Umiejętności zarządzania wydarzeniami, których potrzebujesz jako planista

Zarządzanie wydarzeniami to wymagający biznes. Aby objąć taką rolę, potrzebujesz więcej niż tylko umiejętności organizacyjnych. Będziesz musiał zwracać uwagę na szczegóły i być gotowym na odpowiadanie na prośby ludzi. Prawdopodobnie będziesz musiał ugasić pożar lub dwa.

Jeśli jednak lubisz pracować z ludźmi, planowanie wydarzeń może być satysfakcjonujące. I zawsze są wskazówki i porady, które pomogą Ci ulepszyć.

W tym artykule opisano 20 umiejętności zarządzania wydarzeniami, których potrzebują planiści, aby zorganizować udane działania. Wszyscy, którzy chcą zrobić karierę w tej dziedzinie, mogą dowiedzieć się, jak być najlepszym. Zapraszam do odkrywania swoich wrodzonych zdolności i rozwijania nowych.

Umiejętności zarządzania wydarzeniami, które musisz mieć, aby być organizatorem wydarzeń

Umiejętności ludzi

Wszystkie wydarzenia łączy jedna rzecz: angażują ludzi. Bez względu na rodzaj wydarzenia, które organizujesz (osobiście, transmisje na żywo lub wydarzenia hybrydowe), ludzie są zawsze obecni. Dlatego tak ważną rolę odgrywają umiejętności Twoich ludzi.

Będziesz musiał wziąć pod uwagę wszystkie rodzaje postaci i zrobić to skutecznie. Dotyczy to dostawców, przełożonych, sponsorów, współpracowników, sprzedawców, pracowników, urzędników państwowych i kadry kierowniczej. Duża część twojego sukcesu zawodowego polega na poczuciu komfortu podczas łączenia się z tymi wszystkimi. Innymi słowy, umiejętności komunikacyjne są kluczowe w tym biznesie.

Umiejętności organizacyjne

Jeśli chodzi o umiejętności organizacyjne, planiści wydarzeń muszą być w stanie wszystko skutecznie przygotować.

Każde z twoich wydarzeń będzie miało tysiące elementów, które musisz umiejętnie złożyć. Co więcej, odnoszący sukcesy menedżerowie wydarzeń zwykle pracują nad kilkoma projektami jednocześnie.

Musisz upewnić się, że zamówienia, faktury, spotkania, dostawy i inne zadania są wykonywane prawidłowo i terminowo. Tak więc jedną z najważniejszych umiejętności zarządzania wydarzeniami jest umiejętność ich organizowania. Robiąc to we właściwy sposób, zapewniasz sobie udane wydarzenie.

Zdolności do porozumiewania się

Jak dotąd jasne jest, że musisz mieć do czynienia nie tylko z klientami, ale także z innymi kluczowymi postaciami w procesie planowania wydarzeń. Ale umiejętności komunikacyjne wykraczają poza to; musisz także jasno przekazywać wiadomości.

Upewnij się, że Twoje instrukcje są jednoznaczne i bezpośrednie, zwłaszcza gdy masz do czynienia z zespołem planowania. Upewnij się też, że robisz to atrakcyjnie.

W momencie, gdy przyjmujesz odpowiedzialność jako organizator wydarzeń, zobowiązujesz się. Teraz jesteś liderem tego wydarzenia i odpowiadasz za jego sukces. Twój styl przywództwa może mieć znaczenie, jeśli zapewnisz silną komunikację. Bądź świadomy tego, co robi Twój zespół i udzielaj instrukcji w sposób osobisty. Ponadto musisz być otwarty na to, co mają do powiedzenia Twoi współpracownicy i być gotowym do wspierania ich w razie trudności.

Zdolności zarządzania czasem

W miarę postępów w karierze będziesz mieć więcej czasochłonnych zadań, więc posiadanie kilku strategii zarządzania czasem jest koniecznością. Dlatego wielozadaniowość będzie Twoim najlepszym przyjacielem. Jednak może być również twoim największym wrogiem.

