Top 5 aplicații de management al întâlnirilor în 2022 pentru a stimula comunicarea echipei

În lumea corporativă de astăzi, întâlnirile sunt o necesitate, deoarece permit un flux constant de comunicare. Aproximativ 60 de milioane de întâlniri au loc în Statele Unite în fiecare săptămână. Mai mult de un sfert din timpul petrecut de un angajat tipic american care lucrează într-o companie este petrecut în întâlniri. În secțiunea următoare, vom discuta despre 5 dintre cele mai bune aplicații de gestionare a întâlnirilor pe care veți dori să le utilizați în 2022 și care vă vor simplifica un pic zilele de lucru.

În ce fel diferă software-ul de management al întâlnirilor de metodele tradiționale?

Soluțiile de management al întâlnirilor ajută la stabilirea circumstanțelor pentru planificarea și organizarea întâlnirilor, organizarea comunicării în cadrul echipelor, gestionarea datelor relevante și partajarea informațiilor.

Top 5 aplicații de management al întâlnirilor

Folosind software-ul de management al întâlnirilor, angajații își pot exprima în mod deschis gândurile, au o înțelegere reciprocă clară și pot dezbate subiecte actuale.

1. BeeNote

Beenote este o soluție de gestionare a ședințelor pentru Consiliul și comitetele dumneavoastră. Un mod SaaS indică faptul că platforma Beenote vă gestionează întâlnirile. Plătiți pentru serviciile de care aveți nevoie cu un SaaS. Beenote este o alternativă excelentă pentru pregătirea unei ședințe de consiliu sau comitet. Puteți gestiona rapid și eficient toate întâlnirile dvs., economisind în același timp timp și bani.

Ce face din Beenote partenerul ideal de întâlnire? Combină funcționalitățile cheie ale diferitelor aplicații într-un singur program ușor de utilizat. Vă permite să înregistrați, să documentați și să distribuiți minutele întâlnirii oricărei persoane din organizația dvs. De asemenea, puteți împărtăși aceste observații altora, inclusiv altor membri ai echipei sau companii. Avantajele Beenote sunt numeroase. Vă permite să organizați întâlniri mai eficiente, să creșteți productivitatea echipei și să promovați schimbul de cunoștințe.

Beenote simplifică gestionarea întâlnirilor. Caracteristicile sale simple vă permit să determinați ce doriți să acoperiți și cine trebuie să fie prezent la întâlnire. Puteți alege teme, participanți și obiective, precum și cât timp doriți să vorbiți despre ele. Interacționează cu calendarul dvs. de afaceri, permițându-vă să surprindeți momentele critice din întâlniri. Acest lucru vă va permite să împărtășiți agenda și minutele cu alții, ceea ce vă poate ajuta să încheiați mai multe tranzacții și să mulțumiți mai mulți clienți.

Citiți, de asemenea, Top 9 instrumente Scrum pentru managementul proiectelor în 2022

2. Google Meet

Google Meet este un instrument excelent pentru organizarea de întâlniri virtuale. Când suni pe cineva, acesta se va alătura imediat întâlnirii tale când răspunde la telefon. Când suni persoane fizice, ei își vor vedea numele și vor veni la întâlnire. Puteți modifica mai mulți parametri pentru a-l face mai productiv. De asemenea, puteți afișa vorbitorul actual și prezentarea și participanții, în funcție de scopul întâlnirii.

De asemenea, Google Meet vă permite să vedeți ecranul înainte de a începe o întâlnire, ceea ce este util dacă doriți să modificați camera sau microfonul înainte de întâlnire. De asemenea, puteți verifica participanții și schimba aranjamentul programului. Puteți chiar să dezactivați sunetul, să ștergeți sau să fixați persoane pentru a vă concentra asupra întâlnirii. De asemenea, partajați linkul înregistrării altor participanți, astfel încât aceștia să o poată vedea mai târziu. Nu este grozav doar pentru întâlniri, dar este și convenabil pentru angajații îndepărtați.

Google Meet este un instrument fantastic pentru găzduirea de întâlniri dacă operați o afacere. Puteți găzdui întâlniri pentru până la 30 de persoane. Serviciul este accesibil prin computer și dispozitive mobile. Trebuie să trimiteți un link către participanții dvs. pentru a participa la o întâlnire. Dacă doriți să păstrați dialogul privat, puteți utiliza un fundal gri pentru a ascunde fundalul. Puteți șterge conexiunea odată ce întâlnirea dvs. s-a încheiat.

Citește și: Software gratuit pentru videoconferințe

3. HubSpot

Software-ul HubSpot Meeting Management este o opțiune excelentă dacă doriți să vă gestionați toate întâlnirile într-o singură locație. Este un instrument fantastic pentru programarea întâlnirilor și trimiterea de e-mailuri ulterioare. Este simplu de utilizat și are o mulțime de funcții și vă poate ajuta să urmăriți clienții potențiali, pe lângă programarea întâlnirilor. Există diverse instrumente disponibile pentru a vă ajuta să configurați software-ul de gestionare a întâlnirilor, inclusiv o conexiune la calendar.

