일반적인 프로젝트 관리 과제 및이를 해결하는 방법

프로젝트 관리는 모든 비즈니스 이니셔티브의 성공에 중요한 역할을합니다. 팀이 조직을 유지하고 마감일을 맞추고 예산 내에서 품질 결과를 제공하는 데 도움이됩니다. 적절한 프로젝트 관리 프로세스가 없으면 훌륭한 아이디어조차도 예상 결과를 얻지 못할 수 있습니다.

그렇기 때문에 회사는 숙련 된 관리자 및 구조화 된 워크 플로에 투자하여 프로젝트를 추적합니다. 그러나 아무리 잘 계획하더라도 실행 중에 도전이 종종 나타납니다. 마감일이 전환되거나 의사 소통이 중단되거나 예기치 않은 비용이 발생할 수 있습니다.

이러한 문제는 팀에게 스트레스를 줄 수 있으며 때로는 전체 프로젝트를 위험에 빠뜨릴 수 있습니다. 이러한 과제를 조기에 인식하는 것은이 문제를 극복하기위한 첫 번째 단계입니다. 이 블로그에서는 오늘날 조직이 직면 한 가장 일반적인 프로젝트 관리 문제와 해결 방법에 대해 논의 할 것입니다.

일반적인 프로젝트 관리 문제는 무엇입니까? 그들을 해결하는 방법

이 섹션에서는 오늘날 시대에 가장 일반적인 프로젝트 관리 문제와 효과적인 전략으로 해결할 수있는 방법에 대해 논의합니다. 우리는이 토론이 진정으로 도움이되고 즐거워지기를 바랍니다. 시작합시다!

1. 불분명 한 목표와 목표

오늘날 수많은 프로젝트가 실패한 가장 큰 이유 중 하나는 목표와 목표가 처음부터 명확하지 않기 때문입니다. 팀원들이 그들의 목표에 대해 불분명하면 그들의 노력은 조직이 무질서 해집니다. 일부는 속도에 중점을 둘 수 있고, 다른 일부는 품질에 중점을 둘 수 있으며, 일부는 계획되지 않은 추가 기능을 추가하는 데 중점을 둘 수 있습니다.

이 혼란은 팀원들 사이의 시간, 비 효율성 및 좌절을 만듭니다. 명확한 목표가 없으면 사람들은 우선 순위에 대해 확신이 없으므로 의사 결정을 지연시키고 생산성을 줄일 수 있습니다. 불분명 한 목표는 또한 이해 관계자에게 부정적인 영향을 줄 수 있습니다. 프로젝트가 제 시간과 예산 내에서 완료 되더라도 고객이나 의도 한 청중을 만족시키지 못할 수 있습니다.

현실적인 목표를 설정하고 프로젝트 관리자로 달성하는 방법을 확인하십시오.

그것을 해결하는 방법

• 스마트 프레임 워크를 사용하여 명확하고 구체적인 목표를 정의하십시오
• 간단한 언어로 문서화
• 모든 팀원 및 이해 관계자와 공유하여 조정을 보장하십시오.
• 프로젝트 범위가 명확성과 방향을 유지하기 위해 변경 될 때 목표를 다시 방문하십시오.

2. 프로젝트 추정 불량

가난한 프로젝트 추정치는 프로젝트가 시작되기 전에 전체 프로젝트를 방해 할 수 있습니다. 시간, 비용 또는 자원이 과소 평가되면, 팀은 반드시 마감일을 맞추거나 예산을 유지하기 위해 고군분투합니다. 반면에 과대 평가는 프로젝트를 비싸게 보이게하고 거부로 이어질 수 있습니다.

계획이 서두르거나 불충분 한 데이터가 사용되거나 가정이 지나치게 낙관적이기 때문에 많은 열악한 추정이 발생합니다. 직원들은 예상 결과물이 사용 가능한 시간이나 자원과 일치하지 않을 때 스트레스와 압력을 느낍니다. 부정확 한 추정치는 예산과 타임 라인에 영향을 줄뿐만 아니라 팀 사기에 해를 끼칩니다.

