Wspólne wyzwania związane z zarządzaniem projektami i sposób ich rozwiązania

Zarządzanie projektami odgrywa istotną rolę w sukcesie każdej inicjatywy biznesowej. Pomaga zespołom pozostać zorganizowanym, spełniającym terminy i zapewniać wyniki wysokiej jakości w ramach budżetu. Bez odpowiedniego procesu zarządzania projektem nawet świetny pomysł może nie przynieść oczekiwanego wyniku.

Właśnie dlatego firmy inwestują w wykwalifikowanych menedżerów i ustrukturyzowane przepływy pracy, aby utrzymać projekty na dobrej drodze. Ale bez względu na to, jak dobrze planujesz, wyzwania często pojawiają się podczas egzekucji. Terminy mogą się zmieniać, komunikacja może się zepsuć lub mogą pojawić się nieoczekiwane koszty.

Problemy te mogą powodować stres dla zespołów i czasami narażać cały projekt. Wcześniejsze rozpoznanie tych wyzwań jest pierwszym krokiem do ich przezwyciężenia. Na tym blogu omówimy najczęstsze wyzwania związane z zarządzaniem projektami, przed którymi stoją dziś organizacje i sposób ich rozwiązania.

Jakie są wspólne wyzwania związane z zarządzaniem projektem? Jak je rozwiązać

W tej sekcji omówimy najczęstsze wyzwania związane z zarządzaniem projektami w dzisiejszych czasach i jak można je rozwiązać za pomocą skutecznych strategii. Mamy nadzieję, że ta dyskusja okaże się naprawdę pomocna i przyjemna. Zacznijmy!

1. Niejasne cele i cele

Jednym z największych powodów, dla których liczne projekty zawodzą, jest to, że cele i cele nie są od samego początku jasne. Kiedy członkowie zespołu są niejasne co do swoich celów, ich wysiłek staje się zdezorganizowany. Niektórzy mogą skupić się na prędkości, innych na jakości i niektórych na dodaniu dodatkowych funkcji, które nigdy nie były planowane.

To zamieszanie powoduje zmarnowany czas, nieefektywność i frustrację wśród członków zespołu. Bez jasnego celu ludzie nie są pewni priorytetów, które mogą opóźnić podejmowanie decyzji i zmniejszyć wydajność. Niejasne cele mogą również negatywnie wpłynąć na zainteresowane strony. Nawet jeśli projekt zostanie ukończony na czas i w ramach budżetu, może nadal nie spełniać klienta lub zamierzonej publiczności.

Sprawdź, jak wyznaczyć realistyczne cele i osiągnąć je u kierownika projektu.

Jak to rozwiązać

• Zdefiniuj jasne i konkretne cele za pomocą inteligentnych ram
• Dokumentuj cele w prostym języku
• Podziel się nimi ze wszystkimi członkami zespołu i interesariuszy, aby zapewnić wyrównanie
• Wróć do celów, gdy zakres projektu zmienia się w celu zachowania przejrzystości i kierunku

2. Słabe szacunki projektu

Słabe szacunki projektu mogą zakłócać cały projekt, zanim jeszcze się zacznie. Jeśli czas, koszty lub zasoby zostaną niedoceniane, zespoły z pewnością będą miały trudności z spełnieniem terminów lub pozostania w ramach budżetu. Z drugiej strony przeszacowanie może sprawić, że projekt wydaje się drogi i prowadzić do odrzucenia.

Zdarza się wiele słabych szacunków, ponieważ planowanie jest pośpieszne, wykorzystywane są niewystarczające dane lub założenia są zbyt optymistyczne. Pracownicy czują się zestresowani i zmuszeni, gdy oczekiwano, że rezultaty nie pasują do dostępnego czasu ani zasobów. Niedokładne szacunki wpływają nie tylko na budżety i harmonogramy, ale także szkodzą morale zespołu.

