile, bir yakınlık diyagramının kullanışlı olacağı 3 veya daha fazla gruplama oluşturabilmeniz gerekir.

Bir yakınlık diyagramı mutlaka bir öğleden sonra tamamlayacağınız bir proje değildir. Beyin fırtınası ve/veya diyagram oluşturma sürecinizi birkaç güne yaymanız gerekebilir, böylece herkes yorulmadan net kararlar verebilir. Bazen üzerinde çalıştığınız bir konudan uzaklaşmak, geri dönüp daha hızlı karar vermeniz için size netlik sağlar.

Bir Yakınlık Diyagramı Nasıl Oluşturulur

Kurulum ve beyin fırtınasından diyagramı sonlandırmaya ve harekete geçmeye kadar bir yakınlık diyagramı oluşturma adımlarını inceleyelim.

Bir lider atayın

Herkes dahil olurken, lider süreci devam ettirecek ve ekip, bir notun nereye gitmesi gerektiği veya bir gruplama için ana kategorinin ne olduğu gibi çözemeyecekleri bir soruna takıldığında rehberlik edecek.

Malzemelerinizi toplayın

Kartlara veya yapışkan notlara ve teybe ihtiyacınız olacak; Sharpies veya kalın keçeli kalemler; ve kara tahta veya beyaz tahta, zemin, masa veya duvar gibi büyük, kullanılmayan bir çalışma yüzeyi. Çalışma yüzeyi tüm ekip için erişilebilir olmalıdır - herkes notlara ve şemaya bakmak için etrafında toplanacaktır.

Sorunu tanımlayın

Umarım, bu beyin fırtınası seansını neden yaptığınızı zaten biliyorsunuzdur. Yine de herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için, herkesin yanıtlamaya çalıştığı soruyu veya çözmeye çalıştığı sorunu bilmesi için bir sorun ifadesi yazın. Sorun bildirimini bir çerçeveleme aygıtı olarak çalışma alanının en üstüne koyun.

beyin fırtınası

Yakınlık diyagramınız beyin fırtınası ile başlar ve ekibinizin ne tür beyin fırtınası yapacağına karar vermeniz gerekir: geleneksel mi yoksa sessiz mi. Geleneksel beyin fırtınasında, herkes her seferinde bir fikir yazar ve ardından bunu sırayla gruba duyurur. Bu, ekip üyelerinin sessiz beyin fırtınasında kolayca gerçekleşebilen ve diyagram oluşturma sürecini daha az verimli hale getirebilecek aynı fikirleri yazma zahmetinden kurtarır.

Bir beyin fırtınası seansının en önemli özelliklerinden biri, hiçbir eleştirinin olmamasıdır. Ekip üyeleri, yaratıcı bir şekilde düşünebileceklerini, ilk başta “kötü” görünen fikirleri fırlatıp atabileceklerini ve içgüdüleriyle hareket edebileceklerini bilmelidirler, üstelik hepsi eleştirilmeden.

Bir beyin fırtınası oturumu sırasında biri bir fikir bulduğunda, onu kendi kartına veya yapışkan notuna yazın. Fikirleri yedi kelimeyle sınırlayın, maks. Fikirlerin uzaktan bile okunabilmesi için kartta yer açın. Bir karta girebilecek diğer şeyler şunlardır:

• Veri
• Belgelenmiş gerçekler
• Çizimler
• gözlemler

Her yeni notunuz olduğunda, onu çalışma yüzeyine koyun. Notları henüz düzenlemeye veya sınıflandırmaya başlamayın, hepsini tek bir yerde toplayın. Aynı yöne bakmalı ve hiçbir şey örtüşmemelidir.

Benzer fikirleri gruplandırın

Tüm beyin fırtınası notlarını ekledikten sonra, birbirleriyle ilişkiliymiş gibi hissettiren fikirleri arayın. Notları, ilgili notlar yan yana olacak şekilde hareket ettirin ve 3-10 gruplandırmayı hedefleyin.

Bu duygu kaotik mi? İşlemi kolaylaştırmak için herhangi bir not alın ve çalışma yüzeyindeki boş bir alana taşıyın. Bu, ilk grubunuzdaki ilk not. Sonra başka bir not alın ve kendinize bunun ilk notla ilgili olup olmadığını sorun. Olmazsa, onunla başka bir grup başlatın. Tekrarlamak. Bu ipuçları da yardımcı olacaktır:

• Henüz gruplamalar içinde bir hiyerarşi oluşturma konusunda endişelenmeyin.
• Hızlı ol. Hızlı tepkiler en iyisidir. Müzakere sonra gelir ve hiçbir şey kesin değildir.
• Bazı fikirlerin bağımsız olması olasıdır çünkü herhangi bir gruba uymuyormuş gibi hissederler.
• Bir not iki gruba eşit derecede uyuyorsa, notu çoğaltın ve her gruba bir tane yerleştirin. Bu, ekip üyeleri bir notun nereye yerleştirilmesi gerektiği konusunda anlaşamadıklarında faydalıdır.

