Wie lokale Helpdesk-Tools für die DSGVO-Compliance besser sind als die Cloud

Die DSGVO hat den E-Commerce-Sektor im Sturm erobert. Alle Arten von Unternehmen streben danach, die beste Compliance zu gewährleisten, ohne ihre Funktionen drastisch zu beeinträchtigen. Hier ist ein Artikel, der Ihnen bei den Anforderungen der DSGVO helfen würde. Eine Klasse von Softwaretools, die definitiv mit vielen Benutzerdaten, sowohl persönlich identifizierbaren als auch nicht identifizierbaren, umgeht, ist Helpdesk-Software. Dieser Artikel befasst sich eingehend mit den Auswirkungen insbesondere auf Helpdesk-Softwaretools. Wir möchten darauf hinweisen, dass eine lokale Helpdesk-Software im Vergleich zu den Risiken und Sicherheitslücken eines Cloud-basierten Systems relativ problemlos wäre. Dieser Artikel soll auf die spezifischen Aspekte der DSGVO-Konformität hinweisen, die mit einer On-Premises-Software leichter zu erreichen sind.

Wie schneiden Cloud- und lokale Helpdesk-Systeme in Bezug auf die Herausforderungen der DSGVO-Compliance ab?

In diesem Artikel werden wir vergleichen, wie Cloud-Systeme und On-Premises-Systeme in verschiedenen Aspekten abschneiden, die für die Einhaltung der DSGVO relevant sind.

Dateneigentum

An erster Stelle steht das Eigentum an den Daten. Wenn Sie ein Cloud-basiertes System für Ihren Helpdesk verwenden, sind Sie wirklich der alleinige Eigentümer der Daten Ihrer Kunden? Dies ist eine Tatsache, die Sie in dem Vertrag ausarbeiten müssen, den Sie mit dem Dienstleister abschließen. Im Falle eines Cloud-basierten Helpdesk-Systems ist der Dienstleister der Datenverarbeiter und Sie der Datenverantwortliche. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Unternehmen das vollständige Eigentum an Ihren Daten behält, einschließlich der personenbezogenen Daten Ihrer Kunden.

Auf der anderen Seite gibt es bei einer On-Premises-Software keine solche Verwirrung. Sie sind der vollständige Eigentümer Ihrer Daten, und Sie können dies in der Kommunikation mit Ihren Kunden deutlicher machen. In der Lage zu sein, Ihren Benutzern klar mitzuteilen, wie Sie die von ihnen gesammelten Daten speichern und verwenden, ist ein wichtiges Anliegen der DSGVO.

Kontrolle über Sicherheitsanforderungen

Wenn Sie sich über das Eigentum an den Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden nicht im Klaren sind, können Sie auch deren Sicherheit nicht gewährleisten. Dies ist eine weitere Herausforderung, wenn Sie Cloud-basierte SaaS-Systeme verwenden. Gemäß den Bestimmungen der DSGVO sind Sie als Geschäftsinhaber der Datenverantwortliche und der SaaS-Anbieter der Datenverarbeiter. Tatsächlich liegt in einem solchen Szenario die Hauptverantwortung für die Gewährleistung des Schutzes der Daten beim Datenverarbeiter. Als Datenverantwortlicher können Sie jedoch auch für Sicherheitslücken haftbar gemacht werden. Die einzige Lösung hier, wenn Sie ein Cloud-basiertes SaaS verwenden, wäre, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gründlich zu prüfen.

Die Unsicherheit bezüglich des Datenschutzes entfällt bei einer On-Premise-Software vollständig. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Sie alle aktuellen Sicherheitsanforderungen implementiert haben und reibungslos funktionieren. Da Sie die volle Kontrolle über die Daten Ihres Unternehmens haben, wäre es einfacher sicherzustellen, dass alle Sicherheitsprotokolle eingehalten werden.

Standortspezifität bei der Datenspeicherung

Wenn Sie einen Cloud-Dienstanbieter verwenden, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Ihre Daten an mehreren Orten gespeichert sind. Dies bedeutet, dass Sie möglicherweise Datenschutzgesetze einhalten müssen, die in verschiedenen Ländern gelten. Beispielsweise besteht die Möglichkeit, dass Sie personenbezogene Daten eines Ihrer Kunden (EU-Bürger) außerhalb des EWR (Europäische Wirtschaftszone) speichern. Wo die Daten verarbeitet werden, macht einen Unterschied in der DSGVO. Solche Fälle können sich als große Probleme erweisen, wenn Sie keinen gründlich durchdachten Datenschutzplan unter Berücksichtigung mehrerer Speicherorte definieren.

