共同的项目管理挑战以及如何解决这些挑战

项目管理在任何业务计划的成功中都起着至关重要的作用。它可以帮助团队保持井井有条，满足截止日期，并在预算范围内提供质量成果。没有适当的项目管理过程，即使是一个好主意也可能无法产生预期的结果。

这就是为什么公司投资于熟练的经理和结构化工作流程以保持项目的正轨。但是，无论您的计划如何，在执行过程中经常出现挑战。截止日期可能会发生变化，沟通可能会发生分解，或者可能出现意外成本。

这些问题可能会给团队带来压力，有时将整个项目处于危险之中。尽早认识到这些挑战是克服它们的第一步。在此博客中，我们将讨论组织今天面临的最常见的项目管理挑战以及如何解决这些挑战。

共同的项目管理挑战是什么？如何解决它们

在本节中，我们将讨论当今时代最常见的项目管理挑战，以及如何通过有效的策略来解决它们。我们希望您会发现这个讨论真正有用和愉快。让我们开始吧！

1。目标和目标不明确

当今众多项目失败的最大原因之一是，从一开始就无法明确目标和目标。当团队成员尚不清楚自己的目标时，他们的努力就会变得混乱。有些人可能会专注于速度，有些则关注质量，有些则介绍了从未计划过的额外功能。

这种混乱会导致团队成员的浪费时间，效率低下和沮丧。没有明确的目标，人们不确定优先事项，这会延迟决策并降低生产力。不清楚的目标也会对利益相关者产生负面影响。即使一个项目按时完成并且在预算之内完成，它仍然可能无法满足客户或预期的受众。

检查如何设定现实目标并通过项目经理实现目标。

如何解决

• 使用智能框架定义明确而特定的目标
• 简单语言的文档目标
• 与所有团队成员和利益相关者分享它们，以确保对齐
• 当项目范围变化以保持清晰度和指导时，重新审视目标

2。项目估计不佳

项目估计差可能会在整个项目启动之前破坏整个项目。如果低估了时间，成本或资源，团队肯定会努力完成截止日期或保持预算范围。另一方面，高估可能会使项目显得昂贵并导致拒绝。

发生许多差的估计是因为计划急忙，使用不足的数据或假设过于乐观。当预期可交付成果时，员工会感到压力和压力，与可用的时间或资源不符。不准确的估计不仅影响预算和时间表，而且会损害团队的士气。

如何解决

• 将项目分解为较小的任务并单独估算
• 使用过去项目的历史数据进行指导
• 咨询专家和高级团队成员
• 随着项目的进行定期更新估算

3。不受控制的项目扩展

如果在没有适当计划的情况下将额外的任务或功能添加到项目中时，就会发生这种情况。它通常从看起来很小的小要求开始，但是逐渐地，项目超出了原始计划。这种不受控制的扩张增加了成本，延迟时间表，并为团队增加了压力。

不受控制的项目扩展的后果超出了延迟和成本超支。团队成员可能会对优先事项感到困惑，工作可能会重复，并且工作质量可能会受到影响。如果项目偏离其原始目标，客户可能会感到沮丧，并且关系可能会遭受损失。

探索最佳的项目管理策略以提前保持。

如何解决

• 从一开始就明确定义了项目范围
• 使用变更控制过程批准任何新请求
• 记录所有更改并分析其对预算，时间表和资源的影响
• 与利益相关者沟通添加新功能的后果

4。预算限制

在几乎每个项目中，预算限制都是一个挑战。有限的资金迫使团队做出艰难的选择，通常会损害质量或范围。项目期间的意外成本也可能导致财务压力，因此很难按时完成或保持质量标准。

财务问题给经理，团队成员和利益相关者带来压力。经理可能会面临未足够资源的压力。团队可能必须优先考虑速度超过质量或跳过基本工作，从而导致结果不足。关于预算问题的沟通沟通可能会导致不信任。

如何解决

• 创建一个详细的预算，支付所有费用
• 定期跟踪费用并根据需要调整预测
• 维持紧急情况的储备金
• 与利益相关者公开沟通有关财务更新

5。不切实际的截止日期

当时间表比项目要求的时间短时，就会发生不切实际的截止日期。客户或经理可以在不了解工作量的情况下推动更快的交付。然后，团队急于满足期望，从而增加压力并降低质量。

不切实际的截止日期通常会导致加班，错误和士气低落。即使付出了额外的努力，项目仍然可能会错过截止日期。压力会导致倦怠，冲突和较低的总体绩效水平。使用甘特图表跟踪和管理项目截止日期。

