الدليل النهائي لتوثيق المنتج: كل ما تحتاج إلى معرفته لإنشاء مستندات رائعة

وثائق المنتج ... قد لا يكون الجزء الأكثر جاذبية في إدارة الأعمال التجارية ، لكنه مجال رئيسي لا يجب أن تتجاهله إذا كنت تريد أن يكون عملك ناجحًا.

يمكن أن يساعدك إنشاء وثائق منتج عالية الجودة في جعل عملائك أكثر نجاحًا ، وتقليل عبء الدعم الخاص بك ، وبناء أعمال أفضل بشكل عام.

ولكن ما الذي يدخل في إنشاء وثائق المنتج؟ وكيف يمكنك إعداد الوثائق الخاصة بك على موقع الويب الخاص بك؟

هذه ليست سوى عدد قليل من الأسئلة التي سنجيب عليها في دليلنا النهائي لتوثيق المنتج. إليك كل ما سنقوم بتغطيته:

• لماذا يجب أن تهتم باستراتيجية توثيق المنتج الخاص بك
• بعض الأمثلة الحقيقية للتوثيق الممتاز
• أفضل برامج توثيق المنتج
• ثماني نصائح لإنشاء وثائق أفضل

هل أنت مستعد لتحسين كيفية تعامل عملك مع الوثائق؟ دعونا نحفر!

لماذا يجب أن تهتم باستراتيجية توثيق المنتج الخاص بك

دعنا نبدأ الأمور بإلقاء نظرة على الأسباب التي تجعلك لا تبخل باستراتيجية توثيق المنتج.

يجعل عملائك أكثر نجاحًا

أكبر فائدة لإنشاء وثائق المنتج أنها تجعل عملائك أكثر نجاحًا. إن وجود عملاء أكثر نجاحًا يعني معدلات تحويل أعلى ، ومعدلات أقل ، وما إلى ذلك.

من المنطقي - إذا لم يتمكن العميل من معرفة كيفية الحصول على قيمة من منتجك ، فلن يظل عميلاً لفترة طويلة جدًا.

تعد وثائق المنتج إحدى الطرق المفيدة لتثقيف العملاء حتى يتمكنوا من الحصول على أكبر قيمة ممكنة. عندما يحصلون على قيمة أكبر من منتجك ، فمن المرجح أن يستمروا في الدفع ، ويوصونك لأصدقائهم / زملائهم ، وما إلى ذلك.

يقلل من عبء الدعم الخاص بك

يمكن أن تكون وثائق المنتج أيضًا طريقة رائعة لتقليل العبء على قنوات الدعم البشري الخاصة بك.

إذا كانت وثائق منتجك منخفضة الجودة أو غير موجودة ، فهذا يعني أن عملائك بحاجة إلى التواصل مع فريق الدعم البشري في كل مرة تكون هناك مشكلة. وهذا يعني قضاء المزيد من الوقت في الاستجابة لطلبات الدعم.

ستحتاج إما إلى قضاء بعض الوقت بعيدًا عن تنمية عملك للتعامل مع هذه الردود بنفسك أو ستحتاج إلى تعيين شخص دعم مخصص ( والذي يكلف مالًا ).

من خلال التوثيق عالي الجودة ، سيتمكن العملاء من حل العديد من مشكلاتهم الخاصة ، مما يلغي الحاجة إليهم للوصول إلى الدعم. يمكنك أيضًا هيكلة عمليات الدعم الخاصة بك لدفع الأشخاص نحو التحقق من وثائقك قبل تقديم طلب.

يمكن أن تكون أداة تسويق وبيع جيدة

بينما يفكر الكثير من الأشخاص في توثيق المنتج في سياق مساعدة الأشخاص الذين قرروا بالفعل إجراء عملية شراء ، يمكن أن تساعدك وثائق المنتج الجيدة أيضًا في جذب المزيد من العملاء وتحويلهم في المقام الأول.

من منظور تسويقي ، يعد توثيق المنتج بمثابة منجم ذهب للكلمات الرئيسية لتحسين محركات البحث (SEO) طويلة الذيل التي يمكنك ترتيب وثائقك من أجلها. قد تندهش من عدد الأشخاص الذين يهبطون مباشرة على وثائق المنتج من Google. إذا قمت ببناء وثائقك بشكل جيد ، فستتاح لك فرصة لتحويل هؤلاء الأشخاص إلى عملاء.

يمكن أن تكون وثائقك أيضًا أداة مبيعات مفيدة للأشخاص الذين هم على الحياد بشأن شراء منتجك. يمكن أن تتناول وثائق المنتج أسئلة ما قبل البيع المحتملة التي قد تكون لديهم ، وإقناعهم أن منتجك يمكنه فعل ما يحتاجون إليه ، ومنحهم الثقة بأنهم سيحصلون على المساعدة عندما يحتاجون إليها.

