Como um gráfico de Gantt pode simplificar um projeto complexo

Gerenciar um projeto com muitas tarefas, pessoas e prazos pode rapidamente se tornar esmagador. Quando muitas coisas acontecem ao mesmo tempo, é difícil acompanhar o que vem primeiro, o que depende de outra tarefa e quem é responsável. Isso pode causar atrasos, confusão e esforço desperdiçado.

Um gráfico de Gantt é uma das ferramentas mais úteis para resolver esse problema. É um gráfico visual que mostra tarefas, cronogramas e progresso em uma visão simples. Com isso, os gerentes e equipes de projeto podem ver o quadro geral e entender como cada tarefa se encaixa em todo o projeto.

Isso facilita muito o planejamento, a programação e o monitoramento. Portanto, isso pode ser igualmente eficaz para equipes pequenas e grandes. Neste blog, explicaremos em profundidade como um gráfico de Gantt pode simplificar até um projeto complexo, independentemente de seu nível de complexidade.

O que é um gráfico de Gantt?

Espero que você já saiba o que é um gráfico de Gantt. Ele mostra tarefas, prazos e progresso em um formato de linha do tempo visual. Cada tarefa é exibida como uma barra horizontal em um calendário, com o comprimento da barra mostrando quanto tempo a tarefa levará. Ajuda os gerentes e equipes do projeto a ver a ordem das atividades, quando as tarefas iniciam e terminam e como diferentes tarefas se conectam.

Isso facilita o entendimento do fluxo do projeto em vez de ler listas ou planilhas longas. Eles trabalham dividindo um projeto em tarefas menores e colocando -as em uma linha do tempo. Eles geralmente incluem dependências de tarefas, que mostram qual trabalho deve ser concluído antes que outra tarefa possa começar. Isso torna os gráficos de Gantt úteis para rastrear o progresso do projeto.

Verifique como criar um gráfico Gantt no WordPress.

Como um gráfico de Gantt pode simplificar um projeto complexo: explicado

Agora vamos dar uma olhada nos pontos com uma discussão detalhada sobre como um gráfico de Gantt pode simplificar um projeto complexo e facilitar o rastreamento de tudo. Continue lendo!

1. Quebra um grande projeto em tarefas pequenas e factíveis

Um gráfico de Gantt força você a listar todas as tarefas. Você escreve nomes claros de tarefas, proprietários e intervalos de tempo. Isso transforma um projeto enorme em muitos pequenos passos. Por exemplo, ao projetar uma página de destino, você pode dividir as tarefas em tarefas como criar uma estrutura de arame, projetar a página inicial, escrever cópia, colocar cópias, testes de controle de qualidade, etc.

2. Mostra toda a linha do tempo de relance

Quando um grande projeto é dividido em pequenas tarefas, fica fácil gerenciá -las. Depois disso, você pode sentar todos eles em uma escala única. Você pode ver datas de início, datas finais e o tempo estimado para cada tarefa. Você instantaneamente se sobrepõe e lacunas. Essa visão única reduz notavelmente a confusão.

3. Destaque dependências e bloqueadores

Em muitos projetos, algumas tarefas não podem começar até que outras sejam concluídas. Por exemplo, você não pode começar a pintar uma casa antes que as paredes sejam construídas. Um gráfico de Gantt mostra essas conexões claramente vinculando tarefas. Existem alguns tipos simples de links de tarefas:

• Acabamento para iniciar (FS): a Tarefa B inicia somente após a tarefa A ser feita.
• Iniciar o início (SS): a Tarefa B pode começar assim que a tarefa A começar.
• Acabamento para acabamento (FF): a Tarefa B deve terminar ao mesmo tempo Tarefa A acabamentos.

Ao mapear esses links, você pode identificar facilmente onde os atrasos podem acontecer e corrigi -los antes que eles afetem todo o projeto. Explore sete estratégias de gerenciamento de projetos para ficar com antecedência.

4. Destaca o caminho crítico

Todo projeto tem algumas tarefas que decidem diretamente a data de entrega final. Essa cadeia é chamada de caminho crítico. Por exemplo, se você estiver construindo um site, tarefas como design de design → Desenvolver a página inicial → Página inicial do teste podem estar no caminho crítico. Se o design estiver atrasado, tudo depois que também será adiado. Assim, um gráfico de Gantt ajuda a dar mais foco nas dependências.

