كيف يمكن لمخطط Gantt تبسيط مشروع معقد

يمكن أن تصبح إدارة مشروع مع العديد من المهام والأشخاص والمواعيد النهائية ساحقة. عندما تحدث الكثير من الأشياء في نفس الوقت ، من الصعب تتبع ما يأتي أولاً ، وما يعتمد على مهمة أخرى ، ومن المسؤول. هذا يمكن أن يسبب التأخير والارتباك والجهد المهدر.

يعد مخطط Gantt أحد أكثر الأدوات المفيدة لحل هذه المشكلة. إنه مخطط مرئي يوضح المهام والجداول الزمنية والتقدم في عرض واحد بسيط. مع هذا ، يمكن لمديري المشاريع والفرق رؤية الصورة الأكبر وفهم كيف تناسب كل مهمة في المشروع بأكمله.

هذا يجعل التخطيط والجدولة والمراقبة أسهل بكثير. لذلك ، يمكن أن يكون هذا فعالًا بنفس القدر لكل من الفرق الصغيرة والكبيرة. في هذه المدونة ، سنشرح بتعمق كيف يمكن لمخطط Gantt تبسيط حتى مشروع معقد ، بغض النظر عن مستوى تعقيده.

ما هو مخطط جانت؟

آمل أن تعرف بالفعل ما هو مخطط Gantt. يُظهر المهام والمواعيد النهائية والتقدم في تنسيق جدول زمني بصري. يتم عرض كل مهمة على أنها شريط أفقي عبر التقويم ، مع طول الشريط الذي يوضح المدة التي ستستغرقها المهمة. يساعد مديري المشاريع والفرق على رؤية ترتيب الأنشطة ، عندما تبدأ المهام وتنتهي ، وكيف تتصل المهام المختلفة.

هذا يجعل من السهل فهم تدفق المشروع بنظرة بدلاً من القراءة من خلال القوائم الطويلة أو جداول البيانات. إنهم يعملون من خلال تقسيم المشروع إلى مهام أصغر ووضعها في جدول زمني. غالبًا ما تتضمن تبعيات المهام ، والتي تظهر العمل الذي يجب الانتهاء منه قبل أن تبدأ مهمة أخرى. هذا يجعل مخططات Gantt مفيدة لتتبع تقدم المشروع.

تحقق من كيفية إنشاء مخطط Gantt في WordPress.

كيف يمكن لمخطط Gantt تبسيط مشروع معقد: شرح

دعونا الآن نلقي نظرة على النقاط من خلال مناقشة مفصلة حول كيفية قيام مخطط Gantt بتبسيط مشروع معقد وجعل كل شيء سهلًا. استمر في القراءة!

1. يحطم مشروعًا كبيرًا إلى مهام صغيرة قابلة للتنفيذ

يرشحك مخطط Gantt على سرد كل مهمة. تكتب أسماء مهام واضحة وأصحابها ونطاقات الوقت. هذا يحول مشروعًا ضخمًا إلى العديد من الخطوات الصغيرة. على سبيل المثال ، أثناء تصميم صفحة مقصودة ، يمكنك تقسيم المهام إلى مهام مثل إنشاء إطار سلكي ، وتصميم الصفحة الرئيسية ، وكتابة نسخة ، ووضع النسخ ، واختبار ضمان الجودة ، إلخ.

2. يظهر الجدول الزمني بأكمله في لمحة

عندما يتم تقسيم مشروع كبير إلى مهام صغيرة ، يصبح من السهل إدارتها. بعد ذلك ، يمكنك الجلوس جميعهم على مقياس لمرة واحدة. يمكنك رؤية تواريخ البدء وتواريخ النهاية والوقت المقدر لكل مهمة. أنت على الفور بقعة التداخل والفجوات. هذا الرأي الفردي يقلل بشكل ملحوظ من الارتباك.