Jak to rozwiązać

• Podziel projekty na mniejsze zadania i oszacuj każdy indywidualnie
• Użyj danych historycznych z poprzednich projektów w celu uzyskania wskazówek
• Skonsultuj się z ekspertami i starszymi członkami zespołu
• Regularnie aktualizuj szacunki w miarę postępu projektu

3. Niekontrolowane rozszerzenie projektu

Dzieje się tak, gdy do projektu dodawane są dodatkowe zadania lub funkcje bez odpowiedniego planowania. Często zaczyna się od małych próśb, które wydają się niewielkie, ale stopniowo projekt wychodzi poza pierwotny plan. Ta niekontrolowana ekspansja zwiększa koszty, opóźnia harmonogramy i zwiększa stres zespołowi.

Konsekwencje niekontrolowanej ekspansji projektu wykraczają poza opóźnienia i przekroczenie kosztów. Członkowie zespołu mogą być zdezorientowani co do priorytetów, praca może być powielona, ​​a jakość pracy może ucierpieć. Klienci mogą czuć się sfrustrowani, jeśli projekt odbiega od pierwotnych celów, w wyniku czego relacje mogą ucierpieć.

Przeglądaj najlepsze strategie zarządzania projektami, aby pozostać z wyprzedzeniem.

Jak to rozwiązać

• Wyraźnie zdefiniuj zakres projektu od samego początku
• Użyj procesu kontroli zmian, aby zatwierdzić nowe żądania
• Dokumentuj wszystkie zmiany i przeanalizuj ich wpływ na budżet, harmonogram i zasoby
• Komunikuj się z zainteresowanymi stronami na temat konsekwencji dodawania nowych funkcji

4. Ograniczenia budżetowe

Ograniczenia budżetowe są wyzwaniem w prawie każdym projekcie. Ograniczone fundusze zmuszają zespoły do ​​dokonywania trudnych wyborów, często zagrażając jakości lub zakresu. Nieoczekiwane koszty podczas projektu mogą również powodować obciążenie finansowe, co utrudnia zakończenie na czas lub utrzymanie standardów jakości.

Problemy finansowe powodują stres dla menedżerów, członków zespołu i interesariuszy. Menedżerowie mogą stawić czoła presji, aby dostarczyć bez odpowiednich zasobów. Zespoły mogą być potrzebne priorytety nad szybkością nad jakością lub pominąć niezbędne prace, co prowadzi do niższych wyników. Nieporozumienia dotyczące problemów budżetowych może prowadzić do nieufności.

Jak to rozwiązać

• Utwórz szczegółowy budżet obejmujący wszystkie koszty
• Śledź wydatki regularnie i dostosuj prognozy w razie potrzeby
• Utrzymaj fundusz rezerwowy w sytuacjach kryzysowych
• Komunikuj się otwarcie z zainteresowanymi stronami na temat aktualizacji finansowych

5. Nierealistyczne terminy

Nierealistyczne terminy zdarzają się, gdy terminy są krótsze niż wymaga projektu. Klienci lub menedżerowie mogą naciskać na szybszą dostawę bez zrozumienia obciążenia. Następnie zespoły spieszą się, aby spełnić oczekiwania, co zwiększa stres i zmniejsza jakość.

Nierealistyczne terminy często powodują nadgodziny, błędy i słabą morale. Nawet przy dodatkowym wysiłku projekty mogą nadal przegapić terminy. Presja może prowadzić do wypalenia zawodowego, konfliktów i niższego ogólnego poziomu wydajności. Użyj wykresów GANTT, aby śledzić i zarządzać terminami projektów.

Jak to rozwiązać

• Ustaw terminy na podstawie szczegółowych szacunków i realistycznych oczekiwań
• Załóż projekt na mniejsze kamienie milowe
• W razie potrzeby negocjuj terminy z zainteresowanymi stronami
• Rozważ etapową dostawę, aby spełnić krytyczne terminy bez uszczerbku dla jakości

6. Słaba komunikacja

Słaba komunikacja powoduje zamieszanie, opóźnienia i błędy. Gdy członkowie zespołu nie są jasne, co robić, mogą powielić pracę lub przegapić ważne aktualizacje. Nieporozumienia może również zaszkodzić współpracy i powodować konflikty.

