Menggunakan Kanban untuk Pengembangan WordPress

Apakah Anda orang yang "menghapus batu tulis"? Berapa kali Anda mengatakan Anda akan mulai segar pada hari Senin, atau awal bulan, atau di Tahun Baru? Inilah rahasianya: itu tidak pernah berhasil.

Anda tidak bisa benar-benar membersihkan batu tulis, Anda juga tidak ingin. Anda telah sampai sejauh ini berkat pekerjaan yang telah Anda lakukan di masa lalu. Ya, mungkin ada cara yang lebih efisien di luar sana, tetapi Anda tidak akan menemukannya dengan membatalkan semua kemajuan yang telah Anda buat.

Inilah mengapa saya menyukai sistem kanban. Saya mulai menggunakannya pada awal 2019 untuk merombak alur kerja saya, dan saya ketagihan. Ini sempurna untuk tipe tim yang perlu tetap terorganisir dan bekerja dengan baik, tetapi itu juga tahu banyak hal akan berubah – banyak.

Dalam artikel ini, saya akan fokus pada kanban untuk tim pengembangan WordPress, tetapi beberapa contoh yang saya gunakan berasal dari papan kanban saya sendiri, yang dibuat di sekitar alur kerja penulisan saya.

Apa itu Kanban?

Untuk memahami pengembangan kanban, Anda harus terlebih dahulu memahami pemikiran lean.

Lean thinking bukanlah sebuah metodologi. Sebaliknya, ini adalah pola pikir yang didasarkan pada nilai-nilai yang membingkai konteks proyek. Ketujuh nilai lean tersebut adalah:

1. Hilangkan pemborosan dengan menyingkirkan apa pun yang tidak menambah nilai proyek.
2. Perkuat pembelajaran dengan mengumpulkan umpan balik secara teratur untuk meningkatkan proses
3. Putuskan selambat mungkin, yaitu setelah mengumpulkan semua informasi untuk menginformasikan keputusan.
4. Memberikan secepat mungkin tanpa mengorbankan moral tim atau kualitas produk; ini tentang efisiensi dan keberlanjutan, bukan kecepatan saja.
5. Berdayakan tim, pastikan kesehatan dan energi pengembang, dan promosikan berdasarkan keahlian dan kepemimpinan.
6. Ciptakan pengalaman yang intuitif dan berharga.
7. Lihat keseluruhan gambar dengan menilai keseluruhan proyek, bukan hanya fitur individualnya.

Tim yang menerapkan pemikiran ramping sering menggunakan metode kanban untuk manajemen alur kerja. Anda dapat mengatur papan kanban dengan kartu indeks hard copy atau Anda dapat membuat papan kanban digital dengan alat seperti Asana atau Trello. Buat alur kerja dengan menyiapkan kolom yang berbeda, lalu pindahkan kartu melalui alur kerja dari kiri ke kanan saat tugas selesai.

Sumber: Asana

Papan kanban paling dasar memiliki tiga kolom:

• Melakukan
• Sedang mengerjakan
• Selesai

Dengan papan kanban tingkat lanjut, Anda dapat memiliki kolom tambahan, dan setiap kartu mungkin memiliki kumpulan subtugasnya sendiri untuk diselesaikan. Berikut adalah contoh dari beberapa sub-tugas pada kartu di Asana saya:

Karena kanban cenderung melacak item pekerjaan yang lebih besar daripada tugas-tugas kecil, biasanya diperlukan beberapa sub-tugas dan petunjuk pada satu kartu, bersama dengan tanggal mulai dan berakhir, penerima tugas, dan dokumen pendukung.

Prinsip Kanban

Pengembangan Kanban adalah cara untuk mengatur proses yang berkembang; itu tidak menuntut perubahan segera dengan melakukan tugas-tugas tertentu pada saat itu. Itu juga tidak dimulai dengan papan tulis kosong. Sebaliknya, itu dibangun di atas dan menyesuaikan proses dan struktur tim Anda saat ini.