Będzie wiele sytuacji, w których przeprowadzasz burzę mózgów z kolegą i nagle otrzymasz telefon w sprawie scenografii. Ponadto musisz dotrzymać wielu terminów. Termin wydarzenia jest ustalony, a Ty jesteś odpowiedzialny za to, aby wszystko było gotowe na czas.

Taka sytuacja może być przepustką w jedną stronę do niepokoju i stresu lub może być scenariuszem udanego wydarzenia. Wszystko zależy od Twoich umiejętności zarządzania czasem.

Spryt sieciowy

Najlepsi planiści wydarzeń to ci, którzy potrafią stworzyć sieć. Pamiętaj, aby nawiązać kontakt z różnymi profesjonalistami w branży planowania wydarzeń.

Gdy masz niezawodną sieć, Twoje projekty będą działać sprawniej. Nie zapominaj, że mogą również skierować Cię do nowych klientów.

Zrozumienie zdarzeń

Ryzykując zwrócenie uwagi na oczywiste, planiści wydarzeń muszą wiedzieć, jak działa branża eventowa.

Twoje umiejętności planowania wydarzeń nie będą kompletne, dopóki nie zdobędziesz tej wiedzy. Pomaga również, jeśli wiesz, jak skonfigurować zapytanie ofertowe (RFP) lub plan piętra. Przegląd umów i analiza danych są również ważnymi umiejętnościami zarządzania zdarzeniami.

Bardziej niż biznesmeni profesjonaliści zajmujący się wydarzeniami to artyści: muszą znaleźć kreatywne rozwiązania. Pomaga także zrozumieć, co jest realistyczne, a co nie.

Wreszcie ktoś może być bardziej naturalnie utalentowany w tym zakresie. Umiejętności te można jednak rozwijać z czasem.

Umiejętność badawcza

Każdy organizator wydarzeń musi przeprowadzić badania, aby być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami w branży. Warto wziąć pod uwagę zasoby, narzędzia i aspekty związane z wydarzeniami.

Obecnie informacje te są łatwo dostępne online za pośrednictwem wyszukiwarki. Jednak kluczem jest odnalezienie właściwych danych w oceanie dostępnych informacji . Zależy to wyłącznie od umiejętności badawczych organizatora.

Dobrzy badacze będą w stanie szybko znaleźć dokładne informacje. Obejmuje to ograniczenia w ostatniej chwili, takie jak limity przepustowości lub warunki wejścia, które mogą zastosować rządy.

Usługa zorientowana na klienta

Zasadą numer jeden dla wszystkich menedżerów wydarzeń jest „klient jest najważniejszy”. Zawsze pamiętaj, że organizujesz wydarzenie dla klienta, dlatego musisz nadać priorytet jego wizji. Nawet jeśli nie zgadzasz się z jedną decyzją, musisz postawić ich potrzeby przed swoimi. Musisz także wziąć pod uwagę takie czynniki, jak budżet.

Pamiętaj, że życzliwość to duży plus. Używaj wyrażeń takich jak „To moja przyjemność”, „Pozwól mi zobaczyć, co możemy zrobić” lub „Absolutnie”. Dzięki takiemu podejściu możesz uspokoić pewność siebie klienta i zmniejszyć jego niepokój.

Umiejętność rozwiązywania problemów

Jeśli zastanawiasz się, co się opłaca w tej branży, odpowiedzią jest umiejętność rozwiązywania problemów.

Nie można wyobrazić sobie wydarzenia bez problemów, a trzeba je rozwiązywać z chłodną głową. Bycie menedżerem wydarzeń to coś więcej niż umieszczanie karteczek samoprzylepnych i udzielanie kilku instrukcji. Przez większość czasu organizatorzy muszą podejmować trudne decyzje.

Będą nieprzewidziane sytuacje, które będziesz musiał rozwiązać spokojnie i skutecznie. Od zapewnienia rozrywki publiczności, gdy główny mówca utknął w korku, po znalezienie nowego dostawcy w ostatniej chwili, musisz być gotowy na wszystko.

Podsumowując, umiejętności podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów będą Twoimi najlepszymi sprzymierzeńcami.