Zespoły zdalne lub globalne stoją przed dodatkowymi wyzwaniami ze względu na różnice w strefie kulturowej i czasowej. Słaba komunikacja obniża morale zespołu, ponieważ ludzie czują się ignorowani lub wykluczani z kluczowych decyzji.

Jak to rozwiązać

• Użyj narzędzi do współpracy, takich jak Slack, Trello lub Asana
• Zorganizuj regularne spotkania w celu wyjaśnienia zadań
• Zachęcaj do otwartych informacji zwrotnych i priorytetyzuj skuteczną komunikację w kulturze projektu

7. Problemy z alokacją zasobów

Wiele projektów zawodzi, ponieważ zasoby nie są odpowiednio planowane. Jedna osoba może zostać przeciążona, a druga ma niewiele do zrobienia. Czasami zespoły brakuje niezbędnych narzędzi, oprogramowania lub personelu. Niedobory zasobów powolne postępy i tworzą frustrację.

Projekty mogą również cierpieć, jeśli kluczowe zasoby są niedostępne we właściwym czasie. Słaba alokacja zasobów zmniejsza wydajność i wydajność. Sprawdź ostateczny przewodnik po zarządzaniu zasobami biznesowymi.

Jak to rozwiązać

• Z góry starannie zaplanuj zasoby
• Śledź obciążenia przy użyciu narzędzi do zarządzania zasobami
• Członkowie zespołu krzyżowego, aby objąć wiele ról
• Regularnie przejrzyj zasoby i dostosuj zadania w razie potrzeby

8. Luki w umiejętnościach

Luki w umiejętnościach występują, gdy w zespole brakuje niezbędnych umiejętności technicznych lub miękkich do skutecznego ukończenia projektu. Na przykład projekt tworzenia stron internetowych może wymagać wiedzy specjalistycznej w zakresie kodowania, projektowania interfejsu użytkownika/UX i testowania. Jeśli zespół nie ma ekspertów w żadnym z tych obszarów, projekt może stawić czoła opóźnieniu, błędom lub niskiej jakości produkty. Luki w umiejętnościach są powszechne w projektach z nową technologią lub metodami nieznajomymi zespołowi.

Linie te wpływają również na współpracę i dystrybucję obciążenia. Kiedy tylko kilka osób ma wymaganą wiedzę specjalistyczną, stają się wąskie gardła. Nadmierne poleganie na małej grupie może wywołać wypalenie i frustrację, a inni członkowie zespołu mogą czuć się niewykorzystani. Brak umiejętności może również zmniejszyć zaufanie wśród członków zespołu, powodując wolniejsze podejmowanie decyzji i zwiększając błędy.

Jak to rozwiązać

• Zidentyfikuj luki w umiejętnościach na początku etapu planowania projektu
• Zapewnić szkolenie i mentoring w celu poprawy możliwości zespołu
• Zatrudnij specjalistów lub wykonawców umiejętności krytycznych
• Użyj sesji dzielenia się wiedzą, aby podnieść cały zespół
• Przypisuj zadania oparte na mocnych stronach, aby zapewnić jakość i wydajność

9. Brak odpowiedzialności

Brak odpowiedzialności występuje, gdy członkowie zespołu nie biorą odpowiedzialności za przydzielone zadania. Prowadzi to do utraty terminów, pracy niskiej jakości i zmiany winy. Gdy nikt nie czuje się odpowiedzialny, zadania mogą być opóźnione lub zignorowane, a postęp projektu spowalnia.

Problem ten wpływa również na zaufanie interesariuszy. Decyzje mogą zostać przełożone, a niewielkie błędy mogą eskalować w większe problemy. Z czasem morale zespołu cierpi, ponieważ zmotywowani pracownicy czują się sfrustrowani tymi, którzy unikają odpowiedzialności. Dowiedz się, jak opanować zarządzanie czasem z Project Manager.