على سبيل المثال ، يُعرف Stripe بوجود بعض من أفضل وثائق المنتج. إذا ذهبت إلى Twitter ، يمكنك رؤية الكثير من الأشخاص يوصون بـ Stripe بسبب جودة وثائق Stripe:

يجعل موظفيك أكثر فعالية

لا يقتصر توثيق المنتج على العملاء فحسب ، بل يمكن أن يكون أيضًا مصدرًا مهمًا لأعضاء فريقك للتعرف على منتجك والرجوع إليه عند الحاجة. هذا ينطبق بشكل خاص على الموظفين الجدد ، الذين قد لا يكون لديهم قاعدة واسعة من المعرفة حول منتجك.

أربعة أمثلة رائعة لتوثيق المنتجات الواقعية

لمنحك المزيد من الإلهام ، دعنا نلقي نظرة على بعض أمثلة توثيق المنتجات في العالم الحقيقي من الشركات الناجحة.

1. شريط

لقد ذكرنا Stripe سابقًا كأحد أفضل الأمثلة على وثائق الجودة كأداة تسويق / مبيعات ، لذلك تعلم أن وثائق Stripe يجب أن تكون رقم واحد في قائمتنا.

2. Adyen

Adyen هي عبارة عن منصة مدفوعات للتجارة الإلكترونية ، والهاتف المحمول ، ومدفوعات نقاط البيع. مثل Stripe ، هذا يعني أن المطورين يحتاجون إلى دمجه في أنظمتهم الأساسية ، الأمر الذي يتطلب وثائق ممتازة. Adyen لا يخيب أملك - تحقق من وثائق Adyen الكاملة هنا.

3. تويليو

إذا لم تكن على دراية بـ Twilio ، فهي أداة تساعد الشركات على بناء التواصل في أنظمتها الأساسية ، عبر الرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمزيد. كما هو الحال مع Stripe و Adyen ، هذا يعني أن الشركات ستحتاج إلى دمج Twilio في خدماتها الحالية ، الأمر الذي يتطلب وثائق من الدرجة الأولى. يمكنك تصفح مستندات Twilio لمشاهدة مثال رائع.

4. سلاك

Slack هي أداة أخرى تحتوي على وثائق مفيدة ومكتوبة بشكل جيد. يمكنك تصفح وثائق Slack الكاملة هنا.

لمشاهدة المزيد من الأمثلة ، تحقق من المنشور الكامل حول أفضل أمثلة توثيق المستخدم.

أفضل برامج توثيق المنتجات

الآن ، دعنا نركز على كيفية البدء في تقديم وثائق منتج أفضل على موقعك.

سنتحدث عن كتابة وثائقك بالفعل في القسم التالي. ومع ذلك ، قبل أن تتمكن من كتابة الوثائق الخاصة بك ، فأنت بحاجة إلى مكان لتخزين هذه المقالات وجعلها في متناول المستخدمين لديك.

بينما يمكنك فقط إضافة هذه المقالات مباشرة إلى موقعك ، إلا أنه من الأفضل استخدام برنامج توثيق المنتج المخصص. بالإضافة إلى تنظيم المحتوى الخاص بك وجعله في متناول الزائرين ، فإن برنامج توثيق المنتج الجيد سيتضمن ميزات مفيدة أخرى مثل ...

• وظائف بحث Ajax لمساعدة الزوار على تصفح الوثائق.
• تحليلات البحث حتى تتمكن من معرفة الموضوعات التي يبحث عنها الأشخاص.
• بيانات مفيدة بحيث يمكنك تتبع مدى فائدة كل مقالة على حدة وتحسينها عند الحاجة.

إليك اثنان من أفضل الحلول ...

قاعدة المعرفة البطولية (Heroic KB)

Heroic Knowledge Base هو مكون إضافي لبرنامج WordPress المجاني مفتوح المصدر الذي يتيح لك بسهولة إنشاء مركز توثيق المنتج المستضاف ذاتيًا.

إذا كنت تستخدم WordPress بالفعل لموقع الويب الخاص بشركتك ، فيمكنك إضافة قاعدة المعارف البطولية إلى موقعك لإنشاء مركز التوثيق الخاص بك. أو ، إذا لم تقم بذلك ، يمكنك إنشاء تثبيت WordPress مخصص لوثائقك. في الحالة الأخيرة ، قد تكون مهتمًا أيضًا بموضوع توثيق KnowAll WordPress .