3. تمييز التبعيات والحاصرات

في العديد من المشاريع ، لا يمكن أن تبدأ بعض المهام حتى تنتهي أخرى. على سبيل المثال ، لا يمكنك البدء في رسم منزل قبل بناء الجدران. يعرض مخطط Gantt هذه الاتصالات بوضوح من خلال ربط المهام معًا. هناك بعض أنواع روابط المهام البسيطة:

• الانتهاء من البداية (FS): تبدأ المهمة B فقط بعد الانتهاء من المهمة A.
• من البداية إلى البداية (SS): يمكن أن تبدأ المهمة B بمجرد أن تبدأ المهمة A.
• الانتهاء من النتهي (FF): يجب أن تنتهي المهمة B في نفس الوقت A تنتهي.

من خلال تعيين هذه الروابط ، يمكنك بسهولة تحديد مكان التأخير وإصلاحها قبل أن تؤثر على المشروع بأكمله. استكشاف سبع استراتيجيات لإدارة المشاريع للبقاء في وقت مبكر.

4. يسلط الضوء على المسار الحرج

كل مشروع لديه بعض المهام التي تقرر مباشرة تاريخ التسليم النهائي. وتسمى هذه السلسلة المسار الحرج. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم ببناء موقع ويب ، فإن مهام مثل صفحة التصميم الرئيسية ← تطوير الصفحة الرئيسية → قد تكون كل صفحة اختبار الصفحة الرئيسية على الطريق الحرج. إذا تأخر التصميم ، فسيتم تأخير كل شيء بعده. وبالتالي ، فإن مخطط Gantt يساعدك على إعطاء مزيد من التركيز على التبعيات.

5. يحسن التقديرات ويقلل من المفاجآت

عندما تضع المهام على جدول زمني ، يجب أن تقرر المدة التي ستستغرقها كل مهمة. هذا يجبرك على تقديم تقديرات أفضل. يمكنك مقارنتها بالمشاريع السابقة وإضافة وقت إضافي للعمل المحفوف بالمخاطر. إذا كانت بعض التقديرات تبدو غير واقعية ، فيمكنك اتخاذ خطوات على الفور قبل فوات الأوان.

6. يتبع التقدم في الوقت الفعلي ، لا تخمن

باستخدام مخطط Gantt ، يمكنك تحديث كل مهمة بتواريخ فعلية أو نسبة مئوية من الانتهاء. هذا يجعل من السهل معرفة المهام التي تتحرك في الوقت المحدد والتي تتخلف عن وراءها. لذا ، بدلاً من التحديثات الغامضة مثل "نحن على المسار الصحيح" ، يعرض الرسم البياني صورة حقيقية للتقدم.

7. يساعد التنسيق عبر الفريق

عادة ما تشمل المشاريع الكبيرة فرق متعددة ، مثل التصميم والتطوير والتسويق. يوضح مخطط Gantt كيف تتصل مهامهم. على سبيل المثال ، يتضمن تصميم البرمجيات فرق التصميم ، ضمان الجودة والتطوير والتسويق. مع مخطط Gantt ، يمكنك التنسيق بينهما بشكل صحيح.

فيما يلي دليل حول كيفية تحسين تعاون الفريق.

8. يعمل مع أنماط رشيقة أو هجينة أو شلال

ليس كل المشاريع تستخدم نفس الطريقة. يتبع البعض رشيقًا مع العدوات القصيرة ، والبعض الآخر يتبع الشلال مع مراحل ثابتة ، ويستخدم الكثيرون مزيجًا. يمكن أن يدعم مخطط Gantt كل هذه الأنماط. يمكنك تعيين عدوات رشيقة قصيرة ، أو مراحل ثابتة طويلة ، أو كلاهما معًا. هذه المرونة تجعلها مفيدة لأي مشروع.

9. يسرع التقارير

غالبًا ما تستغرق التقارير والتحديثات الأسبوعية الكثير من الوقت. مع مخطط Gantt ، يصبح التقارير أسرع بكثير. يمكنك التصفية حسب مالك المهمة أو المواعيد النهائية أو المهام المتأخرة ومشاركة المخطط بنقرة واحدة. يحصل المديرون والعملاء على وضوح فوري ، وتوفير مديري المشاريع ساعات من كتابة التقارير اليدوية.