Jak to rozwiązać

• Przypisuj jasne role i obowiązki dla każdego zadania
• Używaj narzędzi takich jak wykresy ras lub pulpity projektowe, aby monitorować własność
• Przeprowadź regularne przegląd postępów i przekazuj konstruktywne informacje zwrotne
• Rozpoznaj i nagradzaj pracowników, którzy konsekwentnie biorą odpowiedzialność
• Tworzenie kultury odpowiedzialności poprawia zaufanie i wydajność w całym projekcie

10. Odłączenie interesariuszy

Zainteresowane strony odgrywają istotną rolę w kierowaniu projektami, zapewniając zatwierdzenia, zasoby i informacje zwrotne. Kiedy interesariusze są wyłączeni, zespoły często nie mają kierunku i jasności. Na przykład klient, który nie dokonuje przeglądu projektów na czas, może powodować opóźnienia i wymaga przeróbki.

Wyłączenie powoduje również słabe dostosowanie między wynikami projektu a oczekiwaniami interesariuszy. Zespoły mogą kontynuować założenia, które mogą później kolidować z tym, czego rzeczywiście chcą zainteresowane strony. Z czasem może to prowadzić do napiętego relacji, konfliktów, a nawet niepowodzenia projektu.

Jak to rozwiązać

• Utrzymuj zainteresowane strony w całym projekcie za pośrednictwem regularnych aktualizacji i raportów
• Zachęcaj do ich opinii na każdym etapie i wyjaśnij, w jaki sposób ich udział wpływa na sukces

11. Niewystarczające zarządzanie ryzykiem

Ryzyko jest nieuniknioną częścią zarządzania projektami. Niewystarczające zarządzanie ryzykiem występuje, gdy zespoły ignorują potencjalne zagrożenia lub nie planują ich. Wspólne ryzyko obejmują opóźnienia, przekroczenia budżetu, awarie technologii lub nieoczekiwane żądania klienta. Dowiedz się, jak zarządzać ryzykiem w zarządzaniu projektami.

Może to zwiększyć stres i wywołać chaos. Projekty bez zarządzania ryzykiem są podatne na małe problemy, które zamieniają się w główne przeszkody. Na przykład, jeśli projekt oprogramowania nie uwzględnia potencjalnej awarii serwera, pojedyncza usterka techniczna może zatrzymać cały przepływ pracy.

Jak to rozwiązać

• Przeprowadzić ocenę ryzyka na początku i aktualizuj ją regularnie
• Utrzymaj rejestr ryzyka dokumentujący potencjalne ryzyko, ich prawdopodobieństwo i wpływ
• Przypisuj członkom zespołu odpowiedzialnym za monitorowanie każdego ryzyka
• Opracuj plany awaryjne w celu rozwiązania problemu ryzyka o wysokim wpływie i okresowego przeglądu

12. Zarządzanie zmianami

Zmiana jest powszechna w projektach, niezależnie od tego, czy ze względu na ewoluujące potrzeby klientów, nowe technologie lub zmiany organizacyjne. Wiele zespołów zmaga się ze zmianami, ponieważ zakłóca plany, dodaje nowe zadania i powoduje niepewność. Opór może powstać, gdy członkowie zespołu uważają, że dodatkowa praca jest niesprawiedliwa lub niejasna.

Zmiana niezarządzana może wykoleić harmonogramy i budżety. Zespoły mogą czuć się zdemotywowane, jeśli zmiany występują często bez wyjaśnienia. Zainteresowane strony mogą być również niezadowoleni, gdy zmiany nie są odpowiednio włączone, powodując zamieszanie i przeróbkę.