5. Melhora as estimativas e reduz surpresas

Ao colocar tarefas em uma linha do tempo, você deve decidir quanto tempo cada tarefa levará. Isso o obriga a fazer melhores estimativas. Você pode compará -los com projetos anteriores e adicionar tempo extra para um trabalho de risco. Se algumas estimativas parecerem irrealistas, você pode tomar medidas instantaneamente antes que seja tarde demais.

6. Rastreia o progresso em tempo real, não suporta

Com um gráfico Gantt, você pode atualizar cada tarefa com datas reais ou uma porcentagem de conclusão. Isso facilita ver quais tarefas estão se movendo no tempo e quais estão ficando para trás. Então, em vez de atualizações vagas como 'Estamos no caminho certo', o gráfico mostra uma imagem real do progresso.

7. Ajuda com a coordenação da equipe cruzada

Grandes projetos geralmente envolvem várias equipes, como design, desenvolvimento e marketing. Um gráfico de Gantt mostra como suas tarefas se conectam. Por exemplo, o design de software envolve equipes de design, controle de qualidade, desenvolvimento e marketing. Com um gráfico de Gantt, você pode coordenar corretamente entre eles.

Aqui está um guia sobre como melhorar a colaboração da equipe.

8. Trabalha com estilos ágeis, híbridos ou em cascata

Nem todos os projetos usam o mesmo método. Alguns seguem ágil com sprints curtos, outros seguem a cachoeira com estágios fixos e muitos usam uma mistura. Um gráfico de Gantt pode suportar todos esses estilos. Você pode mapear sprints ágeis curtos, fases longas fixas ou ambas juntas. Essa flexibilidade o torna útil para qualquer projeto.

9. Acelera o relatório

Relatórios e atualizações semanais geralmente levam muito tempo. Com um gráfico de Gantt, os relatórios se tornam muito mais rápidos. Você pode filtrar o proprietário da tarefa, os prazos ou as tarefas vencidas e compartilhar o gráfico com um clique. Gerentes e clientes obtêm clareza instantânea, e os gerentes de projeto economizam horas de redação manual de relatórios.

10. mantém o foco nos resultados, não no ruído

Projetos complexos podem afogar equipes em detalhes e conversas paralelas. Um gráfico de Gantt mantém o foco no que mais importa - as próximas tarefas e marcos mais importantes. As equipes sempre sabem o que fazer hoje, esta semana e este mês. Isso reduz o estresse, evita confusão e mantém o progresso estável.

Agora, você pode estar procurando uma ferramenta ou solução pela qual é possível criar gráficos de Gantt. O WP Project Manager é um plug-in tão amigável para iniciantes que você pode usar para fazer isso.

Você não apenas pode criar gráficos Gantt, mas também pode criar placas e marcos Kanban e acompanhar o progresso do seu projeto. Discutiremos o plug -in abaixo.

O que é o WP Project Manager?

O WP Project Manager é um poderoso projeto e plug -in de gerenciamento de tarefas. Com isso, você pode planejar, organizar e acompanhar seu trabalho usando o WordPress CMS. Oferece quase tudo o que uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos oferece. Tem uma versão gratuita e premium. A versão gratuita oferece funcionalidades básicas.

A versão profissional leva o gerenciamento de projetos ainda mais longe com ferramentas avançadas, como placas Kanban, gráficos de Gantt, rastreamento de tempo, faturamento e calendários de equipe. Ele também se integra a plataformas populares como Slack, WooCommerce, Github e Bitbucket para centralizar seu fluxo de trabalho.

No topo, o WP Project Manager é sem dúvida uma solução econômica. Portanto, se você procurar uma solução de gráfico Gantt de baixo custo, mas rica em recursos, poderá experimentar o WP Project Manager. Dê uma olhada neste post sobre como o WP Project Manager é o software de gerenciamento de projetos mais acessível.

Obtenha os plugins clicando nos botões conectados abaixo.

Como o gráfico de Gantt do WP Project Manager pode simplificar um projeto complexo

Para usar o gráfico Gantt, você deve ter os dois plugins instalados no seu site - gratuitos e pro. Depois de estarem prontos em seu site, é hora de criar e usar o gráfico de Gantt. Siga as etapas explicadas abaixo.

