GDPRコンプライアンスのためにオンプレミスヘルプデスクツールがクラウドよりも優れている点

GDPRは、eコマースセクターを席巻しました。 あらゆる種類の企業が、機能に大きな影響を与えることなく、最高のコンプライアンスを確保するよう努めています。 GDPRの要件に役立つ記事があります。 個人を特定できるものと特定できないものの両方の多くのユーザーデータを確実に処理するソフトウェアツールの1つのクラスは、ヘルプデスクソフトウェアです。 この記事では、特にヘルプデスクソフトウェアツールへの影響について詳しく説明します。 クラウドベースのシステムのリスクやセキュリティの脆弱性と比較して、オンプレミスのヘルプデスクソフトウェアが比較的手間がかからないことを指摘したいと思います。 この記事は、オンプレミスソフトウェアでより簡単に達成できるようになるGDPRコンプライアンスの特定の側面を指摘することを目的としています。

GDPRコンプライアンスの課題に関して、クラウドとオンプレミスのヘルプデスクシステムはどのように機能しますか？

この記事では、GDPRコンプライアンスに関連するさまざまな側面でクラウドシステムとオンプレミスシステムを比較する方法を比較します。

データの所有権

何よりもまず、データの所有権です。 ヘルプデスクにクラウドベースのシステムを使用している場合、あなたは本当に顧客のデータの唯一の所有者ですか？ これはあなたがサービスプロバイダーと署名する契約で解決する必要があるという事実です。 クラウドベースのヘルプデスクシステムの場合、サービスプロバイダーがデータ処理者になり、あなたがデータ管理者になります。 あなたはあなたの会社があなたの顧客の個人データを含むあなたのデータの完全な所有権を保持することを確実にしなければなりません。

一方、オンプレミスソフトウェアに関しては、そのような混乱はありません。 あなたはあなたのデータの完全な所有者であり、あなたはあなたの顧客とのコミュニケーションにおいてこれについてより明確にすることができます。 ユーザーから収集したデータをどのように保存および使用しているかをユーザーに明確に伝えることができることは、GDPRの重要な懸念事項です。

セキュリティ要件の管理

会社や顧客のデータの所有権について明確でない場合、そのセキュリティも保証できません。 これは、クラウドベースのSaaSシステムを使用する場合のもう1つの課題です。 GDPRの用語では、ビジネスオーナーであるあなたがデータ管理者になり、SaaSプロバイダーがデータ処理者になります。 実際、このようなシナリオでは、データの保護を確保する主な責任はデータプロセッサにあります。 ただし、データ管理者として、セキュリティの失効についても責任を問われる可能性があります。 ここでの唯一の解決策は、クラウドベースのSaaSを使用している場合、利用規約を徹底的に確認することです。

オンプレミスソフトウェアの場合、データの保護を取り巻く不確実性は完全に無効になります。 ただし、最新のセキュリティ要件がすべて実装され、スムーズに機能していることを確認する必要があります。 会社のデータを完全に制御できるため、すべてのセキュリティプロトコルに準拠していることを確認する方が簡単です。

データストレージの場所の特異性

クラウドサービスプロバイダーを使用している場合、データが複数の場所に保存されている可能性が高くなります。 これは、さまざまな国に適用されるデータ保護法を順守する必要がある可能性があることを意味します。 たとえば、EEA（欧州経済領域）の外で、顧客の1人（EU市民）の個人情報を保存している可能性があります。 データが処理される場所は、GDPRに違いをもたらします。 複数のストレージの場所を考慮して徹底的に考え抜かれたデータ保護計画を定義していない場合、このようなケースは大きな問題になる可能性があります。

オンプレミスソフトウェアを使用する場合、そのような心配はありません。 顧客のデータはサイトのデータベースに保存されます。 したがって、データローカリゼーション法を取り巻く複雑さはある程度軽減されます。

データ保持

データの保持は、GDPRのもう1つの重要な側面です。 データを保持する期間を顧客に明確にする必要があります。 そして、この指定された期間が終了したら、データを削除する必要があります。 オンプレミスソフトウェアの使用を検討する場合、この部分は簡単です。 たとえば、WooCommerceが顧客の不要な個人データを削除するための事前定義されたプロセスをどのように提供するかをここで確認できます。

さて、これは上記の理由により、クラウドベースのシステムでは非常に厄介になる可能性があります。 データは複数の場所に保存される場合があり、サービスプロバイダーは複数の保持法に準拠する必要がある場合があります。 つまり、ユーザーからデータの削除要求を受け取ったときに、明確な情報が得られないということです。 ローカルに保存されたデータを削除できる場合もありますが、クラウドにあるものは少し混乱する可能性があります。 つまり、クラウドサービスプロバイダーを選択する前に、それらがデータ保持プロセス全体をどのように管理しているかを確認する必要があります。

違反通知

GDPRは、データ侵害が発生した場合に、ビジネスオーナーが72時間以内にユーザーに通知する必要があることを明確に示しています。 クラウドベースのシステムを使用している場合、このプロセスはそれほど単純ではありません。 まず、クラウドベースのサービスプロバイダーが違反について通知する必要があります。次に、顧客に通知するのはあなたの責任です。 そして、クラウドベースのサービスプロバイダーを選択するときは、これを確実にするのはあなたの責任です。 ビジネス契約では、違反イベントと実行する必要のある手順を定義するための明確な条件を設定する必要があります。 基本的に、サービスプロバイダーが違反について遅滞なく通​​知することを確認する必要があります。

ユーザーのデータの移植性

GDPRに関して注意すべき重要な点の1つは、ユーザーからの要求を受け取った場合にユーザーの個人データをエクスポートする機能です。 データコントローラーとして、構造化された読み取り可能な形式でユーザーデータをエクスポートできる必要があります。 クラウドサービスプロバイダーを選ぶとき、あなたができることは、彼らがこれをどのように可能にするかに関して彼らと合意することだけです。 実際には、これは多くのクラウドサービスプロバイダーでは容易ではありません。これは、耐えなければならない技術的な障害がいくつかある可能性があるためです。 たとえば、クラウドベースのヘルプデスクソフトウェアからチケットをインポートすることは、技術的な知識やリソースがない場合、困難な作業になる可能性があります。

WordPressやWooCommerceのようなオンプレミス環境にいる場合、このような懸念は実際にはありません。 簡単なプロセスでリクエストの信憑性を確認した後、WooCommerceサイトから顧客データを簡単にインポートできます。 ヘルプデスクソフトウェアに関する限り、WSDeskは、ユーザーデータの簡単な移植を可能にするオンプレミスオプションです。