Cara Mendapatkan Sponsor untuk Suatu Acara (Tips untuk Diikuti)

Jika Anda ingin tahu cara mendapatkan sponsor untuk suatu acara, Anda telah datang ke tempat yang tepat. Ada banyak orang yang perlu menarik sponsor potensial untuk pertemuan perusahaan mereka.

Saat Anda menyelenggarakan rapat perusahaan dan acara serupa, Anda akan memberikan perhatian yang dibutuhkan bisnis Anda. Selain meningkatkan merek Anda, Anda akan memperluas jangkauan Anda.

Oleh karena itu, tidak mengherankan bahwa begitu banyak merek mencari sponsor perusahaan untuk membantu mereka meluncurkan acara mereka. Meskipun ini adalah tugas yang menantang, ini membawa banyak manfaat. Tapi bagaimana Anda mendapatkan sponsor untuk sebuah acara? Bagaimana Anda menghubungi calon sponsor? Bagaimana Anda memberi mereka proposal yang berharga? Bagaimana Anda mengatasi kendala yang mungkin muncul?

Pada titik ini, penting bagi Anda untuk memahami semua detail tentang sponsor acara. Jika Anda ingin acara masa depan Anda sukses, lihat panduan ini. Informasi ini tentunya akan bermanfaat bagi penyelenggara acara.

Hal Pertama Pertama—Apakah Anda Membutuhkan Sponsor Acara?

Sponsor acara bisa menjadi cara yang bagus untuk mendapatkan mitra bisnis baru. Perusahaan besar biasanya memiliki anggaran yang dialokasikan untuk tujuan ini. Memulai lebih awal itu penting . Merupakan ide yang baik untuk memberikan hadiah gratis , seperti sumbangan makanan, goodie bag, dan elemen serupa.

Kreativitas adalah nilai tambah yang besar dalam hal mendapatkan sponsor, tetapi ingat bahwa Anda harus menambah nilai pada acara Anda agar terlihat lebih menarik bagi calon sponsor.

Kumpulan pertanyaan berikut mungkin membantu Anda merencanakan strategi, terutama untuk proyek besar atau acara publik yang mungkin penting bagi perusahaan Anda:

• Apakah Anda mengadakan acara besar atau terkenal? Apakah akan menampilkan tamu atau pembicara terkemuka?
• Apa yang ingin Anda capai melalui acara ini? Apakah tujuan Anda tidak mungkin dicapai tanpa arus kas tambahan ke anggaran Anda?
• Apakah Anda ingin memperluas kesadaran merek Anda atau meningkatkan basis data klien Anda?
• Apakah Anda memerlukan bantuan dengan aspek utama acara Anda, seperti transportasi, katering, tempat, atau akomodasi.
• Apakah Anda mengadakan acara yang unik? Apakah Anda ingin membangun kredibilitas di industri Anda?

Sponsor acara tidak hanya berguna untuk penggalangan dana. Setiap perencana acara tahu bahwa sponsor membawa banyak keuntungan lain, seperti pemasaran yang kuat. Berikut ini adalah beberapa peluang yang mungkin dibawa oleh sponsor acara Anda:

• Peningkatan citra merek Anda
• Peningkatan penjualan
• Membangun atau meningkatkan kesadaran merek

Dengan kata lain, perjanjian sponsorship adalah strategi cerdas untuk setiap bisnis. Bahkan jika Anda tidak mencapai semua manfaat yang tercantum di atas, hasilnya akan mengesankan.

Cara Mendapatkan Sponsor untuk Acara—Pertimbangkan Berbagai Jenis Proposal Sponsor

Anda dapat memilih dari berbagai jenis sponsor acara:

• Sponsor media. Ketika Anda memiliki sponsor media di pihak Anda, Anda mendapatkan publisitas besar. Tugas mereka adalah berinvestasi dalam liputan media, dan ini termasuk acara Anda. Jadikan itu muncul di surat kabar, saluran media sosial, dan iklan TV.
• Sponsor keuangan. Jika Anda membutuhkan dukungan keuangan, ini adalah strategi yang tepat. Sponsor acara Anda akan memberi Anda uang sebagai ganti tempat di acara Anda. Ini bisa berupa stan bermerek, tampilan logo sponsor, pesan dari sponsor, atau produk hosting.
• Sponsor dalam bentuk barang. Sponsor dalam bentuk barang adalah tentang mendapatkan produk atau layanan. Dengan demikian, sponsor acara menyediakan elemen seperti t-shirt, air, sampel gratis, atau bahkan kamar hotel.
• Sponsor promosi. Dengan strategi ini, Anda memanfaatkan popularitas persona tertentu . Ini bisa menjadi orang publik atau selebriti.
• Sponsor hadiah. Berikan lencana, hadiah, dan pengakuan lainnya kepada peserta acara Anda. Ini adalah cara yang bagus untuk melibatkan audiens target Anda.