Ada empat prinsip dasar kanban:

1. Mulailah dengan proses Anda saat ini. Sertakan langkah-langkah, kebijakan, dan aturan yang Anda ikuti saat ini. Ini mungkin berubah, tetapi itulah inti dari pengembangan kanban – untuk berkembang.
2. Tim harus berkomitmen untuk perubahan bertahap dan evolusioner.
3. Hormati dan pertahankan jabatan, peran dan tanggung jawab, setidaknya untuk saat ini. Struktur tim dapat berubah saat Anda mengubah proses Anda.
4. Dorong anggota tim di setiap tingkat untuk memimpin bila perlu.

Praktek Kanban

Ada enam praktik kanban inti:

1. Visualisasikan proyek Anda dengan membuat kolom yang cocok dengan setiap langkah dari proses Anda saat ini.
2. Tetapkan batas untuk membatasi berapa banyak item kerja aktif yang ada di setiap kolom. Ini membantu menciptakan kecepatan yang realistis dan memungkinkan anggota tim untuk fokus pada item pekerjaan yang paling penting tanpa merasa terganggu atau kewalahan.
3. Ukur seberapa cepat kartu bergerak melintasi papan dan nilai apakah ada kemacetan atau pemborosan.
4. Tetapkan langkah, kebijakan, dan aturan proses sehingga semua anggota tim mendapat informasi.
5. Terapkan loop umpan balik dan buat penyesuaian proses yang diperlukan.
6. Meningkatkan kolaboratif dan berkembang pesat. Latihan ini menggabungkan empat prinsip agar tim dapat mengambil keputusan secara keseluruhan.

Kanban untuk Pengembangan WordPress

Membuat Papan

Untuk menggunakan kanban untuk pengembangan WordPress, Anda harus memecah proses Anda menjadi langkah-langkah pengembangan tertentu. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan melihat fitur yang telah Anda berikan dan membuat daftar setiap langkah pengembangan yang luas. Berikut ini contoh dari insinyur perangkat lunak Harrison Ferrone:

Setiap langkah kemudian digunakan untuk membuat kolom di papan kanban Anda. Berikut adalah contoh papan kanban dari Asana yang digunakan untuk pelacakan bug:

Berikut adalah lebih banyak ide kolom untuk papan kanban pengembangan WordPress Anda:

• Backlog: Ide yang mungkin atau mungkin tidak diimplementasikan
• Diperlukan: Ide untuk dikembangkan
• Siap untuk Desain: Ide yang diklarifikasi dan memiliki lampu hijau untuk langkah selanjutnya
• Sedang Berlangsung: Anda dapat memiliki kolom "Sedang Berlangsung" terpisah untuk tahap desain, pengkodean, dan produksi
• Siap untuk Ditinjau: Anda dapat memiliki kolom "Siap untuk Ditinjau" terpisah untuk setiap tahap
• Dalam Tinjauan: Anda dapat memiliki kolom "Dalam Tinjauan" terpisah untuk setiap tahap
• Diperlukan Perubahan: Mengembalikan item yang membutuhkan lebih banyak pekerjaan
• Selesai

Anda juga dapat mengklasifikasikan kartu berdasarkan prioritas. Alat seperti Asana dan Trello memiliki kode warna untuk tujuan ini. Anda dapat memprioritaskan kategori seperti Bug, Fitur Pelanggan, dan Masalah Pelanggan, namun paling sesuai untuk tim Anda.

Menetapkan Batas Pekerjaan yang Sedang Berjalan

Menyiapkan papan kanban hanyalah awal dari mengatur alur kerja. Seluruh tim pengembangan harus memahami cara menggunakan papan kanban dan apa yang diharapkan dari mereka di setiap tahap. Ini sangat penting jika Anda melihat kemacetan, atau kolom yang dibangun dengan pekerjaan pada tingkat yang lebih cepat daripada kolom lainnya. Sepertinya Anda perlu menetapkan batas pekerjaan dalam proses (WIP) untuk menghentikan hal ini terjadi, dengan asumsi Anda percaya bahwa anggota tim Anda bekerja cukup efisien.