그것을 해결하는 방법

• 프로젝트를 작은 작업으로 나누고 각각 개별적으로 추정하십시오
• 지침을 위해 과거 프로젝트의 과거 데이터를 사용하십시오
• 전문가와 선임 팀원에게 문의하십시오
• 프로젝트가 진행됨에 따라 정기적으로 추정치를 업데이트합니다

3. 통제되지 않은 프로젝트 확장

이는 올바른 계획없이 추가 작업이나 기능이 프로젝트에 추가 될 때 발생합니다. 그것은 종종 사소한 것처럼 보이는 작은 요청으로 시작하지만 점차 프로젝트는 원래 계획을 넘어 커집니다. 이 통제되지 않은 확장은 비용을 증가시키고 타임 라인을 지연 시키며 팀에 스트레스를 더합니다.

통제되지 않은 프로젝트 확장의 결과는 지연과 비용 초과를 넘어선 것입니다. 팀원은 우선 순위에 대해 혼란스러워지고, 작업이 복제 될 수 있으며, 업무의 질이 어려움을 겪을 수 있습니다. 프로젝트가 원래 목표에서 벗어나면 고객이 좌절감을 느낄 수 있으며 결과적으로 관계가 어려움을 겪을 수 있습니다.

미리 유지하기위한 최고의 프로젝트 관리 전략을 살펴보십시오.

그것을 해결하는 방법

• 처음부터 프로젝트 범위를 명확하게 정의하십시오
• 변경 제어 프로세스를 사용하여 새로운 요청을 승인합니다.
• 모든 변경 사항을 문서화하고 예산, 타임 라인 및 리소스에 미치는 영향을 분석합니다.
• 새로운 기능 추가 결과에 대해 이해 관계자와 통신

4. 예산 제약

예산 제약은 거의 모든 프로젝트에서 도전입니다. 제한된 자금은 팀이 어려운 선택을하도록 강요하며, 종종 품질이나 범위를 손상시킵니다. 프로젝트 중 예상치 못한 비용은 또한 재정적 부담을 유발하여 정시에 마무리하거나 품질 표준을 유지하기가 어렵습니다.

재무 문제는 관리자, 팀원 및 이해 관계자에게 스트레스를줍니다. 관리자는 적절한 자원없이 전달 해야하는 압력에 직면 할 수 있습니다. 팀은 품질보다 속도를 우선시하거나 필수 작업을 건너 뛰어 하위 결과로 이어질 수 있습니다. 예산 문제에 대한 잘못된 의사 소통은 불신으로 이어질 수 있습니다.

그것을 해결하는 방법

• 모든 비용을 다루는 세부 예산을 만듭니다
• 비용을 정기적으로 추적하고 필요에 따라 예측을 조정하십시오
• 비상 사태를위한 예비 기금을 유지하십시오
• 재무 업데이트에 대해 이해 관계자와 공개적으로 의사 소통하십시오

5. 비현실적인 마감일

비현실적인 마감일은 일정이 프로젝트가 요구하는 것보다 짧을 때 발생합니다. 고객이나 관리자는 작업량을 이해하지 않고 더 빠른 배송을 추진할 수 있습니다. 그런 다음 팀은 기대치를 충족시키기 위해 서두르고 스트레스를 증가시키고 품질을 줄입니다.

비현실적인 마감일은 종종 초과 근무, 실수 및 열악한 사기를 초래합니다. 추가 노력에도 불구하고 프로젝트는 여전히 마감일을 놓칠 수 있습니다. 압력은 소진, 충돌 및 전체 성능 수준이 낮아질 수 있습니다. Gantt 차트를 사용하여 프로젝트 마감일을 추적하고 관리하십시오.

그것을 해결하는 방법

• 자세한 추정치와 현실적인 기대치를 기반으로 타임 라인을 설정하십시오
• 프로젝트를 작은 이정표로 나눕니다
• 필요할 때 이해 관계자와 마감일을 협상하십시오
• 품질을 손상시키지 않고 중요한 마감일을 충족시키기 위해 단계적 배송을 고려하십시오.

