Pontos-chave das salas de dados virtuais

Sala de dados virtual: tudo o que você precisa saber

O Virtual Data Room (VDR) é um repositório de dados online seguro e, portanto, essencial em casos de digitalização de negócios. Além disso, permite compartilhar informações comerciais confidenciais ou privadas com total controle sobre o acesso à documentação. Esses serviços de data room são vitais para transações financeiras, sindicação de empréstimos, angariação de fundos e outros objetivos.

Não confunda salas de dados virtuais com ferramentas de armazenamento em nuvem

Obtendo uma visão geral do VDR, a maioria das pessoas considera erroneamente o VDR e o armazenamento em nuvem como os mesmos serviços online. Eles são semelhantes considerando sua funcionalidade, mas seus propósitos são diferentes. Várias ferramentas de armazenamento em nuvem parecem ser parte integrante dos negócios, mas também são comumente usadas entre usuários simples de dispositivos modernos.

Ambos os serviços permitem armazenar e compartilhar informações. No entanto, o VDR oferece mais serviços e recursos, como segurança confiável, rastreamento de atividades de usuários, gerenciamento, notificações, listas de verificação, etc.

Salas de Dados Virtuais - Formas de Implementação

Os VDRs são bastante úteis sempre que as empresas precisam compartilhar informações com outras partes ou ter um ponto de acesso centralizado para os funcionários.

As formas mais difundidas de aplicação de VDR são:

• Fusões e aquisições. Pilhas de documentos necessários para um procedimento de M&A geralmente contêm dados confidenciais ou seguros. Nesses casos, o software de data room acaba sendo uma ferramenta confiável para compartilhamento ou troca de documentos.
• Na parceria de negócios, as salas de dados virtuais oferecem operações de negócios, distribuição de dados ou outras operações mútuas seguras e ao mesmo tempo transparentes.
• Conduções de auditoria. As políticas da empresa de auditoria, conformidade, contas são partes integrantes de fazer negócios. Locais remotos ou diferentes fusos horários com auditores podem influenciar negativamente a manutenção da interação constante. Usando o software de data room online, as empresas podem evitar operações demoradas e reduzir o risco de vazamentos de informações seguras.
• Os IPOs exigem enormes esforços, além de enormes volumes de papelada. Pilhas de documentos devem ser criadas e distribuídas. Nesse caso, parte do VDR é inestimável, pois é possível restringir o acesso a usuários definidos, configurando a permissão para “somente visualização” sem fazer alterações ou imprimir.
• Levantando fundos para um negócio novo ou existente, as empresas podem compartilhar as informações necessárias com possíveis investidores. Alguns serviços de data room permitem o envolvimento na due diligence de pré-investimento e não se preocupam com a segurança das informações pessoais.
• Compartilhando variedade. Existem provedores de VDR que permitem armazenar grandes quantidades de dados em vários formatos. O compartilhamento das informações necessárias não leva muito tempo; procurar arquivos ou documentação definitiva trabalhando remotamente – parece não ser um problema usando serviços de data room

Quais são os principais recursos das salas de dados

Gigantes de negócios e pequenas corporações mudam para VDRs para melhoria de serviços ou eficiência de fluxo de trabalho. Quais recursos dos VDRs os tornam úteis?

1. Segurança de dados sensíveis. Para aqueles que fazem negócios on-line, a insegurança de documentação valiosa é uma prioridade. Devido à ampla gama de restrições de admissão, é possível selecionar usuários e dar-lhes acesso apenas a visualização, impressão, edição ou outras funções necessárias. Essas restrições personalizadas, criptografia, marcas d'água automatizadas, verificações de identidade, configurações de duração de acesso tornam o armazenamento de dados confidenciais seguro.
2. Rastreamento e monitoramento. O controle preciso sobre a atividade dos usuários é bastante útil em aspectos específicos da administração de um negócio. As salas de dados eletrônicas permitem acompanhar o tempo dos usuários online e monitorar todas as ações dos usuários e documentos editados, impressos ou baixados. Os proprietários podem acompanhar o status e o nível de progresso dos projetos. Eles também podem rastrear dados que despertam o alto interesse de clientes ou funcionários.
3. Fácil de usar. Iniciar uma nova sala de dados, em geral, não requer muito esforço. Você pode fazer upload de arquivos arrastando e soltando-os na janela de upload normal. A busca pelas informações necessárias leva segundos; digite a palavra-chave ou frase. Mesclar o conteúdo de vários arquivos em um arquivo também é possível com VDRs. A visualização de documentos não requer a instalação de software adicional. Interfaces intuitivas simplificam consideravelmente a operação da maioria das salas de dados.
4. Mantendo contato ao vivo. A colaboração eficaz é possível onde quer que os membros da equipe estejam. Fóruns protegidos permitem participar de discussões, fazer e responder perguntas ou iniciar chats com um determinado grupo de usuários em tempo real.

Dicas para selecionar provedores de data room virtual

Se você optou por aplicar um VDR para fins comerciais ou outras necessidades, aqui está uma breve revisão que é útil para selecionar fornecedores de VDR:

• Defina o objetivo principal do VDR. Em que áreas você vai implementar uma sala de dados virtual?
• Determine os recursos que você precisa. Diferentes fornecedores de data room podem oferecer vários recursos em quantidade e qualidade. Um é mais adequado para armazenamento seguro, enquanto outros são perfeitos para colaboração.
• Calcule seu orçamento. A quantidade de recursos dos VDRs depende do preço. Para escolher o adequado, você pode cruzar dados com foco na conformidade de preços e recursos.
• Considere as revisões. Comprar um novo produto seria bom ler comentários e comentários. Além disso, alguns provedores de data room virtual podem oferecer períodos de teste gratuitos ou versões de demonstração. Visite https://virtual-dataroom.org/ – aqui, você pode ver uma lista dos melhores provedores e suas classificações, ter acesso aos seus perfis.

As salas de dados virtuais desempenham o papel de ferramentas que economizam tempo, são seguras e convenientes para armazenamento e distribuição de informações pessoais. O VDR oferece recursos que são, com certeza, parte integrante da globalização, modernização e digitalização dos negócios.