Usando Kanban para Desenvolvimento WordPress

Você é uma pessoa do tipo “limpar a lousa”? Quantas vezes você disse que recomeçaria na segunda-feira, ou no primeiro dia do mês, ou no ano novo? Aqui está um segredo: nunca funciona.

Você realmente não pode nunca limpar a lousa, nem deveria querer. Você chegou até aqui graças ao trabalho que fez no passado. Sim, provavelmente existe uma maneira mais eficiente, mas você não a descobrirá desfazendo todo o progresso que fez.

É por isso que adoro o sistema kanban. Comecei a usá-lo no início de 2019 para revisar meu fluxo de trabalho e estou viciado. É perfeito para o tipo de equipe que precisa se manter organizada e em dia com o trabalho, mas que também sabe que as coisas vão mudar - muito.

Neste artigo, vou me concentrar no kanban para equipes de desenvolvimento do WordPress, mas alguns dos exemplos que uso são de meus próprios quadros kanban, que são criados em torno de meus fluxos de trabalho de escrita.

O que é Kanban?

Para entender o desenvolvimento kanban, você deve primeiro entender o pensamento enxuto.

O pensamento enxuto não é uma metodologia. Em vez disso, é uma mentalidade baseada em valores que enquadram o contexto de um projeto. Os sete valores enxutos são:

1. Elimine o desperdício, livrando-se de tudo que não agrega valor ao projeto.
2. Amplie o aprendizado reunindo regularmente feedback para melhorar os processos
3. Decida o mais tarde possível, ou seja, após reunir todas as informações para embasar as decisões.
4. Entregue o mais rápido possível sem sacrificar o moral da equipe ou a qualidade do produto; trata-se de eficiência e sustentabilidade, não apenas de velocidade.
5. Capacite equipes, garanta a saúde e a energia dos desenvolvedores e promova com base na experiência e na liderança.
6. Crie experiências valiosas e intuitivas.
7. Veja a imagem completa avaliando todo o projeto, não apenas suas características individuais.

As equipes que empregam o pensamento enxuto geralmente usam o método kanban para gerenciamento de fluxo de trabalho. Você pode configurar um quadro kanban com fichas impressas ou pode criar um quadro kanban digital com uma ferramenta como Asana ou Trello. Crie um fluxo de trabalho configurando colunas diferentes e, em seguida, mova o cartão pelo fluxo de trabalho da esquerda para a direita conforme as tarefas são concluídas.

Fonte: Asana

O quadro kanban mais básico tem três colunas:

• Pendência
• Fazendo
• Feito

Com os quadros kanban avançados, você pode ter colunas adicionais e cada cartão pode ter seu próprio conjunto de subtarefas a serem concluídas. Aqui está um exemplo de apenas algumas das subtarefas em um cartão no meu Asana:

Como o kanban tende a rastrear itens de trabalho maiores em vez de tarefas pequenas, é comum precisar de várias subtarefas e instruções em um cartão, junto com datas de início e término, designados e documentos de suporte.

Princípios Kanban

O desenvolvimento de Kanban é uma forma de configurar processos em evolução; não exige mudanças imediatas ao realizar tarefas específicas no momento. Ele também não começa com uma tela em branco. Em vez disso, ele se baseia e adapta seus processos atuais e estrutura de equipe.

Existem quatro princípios básicos do kanban:

1. Comece com seus processos atuais. Inclua as etapas, políticas e regras que você segue atualmente. Isso pode mudar no futuro, mas esse é o ponto do desenvolvimento kanban - evoluir.
2. A equipe deve se comprometer com mudanças incrementais e evolutivas.
3. Respeite e mantenha os cargos, funções e responsabilidades, pelo menos por enquanto. A estrutura da equipe pode mudar conforme você ajusta seus processos.
4. Incentive os membros da equipe em todos os níveis a liderar quando apropriado.

Práticas Kanban

Existem seis práticas kanban principais:

1. Visualize seus projetos criando colunas que correspondam a cada etapa do seu processo atual.
2. Defina um limite para limitar quantos itens de trabalho ativos existem em cada coluna. Isso ajuda a criar um ritmo realista e permite que os membros da equipe se concentrem nos itens de trabalho mais importantes sem se sentirem distraídos ou sobrecarregados.
3. Meça a rapidez com que as cartas estão se movendo no tabuleiro e avalie se há algum gargalo ou desperdício.
4. Defina as etapas, políticas e regras do processo para que todos os membros da equipe sejam informados.
5. Implemente loops de feedback e faça os ajustes necessários no processo.
6. Melhore de forma colaborativa e evolua rapidamente. Essa prática combina os quatro princípios para que a equipe possa tomar decisões como um todo.

