디지털로 가서 직업 관리를 간소화하는 6 가지 방법

현장 작업, 서비스 약속 또는 사이트 기반 작업을 관리하는 비즈니스의 경우 조직을 유지하는 것이 매일 도전 할 수 있습니다. 일정 조정, 서류 추적, 고객 업데이트 및 팀을 다른 위치에 따라 정렬하는 데는 시간, 노력이 필요하며 수동으로 수행하면 상당한 좌절이 필요합니다. 다행히도 디지털로가는 것은 더 이상 선택 사항이 아닙니다. 효율적이고 확장 가능한 직업 관리를위한 새로운 표준입니다.

디지털 도구는 프로세스를 단순화하고 오류를 줄이며 팀의 위치에 관계없이 운영 제어를 유지하는 데 도움이됩니다. 소규모 배관 회사를 운영하든 여러 건설 승무원을 감독하든, 올바른 기술을 구현하면 매주 시간을 절약하고 고객 만족도를 크게 향상시킬 수 있습니다. 다음은 디지털로 가서 직무 관리를 시작하여 간소화하는 6 가지 방법이 있습니다.

작업 시트 및보고를 디지털화합니다

작업 시트는 작업이 완료된 작업, 완료시기 및 누구에 의해 문서화하는 데 중요합니다. 종이 기반 작업 시트는 손실, 손상 또는 조치없이 제출되는 경향이 있습니다.

디지털 시스템으로 이동하면 현장 직원이 휴대 전화 나 태블릿에서 직접 작업장을 완성하고 제출하여 서류 지연 및 관리 부담을 줄일 수 있습니다. Digital Job Sheets를 사용하여 작업 시트 소프트웨어 또는 다른 클라우드 기반 솔루션이든간에 관리자는 완성 된 작업, 사용 된 부품, 현장 시간 및 후속 요구 사항에 대한 실시간 가시성을 제공합니다. 정보는 중앙 집중식, 검색 가능하며 송장 발행 또는보고 목적으로 쉽게 내보낼 수 있습니다. 눈에 띄지 않는 필기 또는 불완전한 항목으로 인한 오류의 위험을 줄입니다.

디지털 작업 시트는 책임을 향상시키고 언제든지 문서에 액세스 할 수 있고 정확하며 감사 준비가되도록합니다.

스케줄링 및 파견을 중앙 집중화합니다

누가 어디로 가는지 조정하는 것은 직업 관리에서 가장 시간이 많이 걸리는 측면 중 하나입니다. 디지털 스케줄링 도구를 사용하면 전체 팀의 가용성을 한눈에 볼 수 있고 몇 초 만에 작업을 할당 할 수있어 전화 통화 또는 종이 캘린더를 제거 할 수 있습니다.

대부분의 최신 직업 관리 플랫폼에는 드래그 앤 드롭 스케줄링 기능 및 GPS 통합이 포함되어있어 가장 가까운 작업자를 작업에 쉽게 할당 할 수 있습니다. 기술자는 모바일 앱을 통해 즉시 업데이트를 받고 잘못된 의사 소통을 줄이고 모든 사람이 필요한 위치, 완전한 정보 및 정시에 있는지 확인합니다.

중앙 집중식 스케줄링은 반복되는 작업을 지원하고 충돌 일정을 자동으로 표시하여 자원을보다 효율적으로 관리하고 고객을 행복하게 유지할 수 있도록 도와줍니다.

송장 발행 및 지불을 자동화합니다

서류 작업이 지연되거나 불완전한 경우 각 작업 후에 송장을 수동으로 생성하는 것은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생할 수 있습니다. 디지털 작업 관리를 사용하면 서비스 당시 작업 데이터, 사용, 근무 및 서비스 완료, 서비스를 기반으로 송장을 자동으로 생성 할 수 있습니다.

Digital Systems는 QuickBooks 또는 Xero와 같은 회계 플랫폼과 직접 통합하여 재무 프로세스를 작업에서 송장에 이르기까지 간소화합니다. 일부 플랫폼은 고객이 안전한 포털을 통해 즉시 지불하여 청구주기를 줄이고 현금 흐름을 개선 할 수 있습니다.