Jak to rozwiązać

• Wprowadź formalny proces zarządzania zmianami
• Wyraźnie udokumentuj wszystkie żądania zmian, ich wpływ i wymagane zatwierdzenia
• Komunikuj się, dlaczego zmiany są konieczne i jak korzystają z projektu

13. Żonglowanie zbyt wiele projektów

Wielu menedżerów i zespołów obsługuje wiele projektów jednocześnie. Kiedy zbyt wiele zadań nakłada się, fokus się dzieli i powstają konflikty. Członkowie zespołu mogą mieć trudności z ustaleniem priorytetów, powodując opóźnienia we wszystkich projektach. Nakładające się terminy i wspólne zasoby powodują nieefektywność i stres.

Planowanie konfliktów zmniejszają wydajność i jakość. Ważne zadania mogą być opóźnione, ponieważ zasoby są związane z mniej pilnymi projektami. Zespoły mogą czuć się przytłoczone, prowadząc do błędów, wypalenia i niezadowolenia. W skrajnych przypadkach obsługa zbyt wielu projektów może spowodować awarię projektu.

Jak to rozwiązać

• Priorytetyzuj projekty w oparciu o znaczenie, terminy i dostępność zasobów
• Przypisuj dedykowane zespoły do ​​projektów o wysokim priorytecie
• Użyj oprogramowania do planowania, aby zarządzać terminami i zapobiegać nakładaniu się
• Unikaj przyjmowania nowych projektów, jeśli zespół jest już pełny

14. Wewnętrzne konflikty zespołowe

Wyzwania związane z pracą zespołową występują, gdy współpraca jest słaba lub powstają konflikty między członkami zespołu. Korupy osobowości, niejasne role lub słaba komunikacja zmniejszają wydajność i wpływają na wyniki. Nawet wysoko wykwalifikowane osoby nie mogą odnieść sukcesu bez odpowiedniej koordynacji.

Konflikty wewnętrzne zwiększają stres i powolny postęp. Małe nieporozumienia mogą eskalować w większe problemy, jeśli nie zostaną rozwiązane. Zespoły o niskim zaufaniu często nie dzielą się wiedzą lub skutecznie współpracują. Motywacja spada, a terminy można pominąć z powodu napięcia w zespole.

Oto lista typowych wyzwań związanych z zarządzaniem zespołem i sposobu ich naprawienia.

Jak to rozwiązać

• Promować kulturę otwartej i pełnej szacunku komunikacji
• Zorganizuj działania budujące zespoły, aby wzmocnić zaufanie
• Zdefiniuj role i obowiązki, aby wyraźnie zmniejszyć nakładanie się

15. Niepewność i słaba podejmowanie decyzji

Projekty mają niepewność ze względu na nieoczekiwane zdarzenia, takie jak zmiany klientów, zmiany rynkowe lub problemy z zasobami. Złe podejmowanie decyzji w tych okolicznościach może pogorszyć problemy, co prowadzi do opóźnień, przekroczenia budżetu lub niepowodzenia projektu.

Niepewność powoduje wahanie wśród członków zespołu, spowalniając postęp. Gdy liderzy podejmują decyzje bez danych lub danych wejściowych ekspertów, błędy mnożą się. Zespoły tracą zaufanie do zarządzania, a morale cierpi, zmniejszając wydajność i skupienie.

Jak to rozwiązać

• Zbierz dane i skonsultuj się z ekspertami przed podjęciem decyzji
• Przejrzyj wyniki poprzednich decyzji w celu poprawy przyszłych wyborów
• Takie podejście pomaga skutecznie zarządzać niepewnością i utrzymuje projekt na dobrej drodze

Użyj menedżera projektu WP, aby uprościć swoje wyzwania związane z zarządzaniem projektem

WP Project Manager to bogata w funkcje wtyczka zarządzania projektami dla WordPress. Może pomóc w planowaniu, organizowaniu i śledzeniu postępów projektów bezpośrednio z pulpitu WordPress. Możesz przypisywać zadania, ustawiać terminy i komunikować się z członkami zespołu, jednocześnie zarządzając wieloma zadaniami.