6. 의사 소통이 좋지 않습니다

의사 소통이 좋지 않으면 혼란, 지연 및 오류가 발생합니다. 팀원이해야 할 일에 대해 명확하지 않은 경우 작업을 복제하거나 중요한 업데이트를 놓칠 수 있습니다. 잘못된 의사 소통은 또한 협업에 해를 끼치고 갈등을 일으킬 수 있습니다.

원격 또는 글로벌 팀은 문화 및 시간대 차이로 인해 추가적인 도전에 직면 해 있습니다. 사람들이 주요 결정에서 무시되거나 제외된다고 느끼면서 의사 소통이 좋지 않으면 팀 사기가 줄어 듭니다.

그것을 해결하는 방법

• Slack, Trello 또는 Asana와 같은 협업 도구를 사용하십시오
• 작업을 명확히하기 위해 정기 회의를 개최하십시오
• 공개 피드백을 장려하고 프로젝트 문화 내에서 효과적인 커뮤니케이션 우선 순위를 정합니다.

7. 자원 할당 문제

자원이 제대로 계획되지 않기 때문에 많은 프로젝트가 실패합니다. 한 사람은 과부하가 걸릴 수 있고 다른 사람은 할 일이 거의 없습니다. 때때로 팀에는 필요한 도구, 소프트웨어 또는 직원이 부족합니다. 자원 부족으로 인해 진행이 느려지고 좌절감이 발생합니다.

핵심 리소스를 적시에 사용할 수없는 경우 프로젝트가 어려울 수 있습니다. 자원 할당이 좋지 않으면 효율성과 생산성이 줄어 듭니다. 비즈니스 리소스 관리에 대한 궁극적 인 안내서를 확인하십시오.

그것을 해결하는 방법

• 사전에 자원을 신중하게 계획하십시오
• 리소스 관리 도구를 사용하여 워크로드를 추적합니다
• 여러 역할을 다루기 위해 팀 구성원을 교차 트레인합니다
• 정기적으로 리소스를 검토하고 필요에 따라 과제를 조정하십시오

8. 기술 격차

기술 격차는 팀이 프로젝트를 효율적으로 완료하는 데 필요한 기술적 또는 소프트 기술이 부족할 때 발생합니다. 예를 들어, 웹 개발 프로젝트에는 코딩, UI/UX 설계 및 테스트에 대한 전문 지식이 필요할 수 있습니다. 팀에 이러한 영역에 전문가가없는 경우 프로젝트는 지연, 오류 또는 품질 출력이 열악 할 수 있습니다. 기술 격차는 새로운 기술 또는 팀에 익숙하지 않은 방법을 갖춘 프로젝트에서 일반적입니다.

이러한 격차는 또한 협업 및 작업량 분포에도 영향을 미칩니다. 소수의 사람들만이 필요한 전문 지식을 가지고 있으면 병목 현상이됩니다. 소규모 그룹에 대한 과도한 관계는 소진과 좌절을 일으킬 수 있으며 다른 팀원들은 활용률이 낮을 수 있습니다. 기술 부족은 또한 팀원들 사이의 신뢰를 줄이고 의사 결정이 느리고 실수를 증가시킬 수 있습니다.

그것을 해결하는 방법

• 프로젝트 계획 단계 초반에 기술 격차를 식별하십시오
• 팀 능력을 향상시키기위한 교육 및 멘토링을 제공합니다
• 중요한 기술을 위해 전문가 또는 계약자를 고용하십시오
• 지식 공유 세션을 사용하여 팀 전체를 향상시킵니다
• 품질과 효율성을 보장하기 위해 강점에 따라 작업을 할당합니다.

9. 책임 부족

책임 부족은 팀원이 할당 된 작업에 대해 책임을지지 않을 때 발생합니다. 이로 인해 마감일, 품질이 낮은 작업 및 비난 이동으로 이어집니다. 아무도 책임감을 느끼지 않으면 작업이 지연되거나 무시 될 수 있으며 프로젝트 진행이 느려집니다.