Menemukan Sponsor—Perusahaan Mana yang Harus Saya Hubungi?

Setelah Anda memutuskan jenis sponsor yang Anda butuhkan, inilah saatnya Anda menjangkau mereka. Di mana Anda harus mulai? Sponsor acara adalah subjek yang rumit, dan Anda harus mempertimbangkan reputasi Anda. Reputasi sponsor dapat menguntungkan atau merugikan acara Anda, dan inilah mengapa Anda harus memilih dengan hati-hati.

Tempat yang baik untuk memulai adalah dengan mencari sponsor yang memahami nilai pemasaran dalam proposal sponsorship. Setelah Anda menemukan kandidat yang tepat, Anda harus meyakinkan mereka bahwa investasi mereka akan bernilai setiap sen.

Ini juga merupakan ide yang baik untuk menemukan sponsor yang audiens targetnya cocok dengan Anda. Jika Anda memiliki demografi dan minat yang sama, Anda dapat saling membantu. Meskipun tidak mungkin untuk menemukan kecocokan yang tepat, pilihlah yang dengannya Anda berbagi bidang utama. Perencana acara harus memikirkan area proyek mereka yang ingin mereka soroti. Ini akan membantu mereka membuat keputusan yang tepat.

Anda mungkin juga ingin fokus pada ROI acara. Banyak sponsor yang ingin melihat nama mereka di ajang bergengsi. Namun, untuk mendapatkan hasil maksimal dari kemitraan, mereka harus memahami bahwa kerja sama bekerja dua arah.

Jadi, jika Anda masih bertanya-tanya bagaimana cara mendapatkan sponsor untuk suatu acara, pertimbangkan tip berikut untuk menemukan yang tepat.

Cara Mendapatkan Sponsor untuk Acara—Temukan Sponsor

Mencari sponsor untuk suatu acara mungkin tampak merepotkan. Namun, itu tidak begitu rumit jika Anda tahu di mana mencarinya. Banyak perusahaan senang untuk mengambil bagian dalam acara yang akan menempatkan mereka tepat di depan audiens mereka.

Dalam aspek ini, manfaatkan kreativitas Anda. Juga, ada beberapa alat digital yang dapat Anda gunakan.

Cara Mendapatkan Sponsor untuk Acara dengan Alat Digital

Dalam banyak kasus, penyelenggara acara mencari sponsor, dan sponsor mencari acara di mana mereka dapat berpartisipasi. Untungnya, beberapa alat virtual membantu pihak-pihak ini menemukan satu sama lain.

MencariSponsor

Ini adalah solusi ideal untuk setiap penyelenggara acara dan pembuat konten. LookingForSponsor menawarkan solusi hebat yang membuat proses pencarian lebih mudah. Ini termasuk database kurasi perusahaan yang menginginkan sponsor.

sponseasy

Sponseasy adalah alat yang akan membuat hidup Anda lebih mudah. Antarmuka seret dan lepasnya akan membantu Anda mendesain meja sponsor acara Anda. Anda juga dapat menggunakan salah satu templatnya.

SponsorAcara Saya

Sebuah mesin pencari yang kuat. Merek populer seperti TEDx dan Forbes menggunakan SponsorMyEvent. Ini adalah bukti keandalannya.

SponsorPitch

Berkat filter dan fitur pencariannya, SponsorPitch membantu Anda menemukan kecocokan yang tepat. Terhubung dengan sponsor berkualifikasi tinggi dan abaikan sponsor yang tidak cocok.

Tulis Email Hebat dan Libatkan Calon Sponsor untuk Acara

Berikan perhatian khusus pada bagaimana Anda mendekati perusahaan untuk proposal sponsor acara. Anda tidak boleh terlihat membutuhkan atau meminta terlalu banyak, terutama selama kontak pertama.

Baris subjek terbaik adalah yang memberikan konteks yang tepat mengapa Anda menghubungi perusahaan ini . Misalnya, jika Anda telah melakukan kontak sebelumnya, dan Anda membuat kesan yang baik, angkatlah. Dengan kata lain, gunakan apa yang telah Anda capai untuk menarik sponsor acara potensial.

