Jak zarządzać ryzykiem w zarządzaniu projektami: skuteczne wskazówki dotyczące sukcesu projektu

Żyjemy w świecie, w którym ryzyko jest nieuniknioną częścią każdego projektu. Im więcej podejmowanych ryzyk, tym większe szanse na sukces. Jednakże, jeśli nie jest prawidłowo zarządzane, ryzyko może również prowadzić do niepowodzenia projektu. Wielu kierowników projektów jest świadomych zagrożeń związanych z ich projektami, ale mogą nie wykorzystywać wszystkich dostępnych zasobów, aby zminimalizować lub zarządzać ryzykiem w zarządzaniu projektami.

Zarządzanie projektami to złożony proces, który wymaga skutecznego planowania i realizacji, aby zapewnić pomyślne zakończenie. Jednak aby skutecznie zarządzać projektem, konieczne jest również zminimalizowanie związanego z nim ryzyka. W tym artykule omówimy, czym jest zarządzanie ryzykiem i jego znaczenie. Również etapy zarządzania ryzykiem w zarządzaniu projektami oraz sposoby skutecznego ograniczania ryzyka projektowego.

Zanurzmy się więc i zacznijmy od bardzo podstawowych…

Czym jest proces zarządzania ryzykiem w zarządzaniu projektami

W prawdziwym świecie zarządzanie ryzykiem jest znane jako proces, który pomaga zidentyfikować i zarządzać ryzykiem, które może wpłynąć na powodzenie projektu. Innymi słowy, kluczowy proces identyfikacji i zarządzania ryzykiem, które może wpłynąć na powodzenie wszystkich projektów w Twoim portfolio.

Co więcej, jest to coś, co musisz wykonywać na co dzień. Jako kierownik projektu jesteś odpowiedzialny za wszystko, co dzieje się w projekcie. Oznacza to, że jesteś odpowiedzialny za zarządzanie wszelkimi zidentyfikowanymi zagrożeniami.

Kiedy tworzysz plan projektu, musisz spojrzeć na wszystko, co może pójść nie tak. Następnie musisz zastanowić się, co zamierzasz zrobić, aby poradzić sobie z każdym z tych problemów. Uwzględnij proponowane działania w planie projektu. Dzięki temu każdy może zobaczyć, co robisz, aby zarządzać ryzykiem. Powinieneś także opisać potencjalny wpływ każdego problemu i prawdopodobieństwo jego wystąpienia.

Zagrożenia, które mogą potencjalnie wpłynąć na Twój projekt

Istnieje wiele zagrożeń, które mogą potencjalnie wpłynąć na Twój projekt, niektóre poważniejsze niż inne. Oto siedem najczęstszych, o których należy pamiętać:

1. Opóźnienia czasowe: jeśli nie docenisz, ile czasu zajmie ukończenie projektu, możesz napotkać ograniczenia czasowe, które mogą zakłócić Twój harmonogram i doprowadzić do dodatkowych kosztów.

2. Niespełnienie oczekiwań: Jeśli ludzie, od których oczekiwano, że pomogą ci w twoim projekcie, nie pojawią się lub nie wykonają swojej pracy właściwie, możesz otrzymać produkt lub usługę, która nie jest odpowiednia.

3. Nieporozumienia: Miejsce pracy może być trudnym środowiskiem. Przy tak wielu ludziach pracujących razem, nieuniknione są pewne nieporozumienia. Jednak nieporozumienia w miejscu pracy mogą mieć poważne konsekwencje.

4. Nieprzewidziane wydatki: Jeśli nie zaplanujesz i nie zaplanujesz nieprzewidzianych wydatków, możesz skończyć z projektem, który przekracza budżet i jest opóźniony.

5. Słaba komunikacja: Brak komunikacji z członkami zespołu może prowadzić do nieporozumień i nieporozumień, co może skutkować opóźnieniami, a nawet problemami finansowymi.

6. Nieporozumienia: Jeśli nie masz jasnych oczekiwań co do tego, co będzie potrzebne Twoim podwładnym lub członkom zespołu, może to prowadzić do nieporozumień, które prowadzą do ryzyka, że ​​projekt nie zostanie wykonany prawidłowo.