Oh, ve ayrıca: bu adımı sessizce yapın. Bir grup ekip üyesiyle birlikte olmak ve hepiniz kararlar alırken bile konuşmamak garip gelebilir, ancak sürecin bu bölümünün sessiz kalması önemlidir. İnsanların eski düşünce kalıplarını kırmalarına yardımcı olan bir konu üzerinde düşünmenin alışılmadık bir yolu. Ayrıca, insanlar fikirleri gruplandırırken anlamsal tartışmalara girmezler. Son olarak, bir kişinin diğer herkesten daha fazla (gerçek) söz hakkı olmayacaktır.

Birbirinizle konuşun ve değişiklik yapın

Şimdi birbirimizle konuşma zamanı. Şu anda, gruplamalarınız var - birlikte gruplanmış ilgili notlar. Yine de gruplamaları henüz tanımlamadınız. Fikirlerden kurtulun, fikirler ekleyin, notları hareket ettirin, vb. Bu adımda konuşulacak diğer şeyler şunlardır:

• Notlar nasıl sıralanmalıdır. Hangi gruplar diğerlerinden daha önemlidir?
• Diğerlerinden çok daha fazla bilgiye sahip olan gruplamalar.
• Fark ettiğiniz desenler, özellikle de beklenmedik olanlar.
• Kategorisine uymayan bir notu taşıma nedenleri.
• Birleştirildiğinde daha güçlü veya daha kapsamlı olacak gruplamalar veya notlar.

Bu aynı zamanda gruplamaları tanımlayacak kategorilere karar verme zamanıdır. Bir gruplamadaki tüm notları birbirine bağlayan ortak konu nedir? Bir kategori oluşturduğunuzda, kategori adını (ve isteğe bağlı bir özeti) içeren bir başlık kartı yazın ve bunu grubun en üstüne yerleştirin. Ayrıca gruplamadaki notlardan birinin kategoriyi en iyi temsil ettiğini hissedebilir ve onu başlık olarak kullanabilirsiniz.

Yakınlık diyagramını gözden geçirin ve sonlandırın

Afinite diyagramınız bu noktada oldukça düzgün olmalıdır. Kategori başlıkları altında gruplanmış fikir sütunları olmalı ve kategoriler ve fikirlerin tümü önem sırasına göre (ya da hangi akış en mantıklı geliyorsa) olmalıdır. Herkes yakınlık şemasına yakından bakmalı ve tartışmayı tekrar açmalıdır. Doğru olana kadar ince ayar yapın.

Harekete geç

Bir yakınlık diyagramı işlemin sonunu belirtmez. Bunun yerine, daha çok bir çözümün başlangıcı gibi. Bir sorunun köküne inecekseniz ve ardından onu iyileştirmek veya çözmek için adımlar atacaksanız daha fazla analiz ve çalışma gerekir. Bu noktada ekip, fikirlerini ve planlarını gerçek dünyaya taşımak için tek başına veya ortaklaşa sonraki adımları atmalıdır.

Beyin Fırtınası ve Yakınlık Diyagramı Oluşturmanın Gerçek Hayattan Bir Örneği

Kendi başıma bir beyin fırtınası ve yakınlık diyagramı oluşturma oturumundan geçtim. “Müşterilerimin ihtiyaçlarını nasıl daha iyi karşılayabilirim?” sorusuyla başladım. Sonra oturdum ve en az 15 olana kadar fikirleri yazdım (20 ile bitirdim). Hepsini ana soru en üstte olacak şekilde rastgele sırayla duvara astım.

Daha sonra, onları en doğal hissettiren gruplara ayırdım. Bunu oldukça hızlı yaptım - kararlarımı vermek çok uzun sürmedi. Göreceğiniz gibi, diyagramım oluştukça bunlar biraz değişti, ancak onları bir tür organizasyona sokmak için gerekli ve önemli bir ilk adımdı. Diyagram bittiğinde 6 gruptan 4'e ve ardından 6'ya geri dönmem de ilginç.