10. يحافظ على التركيز على النتائج ، وليس الضوضاء

يمكن للمشاريع المعقدة أن تغرق الفرق في التفاصيل والمحادثات الجانبية. يستمر مخطط Gantt في التركيز على ما يهم أكثر - أهم المهام والمعالم التالية. تعرف الفرق دائمًا ماذا تفعل اليوم ، هذا الأسبوع ، وهذا الشهر. هذا يقلل من الإجهاد ، وتجنب الالتباس ، ويبقي التقدم ثابت.

الآن ، قد تبحث عن أداة أو حل يمكن من خلاله إنشاء مخططات Gantt. يعد WP Project Manager مكونًا إضافيًا مناسبًا للمبتدئين بحيث يمكنك استخدامه للقيام بذلك.

لا يمكنك فقط إنشاء مخططات Gantt ، ولكن يمكنك أيضًا إنشاء ألواح ومعالم Kanban ، وتتبع تقدمك في المشروع. سنناقش البرنامج المساعد أدناه.

ما هو مدير مشروع WP؟

WP Project Manager هو مكون إضافي للمشروع والمهمة. مع هذا ، يمكنك تخطيط وتنظيم وتتبع عملك باستخدام WordPress CMS. إنه يوفر كل ما تقدمه أداة إدارة المشاريع القوية. لديها نسخة مجانية ومتميزة. النسخة المجانية توفر وظائف أساسية.

يأخذ الإصدار المحترف إدارة المشروع بشكل أكبر مع أدوات متقدمة مثل لوحات Kanban ، ومخططات Gantt ، وتتبع الوقت ، والفواتير ، وتقويمات الفريق. كما أنه يتكامل مع منصات شهيرة مثل Slack و WooCommerce و Github و Bitbucket لتركيز سير العمل الخاص بك.

في الأعلى ، يعد مدير مشروع WP بلا شك حلًا صديقًا للميزانية. لذلك ، إذا كنت تبحث عن حل Gantt منخفض التكلفة ولكنه غني بالميزات ، فيمكنك تجربة WP Project Manager. ألقِ نظرة على هذا المنشور حول كيف يعد WP Project Manager هو برنامج إدارة المشاريع الأكثر بأسعار معقولة.

احصل على المكونات الإضافية بالنقر فوق الأزرار المرفقة أدناه.

كيف يمكن لمخطط Gantt من WP Project Manager تبسيط مشروع معقد

لاستخدام مخطط Gantt ، يجب أن يكون لديك كلا الإضافات المثبتة على موقعك - ​​مجاني ومحترفين. بمجرد أن تكون جاهزة على موقعك ، حان الوقت لإنشاء مخطط Gantt واستخدامه. اتبع الخطوات الموضحة أدناه.

الخطوة 01: قم بتشغيل وحدة مخطط Gantt

بمجرد تثبيت البرنامج المساعد ، انتقل إلى لوحة معلومات WordPress الخاصة بك. من قائمة المسؤولين ، انقر فوق "مدير المشروع"> وحدات.

هنا ستجد قائمة بالوحدات النمطية. حدد موقع وحدة الرسم البياني Gantt وتبديلها ببساطة.

الخطوة 02: إنشاء مشروع جديد

بعد تمكين الوحدة النمطية ، توجه إلى قسم المشاريع وانقر على زر المشروع الجديد .

ستظهر منبثقة. أدخل اسمًا لمشروعك. على سبيل المثال ، أطلقنا عليها هنا "تنظيم حدث خيري المجتمع".

عند الانتهاء من ذلك ، انقر فوق زر إضافة مشروع جديد لإنشائه.

الخطوة 03: أضف مهام إلى مشروعك

يتكون المشروع عادة من عدة مهام. على مخطط Gantt ، يتم عرض هذه المهام كبارات أفقية على طول جدول زمني.

انقر فوق الزر إضافة قائمة المهام .

