วิธีใช้แผนภูมิ Gantt เพื่อกำหนดเวลาโครงการทุกขนาด

การจัดทำโครงการตามกำหนดเวลาเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในเวิร์กโฟลว์ไม่ว่าคุณจะเป็นนักเดินอิสระเดี่ยวหรือเป็นผู้นำทีม กำหนดเวลาเปลี่ยนลำดับความสำคัญและงานมักจะถูกฝังในสเปรดชีตหรือรายการที่ต้องทำ คุณต้องการแผนที่ภาพที่ชัดเจนและชัดเจนของไทม์ไลน์โครงการทั้งหมดของคุณซึ่งแสดงให้เห็นว่าต้องเกิดอะไรขึ้นเมื่อใดและในลำดับใด

มีเครื่องมือเพียงไม่กี่ตัวที่ดีกว่าแผนภูมิ Gantt และถ้าคุณจัดการโครงการด้วย WordPress WP Project Manager Pro ทำให้ง่ายต่อการนำการวางแผนสไตล์ Gantt มาสู่เวิร์กโฟลว์ของคุณ มันเป็นโมดูลแผนภูมิ Gantt ที่ให้คุณเห็นภาพกำหนดเวลาและติดตามโครงการทุกขนาดทั้งหมดจากแผงควบคุม WordPress ของคุณ

ในโพสต์นี้คุณจะได้เรียนรู้ว่าแผนภูมิ Gantt คืออะไรทำไมพวกเขาถึงมีความสำคัญและวิธีการที่ผู้จัดการโครงการ WP ช่วยให้คุณปรับปรุงการกำหนดเวลาโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ

แผนภูมิ Gantt คืออะไรและทำไมมันถึงมีความสำคัญ?

แผนภูมิ Gantt เป็นแผนภูมิแท่งประเภทหนึ่งที่แสดงตารางโครงการของคุณเมื่อเวลาผ่านไป แต่ละงานจะแสดงเป็นแถบแนวนอนโดยมีตำแหน่งและความยาวของแถบระบุวันที่เริ่มต้นระยะเวลาและวันที่สิ้นสุดของงาน มันเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการวางแผนจัดระเบียบและตรวจสอบโครงการ

นี่คือสิ่งที่ทำให้ชาร์ต Gantt มีค่ามาก:

• ความชัดเจนของภาพ คุณได้รับภาพรวมที่ชัดเจนของงานทั้งหมดระยะเวลาและวิธีที่พวกเขาเหมาะสมกับไทม์ไลน์โครงการโดยรวม
• การติดตามการพึ่งพา คุณสามารถเชื่อมโยงงานเพื่อสะท้อนลำดับที่พวกเขาจะต้องเสร็จสิ้น
• การตรวจสอบความคืบหน้า แผนภูมิ Gantt สามารถแสดงให้เห็นว่าแต่ละงานเสร็จสมบูรณ์เท่าใด
• การประสานงานของทีม ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถเห็นความรับผิดชอบและกำหนดเวลาในที่เดียว

ไม่ว่าคุณจะจัดการโครงการเดียวหรือประสานงานข้ามทีมเครื่องมือนี้จะช่วยให้คุณมีการจัดระเบียบและควบคุมได้

คุณสมบัติที่สำคัญของแผนภูมิ Gantt Manager WP

หากคุณใช้ WP Project Manager Pro โมดูลแผนภูมิ Gantt จะให้วิธีที่ทรงพลังในการจัดระเบียบและแสดงภาพระยะเวลาโครงการของคุณภายใน WordPress มันให้ประโยชน์หลักของชาร์ต Gantt แบบดั้งเดิมพร้อมกับคุณสมบัติการโต้ตอบที่ทันสมัยซึ่งทำให้การวางแผนมีความยืดหยุ่นมากขึ้น มาดูคุณสมบัติที่สำคัญของแผนภูมิ Gantt Manager WP

1. ภาพรวมภาพ

แผนภูมิ Gantt ให้ข้อมูลสรุปภาพที่สมบูรณ์ของโครงการของคุณ คุณสามารถเห็นได้อย่างรวดเร็วเมื่อแต่ละงานเริ่มต้นและสิ้นสุดความคืบหน้ามีความคืบหน้ามากแค่ไหนและสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นต่อไป สิ่งนี้จะช่วยให้คุณระบุความล่าช้าหรือคอขวดก่อน

2. การวางแผนแบบโต้ตอบ

แผนภูมิมีการโต้ตอบอย่างเต็มที่ คุณสามารถ:

• ลากและวางงานไปยังวันใหม่
• ขยายหรือลดระยะเวลางาน
• ปรับการตั้งเวลาด้วยการคลิกง่ายๆ
• อัปเดตความคืบหน้าโดยตรงภายในไทม์ไลน์

สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการจัดการการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญหรือระยะเวลาโดยไม่ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติม

3. การทำงานร่วมกันทั่วทั้งทีม

สมาชิกในทีมสามารถจัดการงานที่ได้รับมอบหมายจากภายในมุมมอง Gantt พวกเขาสามารถสร้างงานใหม่ปรับวันที่ครบกำหนดและอัปเดตความคืบหน้าโดยไม่ต้องเปลี่ยนไปใช้หน้าจออื่น สิ่งนี้ทำให้ทุกคนสอดคล้องและลดช่องว่างการสื่อสาร

4. การสร้างงานข้ามโครงการ

สามารถสร้างงานได้จากโครงการอื่น ๆ ภายในแผนภูมิ Gantt สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับทีมที่ทำงานข้ามแผนกหรือโครงการที่ขึ้นอยู่กับทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน

5. การจัดกลุ่มและการเชื่อมโยง

คุณสามารถจัดกลุ่มงานภายใต้หมวดหมู่ที่จัดระเบียบและงานลิงค์เพื่อระบุการพึ่งพา ตัวอย่างเช่นหากงานหนึ่งไม่สามารถเริ่มต้นได้จนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์คุณสามารถเชื่อมโยงพวกเขาเพื่อสะท้อนความสัมพันธ์นั้น สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างแผนงานโครงการที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

วิธีใช้โมดูลแผนภูมิ Gantt ใน WP Project Manager Pro

โมดูลแผนภูมิ Gantt ใน WP Project Manager Pro ช่วยให้คุณทำแผนที่โครงการทั้งหมดของคุณด้วยการมองเห็นโดยใช้เค้าโครงตามไทม์ไลน์ แต่ละงานปรากฏเป็นแถบบนแผนภูมิให้ภาพรวมที่สมบูรณ์ของสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อมีการกำหนดและความคืบหน้า นี่คือวิธีการเปิดใช้งานและใช้ทีละขั้นตอน

ข้อกำหนด : โมดูลนี้รวมอยู่ในแผนมืออาชีพและแผนธุรกิจของ WP Project Manager Pro

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานโมดูลแผนภูมิ Gantt

ก่อนที่คุณจะใช้แผนภูมิ Gantt คุณต้องเปิดใช้งานโมดูล:

• นำทางไปยัง แผงควบคุม WordPress ของคุณ
• ไปที่ Project Manager →โมดูล
• ค้นหาโมดูล แผนภูมิ Gantt และคลิกปุ่ม สลับ

เมื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้จะมีอยู่ภายในมุมมองโครงการของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: เข้าถึงมุมมองแผนภูมิ Gantt

หากต้องการค้นหาแผนภูมิ Gantt ของคุณมุ่งหน้าไปยัง Project Manager →โครงการ เลือกโครงการที่คุณต้องการดู จากเมนูบาร์ชั้นบนสุดให้คลิก แผนภูมิ Gantt

ตอนนี้คุณจะเห็นเส้นเวลาภาพของงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการนั้น

ขั้นตอนที่ 3: ปรับระยะเวลางานด้วยสายตา

แต่ละงานจะปรากฏเป็นแถบที่ทอดยาวข้ามเส้นเวลา คุณสามารถเปลี่ยนระยะเวลาของงานได้อย่างง่ายดายโดยการลากขอบซ้ายหรือขวา ในขณะที่คุณปรับแถบวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดจะอัปเดตโดยอัตโนมัติดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องแก้ไขกำหนดเวลาด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 4: ย้ายงานไปยังวันใหม่

เพื่อเปลี่ยนงานไปยังจุดใหม่ในไทม์ไลน์:

• คลิกและถือแถบงาน
• ลากไปยังช่วงวันที่ที่ต้องการ

คุณลักษณะนี้เหมาะอย่างยิ่งเมื่อกำหนดเวลาเปลี่ยนหรือเมื่อต้องจัดตารางงานใหม่อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้คุณยังสามารถย่อหรือขยายระยะเวลาของงานในลักษณะเดียวกันโดยการลากขอบของแถบ

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มงานใหม่และรายการงาน

คุณไม่ต้องออกจากมุมมองแผนภูมิ Gantt เพื่อเพิ่มงานใหม่ เพียงคลิกที่ ไอคอน + ภายใต้คอลัมน์ การกระทำ เพื่อสร้างงานใหม่ภายในรายการที่มีอยู่

หลังจากคลิกไอคอน Plus แล้วแบบฟอร์มจะปรากฏขึ้นในที่ที่คุณสามารถทำได้:

• ป้อนงานหรือชื่อรายการ
• กำหนดให้กับผู้ใช้
• กำหนดวันที่ครบกำหนด
• ทำเครื่องหมายว่าเป็นส่วนตัว (ถ้าจำเป็น)