Misalnya, langkah “Uji dan Validasi” mungkin menjadi hambatan jika bagian proses ini memakan waktu lebih lama daripada bagian lainnya. Solusinya adalah dengan menetapkan batas WIP untuk kolom tersebut, kolom sebelum atau seluruh papan kanban. Anda dapat membatasi kolom “Build Feature” dan “Test and Validate” masing-masing menjadi lima. Dengan begitu, tidak pernah ada lebih dari lima fitur yang dibangun sekaligus dan tidak lebih dari lima fitur yang memerlukan pengujian dan validasi sekaligus. Setelah pengujian dan validasi selesai untuk suatu fitur, item pekerjaan lain dapat dipindahkan dari kolom “Build”. Ini membuat alur kerja terus berjalan tanpa terjebak di satu tempat.

Menurut Kanbanize, aturan praktis yang baik untuk menetapkan batas WIP adalah melipatgandakan pengembang Anda menjadi dua. Jika Anda memiliki sepuluh pengembang, Anda akan menetapkan maksimal 20 proyek untuk waktu tertentu. Batas yang lebih rendah lebih baik untuk efisiensi, tetapi jangan atur terlalu rendah sehingga tim Anda tidak dapat melakukan apa-apa karena mereka menunggu pengembang lain untuk menyelesaikan item pekerjaan.

Praktik Terbaik Pengembangan Kanban

Sertakan secara spesifik dan alasan di balik batasan WIP. Anda dapat menulis ini langsung di papan tulis sehingga anggota tim dapat merujuknya saat dibutuhkan. Misalnya, salah satu klien saya memiliki petunjuk dalam kartu di bagian atas kolom untuk menjelaskan berapa banyak artikel yang dapat diklaim per hari dan hari serta waktu ketika artikel ditambahkan ke papan sepanjang minggu.

Perjelas kapan kartu harus dipindahkan dari satu papan ke papan berikutnya. Saya memiliki ini langsung ke dalam sub-tugas pada beberapa kartu saya, dan saya tahu untuk hanya memindahkan kartu setelah sub-tugas sebelumnya selesai:

Anda juga dapat mengatur parameter yang lebih spesifik. Misalnya, saya hanya dapat memindahkan kartu ke kolom “Selesai” jika saya telah menambahkan tautan artikel yang diterbitkan ke portofolio saya dan jika artikel tersebut dibayar.

Perluas alur kerja untuk memperhitungkan item kerja yang berbenturan bolak-balik di antara kolom. Katakanlah Anda memiliki item di kolom "Ulasan Kode". Jika gagal dalam tinjauan kode, itu harus kembali ke kolom sebelumnya, yang mungkin seperti "Fitur Bangun". Jika ini sering terjadi, Anda memiliki jenis kemacetan baru, tetapi jika Anda menetapkan batas WIP yang rendah, maka Anda tidak akan menyelesaikan pekerjaan dengan cukup.

Solusinya adalah dengan membuat kolom baru, seperti “Failed Code Review” dan “Second Code Review.” Anda kemudian akan memberi tahu tim Anda bahwa jika sebuah fitur lolos dari tinjauan kode awal, fitur tersebut dapat langsung menuju ke langkah alami berikutnya dan melewati dua kolom tambahan yang baru saja Anda tambahkan. Atau, Anda dapat menempatkan kolom baru di awal alur kerja untuk mengumpulkan ulasan yang gagal dan mendorongnya melalui proses lagi, atau Anda dapat menambahkan kolom "Perbaiki" dalam proses untuk mengatasi masalah tersebut. Solusi terbaik adalah solusi yang sesuai dengan proses kustomisasi Anda.

Membungkus

Tidak ada satu jenis papan kanban, bahkan untuk dua tim pengembangan yang melakukan hal yang sama. Itulah kelebihannya – Anda dapat sepenuhnya menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda, dan kemudian menyesuaikannya saat kebutuhan Anda tumbuh dan berubah. Secara keseluruhan, pengembangan kanban sangat baik untuk tim yang perlu menciptakan apa yang diinginkan pengguna; memberikan fitur tersebut tepat waktu; dan ciptakan kecepatan alur kerja yang berkelanjutan.

Sekarang setelah alur kerja pengembangan Anda lancar, pelajari cara menyiapkan ruang kerja digital Anda untuk produktivitas yang lebih besar.