Jadi, baris subjek "Kami bertemu di acara "X" dan ingin terhubung" adalah awal yang baik. Tanpa menyadarinya, Anda akan memberikan konteks pada pesan Anda dan menyiapkan landasan untuk komunikasi lebih lanjut.

Jadilah Spesifik tentang Tujuan Acara Anda

Bahkan jika Anda mencari sponsor keuangan, Anda harus memilih mitra yang tepat. Tidak sembarang sponsor akan melakukannya. Jika Anda perlu memesan tempat hotel yang dicari, maka jangan mencari sponsor media.

Di sisi lain, jika Anda memiliki beberapa tujuan, kombinasi beberapa sponsor mungkin bisa menjadi solusinya. Mari kita ilustrasikan ini dengan sebuah contoh. Secara hipotetis, Anda harus menyelenggarakan acara yang membutuhkan PR yang solid dan di mana pembicara terbaik di industri akan berpartisipasi. Sebuah solusi yang baik mungkin untuk mendapatkan sponsor promosi dan mendapatkan suite hotel VIP untuk pembicara Anda.

Temukan Perusahaan yang Mensponsori Acara Serupa

Buat daftar sponsor potensial untuk acara Anda. Termasuk mereka yang berpartisipasi dalam acara serupa. Dengan meneliti sponsor yang memiliki sejarah berkolaborasi dengan jenis proyek Anda, Anda memiliki kesempatan yang lebih baik untuk menemukan yang tepat.

Juga, cari tahu apa yang disediakan oleh penyelenggara sebelumnya untuk sponsor tersebut , dan sertakan ini dalam rencana Anda. Ingatlah bahwa perusahaan-perusahaan ini berinvestasi dalam paket sponsor acara sebelumnya dan kemungkinan akan melakukannya lagi.

Semua ini dapat menjadi strategi hebat untuk mempromosikan sponsor Anda dengan lebih mudah.

Temukan Perusahaan yang Memiliki Sumber Daya yang Tepat

Ingatlah untuk mengajukan penawaran kepada perusahaan yang mampu membayar sponsor acara. Bahkan jika mereka tertarik untuk bermitra dengan Anda, mereka harus memiliki sumber daya untuk melakukannya. Anda harus dapat memercayai sponsor Anda dan juga merasa nyaman dengan perjanjian tersebut.

Selanjutnya, Anda akan menemukan beberapa saran tentang cara memilih sponsor yang tepat. Ingatlah bahwa mereka harus tertarik, terkait, dan mampu.

• Temukan perusahaan dengan anggaran yang cukup
• Ini membantu jika perusahaan memiliki departemen pemasaran/periklanan
• Pilih perusahaan melalui referensi

Hindari membuang-buang waktu, dan kejar merek yang akan tertarik dengan jenis acara Anda. Selain itu, pastikan mereka cukup pelarut.

Ingat Aset Anda

Sponsor mencari manfaat sebagai imbalan atas kolaborasi mereka. Umumnya, ini berjalan seiring dengan strategi pemasaran mereka. Lagi pula, tidak ada yang akan menghabiskan ribuan dolar tanpa mengharapkan imbalan.

Jadi, tanyakan pada diri Anda apa yang dapat Anda tawarkan kepada mereka. Proposal Anda harus membantu strategi pemasaran mereka. Dengan kata lain, tawarkan mereka lebih dari beberapa klik ekstra pada posting media sosial mereka.

Jika audiens Anda serupa dalam hal demografi, Anda dapat menawarkan laporan psikografis dan analitik kepada mereka. Dengan demikian, Anda akan memanfaatkan data Anda dengan sangat baik. Cara lain untuk memberikan nilai adalah dengan memberi mereka keanggotaan VIP. Ini mungkin bekerja dengan baik sebagai strategi promosi silang.

Secara keseluruhan, tawarkan mereka insentif yang tidak dapat mereka temukan di pesaing Anda.

Ketahui Kekuatan Anda

Cara terbaik untuk membuat orang lain berinvestasi dalam proyek Anda adalah dengan mengetahuinya dengan baik. Pastikan Anda memahami tentang apa acara Anda dan menguraikan rencana. Dengan demikian, proposal sponsorship Anda harus mencakup:

• Visi dan tujuan acara
• Siapa yang akan menjadi peserta acara?
• Apa yang membuat acara Anda istimewa dibandingkan acara serupa?

Anda harus memahami fitur utama yang membuat acara Anda unik, seperti pembicara utama, tamu istimewa, dan presentasi yang mungkin menarik sponsor. Lokasi juga penting. Sertakan faktor-faktor yang akan menarik lebih banyak lalu lintas ke acara Anda.