如何解决

• 根据详细估计和现实期望设置时间表
• 将项目分解为较小的里程碑
• 必要时与利益相关者协商截止日期
• 考虑分阶段交付以满足关键截止日期而不损害质量

6。沟通不良

沟通不良会造成混乱，延误和错误。当团队成员不清楚该怎么做时，他们可能会复制工作或错过重要的更新。沟通不畅也会损害协作并引起冲突。

由于文化和时区差异，远程或全球团队面临额外的挑战。不良的沟通降低了团队的士气，因为人们感到被忽视或排除在关键决策之外。

如何解决

• 使用Slack，Trello或Asana等协作工具
• 举行定期会议以澄清任务
• 鼓励开放反馈并优先考虑项目文化中的有效沟通

7。资源分配问题

许多项目之所以失败，是因为资源未正确计划。一个人可能被超载，而另一个人几乎没有什么可做的。有时，团队缺乏必要的工具，软件或人员。资源短缺缓慢进度并造成挫败感。

如果关键资源在正确的时间无法使用，则项目也可能会受到影响。资源分配差会降低效率和生产力。检查业务资源管理的最终指南。

如何解决

• 提前仔细计划资源
• 使用资源管理工具跟踪工作负载
• 跨训练团队成员扮演多个角色
• 定期查看资源并根据需要调整作业

8。技能差距

当团队缺乏有效完成项目的必要技术或软技能时，就会发生技能差距。例如，网络开发项目可能需要编码，UI/UX设计和测试方面的专业知识。如果团队在这些领域中没有专家，则该项目可能会面临延误，错误或质量不佳的产出。技能差距在具有新技术或团队不熟悉的项目的项目中很常见。

这些差距还会影响协作和工作负载分布。当只有少数人拥有所需的专业知识时，他们就会成为瓶颈。过度依靠一小组会造成倦怠和挫败感，其他团队成员可能会感到不足。缺乏技能也可能会降低团队成员之间的信心，从而使决策较慢和越来越多的错误。

如何解决

• 在项目计划阶段的早期确定技能差距
• 提供培训和指导以提高团队能力
• 雇用专家或承包商的关键技能
• 使用知识共享会议来提高整个团队
• 根据优势分配任务以确保质量和效率

9.缺乏问责制

当团队成员不对他们的指定任务负责时，就会缺乏问责制。这导致了错过的截止日期，低质量的工作和责备转移。当没有人感到负责任时，任务可能会被延迟或忽略，并且项目进度会减慢。

这个问题还会影响利益相关者的信心。决定可能会推迟，而小错误可能会升级为更大的问题。随着时间的流逝，团队的士气遭受积极进取的员工感到沮丧的人，那些避免责任的人感到沮丧。了解如何与项目经理掌握时间管理。

如何解决

• 为每个任务分配明确的角色和职责
• 使用RACI图表或项目仪表板等工具来监视所有权
• 定期进行进度审查并提供建设性的反馈
• 认可并奖励始终承担责任的员工
• 建立问责制文化可以提高整个项目的信任和效率

10。利益相关者脱离接触

利益相关者在指导项目，提供批准，资源和反馈方面发挥了至关重要的作用。当利益相关者分离时，团队通常会缺乏方向和清晰度。例如，不按时审查设计的客户可能会导致延迟并需要返工。

脱离接触也导致项目结果与利益相关者期望之间的一致性不佳。团队可以进行假设，后来可能与利益相关者实际想要的东西发生冲突。随着时间的流逝，这可能导致关系紧张，冲突甚至项目失败。

如何解决

• 通过定期更新和报告使利益相关者在整个项目中参与
• 鼓励他们在每个阶段的反馈，并解释他们的参与如何影响成功

11。风险管理不足

风险是项目管理的必然部分。当团队忽略潜在威胁或未能为其计划时，风险管理不足。常见风险包括延迟，预算超支，技术故障或意外的客户请求。了解如何管理项目管理中的风险。

这会增加压力并造成混乱。没有风险管理的项目容易受到小问题的影响。例如，如果软件项目无法解释潜在的服务器故障，则单个技术故障可以停止整个工作流程。

如何解决

• 开始时进行风险评估并定期更新
• 保持风险注册记录潜在风险，其可能性和影响
• 分配负责监视每个风险的团队成员
• 制定应急计划以应对高影响风险并定期审查它们

12。管理变更

无论是由于不断发展的客户需求，新技术还是组织转变，变化在项目中都是常见的。许多团队在变革上挣扎，因为它破坏了计划，增加了新任务并创造了不确定性。当团队成员感到额外的工作不公平或不清楚时，可能会产生抵抗。

不受管理的变化会使时间表和预算脱轨。如果经常发生变化而没有解释，团队可能会感到振奋。当不正确纳入更改时，利益相关者也可能会不满意，从而引起混乱和返工。

如何解决

• 引入正式的变更管理过程
• 清楚地记录所有变更请求，其影响并需要批准
• 传达为什么需要更改以及如何使项目受益

13。杂耍太多项目

许多经理和团队同时处理多个项目。当太多的任务重叠时，焦点就会分裂并且发生冲突。团队成员可能难以优先考虑，从而导致所有项目的延迟。重叠的截止日期和共享资源会造成效率低下和压力。