Naucz się delegować

Wszyscy chcemy mieć kontrolę, jednak dbanie o wszystko samemu nie jest najlepszą strategią.

Istnieje limit tego, co dana osoba może zrobić, więc musisz nauczyć się delegować. Zwłaszcza planując duże wydarzenia, menedżerowie muszą ufać swojemu zespołowi.

Chociaż nie jest to coś, co budujesz z dnia na dzień, warto się nad tym zastanowić. Dużym plusem jest posiadanie solidnej kadry, na której można polegać.

Umiejętność prowadzenia trudnych rozmów

Prawdopodobnie w pewnym momencie będziesz musiał stawić czoła trudnym sytuacjom. Dawanie konstruktywnej informacji zwrotnej lub zwalnianie kogoś nie jest łatwym zadaniem. Kiedy znajdziesz się w takiej sytuacji, musisz dobrze sobie z tym poradzić.

Jeśli chcesz prowadzić udane wydarzenia, będziesz musiał podjąć trudne decyzje, takie jak usunięcie członka zespołu lub ponowne przypisanie zadania.

Twoje umiejętności przywódcze zależą od tego, jak podejdziesz do takiego scenariusza.

Bądź odporny i elastyczny

Zarządzanie wydarzeniami nie polega na jasnym zestawie zadań. Ważne jest, aby zrozumieć, że obowiązki się zmieniają i musisz dostosować się do każdej sytuacji. Duża część Twojej pracy może obejmować wszystko, od gaszenia pożarów po wykonywanie decydujących połączeń telefonicznych, i musisz to robić jak najefektywniej.

Twoje występy w tych przypadkach muszą być bez zarzutu i musisz zachować spokój. W ten sposób możesz wrócić do prowadzenia programu w mgnieniu oka.

Posiadanie listy kontrolnej jest ważne, ale musisz być w stanie od niej odejść. Jeśli coś odbiega od procesu planowania, musisz zareagować . W przeciwnym razie wydarzenie ucierpi.

Na koniec pamiętaj, że Twój sposób radzenia sobie z tym zdefiniuje Twoją reputację jako menedżera wydarzeń.

Umiejętności negocjacyjne i zarządzanie budżetem

Targowanie się jest ważną częścią pracy. Przez większość czasu będziesz musiał pracować nad budżetem, a Twoje umiejętności negocjacyjne mogą uratować sytuację. Rezerwując miejsce lub negocjując umowę, chcesz uzyskać najlepszą cenę, aby rozciągnąć budżet.

Ale jak to robisz? Podczas gdy niektórzy ludzie są wrodzonymi negocjatorami, inni mogą potrzebować praktyki. Podsumowując, jest to mieszanka taktu, pewności siebie i przygotowania . Prognozowanie i kontrola wydatków to kluczowe czynniki. Pomocne jest również doświadczenie w fakturowaniu.

Umiejętności podejmowania decyzji

Jest to głębszy wgląd w jeden z poprzednich punktów. Jeśli podejmiesz decyzję jako organizator wydarzeń, musisz dokładnie przeanalizować sytuację i rozważyć wszystkie możliwe wyniki. Ponieważ będzie to ważna część Twojej codziennej rutyny, musisz poświęcić temu wiele uwagi.

Co więcej, nie chodzi tylko o szybkie podejmowanie decyzji; Twoje rozwiązania muszą być wykonalne. Pracuj nad swoimi umiejętnościami podejmowania decyzji, a za każdym razem będziesz w stanie wymyślić lepsze rozwiązania.

Rozwiń swoją kreatywność

Kreatywny planista ma kluczowe znaczenie dla udanego wydarzenia. Kluczowa jest również umiejętność angażowania klientów i uczestników. Rezerwacja miejsca, wynajęcie firm cateringowych i znalezienie odpowiednich opcji rozrywki nie wystarczą. Tutaj kreatywność staje się niezbędna.

Jeśli chcesz, aby ludzie zapamiętali Twoje wydarzenia, upewnij się, że przekształcasz swoje pomysły w niezapomniane przeżycia.

