6 วิธีในการไปดิจิตอลและปรับปรุงการจัดการงานของคุณ

สำหรับธุรกิจที่จัดการงานภาคสนามการนัดหมายบริการหรืองานตามเว็บไซต์การจัดระเบียบอาจเป็นความท้าทายประจำวัน การประสานงานตารางการติดตามเอกสารการปรับปรุงลูกค้าและการทำให้ทีมจัดเรียงในสถานที่ต่าง ๆ ต้องใช้เวลาความพยายามและหากทำด้วยตนเองด้วยความยุ่งยากในปริมาณที่พอเหมาะ โชคดีที่การไปดิจิตอลไม่ได้เป็นทางเลือกอีกต่อไป เป็นมาตรฐานใหม่สำหรับการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพและปรับขนาดได้

เครื่องมือดิจิตอลทำให้กระบวนการง่ายขึ้นลดข้อผิดพลาดและช่วยให้คุณควบคุมการดำเนินงานของคุณไม่ว่าทีมของคุณจะทำงานที่ไหน ไม่ว่าคุณจะเป็น บริษัท ประปาขนาดเล็กหรือดูแลทีมงานก่อสร้างหลายคนการใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถประหยัดชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์และปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าอย่างมาก ต่อไปนี้เป็นหกวิธีในการไปดิจิตอลและปรับปรุงการจัดการงานของคุณตั้งแต่เริ่มต้น

ทำแผ่นงานและรายงานดิจิทัลเป็นดิจิทัล

แผ่นงานมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการบันทึกว่างานทำอะไรเมื่อเสร็จสิ้นและโดยใคร แผ่นงานที่ใช้กระดาษมีแนวโน้มที่จะหลงทางเสียหายหรือยื่นออกไปโดยไม่มีการดำเนินการ

การย้ายไปยังระบบดิจิตอลช่วยให้พนักงานภาคสนามเสร็จสมบูรณ์และส่งแผ่นงานโดยตรงจากโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตลดความล่าช้าของเอกสารและภาระการบริหาร ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์แผ่นงานที่ไม่ได้ใช้งานหรือโซลูชันบนคลาวด์อื่นการใช้แผ่นงานดิจิตอลให้ผู้จัดการการมองเห็นแบบเรียลไทม์ในงานที่เสร็จสมบูรณ์ชิ้นส่วนที่ใช้เวลาในไซต์และข้อกำหนดการติดตาม ข้อมูลเป็นส่วนกลางค้นหาและส่งออกได้ง่ายเพื่อวัตถุประสงค์ในการออกใบแจ้งหนี้หรือการรายงาน ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดที่เกิดจากการเขียนด้วยลายมือที่อ่านไม่ออกหรือรายการที่ไม่สมบูรณ์

แผ่นงานดิจิทัลช่วยเพิ่มความรับผิดชอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารสามารถเข้าถึงได้ถูกต้องและพร้อมตรวจสอบได้ตลอดเวลา

การกำหนดเวลาและการจัดส่งรวมศูนย์

การประสานงานที่ไปที่ไหนและเมื่อไหร่เป็นหนึ่งในแง่มุมที่ใช้เวลามากที่สุดของการจัดการงาน เครื่องมือการจัดตารางเวลาดิจิทัลช่วยให้คุณสามารถดูความพร้อมใช้งานของทีมทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วและกำหนดงานในไม่กี่วินาทีกำจัดการโทรกลับไปกลับมาหรือปฏิทินกระดาษ

แพลตฟอร์มการจัดการงานที่ทันสมัยส่วนใหญ่รวมถึงคุณสมบัติการจัดตารางการลากแล้ววางและการรวม GPS ทำให้ง่ายต่อการกำหนดพนักงานที่มีอยู่ใกล้ที่สุดให้กับงาน ช่างเทคนิคจะได้รับการอัปเดตได้ทันทีผ่านแอพมือถือลดการสื่อสารผิดพลาดและทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนเป็นที่ที่พวกเขาจำเป็นต้องได้รับการแจ้งอย่างเต็มที่และตรงเวลา

การจัดตารางเวลาส่วนกลางสนับสนุนงานที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ และตั้งค่าสถานะความขัดแย้งในการจัดตารางเวลาโดยอัตโนมัติช่วยให้คุณจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำให้ลูกค้ามีความสุข

ทำให้ใบแจ้งหนี้และการชำระเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติ

การสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองหลังจากแต่ละงานอาจใช้เวลานานและผิดพลาดได้ง่ายเมื่อเอกสารล่าช้าหรือไม่สมบูรณ์ ด้วยการจัดการงานดิจิทัลคุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตามข้อมูลงานวัสดุที่ใช้งานชั่วโมงทำงานและบริการที่เสร็จสมบูรณ์ถูกจับในเวลาที่ให้บริการ

ระบบดิจิตอลสามารถรวมโดยตรงกับแพลตฟอร์มการบัญชีเช่น QuickBooks หรือ Xero ทำให้กระบวนการทางการเงินมีการปรับปรุงกระบวนการทางการเงินจากงานเป็นใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการชำระเงิน บางแพลตฟอร์มยังอนุญาตให้ลูกค้าชำระเงินได้ทันทีผ่านพอร์ทัลที่ปลอดภัยลดรอบการเรียกเก็บเงินและปรับปรุงกระแสเงินสด