Spójrz na kluczowe funkcje wtyczki WP Project Manager . Pomoże to uzyskać jasne wyobrażenie o tym, w jaki sposób wtyczka może pomóc w rozwiązywaniu wielu typowych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami.

• Wykresy gantt - wizualizuj harmonogram i zależności projektu.

• Kanban Boards- Organizuj zadania w tablicach w stylu drag-i upuszczania.

• Śledzenie czasu - dzienne godziny pracy w celu pomiaru wydajności.

• Zarządzanie zadaniami - Utwórz, przypisuj i śledź zadania z terminami.

• Kamienie milowe projektu - Ustal kamienie milowe do pomiaru postępu i pozostania dostosowanym do celów.

• Raportowanie i spostrzeżenia - uzyskaj szczegółowe raporty dotyczące wydajności, postępów i obciążenia pracą.

• Integracja WooCommerce - Zarządzaj zamówieniami od klientów.

• Generator faktury - rachunki rachunków na podstawie wykonanych dla nich projektów.

• Integracje - działa bezbłędnie z Slack, Buddypress, Trello, Woocommerce i nie tylko.

• Frontend Project Management - Zarządzaj projektami bezpośrednio z Frontend.

Oprócz tego istnieje wiele innych funkcji wtyczki WP Project Manager.

Jak kierownik projektu WP może pomóc w przezwyciężeniu wielu wspólnych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami

WP Project Manager to pionierska wtyczka zarządzania projektami opartą na WordPress. Obsługuje użytkowników od ponad 12 lat. W tej chwili zespół programistów ciężko pracuje nad odnową wtyczką, włączenie wsparcia napędzanego sztuczną inteligencją i ulepszenie istniejących funkcji, aby była bardziej wydajna i przyjazna dla użytkownika.

Przyjrzyjmy się teraz, w jaki sposób wtyczka WP Project Manager może pomóc w przezwyciężeniu różnych rodzajów wspólnych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami.

• Ustanowić jasne cele i kamienie milowe
• Przypisywać zadania członkom zespołu
• Utwórz tablicę Kanban i wymień zadania w kilku kolumnach
• Monitoruj zależności i terminy zadań za pomocą wykresu GANTT
• Śledź postęp projektu z zaawansowanym raportowaniem
• Ułatwiaj komunikację, umożliwiając ludziom omówienie i udostępnianie plików
• Twórz nieograniczone projekty i śledź je osobno

Poza tym istnieje wiele innych zadań, które możesz zarządzać za pomocą tej wtyczki. Aby zbadać więcej przykładów i uzyskać więcej pomysłów, odwiedź naszą stronę archiwum WP Project Manager.

Ostateczne wynos!

Zarządzanie projektami nigdy nie jest prostą drogą. Wyzwania, takie jak niejasne cele, słaba komunikacja lub nierealistyczne terminy, mogą spowolnić postępy i wpływać na wyniki. Ale przy odpowiednim podejściu problemy te można kontrolować, zanim staną się zbyt duże.

Udane zarządzanie projektami zależy od planowania, zachowania elastyczności i utrzymywania wszystkich w tym procesie. Zawsze ustalaj jasne cele i kryteria sukcesu przed rozpoczęciem projektu. Rozbij zadania na mniejsze kroki i przypisz je terminy. Utrzymuj komunikację otwartą i przezroczystą, aby nikt nie został w ciemności.

Regularnie monitoruj budżet i zasoby i aktualizuj swój plan, jeśli pojawią się nieoczekiwane problemy. Na koniec pamiętaj, że odpowiednie narzędzia mogą zmniejszyć wiele typowych walk. Korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak WP Project Manager może pomóc w organizowaniu zadań, śledzeniu postępów i poprawie współpracy.

Teraz, jeśli nadal masz jakieś pytania, wspomnij o nich w polu komentarza poniżej. Wkrótce wrócimy do ciebie.