이 문제는 또한 이해 관계자 신뢰에 영향을 미칩니다. 결정이 연기 될 수 있으며 사소한 실수는 더 큰 문제로 확대 될 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 팀 사기는 동기 부여 직원이 책임을 피하는 사람들에게 좌절감을 느끼는 것으로 고통받습니다. 프로젝트 관리자와 시간 관리를 마스터하는 방법을 배우십시오.

그것을 해결하는 방법

• 모든 작업에 대해 명확한 역할과 책임을 지정하십시오
• RACI 차트 또는 프로젝트 대시 보드와 같은 도구를 사용하여 소유권을 모니터링합니다.
• 정기적 인 진전 검토를 수행하고 건설적인 피드백을 제공합니다
• 지속적으로 책임을지는 직원을 인식하고 보상합니다
• 책임 문화를 만드는 것은 프로젝트의 신뢰와 효율성을 향상시킵니다.

10. 이해 관계자이 분리

이해 관계자는 프로젝트를 안내하는 데 중요한 역할을하며 승인, 자원 및 피드백을 제공합니다. 이해 관계자가 분리되면 팀은 종종 방향과 명확성이 부족합니다. 예를 들어, 제 시간에 디자인을 검토하지 않는 클라이언트는 지연이 발생하고 재 작업이 필요할 수 있습니다.

분리는 또한 프로젝트 결과와 이해 관계자 기대 사이에 정렬이 좋지 않습니다. 팀은 가정을 진행할 수 있으며, 이는 나중에 이해 관계자가 실제로 원하는 것과 충돌 할 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 이것은 긴장된 관계, 갈등 또는 프로젝트 실패로 이어질 수 있습니다.

그것을 해결하는 방법

• 정기적 인 업데이트 및 보고서를 통해 프로젝트 전반에 걸쳐 이해 관계자를 유지하십시오.
• 모든 단계에서 피드백을 장려하고 참여가 성공에 어떤 영향을 미치는지 설명합니다.

11. 위험 관리가 충분하지 않습니다

위험은 프로젝트 관리의 피할 수없는 부분입니다. 팀이 잠재적 위협을 무시하거나 계획하지 못할 때 위험 관리가 불충분합니다. 일반적인 위험에는 지연, 예산 초과, 기술 실패 또는 예상치 못한 고객 요청이 포함됩니다. 프로젝트 관리의 위험을 관리하는 방법을 배우십시오.

이것은 스트레스를 증가시키고 혼돈을 일으킬 수 있습니다. 위험 관리가없는 프로젝트는 주요 장애물로 전환되는 작은 문제에 취약합니다. 예를 들어, 소프트웨어 프로젝트가 잠재적 인 서버 고장을 설명하지 않으면 단일 기술 결함이 전체 워크 플로를 중단 할 수 있습니다.

그것을 해결하는 방법

• 시작시 위험 평가를 수행하고 정기적으로 업데이트하십시오.
• 잠재적 위험, 가능성 및 영향을 문서화하는 위험 등록 유지
• 각 위험을 모니터링하는 팀 구성원을 지정하십시오
• 영향력이 높은 위험을 해결하고 주기적으로 검토하기위한 비상 계획을 개발하십시오.

12. 변화 관리

고객의 요구, 새로운 기술 또는 조직 변화로 인해 프로젝트에서 변화가 일반적입니다. 많은 팀이 계획을 방해하고 새로운 작업을 추가하며 불확실성을 창출하기 때문에 변화에 어려움을 겪고 있습니다. 팀원이 추가 작업이 불공평하거나 불분명하다고 느끼면 저항이 발생할 수 있습니다.

관리되지 않는 변화는 타임 라인과 예산을 탈선시킬 수 있습니다. 변화가 설명없이 자주 발생하면 팀이 동기 부여를 느낄 수 있습니다. 변경 사항이 제대로 통합되지 않으면 이해 관계자가 불만족 할 수있어 혼란과 재 작업을 유발할 수 있습니다.

그것을 해결하는 방법

• 공식적인 변경 관리 프로세스를 소개합니다
• 모든 변경 요청, 영향 및 필요한 승인을 명확하게 문서화합니다.
• 변경이 필요한 이유와 프로젝트에 어떻게 도움이되는지 전달합니다.