Pada titik ini, poin peluru sederhana tidak cukup. Lakukan riset dan sertakan statistik. Secara keseluruhan, tunjukkan kepada mereka apa yang akan mereka peroleh dengan mendukung Anda.

Gunakan Jaringan Penyelenggara Acara Anda

Ingatlah bahwa Anda bukan orang pertama yang mencari sponsor acara. Orang lain telah melakukannya sebelum Anda. Jaringan acara Anda adalah alat berharga yang tidak boleh Anda abaikan.

Jangan takut untuk menghubungi dan berkonsultasi dengan ahlinya. Selama mereka bukan pesaing langsung, ini adalah pendekatan yang bagus. Selain mendapatkan saran yang berharga, Anda dapat meningkatkan basis data kontak Anda.

Pengalaman adalah bagian penting dari proses, jadi jangan ragu untuk meminta bantuan. Bangun pengetahuan Anda dan belajar dari sesama penyelenggara.

Menawarkan Insentif

Pastikan sponsor Anda tahu apa yang akan mereka dapatkan dari kolaborasi mereka dengan Anda. Setiap hubungan didasarkan pada memberi-dan-menerima, dan mensponsori tidak terkecuali.

Jadikan proposal Anda lebih menarik dengan ide-ide berikut:

• Tawarkan stan gratis di pameran dan pameran dagang.
• Tempatkan logo sponsor pada pamflet dan spanduk promosi.
• Sebutkan merek sponsor dalam buletin, posting media sosial, dan entri blog.
• Memberikan diskon atau tiket masuk gratis kepada pelanggan yang membeli produk sponsor.

Intinya adalah Anda harus bersedia memberi lebih dari yang Anda terima. Dengan pendekatan ini, Anda menunjukkan profesionalisme dan keandalan.

Targetkan Sponsor Lokal

Terkadang, Anda tidak perlu melihat terlalu jauh. Dalam kebanyakan kasus, Anda akan menemukan bahwa sponsor terbaik datang dari komunitas lokal Anda. Restoran lokal dan merek lain mungkin sudah mengenal Anda berdasarkan reputasinya. Secara alami, mereka akan tertarik untuk menjaga pasar lokal tetap aktif. Dengan kata lain, mereka cenderung menjadi kandidat terbaik.

Jika Anda ingin mendapatkan sponsor lokal, ikuti panduan berikut:

• Targetkan perusahaan dengan kehadiran besar di wilayah Anda.
• Atur strategi Anda untuk memasukkan minat bersama Anda.
• Jelas tentang manfaat yang Anda tawarkan.
• Tetap berpikiran terbuka. Meskipun Anda mungkin mencari dukungan keuangan, rekanan mungkin memerlukan sponsor dalam bentuk barang. Jangan menutup diri karena lamaran mereka bisa membuka perspektif baru bagi Anda.
• Setelah Anda mengamankan kesepakatan, pastikan untuk membangun hubungan ini.

Gunakan Data dan Angka

Jika Anda mempromosikan acara Anda sebagai sarana periklanan dan pencarian prospek, Anda harus mendukungnya dengan data. Pasti sponsor Anda akan tertarik dengan angka dan laporan Anda.

Memberikan laporan kinerja pada acara sebelumnya dan memperkirakan jumlah peserta . Jangan ragu untuk membagikan data pendaftaran karena ini akan memberikan latar belakang yang kuat untuk proposal Anda.

Informasi spesifik juga akan berguna. Termasuk rasio klik-tayang dan duduk-tayang dan setiap detail yang dapat Anda ekstrak dari laporan Anda. Strategi semacam itu berfungsi baik untuk acara tatap muka dan virtual.

Pentingnya Waktu

Beberapa perusahaan melakukan sponsor acara selama musim khusus. Apalagi anggaran acara mereka didasarkan pada kinerja yang dicapai pada tahun sebelumnya. Waktu terbaik untuk perjanjian sponsorship tergantung pada beberapa faktor: ekonomi, industri, dan ROI perusahaan.

Bahkan jika sebuah perusahaan bersedia mensponsori acara sepanjang tahun, mereka mungkin memiliki anggaran terbatas selama beberapa bulan. Musim gugur dan musim panas, misalnya, adalah musim yang bagus untuk mengadakan acara.

Di sisi lain, pihak lain mungkin tidak mensponsori selama musim ini karena mereka menabung untuk acara mereka sendiri. Dalam kasus ini, mereka mungkin bersedia mendukung Anda selama musim dingin, ketika aktivitas mereka berkurang.