Etapa 01: Ligue o módulo Gantt Chart

Depois de instalar o plug -in, vá para o seu painel do WordPress. No menu de administrador, clique em Módulos de Projeto> Módulos.

Aqui você encontrará uma lista de módulos. Localize o módulo Gantt Chart e simplesmente o atire .

Etapa 02: Crie um novo projeto

Depois de ativar o módulo, acesse a seção de projetos e clique no botão Novo projeto .

Um pop -up aparecerá. Digite um nome para o seu projeto. Por exemplo, aqui o chamamos de "organizar um evento de caridade comunitário".

Quando terminar, clique no botão Adicionar novo projeto para criá -lo.

Etapa 03: Adicione tarefas ao seu projeto

Um projeto geralmente é composto de várias tarefas. Em um gráfico de Gantt, essas tarefas são mostradas como barras horizontais ao longo de uma linha do tempo.

Clique no botão Adicionar lista de tarefas .

Um pop-up aparecerá onde você pode dar um nome à lista e, se necessário, adicione uma descrição curta . Depois disso, clique no botão Adicionar lista para salvá -lo.

Agora, sob esta lista de tarefas, você verá uma caixa onde pode adicionar tarefas individuais .

Digite o nome da tarefa e defina um prazo. Depois de concluído, clique no botão Adicionar novo . A tarefa será adicionada à lista.

Etapa 04: Crie mais listas de tarefas e submarks

Repita o mesmo processo para criar quantas listas de tarefas necessárias para o seu projeto. Em cada lista, você pode adicionar várias tarefas e submarcas, dependendo do seu fluxo de trabalho.

Etapa 05: Abra o gráfico de Gantt

Clique na guia Gantt Gráfico .

Aqui, seu projeto aparecerá como um bar roxo no topo . As barras azuis representam cada lista de tarefas.

Quando você os expande clicando no ícone +, você verá barras verdes para as subtares.

Dessa forma, toda a estrutura do seu projeto é mostrada claramente em uma vista da linha do tempo.

Etapa 06: Ajuste a linha do tempo das tarefas

Por padrão, todas as tarefas começam na data de início do projeto. Mas um dos principais benefícios de um gráfico de Gantt é que você pode definir datas de partida e final exclusivas para cada tarefa.

Para ajustar uma linha do tempo, expanda uma lista de tarefas e selecione a tarefa que deseja atualizar. Mova seu cursor entre o ícone do círculo e a barra de tarefa verde até que um ícone de seta apareça. Em seguida, arraste a barra para a esquerda ou direita para ajustar a linha do tempo.

Abaixo está um pequeno videoclipe que explica o processo.

Isso facilita a agenda de tarefas em sequência e veja qual segue o outro.

Etapa 07: Ajustes finais da linha do tempo

Repita este processo de arrastar e soltar para todas as tarefas até que a linha do tempo reflita seu plano de projeto real.

Depois de terminar, você terá um gráfico Gantt completo dentro do WordPress que mostra claramente o progresso do seu projeto, facilitando o gerenciamento de prazos e dependências.

Pensamentos finais!

Ao usar um gráfico Gantt para gerenciar um projeto complexo, a chave é mantê -la clara e realista. Não o sobrecarregue com muitos detalhes de uma só vez. Em vez disso, divida o projeto em fases, marcos e tarefas simples. Dessa forma, o gráfico se torna fácil de seguir para todos na equipe.

Outra prática recomendada é definir cuidadosamente dependências e prazos de tarefas. Verifique se todos os links entre tarefas são precisos. Dependências erradas ou ausentes podem causar confusão e atrasos. Além disso, sempre adicione buffers para tarefas que podem levar mais tempo do que o esperado. Isso ajudará a equipe a permanecer no caminho certo, mesmo quando houver pequenos contratempos.

Por fim, lembre-se de que um gráfico de Gantt não é uma ferramenta única. Precisa de atualizações e análises regulares. À medida que o projeto avança, atualize as barras de progresso, mude de tempo, se necessário, e compartilhe o gráfico com sua equipe. Quando mantido atualizado, um gráfico de Gantt pode ser a ferramenta mais confiável para projetos complexos.