ขั้นตอนที่ 6: เชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน

คุณสามารถสร้างการพึ่งพาระหว่างงานโดยเชื่อมโยงพวกเขาด้วยสายตา คลิกที่แถบงานเพื่อเปิดเผย ไอคอนวงกลมขนาดเล็ก สองตัวที่ปลาย คลิกและลากจากหนึ่งในไอคอนไปยังไอคอนของงานอื่นเพื่อสร้างลิงค์

หมายเหตุ: คุณสามารถเชื่อมโยงงานตามลำดับล่วงหน้า (จากก่อนหน้านี้ไปในภายหลัง) ไม่อนุญาตให้เชื่อมโยงย้อนกลับ

ขั้นตอนที่ 7: ใช้การจัดกลุ่มเพื่อมุมมองที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

ตั้งแต่เวอร์ชัน 2.0.1 แผนภูมิ Gantt มีคุณสมบัติ กลุ่ม สิ่งนี้ช่วยให้คุณเห็นรายละเอียดของโครงการใดรวมรายการงานและงานใด มันมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดระเบียบโครงการที่ซับซ้อน นี่คือภาพรวมของคุณสมบัตินี้:

ขั้นตอนที่ 8: ดับเบิลคลิกเพื่อแก้ไขรายละเอียดงาน

หากต้องการดูหรืออัปเดตงานหรือรายการงานเพียง ดับเบิลคลิก ที่มัน หน้าต่างรายละเอียดจะปรากฏขึ้นที่คุณสามารถ:

• แก้ไขชื่อวันที่ครบกำหนดผู้รับมอบหมายและอื่น ๆ
• บันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยคลิกปุ่ม อัปเดต

หมายเหตุ: การแก้ไขดับเบิลคลิกแบบดับเบิลมีให้เฉพาะงานและรายการงานไม่ใช่โครงการทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 9: ตรวจสอบและอัปเดตความคืบหน้า

เมื่อทำงานเสร็จแล้วให้อัปเดตความคืบหน้าของแต่ละงานโดยตรงจากมุมมอง Gantt สิ่งนี้ทำให้แผนภูมิแม่นยำและช่วยให้คุณเห็นความล่าช้าใด ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับ : กระตุ้นให้ทีมของคุณอัปเดตงานของตัวเองเป็นประจำ สิ่งนี้ทำให้ทุกคนได้รับการแจ้งและแผนภูมิปัจจุบันโดยไม่ต้องมีการกำกับดูแลด้วยตนเอง

คุณสามารถอ่านเอกสารฉบับเต็มได้ที่นี่: วิธีเปิดใช้งานแผนภูมิ Gantt

กรณีการใช้งานจริงของแผนภูมิ Gantt ในการจัดการโครงการ

โมดูลแผนภูมิ Gantt ใน WP Project Manager Pro มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับรูปแบบการทำงานและอุตสาหกรรมที่หลากหลาย นี่คือวิธีที่จะพอดีกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ

Freelancer : หากคุณจัดการโครงการลูกค้าด้วยตัวเองการจัดระเบียบเป็นสิ่งสำคัญ แผนภูมิ Gantt ช่วยคุณ:

• แบ่งงานลูกค้าออกเป็นขั้นตอนที่จัดการได้
• กำหนดเวลางานรอบกำหนดเวลาลูกค้าและความพร้อมของคุณ
• ติดตามความคืบหน้าในหลายโครงการโดยไม่รู้สึกท่วมท้น

ตัวอย่าง : นักออกแบบอิสระสามารถใช้แผนภูมิ Gantt เพื่อทำแผนที่แต่ละขั้นตอนของโครงการการสร้างแบรนด์ตั้งแต่การวิจัยไปจนถึงการส่งมอบขั้นสุดท้ายเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรลื่นไถลผ่านรอยแตก

เอเจนซี่ : เมื่อคุณจัดการลูกค้าหลายรายหรือแผนกการมองเห็นเป็นกุญแจสำคัญ แผนภูมิ Gantt ช่วยให้คุณ:

• ดูระยะเวลาโครงการเคียงข้างกัน
• มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่แตกต่างกันด้วยกำหนดเวลาที่ชัดเจน
• ประสานงานการพึ่งพาระหว่างนักออกแบบนักพัฒนาและผู้สร้างเนื้อหา

ตัวอย่าง : เอเจนซี่ดิจิทัลที่ใช้แคมเปญสำหรับลูกค้าหลายรายสามารถใช้แผนภูมิ Gantt เพื่อจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำให้แน่ใจว่าการทำงานในทุกแผนกอยู่ในแนวเดียวกัน

ทีมผลิตภัณฑ์ : การพัฒนาผลิตภัณฑ์มักเกี่ยวข้องกับงานที่ทับซ้อนกันและตารางการวางจำหน่ายที่แน่นหนา แผนภูมิ Gantt ทำให้ง่ายต่อการ:

• แบ่งเป้าหมายผลิตภัณฑ์ไปสู่การพัฒนาหรือเหตุการณ์สำคัญ
• งานที่เกี่ยวข้องกับลิงก์ในด้านวิศวกรรมการออกแบบและ QA
• ตรวจสอบความพร้อมในการเปิดตัวได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่าง : ทีมซอฟต์แวร์สามารถจัดระเบียบแผนงานของพวกเขาได้ติดตามความคืบหน้าของคุณลักษณะแต่ละอย่างและปรับระยะเวลาเป็นการเปลี่ยนลำดับความสำคัญ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้แผนภูมิ Gantt เพื่อจัดการผลิตภัณฑ์ของคุณ

แผนภูมิ Gantt นั้นทรงพลัง แต่เช่นเดียวกับเครื่องมือใด ๆ พวกเขาทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใช้กับกลยุทธ์ที่เหมาะสม ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากโมดูลแผนภูมิ Gantt ใน WP Project Manager Pro

1. กำหนดขอบเขตก่อนสร้างแผนภูมิ

ก่อนที่คุณจะเริ่มเพิ่มงานให้ชัดเจนให้ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการการส่งมอบและกำหนดเวลาของโครงการ การรู้ว่าต้องทำอะไรช่วยให้คุณสร้างไทม์ไลน์ที่แม่นยำและสามารถดำเนินการได้มากขึ้น

2. แบ่งงานออกเป็นงานที่ชัดเจนและวัดได้

หลีกเลี่ยงความคลุมเครือ แต่ละงานควรมีผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดและคนที่รับผิดชอบ สิ่งนี้ช่วยให้แผนภูมิของคุณสะท้อนความก้าวหน้าที่แท้จริงมากกว่าการประมาณค่าคร่าวๆ

3. ใช้งานการพึ่งพาอย่างชาญฉลาด

งานเชื่อมโยงที่พึ่งพาซึ่งกันและกันเพื่อสร้างตารางเวลาที่สมจริงยิ่งขึ้น สิ่งนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้ทีมเริ่มต้นงานก่อนที่จะมีรากฐานมาที่และทำให้ช่วงเวลาทั้งหมดอยู่ในแนวเดียวกัน

4. อัปเดตแผนภูมิ

แผนภูมิ Gantt นั้นมีประโยชน์เช่นเดียวกับปัจจุบัน กระตุ้นให้ทีมของคุณอัปเดตงานของพวกเขาเป็นประจำหรือตรวจสอบแผนภูมิอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งเพื่อสะท้อนการพัฒนาใหม่

5. อย่าโอเวอร์โหลดไทม์ไลน์

มันอาจเป็นการล่อลวงให้ยัดรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ลงในแผนภูมิ Gantt ของคุณ แต่นั่นอาจนำไปสู่ความยุ่งเหยิงได้อย่างรวดเร็ว มุ่งเน้นไปที่งานสำคัญและเหตุการณ์สำคัญที่ส่งผลกระทบต่อตารางเวลาที่กว้างขึ้น

6. ใช้สีและการจัดกลุ่มเพื่อความชัดเจน

งานที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มและใช้การเข้ารหัสสี (หากได้รับการสนับสนุนโดยธีมหรือรูปแบบที่กำหนดเองของคุณ) เพื่อแยกเฟสทีมหรือแผนกต่างๆ สิ่งนี้ทำให้แผนภูมิง่ายต่อการสแกนและตีความ

7. ทบทวนและปรับเป็นประจำ

ใช้แผนภูมิ Gantt เป็นเอกสารที่มีชีวิต เมื่อลำดับความสำคัญใหม่เกิดขึ้นหรือล่าช้าเกิดขึ้นให้ปรับไทม์ไลน์ให้ตามเพื่อติดตามและลดความเครียด

วางแผนอย่างชาญฉลาดอยู่ในการติดตามด้วยแผนภูมิ Gantt

ไม่ว่าขนาดหรือความซับซ้อนของโครงการของคุณจะมีความชัดเจนและนั่นคือสิ่งที่แผนภูมิ Gantt นำมาสู่โต๊ะ ด้วยโมดูลแผนภูมิ Gantt Manager ของ WP Pro Pro คุณสามารถหยุดการคาดเดาและเริ่มวางแผนด้วยความมั่นใจ ย้ายงานปรับกำหนดเวลาสร้างการพึ่งพาและแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดของคุณทั้งหมดจากอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายหนึ่งอินเตอร์เฟสภายใน WordPress

พร้อมที่จะทำให้การวางแผนโครงการของคุณง่ายขึ้นแล้วหรือยัง? ลองใช้โมดูลแผนภูมิ Gantt ใน WP Project Manager Pro และดูว่ามันเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณอย่างไร