Jadi, ketika Anda menargetkan sebuah perusahaan, pastikan Anda mengetahui waktunya. Juga, ini bisa menjadi indikator yang baik tentang kapan harus menjadwalkan acara Anda di masa depan.

Tawarkan Paket Sponsor yang Berbeda

Pastikan proposal Anda mencakup banyak opsi. Harus ada tingkatan yang berbeda, memberikan informasi rinci tentang mereka. Sponsor acara potensial harus tahu persis berapa banyak yang perlu mereka investasikan dan apa yang akan mereka dapatkan sebagai imbalannya.

Misalnya, jika Anda membutuhkan 20.000 dolar untuk mengadakan acara, Anda dapat menerima jumlah yang lebih kecil dari sponsor Anda. Paket sponsor acara Anda harus menyertakan informasi terperinci untuk setiap opsi. Gunakan contoh berikut sebagai model:

• 20.000 dolar. Paket ini mencakup logo sponsor di semua item pemasaran Anda, iklan sponsor di tanda tangan digital Anda, dan promosi produk terbaru sponsor selama acara.
• 10.000 dolar. Tawarkan hanya dua dari manfaat yang disebutkan di atas.
• 5.000 dolar. Tawarkan hanya satu keuntungan.

Tentu, jika Anda memilih pendekatan ini, Anda harus mencari banyak sponsor untuk meliput satu acara.

Jangkau Orang yang Tepat

Pada akhirnya, hanya akan ada beberapa sponsor yang menerima proposal Anda. Ingatlah hal ini, dan pastikan untuk menghubungi kontak yang tepat.

Sponsor target Anda dapat memiliki judul yang berbeda, tetapi ada beberapa yang cocok dengan hampir setiap strategi. Mencari sponsor perusahaan di LinkedIn adalah ide bagus . Cari judul-judul berikut:

• Penjualan
• Merek
• Sponsor
• Pemasaran
• Pengembangan bisnis
• Pengembangan produk
• Komunikasi

Itu selalu membantu jika Anda menambahkan beberapa baris. Minta agar, jika Anda menghubungi orang yang salah, mereka memberi Anda kontak yang tepat di dalam perusahaan. Anda akan menemukan bahwa kebanyakan orang dengan senang hati menanggapi.

Memanfaatkan Kemitraan dari Acara Sebelumnya dan Mendapatkan Sponsor Baru

Jika Anda ingin menghubungi sponsor di masa mendatang, pastikan Anda tetap berhubungan setelah acara. Pilihan yang baik adalah mengelompokkan basis data email Anda. Dengan demikian, Anda dapat menulis pesan yang dipersonalisasi ke sponsor perusahaan yang mempromosikan acara terbaru Anda.

Beri tahu mereka berapa banyak uang yang Anda kumpulkan dan bagaimana ini membantu komunitas Anda. Gunakan tag di posting media sosial Anda, dan berikan kredit kepada sponsor Anda. Ini adalah cara terbaik untuk membuat hubungan Anda terlihat sehingga menciptakan peluang sponsor baru.

Keterlibatan ini harus berlanjut sepanjang tahun. Terus undang mereka ke acara, dan minta mereka untuk mengikuti Anda di platform media sosial Anda. Anda akan menemukan bahwa ini adalah cara yang efektif untuk membuat kumpulan sponsor dan mendapatkan donor baru.

Pemikiran Terakhir tentang Cara Mendapatkan Sponsor untuk Acara

Mendapatkan sponsor adalah tugas yang menantang, tetapi memberikan imbalan yang besar. Juga, prosesnya bisa lebih menarik dari yang Anda harapkan. Salah satu aspek kuncinya adalah menciptakan penawaran yang berharga. Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara mendapatkan sponsor untuk suatu acara, aturan emasnya adalah "memberikan nilai".

Jangkau orang yang tepat, dan lakukan dengan banyak waktu di depan. Pertimbangkan panduan ini, dan dapatkan dukungan yang Anda butuhkan untuk menyelenggarakan acara Anda.

Jika Anda senang membaca artikel ini tentang cara mendapatkan sponsor untuk suatu acara, Anda juga harus membaca ini:

• Cara Menghasilkan Uang dari Hosting Acara: Panduan yang Benar-Benar Anda Butuhkan
• Contoh Halaman Landing Pendaftaran Acara yang Efisien dan Mengapa Mereka Bekerja
• Keterampilan Manajemen Acara yang Harus Anda Miliki sebagai Perencana