Chociaż nie jest to trudna umiejętność, można ją zdobyć dzięki praktyce i poświęceniu.

Bądź dobrym liderem

Prawdziwy lider łączy ludzi. Zamiast wydawać polecenia, staraj się angażować pracowników i inspirować ich do dawania z siebie wszystkiego.

Sprzedawcy, wolontariusze i członkowie zespołu muszą współpracować dla wspólnego celu. Muszą też czuć, że to, co robią, ma znaczenie.

Swoim stylem postaraj się, aby ludzie czuli się ważni i poprowadź ich do sukcesu. Nawet jeśli czasami musisz być twardy, upewnij się, że nie jest to Twój naturalny sposób komunikowania się z innymi w środowisku pracy.

Kocham to co robisz

Chociaż może to zabrzmieć jak banał, pasja nadal jest ważną częścią równania. Event manager musi wkładać pasję we wszystko, co robi i pracować z entuzjazmem. W tym momencie kluczowa jest motywacja własna.

Poczucie dumy po stworzeniu udanego wydarzenia może być tym, co sprawia, że ​​twój silnik się uruchamia.

Nikt nie wątpi, że zarządzanie wydarzeniami jest jedną z najbardziej stresujących prac i właśnie dlatego potrzebujesz tej dodatkowej iskry. Motywacja pomoże Ci pokonywać wyzwania i zachować spokój, gdy sprawy stają się trudne. Pracuj z prawdziwą pasją, a zobaczysz rezultaty.

Takie podejście doprowadzi również do większej kreatywności i da poczucie spełnienia.

Biegłość w technologii

W naszych czasach biegłość w technologii nie wchodzi w grę. Pamiętaj, że technologia jest najlepszym przyjacielem menedżera.

Oprogramowanie i aplikacje mogą uprościć procesy i poprawić wydajność, więc nie bój się ich używać. Nawet jeśli nie znasz rozwiązania od podszewki, upewnij się, że rozumiesz, jakie korzyści może ono zapewnić.

W związku z tym bycie na bieżąco z najnowszymi trendami również może być bardzo pomocne.

Umiejętności zarządzania ryzykiem

Bezpieczeństwo musi być jednym z Twoich najważniejszych priorytetów. Prawdopodobnie uczestnicy wydarzenia, prelegenci lub sponsorzy nie widzą wysiłków, jakie wkładasz w tym obszarze. Jednak nigdy nie należy ograniczać bezpieczeństwa.

Bezpieczeństwo jest ważne dla każdej osoby zaangażowanej w proces planowania, a także dla uczestników. Niezależnie od tego, czy chodzi o środki bezpieczeństwa na miejscu, czy o ochronę danych klientów, upewnij się, że Twoje wydarzenie jest bezpieczne.

Bądź także na bieżąco z przepisami dotyczącymi opieki zdrowotnej i rządowymi środkami bezpieczeństwa.

Zachowaj spokój

Nawet najlepsze planowanie ma swoje słabe punkty. Innymi słowy, nie można przewidzieć wszystkich możliwych problemów, które mogą się pojawić.

Jeśli incydent zagraża Twojemu wydarzeniu, zachowaj spokój. Tylko dzięki temu będziesz w stanie znaleźć najlepsze rozwiązanie.

Końcowe przemyślenia na temat umiejętności zarządzania wydarzeniami

Ta lista zawiera 20 umiejętności zarządzania wydarzeniami, które powinien posiadać każdy dobry planista. Niektóre z nich przyjdą do Ciebie naturalnie, ale inne wymagają pielęgnacji i rozwoju.

Pamiętaj o tych punktach podczas planowania wydarzeń, a zobaczysz dobre wyniki. Wszystko jest możliwe dzięki pasji i poświęceniu.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł o umiejętnościach zarządzania wydarzeniami, powinieneś przeczytać również te:

• Najlepsze zasoby do planowania wydarzeń, z których powinien korzystać każdy profesjonalista
• Konsultacje pomysłów biznesowych do wypróbowania dla przyszłej firmy konsultingowej
• Jak zarabiać na imprezach hostingowych: przewodnik, którego absolutnie potrzebujesz