Kanban para desenvolvimento de WordPress

Criação de um quadro

Para usar o kanban para desenvolvimento em WordPress, você precisará dividir seu processo em etapas de desenvolvimento específicas. A maneira mais fácil de fazer isso é examinar um recurso que você já forneceu e listar cada etapa ampla de desenvolvimento. Aqui está um exemplo do engenheiro de software Harrison Ferrone:

Cada etapa é usada para criar uma coluna no quadro kanban. Aqui está um exemplo de quadro kanban da Asana que é usado para rastreamento de bugs:

Aqui estão mais ideias de colunas para seu quadro kanban de desenvolvimento WordPress:

• Backlog: ideias que podem ou não ser implementadas
• Obrigatório: ideias para desenvolver
• Pronto para o design: ideias que são esclarecidas e que têm o sinal verde para a próxima etapa
• Em andamento: você pode ter colunas separadas "Em andamento" para os estágios de design, codificação e produção
• Pronto para revisão: você pode ter colunas "Pronto para revisão" separadas para cada estágio
• Em revisão: você pode ter colunas "Em revisão" separadas para cada estágio
• Mudanças necessárias: itens devolvidos que precisam de mais trabalho
• Feito

Você também pode classificar os cartões com base na prioridade. Ferramentas como Asana e Trello possuem códigos de cores para essa finalidade. Você pode priorizar categorias como Bugs, Recursos do cliente e Problemas do cliente; no entanto, funciona melhor para sua equipe.

Definindo Limites de Trabalho em Andamento

Configurar o quadro kanban é apenas o começo da organização do fluxo de trabalho. Toda a equipe de desenvolvimento deve entender como usar o quadro kanban e o que se espera deles em cada estágio. Isso é especialmente importante se você notar gargalos ou colunas que estão se acumulando com o trabalho a uma taxa mais rápida do que outras colunas. É provável que você precise definir um limite de trabalho em andamento (WIP) para impedir que isso aconteça, assumindo que você confia que os membros de sua equipe estão trabalhando com eficiência suficiente.

Por exemplo, a etapa “Testar e validar” pode ser um gargalo se esta parte do processo demorar mais do que as outras. A solução é definir um limite de WIP para essa coluna, a coluna anterior ou todo o quadro kanban. Você pode limitar as colunas “Build Feature” e “Test and Validate” a cinco cada. Dessa forma, nunca há mais do que cinco recursos sendo construídos ao mesmo tempo e não mais do que cinco recursos que requerem teste e validação por vez. Assim que o teste e a validação forem concluídos para um recurso, outro item de trabalho pode ser movido da coluna “Construir”. Isso mantém o fluxo de trabalho em andamento sem ficar preso em nenhum lugar.

De acordo com Kanbanize, uma boa regra para definir limites de WIP é vários seus desenvolvedores por dois. Se você tiver dez desenvolvedores, definirá no máximo 20 projetos para qualquer momento. Limites inferiores são melhores para a eficiência, mas não os defina tão baixos que sua equipe acabe não tendo nada para fazer enquanto espera que outros desenvolvedores concluam os itens de trabalho.

Melhores práticas de desenvolvimento de Kanban

Inclua as especificações e a justificativa por trás dos limites do WIP. Você pode escrever isso diretamente no quadro para que os membros da equipe possam consultá-lo quando necessário. Por exemplo, um de meus clientes tem instruções em um cartão no topo de uma coluna para explicar quantos artigos podem ser reivindicados por dia e os dias e horários em que os artigos são adicionados ao quadro ao longo da semana.

Esclareça quando uma carta deve ser movida de um tabuleiro para o próximo. Eu tenho isso integrado nas subtarefas em alguns dos meus cartões e sei que só devo mover o cartão depois que as subtarefas anteriores forem concluídas:

Você também pode definir parâmetros mais específicos. Por exemplo, só posso mover um cartão para a coluna “Concluído” se tiver adicionado o link publicado do artigo ao meu portfólio e se o artigo estiver pago.

Expanda o fluxo de trabalho para considerar os itens de trabalho que vão e voltam entre as colunas. Digamos que você tenha um item em sua coluna “Revisão de código”. Se falhar na revisão de código, terá que voltar para a coluna anterior, que provavelmente é algo como “Build Feature”. Se isso acontecer com frequência, você terá um novo tipo de gargalo, mas se definir um limite de WIP baixo, não terá trabalho suficiente.

A solução é criar novas colunas, como “Revisão do código com falha” e “Revisão do segundo código”. Você então diria à sua equipe que, se um recurso passar na revisão inicial do código, ele pode ir diretamente para a próxima etapa natural e pular as duas colunas adicionais que você acabou de adicionar. Ou você pode colocar uma nova coluna no início do fluxo de trabalho para reunir as revisões que falharam e colocá-las no processo novamente, ou pode adicionar uma coluna “Corrigir” dentro do processo para resolver esses problemas. A melhor solução é aquela que atende ao seu processo customizado.

Empacotando

Não existe um tipo de quadro kanban, nem mesmo para duas equipes de desenvolvimento que fazem exatamente a mesma coisa. Isso é o que é ótimo - você pode personalizá-lo completamente de acordo com suas necessidades e, em seguida, adaptá-lo conforme suas necessidades aumentam e mudam. No geral, o desenvolvimento de kanban é excelente para equipes que precisam criar o que os usuários desejam; entregar esses recursos no prazo; e criar um ritmo de fluxo de trabalho sustentável.

Agora que seu fluxo de trabalho de desenvolvimento está tranquilo, aprenda como configurar seu espaço de trabalho digital para maior produtividade.