13. 너무 많은 프로젝트를 저글링합니다

많은 관리자와 팀이 여러 프로젝트를 동시에 처리합니다. 너무 많은 작업이 겹치면 초점이 나뉘고 갈등이 발생합니다. 팀원은 우선 순위를 정하기 위해 고군분투하여 모든 프로젝트에서 지연을 일으킬 수 있습니다. 마감일과 공유 자원이 겹치면 비 효율성과 스트레스가 발생합니다.

충돌 예약은 생산성과 품질을 줄입니다. 덜 긴급한 프로젝트에서 자원이 묶여 있기 때문에 중요한 작업이 지연 될 수 있습니다. 팀은 압도 당하고 실수, 소진 및 불만을 초래할 수 있습니다. 극단적 인 경우 너무 많은 프로젝트를 처리하면 프로젝트 실패가 발생할 수 있습니다.

그것을 해결하는 방법

• 중요성, 마감일 및 자원 가용성에 따라 프로젝트 우선 순위를 정합니다
• 전용 팀을 우선 순위가 높은 프로젝트에 할당하십시오
• 스케줄링 소프트웨어를 사용하여 타임 라인을 관리하고 겹침을 방지하십시오
• 팀이 이미 최대 용량 인 경우 새 프로젝트 수락을 피하십시오.

14. 내부 팀 충돌

팀워크 문제는 협업이 약하거나 팀 구성원 간의 갈등이 발생할 때 발생합니다. 성격 충돌, 불분명 한 역할 또는 열악한 의사 소통은 효율성을 줄이고 결과에 영향을 미칩니다. 고도로 숙련 된 개인조차도 적절한 조정 없이는 성공할 수 없습니다.

내부 충돌은 스트레스를 증가시키고 진행이 느려집니다. 작은 의견 불일치는 해결되지 않으면 더 큰 문제로 확대 될 수 있습니다. 신뢰가 낮은 팀은 종종 지식을 공유하거나 효과적으로 협력하지 못합니다. 동기 부여가 줄어들고 팀 내 긴장으로 인해 마감일을 놓칠 수 있습니다.

다음은 일반적인 팀 관리 과제와이를 해결하는 방법 목록입니다.

그것을 해결하는 방법

• 개방적이고 정중 한 의사 소통의 문화를 장려합니다
• 신뢰를 강화하기 위해 팀 구축 활동을 조직합니다
• 중복을 줄이기 위해 역할과 책임을 명확하게 정의하십시오

15. 불확실성과 불량한 의사 결정

프로젝트는 고객 변경, 시장 교대 또는 자원 문제와 같은 예기치 않은 이벤트로 인해 불확실성에 직면합니다. 이러한 상황에서 불량한 의사 결정은 문제를 악화시켜 지연, 예산 초과 또는 프로젝트 실패로 이어질 수 있습니다.

불확실성은 팀원들 사이의 망설임을 일으켜 진전이 느려집니다. 리더가 전문가로부터 데이터 나 입력없이 결정을 내릴 때 실수는 배가됩니다. 팀은 경영에 대한 신뢰를 잃고 사기는 생산성과 집중력을 줄입니다.

그것을 해결하는 방법

• 결정을 내리기 전에 데이터를 수집하고 전문가에게 상담하십시오
• 미래의 선택을 개선하기 위해 이전 결정의 결과를 검토하십시오
• 이 접근법은 불확실성을 효과적으로 관리하고 프로젝트를 추적합니다.

WP 프로젝트 관리자를 사용하여 프로젝트 관리 문제를 단순화하십시오.

WP 프로젝트 관리자는 WordPress의 기능이 풍부한 프로젝트 관리 플러그인입니다. WordPress 대시 보드에서 직접 프로젝트의 진행 상황을 계획, 구성 및 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 여러 작업을 동시에 관리하면서 작업을 할당하고 마감일을 설정하고 팀원과 통신 할 수 있습니다.

WP 프로젝트 관리자 플러그인의 주요 기능을 살펴보십시오. 이를 통해 플러그인이 수많은 일반적인 프로젝트 관리 문제를 해결하는 데 도움이되는 방법에 대한 명확한 아이디어를 얻는 데 도움이됩니다.