더 빠르고 정확한 인보이스는 결론을 높이고 거래를 원활하고 전문적으로 만들어 고객 경험을 향상시킵니다.

팀 간의 커뮤니케이션을 향상시킵니다

작업장이나 지역에 팀이 퍼지면 중앙 집중식 커뮤니케이션 시스템 없이는 잘못된 의사 소통이 불가피합니다. 디지털 작업 관리 도구에는 종종 내장 메시징, 작업 노트 및 파일 공유가 포함되며, 셔플에서 잃어 버릴 수있는 텍스트, 이메일 또는 종이 노트에 의존하지 않고 모든 사람이 루프에있는 모든 사람을 유지합니다.

작업 변경, 사이트 지침 또는 고객 요청과 같은 시스템에서 작성된 업데이트는 모든 장치에서 즉시 반영됩니다. 현장 직원은 사진, 댓글 또는 문서를 작업 파일에 직접 업로드하여 사무실 직원 및 관리자에게 실시간 상황에 맞게 제공 할 수 있습니다.

업데이트를위한 공유 디지털 공간을 갖추면 혼란이 줄어들고 작업이 놓치지 않으며 부서 전체의 협업이 그 어느 때보 다 부드럽습니다.

자산, 장비 및 재고를 추적합니다

도구, 차량 또는 재고에 관계없이 자원 추적을 잃으면 작업이 지연되고 비용이 증가 할 수 있습니다. 디지털 자산 추적 및 인벤토리 관리 도구를 사용하면 사용 가능한 위치, 위치 및 다음에 필요한시기를 정확히 알 수 있습니다.

많은 작업 관리 플랫폼에는 바코드 또는 RFID 통합 기능이 포함 된 자산 추적 기능이 포함되어있어 특정 작업 또는 작업자에게 장비를 할당하고 사용 기록을 모니터링 할 수 있습니다. 저장 경고 및 자동 재고 업데이트는 공급품이 누락되어 절대 경비를 잡지 않도록합니다.

이 프로세스를 디지털화하면 비용이 많이 드는 지연을 방지하고 더 똑똑한 구매 및 유지 보수 결정을 내리는 데 도움이되는 통찰력을 얻습니다.

더 똑똑한 결정에 데이터 분석을 사용하십시오

디지털화하는 것은 편의성에 관한 것이 아니라 인텔리전스에 관한 것입니다. 직업 관리 플랫폼은 효율성을 향상시키고 스팟 트렌드를 개선하며 데이터 중심 결정을 내릴 수있는 귀중한 데이터를 수집합니다.

평균 작업 완료 시간, 최초 수정률, 고객 만족 및 기술자 생산성과 같은 메트릭을 추적 할 수 있습니다. 이러한 통찰력은 병목 현상을 식별하고 교육을 개선하며 워크 플로를 미세 조정하는 데 도움이됩니다. 이로 인해보다 정확한 예측, 더 나은 리소스 할당 및 더 강력한 고객 관계로 이어집니다.

Smart Analytics는 운영 데이터가 전략적 이점, 종이 기반 시스템이 제공 할 수없는 전략적 이점으로 전환합니다.

디지털 혁신이 복잡 할 필요는 없습니다. 작업 시트를 지원하는 디지털 도구, 스케줄링, 인보이스 발행, 커뮤니케이션, 인벤토리 추적 및 성능 분석을 점차적으로 채택함으로써 더 부드러운 운영, 더 빠른 성장 및 팀과 고객 모두에게 더 나은 경험을 위해 비즈니스를 설정합니다.

서비스 중심의 경제에서 디지털화하는 것은 단순히 현명한 움직임이 아닙니다. 경쟁력을 유지하려면 필수적입니다. 한 번의 개선으로 시작하고 모멘텀을 구축하고 직무 관리가 기름을 바르고 기술력있는 기계로 진화하는 것을 지켜보십시오.