7. Nieprawidłowe specyfikacje: Jeśli specyfikacje pracy są nieprawidłowe, możesz otrzymać produkt lub usługę, która nie działa zgodnie z oczekiwaniami, co prowadzi do ryzyka projektowego.

Przeczytaj także: 11 sposobów na zwiększenie efektywności zarządzania projektami

6 skutecznych kroków do zarządzania ryzykiem w zarządzaniu projektami

Wszyscy wiemy już, że zarządzanie ryzykiem to proaktywny proces, który wymaga identyfikacji, oceny i priorytetyzacji ryzyk projektowych. Aby skutecznie zarządzać ryzykiem w dowolnym projekcie, należy wykonać kilka kluczowych kroków.

Po pierwsze, należy stworzyć jasny i zwięzły zakres projektu. Pomoże to zidentyfikować wszystkie potencjalne zagrożenia i zagrożenia, które mogą mieć wpływ na projekt, a także potencjalny wpływ, jaki każdy z nich może mieć. Po drugie, należy wprowadzić odpowiednie środki łagodzące, aby zminimalizować prawdopodobieństwo wystąpienia jakichkolwiek potencjalnych katastrof. Po wykonaniu tych kroków możesz skutecznie zarządzać ryzykiem w zarządzaniu projektami.

Oto opracowane szczegóły kluczowych kroków zarządzania ryzykiem w zarządzaniu projektami:

Krok 1: Zidentyfikuj ryzyko

Istnieje wiele zagrożeń, które mogą wpłynąć na Twój projekt. Istnieje ryzyko techniczne, ryzyko projektowe, ryzyko związane z ludźmi, a nawet ryzyko, o którym nie można nawet pomyśleć. Wczesne rozpoznanie tych zagrożeń jest ważne, aby móc później wykonać plan zarządzania ryzykiem.

Krok 2: Przypisz własność zidentyfikowanego ryzyka

Przypisz własność każdego zidentyfikowanego ryzyka członkowi zespołu, który będzie odpowiedzialny za ocenę i łagodzenie tego konkretnego ryzyka lub wykorzystanie tej konkretnej okazji. W niektórych przypadkach kierownicy projektów mogą preferować przypisanie identyfikatora po przeanalizowaniu ryzyka i ustaleniu jego priorytetów. Jednak w innych przypadkach podjęcie tego kroku wcześnie może pomóc osobom lepiej przygotować się do ograniczenia ryzyka lub skuteczniejszego wykorzystania szans.

Krok 3: Przeanalizuj potencjalne skutki i czynniki ryzyka

Następnym krokiem jest rozważenie każdego ryzyka w celu określenia jego przyczyny, zakresu i potencjalnego wpływu. Zastanów się nad możliwymi zagrożeniami związanymi z każdym etapem twojego projektu. Pamiętaj, aby ustalić priorytety zagrożeń zgodnie z ich siłą i zakresem, aby w pełni zrozumieć konsekwencje każdego ryzyka.

Krok 4: Ustal priorytety ryzyka, z którymi musisz sobie poradzić

Określ główne zagrożenia projektu w zależności od tego, jak pilne mogą być i jak mogą wpłynąć na projekt.

Krok 5: Odpowiednio zareaguj na ryzyko

Przestrzegaj strategii reagowania określonej w procesie zarządzania ryzykiem zgodnie z rodzajem ryzyka, próbując wyeliminować zdarzenie stanowiące zagrożenie lub zmniejszając jego wpływ, jeśli tak się stanie. Metoda ta powinna obejmować budowanie odpowiedzi i podejmowanie kroków w celu jej wdrożenia.

Krok 6: Obserwuj i wprowadzaj zmiany zgodnie z wymaganiami:

Monitoruj i przeglądaj swoją strategię zarządzania ryzykiem i wprowadzaj zmiany w razie potrzeby. Innymi słowy, bądź na bieżąco ze swoją strategią zarządzania ryzykiem, aby wprowadzić wszelkie wymagane modyfikacje.