Pentru a muta paginile de programare de la un utilizator la altul, trebuie să conectați calendarele fiecărei persoane. Dacă aveți mulți utilizatori, faceți unul pentru fiecare persoană care participă la întâlniri. Verificați dacă persoana responsabilă de calendare are un loc plătit fie în Hub-ul de vânzări, fie în Hub-ul de servicii. În mod similar, eliminarea unui utilizator va duce la eliminarea paginilor de programare ale acestuia. Ca urmare, ar trebui să transferați dreptul de proprietate înainte de a elimina un utilizator.

Instrumentul pentru întâlniri HubSpot este ușor de utilizat. Trebuie să aveți o conexiune la calendar pentru a utiliza acest instrument de întâlnire. Apoi, decideți dacă doriți ca întâlnirile dvs. să fie planificate în tabloul de bord de programare al HubSpot sau în Google Calendar. Apoi puteți alege dacă fiecărui utilizator ar trebui să i se permită să rezerve întâlniri cu diverși membri. Pot fi create și pagini individuale de programare a întâlnirilor. Puteți garanta că fiecare client potențial are acces la software-ul dvs. de gestionare a întâlnirilor prin sincronizarea calendarelor dvs.

4. Microsoft Teams

Utilizarea software-ului Microsoft Teams Meeting Management pentru a simplifica întâlnirile de companie este o modalitate grozavă de a economisi timp. Programul are o interfață ușor de utilizat și permite utilizatorilor să creeze și să modifice articole de întâlnire. Ele pot include, de asemenea, date de început și de sfârșit, comentarii pentru discuții și link-uri către sarcini cruciale. Utilizatorii pot da sarcini membrilor echipei în timp ce programează întâlniri. Simultan, ei pot delega sarcini altor membri ai echipei și pot urmări progresul acestora. Acest lucru face gestionarea fluxului de lucru simplă pentru echipe.

Utilizatorii pot avea întâlniri și conferințe video/audio folosind Microsoft Teams și chiar pot folosi programul pentru a găzdui seminarii web. Programul include, de asemenea, capabilități de luare de note, partajare a ecranului și redirecționare a atașamentelor. Programul permite tuturor participanților să participe la luarea deciziilor, fie că sunt într-o întâlnire sau online. Este gratuit cu planul de bază, dar va trebui să faceți upgrade la un abonament Microsoft 365 dacă doriți capabilități mai sofisticate.

Cu numeroasele sale capabilități, software-ul Microsoft Teams Meeting Management poate fi incredibil de valoros pentru organizația dvs. Pe lângă faptul că vă asistă în organizarea întâlnirilor, acest program vă ajută și să comunicați cu echipa dumneavoastră. Puteți trimite e-mailuri, partaja partajarea ecranului și puteți crea sondaje folosind interfața ușor de utilizat. Participarea individuală la sondaje poate fi, de asemenea, urmărită și pot fi incluse caracteristici unice. Una dintre cele mai bune caracteristici ale acestui instrument este că este ușor de încorporat în Microsoft Outlook.

Citește și: Top 5 alternative Microsoft Teams

5. Zoom- Aplicația de gestionare a întâlnirilor

Calendarul de întâlniri simplifică programarea întâlnirilor și invită participanți. De asemenea, are funcții precum partajarea ecranului și o zonă separată de comentarii. Caracteristicile sale cuprinzătoare le permit membrilor echipei să colaboreze și să comunice și se conectează cu aplicații terță parte, cum ar fi Google Docs, Trello și Slack. În plus, puteți adăuga proprietăți specifice întâlnirilor dvs., cum ar fi subiectul întâlnirii sau participanții. Acest lucru va ajuta la accelerarea întregii proceduri.

Dacă aveți o echipă care se întâlnește frecvent, puteți utiliza software-ul Zoom Meeting Management pentru a vă îndeplini cerințele. Se integrează cu calendarul dvs. Google și vă permite să planificați întâlniri de oriunde de pe glob. Captează întâlniri și generează transcrieri care pot fi căutate pentru înregistrările dvs. De asemenea, puteți utiliza instrumentul pentru co-adnotare și partajarea ecranului în timp real. De asemenea, puteți crea grupuri private și publice și puteți comunica cu echipa dvs. pentru a vă asigura că sunt discutate doar informațiile pertinente.

Deși există mai multe soluții software de gestionare a întâlnirilor, Zoom oferă cea mai bună integrare. De exemplu: este ușor să începeți o întâlnire cu Hive doar tastând „/zoom” în caseta de chat. Poate fi integrat și cu alte programe, cum ar fi Coda, pentru a vă ajuta să accelerați întâlnirile de afaceri. În afară de asta, combinația dintre Zoom și Coda este convenabilă și vă permite să vizualizați același ecran ca și alți jucători.

Concluzie

Lista de software de management al întâlnirilor a ajuns la sfârșit. Având toate aceste informații la îndemână, suntem siguri că puteți lua o decizie informată cu privire la opțiunea cea mai potrivită pentru dvs. Instrumentele de management al întâlnirilor enumerate mai sus sunt toate alegeri excelente. Suntem încrezători că vă veți putea conduce și gestiona eficient întâlnirea cu ajutorul oricăruia dintre aceste instrumente.

Lecturi interesante:

UX-ul afacerii tale este actualizat?

Cele mai bune pluginuri pentru evenimente WordPress

Cum să creezi un e-mail de afaceri