تتيح لك قاعدة المعارف البطولية إضافة جميع الوثائق الخاصة بك باستخدام محرر محتوى WordPress ، مما يجعل من السهل تضمين محتوى الوسائط المتعددة إذا لزم الأمر. ستتمكن أيضًا من الوصول إلى نظام إصدار المحتوى المدمج في WordPress ، والذي يتيح لك بسهولة تتبع التغييرات ومقارنة الإصدارات السابقة من وثائقك.

تضيف قاعدة المعارف البطولية أيضًا عددًا من الميزات المفيدة بما في ذلك:

• بحث أجاكس الفوري.
• تحليلات البحث.
• تقييمات المادة المساعدة.
• مرفقات ملف المقال.

تبلغ تكلفة قاعدة المعرفة البطولية 129 دولارًا فقط.

برنامج Adobe RoboHelp

إذا كنت تنشر وثائقك على الويب فقط ، فإن كل ما تحتاجه هو حل مثل Heroic Knowledge Base. ومع ذلك ، لمزيد من احتياجات التوثيق على مستوى المؤسسة ، قد تواجه مواقف تحتاج فيها إلى نشر وثائقك عبر أنظمة أساسية متعددة بما في ذلك الويب والورق المادي وتطبيقات الأجهزة المحمولة وملفات PDF وما إلى ذلك.

في هذه الحالة ، قد تفضل أداة تأليف وثائق متعددة الأنظمة الأساسية مثل Adobe RoboHelp. بدءًا من 29.99 دولارًا شهريًا للاستخدام الفردي ، يكون أغلى من Heroic Knowledge Base. ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى تأليف متعدد المنصات ، فقد يكون هذا السعر الإضافي يستحق المال.

كيفية تحسين محتوى وبنية وثائق المنتج

الآن بعد أن أصبح لديك البرنامج اللازم لإدارة وثائقك ، فلنتحدث عن كيفية كتابة مقالات عالية الجودة. فيما يلي ثماني نصائح أساسية لتنظيم وثائقك وكتابة مقالات مساعدة أفضل ...

1. افهم جمهورك

من أجل كتابة وثائق رائعة للمنتج ، تحتاج إلى فهم الجمهور الذي تكتب من أجله (أي عملائك).

سيؤثر من تكتب من أجله على المعلومات التي تقوم بتضمينها وكيفية هيكلة كل شيء. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب للمطورين ، فيجب أن تكون وثائقك مختلفة تمامًا عن الكتابة إلى المستخدمين العاديين.

لا تريد أن تفترض أن جمهورك خبراء وأن تتستر على التفاصيل الأساسية ، ولكن قد تفترض بعض المعرفة الأساسية اعتمادًا على هويتهم.

2. فهم أنواع وثائق المنتج المختلفة

هناك أنواع مختلفة من وثائق المنتج وكل منها يتطلب أسلوبًا مختلفًا. بعض الأنواع الشائعة هي:

• لمحات عامة - توفر هذه المقالات نظرة عامة حول كيفية عمل منطقة من منتجك ، مثل دليل "الخطوات الأولى".
• البرامج التعليمية خطوة بخطوة - توضح هذه المقالات للأشخاص كيفية أداء مهمة معينة.
• المراجع - تشرح هذه المقالات مفاهيم محددة في منتجك.
• استكشاف الأخطاء وإصلاحها - تشرح هذه المقالات كيفية تصحيح / استكشاف المشكلات الشائعة التي قد يواجهها العملاء.

يجب أن يؤثر نوع التوثيق الذي تعمل عليه على كيفية كتابتك وكيفية تنظيم وثائقك ، لذلك من المهم معرفة الهدف قبل البحث.

3. كن متسقًا في أسلوبك واصطلاحات التسمية

من أجل تسهيل استخدام وثائق المنتج على عملائك ، من المهم أن تحافظ على نفس الأسلوب واصطلاحات التسمية في جميع الوثائق الخاصة بك. سيسهل ذلك على العملاء متابعة المستندات الخاصة بك وتجنب أي ارتباك محتمل.

لمساعدتك في القيام بذلك ، قد يكون من المفيد الخروج بدليل نمط للتنسيق الأساسي والمصطلحات.

4. استخدم لغة مبسطة وكن موجزا

كل الأشياء متساوية ، اللغة القصيرة والبسيطة هي دائمًا أفضل من سلطة الكلمات. يجب أن يكون هدفك هو توصيل جميع المعلومات الضرورية بأقل عدد ممكن من الكلمات.

يجب أيضًا تجنب استخدام المصطلحات المعقدة أو المصطلحات المعقدة كلما أمكن ذلك. لن يكون لدى جميع عملائك نفس قاعدة المعرفة وقد لا يكون بعضهم متحدثًا أصليًا للغة التوثيق الخاصة بك ، لذا فإن إبقاء الأمور بسيطة قدر الإمكان يضمن حصول الجميع على قيمة من وثائقك.