Przeczytaj także: Zarządzanie procesami biznesowymi dla małych firm

Wskazówki dotyczące zarządzania ryzykiem i minimalizacji, aby zapewnić sukces projektu

Proces zarządzania ryzykiem zapewnia mapę drogową radzenia sobie z ryzykiem, zanim się pojawią. Firmy podejmują duże ryzyko, zwłaszcza gdy nie mają żadnego planu tworzenia kopii zapasowych. Istnieją cztery typowe sposoby minimalizowania ryzyka. Takie jak: Unikaj, Zaakceptuj, Zmniejsz i Przenieś, ale tylko Ty możesz zdecydować, który jest najlepszy dla Twojej sytuacji. Aby pomóc Ci w podejmowaniu decyzji i zmniejszeniu ryzyka związanego z projektem, poniżej przedstawiamy pięć środków łagodzących ryzyko, które należy rozważyć w celu osiągnięcia sukcesu projektu.

Stwórz określony plan zarządzania ryzykiem

W świecie zarządzania projektami nie można przecenić znaczenia silnego planu projektu. Plany te określają podstawową metodologię prowadzoną przez osoby zaangażowane w dany projekt od początku do końca, w tym plan zarządzania ryzykiem.

Interesującym faktem na temat roli zarządzania ryzykiem w ułatwianiu projektów jest to, że nawet ryzyka, które zostały określone jako niemożliwe, mogą pojawić się w dowolnym momencie. Najlepszym sposobem, aby Twój zespół nie był nieprzygotowany na radzenie sobie z istniejącym ryzykiem, jest upewnienie się, że dysponujesz odpowiednią infrastrukturą lub planem wokół organizacji, aby mieć pewność, że jesteś w stanie rozwiązać problemy, które mogą się pojawić, a następnie je rozwiązać odpowiednio, zanim staną się zbyt dużym problemem dla wszystkich zaangażowanych stron.

Czasami opracowanie tak kompleksowego planu zajmuje dużo czasu i wysiłku. Ale inwestycja zazwyczaj się opłaca, służąc jako mapa drogowa. To prowadzi Twój zespół przez wszystkie fazy projektu.

Rejestruj zagrożenia i aktualizuj je

W życiu rzeczy się dzieją. I najczęściej nie da się ich przewidzieć! Tworząc rejestr ryzyka w celu uzupełnienia planu zarządzania ryzykiem, otrzymujesz nieocenione narzędzie do kontrolowania zagrożeń w miarę ich pojawiania się. Powinieneś aktualizować dokumenty. Aby miesiące w dół drogi można było łatwo sprawdzić-

• co się stało i kiedy?
• jak zareagował Twój zespół, i
• jakie pojawiły się nowe zagrożenia, które wcześniej nie zostały wykryte.

Użyj swojego rejestru ryzyka, aby śledzić, jakie wystąpiły zagrożenia i jak potoczyły się sprawy w odpowiedzi – może coś podobnego do raportu o incydencie – wraz z wszelkimi nowymi pojawiającymi się problemami! Ponadto zawsze bądź na bieżąco z tym dokumentem. Miej oko na zmiany i upewnij się, że jesteś zsynchronizowany z innymi elementami dostarczanymi do planowania. Ułatwi to Tobie i członkom Twojego zespołu śledzenie statusu projektu.

Zrozum i przejdź do sedna zdarzenia związanego z ryzykiem

Częstym błędem w zarządzaniu ryzykiem jest określenie samego wpływu ryzyka na samo rzeczywiste ryzyko. Na przykład można uznać „przeoczenie terminu” jako główne ryzyko związane z ich projektem. Jest to technicznie prawda – jednak przekroczenie terminu jest jedynie wynikiem braku zarządzania tym konkretnym ryzykiem i jego ograniczania.

Aby uniknąć tej pułapki, sugerujemy zastanowienie się nad każdym zidentyfikowanym ryzykiem pod kątem tego, co może spowodować (wpływ), w oparciu o powiązane potencjalne zdarzenia, które mogą prowadzić do takich konsekwencji, a nie tylko w jaki sposób może to mieć negatywny wpływ na dany wynik.