安排冲突降低了生产力和质量。重要的任务可能会延迟，因为资源在不太紧急的项目中被捆绑在一起。团队可能会感到不知所措，导致错误，倦怠和不满。在极端情况下，处理太多项目可能会导致项目故障。

如何解决

• 根据重要性，截止日期和资源可用性确定项目的优先级
• 将专用团队分配给高优先级项目
• 使用调度软件来管理时间表并防止重叠
• 如果团队已经满负荷，避免接受新项目

14。内部团队冲突

当团队成员之间的协作薄弱或发生冲突时，团队合作挑战就会发生。人格冲突，不清楚的角色或沟通差会降低效率并影响结果。如果没有适当的协调，即使是高技能的人也无法成功。

内部冲突会增加压力和进步缓慢。如果不解决，小分歧可能会升级为更大的问题。信任低的团队通常无法分享知识或有效合作。动机下降，由于团队中的紧张局势，可能会错过期限。

这是共同团队管理挑战以及如何解决方案的清单。

如何解决

• 促进开放和尊重的沟通的文化
• 组织团队建设活动以加强信任
• 明确定义角色和责任以减少重叠

15。不确定性和决策不良

由于意外事件，例如客户变化，市场转移或资源问题，项目面临不确定性。在这种情况下，决策不佳会使问题变得更糟，导致延误，预算超支或项目失败。

不确定性在团队成员之间犹豫，进步放缓。当领导者在没有数据或专家输入的情况下做出决策时，错误会增加。团队对管理失去信心，士气受到损害，降低了生产力和专注力。

如何解决

• 收集数据并咨询专家，然后做出决策
• 审查以前决定以改善未来选择的结果
• 这种方法有助于有效地管理不确定性，并使项目保持正轨

使用WP项目经理简化您的项目管理挑战

WP项目经理是WordPress的功能丰富的项目管理插件。它可以帮助您直接从WordPress仪表板计划，组织和跟踪项目的进度。您可以分配任务，设置截止日期并与团队成员进行交流，同时同时管理多个任务。

查看WP项目管理器插件的关键功能。这将有助于您清楚地了解插件如何帮助您应对许多共同的项目管理挑战。

• 甘特图 -可视化项目时间表和依赖项。

• 看板板 -在拖放风格的板上组织任务。

• 时间跟踪 -日志工作时间以衡量生产率。

• 任务管理 -使用截止日期创建，分配和跟踪任务。

• 项目里程碑 -设定里程碑以衡量进度并保持目标。

• 报告和见解 -获取有关绩效，进度和工作量的详细报告。

• WooCommerce集成 -管理客户的订单。

• 发票生成器 -基于您为他们完成的项目收费客户。

• 集成 -与Slack，Buddypress，Trello，WooCommerce等完美合作。

• 前端项目管理 -直接从前端管理项目。

除此之外，WP项目管理器插件还有更多功能。

WP项目经理如何帮助您克服许多共同的项目管理挑战

WP项目经理是基于WordPress的开创性项目管理插件。它已经为用户服务了12年以上。目前，开发团队正在努力修改插件，结合AI驱动的支持，并升级其现有功能，以使其更强大和用户友好。

现在，让我们看一下WP项目经理插件如何帮助您克服不同类型的常见项目管理挑战。

• 设定明确的目标和里程碑
• 将任务分配给团队成员
• 在几列中创建看板板并列出任务
• 使用gantt图表监视任务依赖项和截止日期
• 通过高级报告跟踪项目进度
• 通过允许人们讨论和共享文件来简化沟通
• 创建无限项目并单独跟踪它们

除此之外，您还可以使用此插件来管理许多其他任务。要探索更多示例并获得更多想法，请访问我们的WP项目经理档案页面。

最后的收获！

管理项目从来都不是一条直路。诸如不明确的目标，沟通差或不切实际的截止日期之类的挑战会减慢进步并影响结果。但是，使用正确的方法，这些问题可以在它们变得太大之前就可以控制。

成功的项目管理取决于提前计划，保持灵活以及使每个人参与此过程。始终在开始项目之前设定明确的目标和成功标准。将任务分解为较小的步骤，并将其分配截止日期。保持沟通开放和透明，以便没有人留在黑暗中。

定期监视您的预算和资源，并在出现意外问题时更新计划。最后，请记住，正确的工具可以减少许多常见的斗争。使用WP项目经理这样的项目管理工具可以帮助您组织任务，跟踪进度并改善协作。

现在，如果您仍然有任何疑问，请在下面的评论框中提及它们。我们很快就会与您联系。