• 간트 차트 - 프로젝트 타임 라인 및 종속성을 시각화합니다.

• Kanban 보드- 드래그 앤 드롭 스타일 보드에서 작업을 구성합니다.

• 시간 추적 - 생산성을 측정하기 위해 근무 시간을 기록합니다.

• 작업 관리 - 마감일로 작업을 생성, 지정 및 추적합니다.

• 프로젝트 이정표 - 진행 상황을 측정하고 목표와 일치하도록 이정표를 설정하십시오.

• 보고 및 통찰력 - 성능, 진행 및 워크로드에 대한 자세한 보고서를 받으십시오.

• WooCommerce 통합 - 고객의 주문 관리.

• 송장 생성기 - 귀하가 완료 한 프로젝트를 기반으로하는 청구서 클라이언트.

• 통합 - Slack, Buddypress, Trello, Woocommerce 등과 함께 완벽하게 작동합니다.

• 프론트 엔드 프로젝트 관리 - 프론트 엔드에서 직접 프로젝트를 관리합니다.

이 외에도 WP 프로젝트 관리자 플러그인의 더 많은 기능이 있습니다.

WP 프로젝트 관리자가 수많은 일반적인 프로젝트 관리 문제를 극복하는 방법

WP 프로젝트 관리자는 선구적인 WordPress 기반 프로젝트 관리 플러그인입니다. 12 년 이상 사용자에게 서비스를 제공해 왔습니다. 현재 개발 팀은 플러그인을 개선하고 AI 기반 지원을 통합하고 기존 기능을 업그레이드하여보다 강력하고 사용자 친화적으로 만들기 위해 열심히 노력하고 있습니다.

이제 WP 프로젝트 관리자 플러그인이 다양한 유형의 일반적인 프로젝트 관리 문제를 극복하는 데 도움이되는 방법을 살펴 보겠습니다.

• 명확한 목표와 이정표를 설정하십시오
• 팀원에게 작업을 할당합니다
• Kanban 보드 생성 및 여러 열에서 작업을 나열하십시오.
• Gantt 차트를 사용하여 작업 종속성 및 마감일을 모니터링합니다
• 고급보고로 프로젝트 진행 상황을 추적하십시오
• 사람들이 파일에 대해 논의하고 공유 할 수 있도록함으로써 의사 소통을 용이하게합니다.
• 무제한 프로젝트를 만들고 별도로 추적하십시오

이 외에도이 플러그인으로 관리 할 수있는 다른 많은 작업이 있습니다. 더 많은 예를 살펴보고 더 많은 아이디어를 얻으려면 WP 프로젝트 관리자 아카이브 페이지를 방문하십시오.

마지막 테이크 아웃!

프로젝트 관리는 결코 직선 도로가 아닙니다. 불분명 한 목표, 의사 소통이 좋지 않거나 비현실적인 마감일과 같은 도전은 진행 속도를 늦추고 결과에 영향을 줄 수 있습니다. 그러나 올바른 접근 방식으로 이러한 문제는 너무 커지기 전에 제어 할 수 있습니다.

성공적인 프로젝트 관리는 미리 계획, 유연성을 유지하며 모든 사람이 프로세스에 참여하는 데 달려 있습니다. 프로젝트를 시작하기 전에 항상 명확한 목표와 성공 기준을 설정하십시오. 작업을 더 작은 단계로 나누고 마감일을 지정하십시오. 아무도 어둠 속에 남아 있지 않도록 의사 소통을 개방하고 투명하게 유지하십시오.

예산과 자원을 정기적으로 모니터링하고 예기치 않은 문제가 발생하면 계획을 업데이트하십시오. 마지막으로, 올바른 도구는 많은 일반적인 투쟁을 줄일 수 있습니다. WP 프로젝트 관리자와 같은 프로젝트 관리 도구를 사용하면 작업을 구성하고 진행 상황을 추적하며 협업을 개선하는 데 도움이됩니다.

이제 여전히 마음에 질문이 있다면 아래의 의견 상자에 언급하십시오. 곧 다시 연락 드리겠습니다.