Dlatego dotarcie do sedna zidentyfikowanego zdarzenia ryzyka pomoże ci rozróżnić, co w rzeczywistości najbardziej Cię dotyczy. I jak najlepiej odpowiednio nimi zarządzać; w ten sposób pracujemy nad zapobieganiem niektórym potencjalnym katastrofom, zanim jeszcze się rozpoczną!

Podnieś swoje umiejętności w zarządzaniu projektami

Jeśli chodzi o skuteczne zarządzanie i pokonywanie zagrożeń, które mogą być związane z dowolnym projektem, nie można zaprzeczyć, że posiadanie mocnych podstaw umiejętności zarządzania projektami jest niezbędne. Podjęcie formalnego szkolenia w zakresie zarządzania projektami pozwoli Ci zminimalizować ryzyko, które może powstać w wyniku, a także pomoże lepiej zaplanować problemy projektowe, które w przeciwnym razie mogłyby zostać przeoczone, gdybyś nie był odpowiednio poinformowany o potrzebach wymaganych dla konkretnego typu praca.

Istnieje wiele sposobów rozwijania tych umiejętności, aby upewnić się, że radzisz sobie z projektami tak dobrze, jak to tylko możliwe. Jednym z moich ulubionych sposobów jest częste ćwiczenie i upewnianie się, że zawsze jesteś informowany o najnowszych trendach w tej dziedzinie. A jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, gorąco polecam udział w konferencjach lub warsztatach z innymi profesjonalistami, aby jeszcze bardziej rozwinąć swoją karierę.

Bądź mniej reaktywny i bardziej aktywny

Wielu kierowników projektów woli radzić sobie z kryzysami w miarę ich pojawiania się, zamiast planować i aktywnie projektować przeciwko tego typu wydarzeniom. Jednakże, jeśli chodzi o zapobieganie, aby takie problemy stały się problemami krytycznymi, ważne jest, abyś pracował nad znalezieniem sposobu na całkowite uniknięcie kryzysu. Wymaga od nich działania proaktywnego, zamiast zbytniego reagowania na problemy.

Zamiast czekać, aż wydarzy się coś złego, a następnie wymyślić rozwiązanie, poświęć dodatkowy czas na etapach planowania projektu. Zidentyfikuj zagrożenia związane z Twoim projektem i całkowicie zmniejsz szanse na ich napotkanie, podejmując środki zapobiegawcze.

Przeczytaj także: Najlepsze wskazówki dotyczące produktywności w pracy, aby zachować większą aktywność

Oceń ryzyko projektu, aby lepiej go uniknąć

Zarządzanie projektami to trudny i ciągle zmieniający się zawód. Dzięki zwiększonej odpowiedzialności coraz więcej projektów wiąże się z większym ryzykiem. Musimy zrozumieć, że ryzyko jest częścią każdego projektu. Ale może to być szczególnie trudne w projektach wysokiego ryzyka. Menedżerowie muszą ocenić i zrozumieć ryzyko związane z ich projektami oraz sposoby ich łagodzenia. Muszą również stworzyć plan radzenia sobie z potencjalnymi problemami, które mogą się pojawić.

Aby to zrobić, najpierw powinni zrozumieć różne rodzaje ryzyka i sposób, w jaki mogą one wpłynąć na ich projekt. Następnie powinni zidentyfikować i ocenić potencjalne zagrożenia związane z projektem. Powinni wreszcie wdrożyć procesy zarządzania ryzykiem, aby złagodzić potencjalny wpływ ryzyka. Postępując zgodnie z tymi krokami, każdy kierownik projektu może łatwo ocenić ryzyko. I upewnij się, że ich projekt zakończy się sukcesem i pozwoli uniknąć niepotrzebnego ryzyka.

Innym skutecznym sposobem uniknięcia lub zminimalizowania ryzyka może być wykorzystanie kompleksowego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak WP Project Manager, w celu lepszego zarządzania, analizowania raportów i organizowania projektów. Pozwala to kierownikom projektów i członkom zespołów uniknąć typowych błędów w zarządzaniu projektami. Zmniejsza ryzyko ryzyka projektowego i zmniejsza prawdopodobieństwo niepowodzenia zarządzania projektem.