ستظهر نافذة منبثقة حيث يمكنك إعطاء القائمة اسمًا ، وإذا لزم الأمر ، أضف وصفًا قصيرًا . بعد ذلك ، انقر فوق زر إضافة قائمة لحفظه.

الآن ، بموجب قائمة المهام هذه ، سترى مربعًا حيث يمكنك إضافة مهام فردية .

اكتب اسم المهمة وتعيين موعد نهائي. بمجرد الانتهاء ، انقر فوق الزر "إضافة جديد" . سيتم إضافة المهمة إلى القائمة.

الخطوة 04: إنشاء المزيد من قوائم المهام والمهام الفرعية

كرر نفس العملية لإنشاء العديد من قوائم المهام كما تحتاج لمشروعك. ضمن كل قائمة ، يمكنك إضافة مهام ومهام فرعية متعددة بناءً على سير العمل.

الخطوة 05: افتح مخطط Gantt

انقر على علامة التبويب Gantt Chart .

هنا ، سيظهر مشروعك كبار أرجواني في الأعلى . تمثل الأشرطة الزرقاء كل قائمة مهام.

عند توسيعها بالنقر فوق أيقونة + ، سترى أشرطة خضراء للمهام الفرعية.

وبهذه الطريقة ، يتم عرض الهيكل الكامل لمشروعك بوضوح في عرض الجدول الزمني.

الخطوة 06: اضبط الجدول الزمني للمهام

افتراضيًا ، تبدأ جميع المهام في تاريخ بدء المشروع. ولكن أحد الفوائد الرئيسية لمخطط Gantt هو أنه يمكنك تعيين تواريخ بدء وإنهاء فريدة لكل مهمة.

لضبط جدول زمني وتوسيع قائمة المهام ، وحدد المهمة التي تريد تحديثها. انقل المؤشر بين أيقونة الدائرة وشريط المهام الأخضر حتى يظهر أيقونة السهم. ثم ، اسحب الشريط يسارًا أو يمينًا لضبط الجدول الزمني.

فيما يلي مقطع فيديو قصير يشرح العملية.

هذا يجعل من السهل جدولة المهام بالتسلسل ومعرفة أي واحد يتبع الآخر.

الخطوة 07: تعديلات الجدول الزمني النهائي

كرر عملية السحب والإفلات لجميع المهام حتى يعكس الجدول الزمني خطة المشروع الفعلية.

بمجرد الانتهاء ، سيكون لديك مخطط Gantt كامل داخل WordPress يوضح تقدمك بوضوح ، مما يجعل من السهل إدارة المواعيد النهائية والتبعيات.

الأفكار النهائية!

عند استخدام مخطط Gantt لإدارة مشروع معقد ، يتمثل المفتاح في الحفاظ عليه واضحًا وواقعيًا. لا تفرط في تحميلها مع الكثير من التفاصيل في وقت واحد. بدلاً من ذلك ، اقسم المشروع إلى مراحل ، معالم ، والمهام البسيطة. وبهذه الطريقة ، يصبح الرسم البياني سهلاً للمتابعة للجميع في الفريق.

أفضل الممارسات الأخرى هي تعيين تبعيات المهام والمواعيد النهائية بعناية. تأكد من أن كل رابط بين المهام دقيقة. التبعيات الخاطئة أو المفقودة يمكن أن تسبب الارتباك والتأخير. أيضًا ، أضف دائمًا مخازن المؤقتة للمهام التي قد تستغرق وقتًا أطول من المتوقع. سيساعد هذا الفريق على البقاء على المسار الصحيح حتى عندما تكون هناك انتكاسات صغيرة.

أخيرًا ، تذكر أن مخطط Gantt ليس أداة لمرة واحدة. يحتاج إلى تحديثات ومراجعات منتظمة. مع تقدم المشروع إلى الأمام ، قم بتحديث أشرطة التقدم ، وتغيير الجداول الزمنية إذا لزم الأمر ، وشارك المخطط مع فريقك. عند الحفاظ على تحديثه ، يمكن أن يكون مخطط Gantt الأداة الأكثر موثوقية للمشاريع المعقدة.