Wenn Sie eine On-Premises-Software verwenden, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Die Daten Ihrer Kunden werden in der Datenbank Ihrer Website gespeichert. Die Komplexität rund um die Datenlokalisierungsgesetze wird somit in gewissem Maße reduziert.

Vorratsdatenspeicherung

Die Vorratsdatenspeicherung ist ein weiterer wichtiger Aspekt in der DSGVO. Sie müssen den Kunden klarstellen, wie lange Sie ihre Daten aufbewahren werden. Und wenn dieser festgelegte Zeitraum endet, müssen Sie die Daten löschen. Dieser Teil ist einfacher, wenn Sie die Verwendung einer lokalen Software in Betracht ziehen. Sie können hier beispielsweise sehen, wie WooCommerce einen vordefinierten Prozess bereitstellt, um unnötige persönliche Daten von Kunden zu löschen.

Nun, dies kann in einem Cloud-basierten System aus den oben genannten Gründen sehr problematisch werden. Daten können an mehreren Orten gespeichert werden und der Dienstanbieter muss möglicherweise mehrere Aufbewahrungsgesetze einhalten. Das bedeutet, dass Sie keine wirkliche Klarheit haben, wenn Sie von einem Benutzer aufgefordert werden, seine Daten zu löschen. Möglicherweise können Sie die lokal gespeicherten Daten löschen, aber was sich in der Cloud befindet, kann etwas verwirrend sein. Das bedeutet, bevor Sie sich für einen Cloud-Dienstanbieter entscheiden, müssen Sie herausfinden, wie er den gesamten Datenaufbewahrungsprozess verwaltet.

Benachrichtigungen bei Verstößen

Die DSGVO legt klar fest, wie Geschäftsinhaber ihre Benutzer im Falle einer Datenschutzverletzung innerhalb von 72 Stunden benachrichtigen müssen. Dieser Prozess ist nicht so einfach, wenn Sie ein Cloud-basiertes System verwenden. Zunächst sollte Ihr Cloud-basierter Dienstanbieter Sie über die Verletzung informieren, und dann obliegt es Ihnen, Ihre Kunden zu informieren. Und es liegt in Ihrer Verantwortung, dies sicherzustellen, wenn Sie sich für einen Cloud-basierten Dienstanbieter entscheiden. Im Geschäftsvertrag müssen Sie klare Bedingungen festlegen, um ein Verstoßereignis und die erforderlichen Schritte zu definieren. Grundsätzlich haben Sie dafür Sorge zu tragen, dass der Dienstleister Sie unverzüglich über Verstöße informiert.

Übertragbarkeit von Benutzerdaten

Einer der wichtigsten Punkte, die in Bezug auf die DSGVO zu beachten sind, ist die Möglichkeit, die persönlichen Daten Ihres Benutzers zu exportieren, wenn Sie eine Anfrage des Benutzers erhalten. Als Datenverantwortlicher sollten Sie in der Lage sein, Benutzerdaten in einem strukturierten und lesbaren Format zu exportieren. Wenn Sie sich für einen Cloud-Service-Anbieter entscheiden, müssen Sie lediglich Vereinbarungen mit ihm darüber treffen, wie er dies ermöglichen wird. Aus praktischer Sicht ist dies bei vielen Cloud-Service-Anbietern nicht einfach, da es möglicherweise mehrere technische Hindernisse gibt, mit denen Sie sich abfinden müssen. Beispielsweise kann das Importieren von Tickets aus einer Cloud-basierten Helpdesk-Software eine mühsame Aufgabe sein, wenn Sie nicht über die technischen Kenntnisse oder Ressourcen verfügen.

Solche Bedenken gibt es wirklich nicht, wenn Sie sich in einer lokalen Umgebung wie der von WordPress und WooCommerce befinden. Sie können Kundendaten ganz einfach von Ihrer WooCommerce-Website importieren, nachdem Sie die Echtheit der Anfrage in einem einfachen Prozess überprüft haben. In Bezug auf Helpdesk-Software ist WSDesk eine lokale Option, die eine einfache Portierung von Benutzerdaten ermöglicht.