การออกใบแจ้งหนี้ที่เร็วขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้นช่วยเพิ่มบรรทัดล่างของคุณและเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้าด้วยการทำธุรกรรมที่ราบรื่นและเป็นมืออาชีพ

ปรับปรุงการสื่อสารข้ามทีม

เมื่อทีมกระจายไปทั่วไซต์งานหรือภูมิภาคการสื่อสารผิดพลาดจะหลีกเลี่ยงไม่ได้หากไม่มีระบบการสื่อสารส่วนกลาง เครื่องมือการจัดการงานดิจิทัลมักจะรวมถึงการส่งข้อความในตัวบันทึกงานและการแชร์ไฟล์ทำให้ทุกคนอยู่ในลูปโดยไม่ต้องพึ่งพาข้อความอีเมลหรือบันทึกย่อกระดาษที่อาจหลงทางในการสับเปลี่ยน

การอัปเดตที่เกิดขึ้นในระบบเช่นการเปลี่ยนแปลงงานคำแนะนำเว็บไซต์หรือคำขอของลูกค้าจะสะท้อนให้เห็นได้ทันทีในทุกอุปกรณ์ เจ้าหน้าที่ภาคสนามสามารถอัปโหลดรูปภาพความคิดเห็นหรือเอกสารโดยตรงไปยังไฟล์งานให้เจ้าหน้าที่สำนักงานและผู้จัดการบริบทแบบเรียลไทม์

การมีพื้นที่ดิจิตอลที่ใช้ร่วมกันเพื่อการอัปเดตช่วยลดความสับสนทำให้มั่นใจได้ว่างานจะไม่พลาดและทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างแผนกราบรื่นขึ้นกว่าเดิม

ติดตามสินทรัพย์อุปกรณ์และสินค้าคงคลัง

ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือยานพาหนะหรือสินค้าคงคลังการสูญเสียการติดตามทรัพยากรสามารถชะลองานและเพิ่มค่าใช้จ่าย เครื่องมือการติดตามสินทรัพย์ดิจิตอลและเครื่องมือการจัดการสินค้าคงคลังช่วยให้คุณรู้ว่ามีอะไรอยู่ที่ไหนและเมื่อต้องการต่อไป

แพลตฟอร์มการจัดการงานจำนวนมากรวมถึงคุณสมบัติการติดตามสินทรัพย์ที่มีบาร์โค้ดหรือการรวม RFID ช่วยให้คุณสามารถกำหนดอุปกรณ์ให้กับงานหรือคนงานที่เฉพาะเจาะจงและตรวจสอบประวัติการใช้งาน การแจ้งเตือนแบบสต็อกต่ำและการอัปเดตสินค้าคงคลังอัตโนมัติทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ถูกจับโดยอุปกรณ์ที่ขาดหายไป

โดยการแปลงเป็นระบบนี้ทำให้คุณป้องกันความล่าช้าและรับข้อมูลเชิงลึกที่ช่วยให้คุณตัดสินใจซื้อและบำรุงรักษาได้อย่างชาญฉลาด

ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลสำหรับการตัดสินใจอย่างชาญฉลาด

การไปดิจิตอลไม่ใช่แค่ความสะดวกสบาย แต่เป็นเรื่องของสติปัญญา แพลตฟอร์มการจัดการงานรวบรวมข้อมูลที่มีค่าซึ่งสามารถช่วยให้คุณปรับปรุงประสิทธิภาพแนวโน้มสปอตและทำการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

คุณสามารถติดตามตัวชี้วัดเช่นเวลาทำงานให้เสร็จโดยเฉลี่ยอัตราการแก้ไขครั้งแรกความพึงพอใจของลูกค้าและประสิทธิภาพการทำงานของช่างเทคนิค ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ช่วยระบุคอขวดปรับปรุงการฝึกอบรมและการปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ สิ่งนี้นำไปสู่การพยากรณ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้นการจัดสรรทรัพยากรที่ดีขึ้นและความสัมพันธ์กับลูกค้าที่แข็งแกร่งขึ้น

Smart Analytics เปลี่ยนข้อมูลการดำเนินงานของคุณให้กลายเป็นข้อได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ระบบที่ใช้กระดาษบางอย่างไม่สามารถนำเสนอได้

การแปลงดิจิตอลไม่จำเป็นต้องซับซ้อน ด้วยการค่อยๆนำเครื่องมือดิจิทัลที่สนับสนุนงานแผ่นงานการกำหนดเวลาการออกใบแจ้งหนี้การสื่อสารการติดตามสินค้าคงคลังและการวิเคราะห์ประสิทธิภาพคุณตั้งธุรกิจของคุณสำหรับการดำเนินงานที่ราบรื่นการเติบโตที่เร็วขึ้นและประสบการณ์ที่ดีขึ้นสำหรับทั้งทีมและลูกค้าของคุณ

ในเศรษฐกิจที่ขับเคลื่อนด้วยบริการการไปดิจิตอลไม่ใช่แค่การเคลื่อนไหวที่ชาญฉลาด มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการแข่งขัน เริ่มต้นด้วยการปรับปรุงเพียงครั้งเดียวสร้างแรงผลักดันและดูการจัดการงานของคุณพัฒนาเป็นเครื่องจักรที่ใช้เทคโนโลยีที่ใช้งานได้ดี