5. تنظيم التوثيق في مقالات منطقية "بحجم العدد"

لتسهيل تصفح الأشخاص لوثائقك والعثور على مقالات عن مشكلاتهم المحددة ، تحتاج إلى تقسيم وثائقك إلى أجزاء منطقية. بشكل عام ، يجب أن تركز كل مقالة على حل مشكلة واحدة محددة.

بالطبع ، قد تكون هناك مشكلات فرعية متعددة داخل هذه المشكلة الرئيسية ، ولكن الفكرة هي أنك لا تريد تجميع مشكلتين منفصلتين تمامًا في نفس المقالة لأنها ستجعل من الصعب على الأشخاص البحث عن تلك الموضوعات وهم قد يتم الخلط بينهما عندما يهبطون على المقالة.

لن يقرأ عملاؤك وثائقك بطريقة خطية كما لو كانوا يقرؤون كتابًا. بدلاً من ذلك ، سوف يقفزون بناءً على المشكلة التي يواجهونها في الوقت الحالي. يساعدك تقسيم مقالاتك إلى مقاطع منطقية في حساب هذا السلوك.

6. دمج عناصر الوسائط المتعددة

على الرغم من أن النص المكتوب يجب أن يشكل جوهر وثائق المنتج ، فلا ينبغي أن يكون الشيء الوحيد. قد يكون من المفيد أيضًا تضمين محتوى الصور والفيديو حيثما يكون ذلك منطقيًا.

في حالة تضمين لقطات شاشة ، يمكنك أيضًا إضافة تعليقات توضيحية إلى الصور لتوضيح التفاصيل الأساسية.

7. استخدم العناوين وأضف جدول محتويات

ضمن مقالات توثيق المنتج الفردية ، تأكد من استخدام العناوين لتقسيم مقالاتك إلى مقاطع منطقية بدلاً من مجرد كتابة جدار واحد طويل من النص.

لمساعدة الأشخاص على التنقل في المقالة ، يمكنك أيضًا إضافة جدول محتويات يتيح للقراء الانتقال بسرعة إلى قسم معين.

يمكن أن تساعدك بعض برامج توثيق المنتج في إضافة جدول محتويات تلقائيًا. على سبيل المثال ، يأتي المكون الإضافي Heroic Knowledge Base مزودًا بميزة مضمنة لإنشاء جدول محتويات تلقائيًا بناءً على عناوين كل مقالة.

8. قم دائمًا بتحسين وتحديث المستندات الخاصة بك

أخيرًا ، من المهم أن تتذكر أن إنشاء وثائق المنتج ليس حدثًا لمرة واحدة ؛ إنها عملية مستمرة.

على المستوى الأساسي ، من المحتمل أن يخضع منتجك لتغييرات ، لذلك من المهم تحديث وثائقك لمراعاة هذه التغييرات وأي ميزات جديدة أضفتها.

ولكن بعد ذلك ، إذا اخترت برنامج توثيق المنتج مثل Heroic Knowledge Base ، فستتمكن من الوصول إلى التحليلات لمساعدتك على فهم كيفية استخدام الأشخاص لوثائقك. يمكنك استخدام هذه التحليلات من أجل:

1. تتبع ما يبحث عنه الأشخاص ، والذي يمكن أن يكون علامة على أنك بحاجة إلى إنشاء وثائق حول هذه المواضيع إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل.
2. تعرف على المقالات التي لا تساعد المستخدمين بالقدر الذي تريده ، والتي قد تكون علامة على أنك بحاجة إلى إجراء تحسينات على هذه المقالات لتحسين فائدتها.

ابدأ في إنشاء وثائق رائعة للمنتج اليوم!

يعد إنشاء وثائق عالية الجودة للمنتج استثمارًا في نجاح عملك على المدى الطويل. انه يساعدك…

• اجعل عملائك أكثر نجاحًا.
• قلل العبء على فريق الدعم الخاص بك.
• جذب وتحويل المزيد من العملاء في المقام الأول.
• تحسين معرفة موظفيك بمنتجك.

في هذا المنشور ، شاركنا بعض الأمثلة الرائعة لوثائق المنتج من الشركات الناجحة إلى جانب بعض النصائح حول كيفية كتابة وثائقك وهيكلها.

إذا كنت مستعدًا لإنشاء مركز توثيق المنتج الخاص بك ، فيمكنك استخدام المكون الإضافي Heroic Knowledge Base لبناء الحل المستضاف ذاتيًا والمدعوم من WordPress. انقر لمعرفة المزيد حول قاعدة المعارف البطولية.