Notları gruplar halinde düzenlerken, bazı doğal kategorilerin şekillendiğini görmeye başladım. Bunlar da değişmeye ve genişlemeye başladı. Yakınlık diyagramı çok akıcıdır - gözlerinizin önünde değişecek ve mesele bu.

Bu, yakınlık diyagramının gerçekten şekillenmeye başladığı zamandır.

Dört kategori başlığı oluşturdum, bunları soldan sağa doğru iş akışına yerleştirdim ve altlarına notları yerleştirdim. Bazı notlar orijinal gruplamalarını bırakıp diğer gruplamalara girdi. Kategorileri adlandırmak, notları benzerliklere göre gruplandırmayı kolaylaştırdı - sadece birbirlerine benzer olmaları gerekmedi, aynı zamanda bir gruptaki tüm notların benzer bir amaç için çalışması gerekiyordu.

Geri adım attım ve diyagramı aldım, her şeyi dikkatlice okudum. Burada bir ekibim olsaydı, en çok konuşma bu zaman olurdu. İşte bitmiş diyagramın nasıl göründüğü ve ardından bu aşamada ne olduğuna dair bir açıklama:

• İki yeni kategori eklendi: Reddedildi ve Aykırı Değerler
• İki kategorinin adı değiştirildi - "Niceties", "Parasal Olmayan Teşvikler" ve "Para", "Parasal Teşvikler" oldu
• Çakışan fikirlerin daha büyük, daha net fikirlerle birleştirilmesi (sarı yapışkan notlar)
• Kategoriler içinde oluşturulan hiyerarşiler (yukarıdan aşağıya)
• Geçmiş deneyimlere dayalı olarak üç fikir "Reddedildi" sütununa taşındı
• Haber bülteni oluşturmanın farklı bir sürecin parçası gibi hissettirdiğini ve muhtemelen bir müşteri bakım veya pazarlama beyin fırtınası oturumunun bir parçası olacağını fark etti

Fikirleri eyleme geçirme zamanı

Bitirmedim. Şu anda duvarımda çok renkli yapışkan notlar var. Gerçekten bir fark yaratmak için eyleme geçirilebilir hale gelmeleri gerekiyor. Son yakınlık diyagramımdan, yapabileceğim birçok eylemden sadece birkaçı:

• Müşterilerin benimle ne zaman iletişime geçebileceklerini (ve edemeyeceklerini) bilmeleri için çalışma saatlerimi e-posta imzama ve web siteme ekle. Önemli bir müşteri e-postasını asla kaçırmamak için iPhone'umun Gmail bildirimlerini açın.
• Fiyatlarım ve hizmetlerim hakkında net ve kısa bir genel bakış yazın. Web siteme koyun ve yeni müşterilere göndermek için bir PDF oluşturun.
• Müşterilere projelerini yükseltmeleri için önerebileceğim (ve zamanımı ve enerjimi tüketmeyen) ücretsiz bir liste oluşturun. Örneğin, makalelere veya blog gönderilerine gelecekteki makaleler için üç fikir eşlik edebilir. Not: Bu, yeni bir beyin fırtınası oturumu ve yakınlık diyagramı için iyi bir temeldir.
• Bir tavsiye programı kurun ve geçmiş ve mevcut müşterilere bilgi e-postası gönderin.

Toplama

Yakınlık diyagramları, beyin fırtınası oturumları anlamlandırılamayacak kadar sınırsız olduğunda yapı sağlar. Çevrimiçi olarak bir yakınlık diyagramı oluşturabilirsiniz, ancak notlarınızı – fikirlerinizi – tutma ve yeniden düzenleme fiziksel eylemi güçlüdür ve sadece bir bilgisayar ekranından uzaklaşmak yaratıcı düşünceyi harekete geçirebilir. Bir ekibe sahip olmak faydalı olsa da, serbest çalışan veya başka tür bir solo çalışan iseniz kendi başınıza beyin fırtınası yapabilir ve bir yakınlık şeması oluşturabilirsiniz. Sürecin en önemli kısmı, daha sonra ne yapacağınızdır – öğrendiğiniz zaman almadığınız ve bunun gerçek süreç değişikliklerine nasıl dönüşeceğine karar vermediğiniz sürece, fikirler yapışkan notlarınızda, kullanılmamış ve boş olarak kalacaktır.

Beyin fırtınası yapmak ve bir yakınlık diyagramı oluşturmak, beyniniz için harika bir egzersiz olabilir. İşte Mastermind Grubunuzu Başarılı Hale Getirmek için 9 İpucu.

simonlidesign / Shutterstock.com üzerinden öne çıkan görsel