Como construir um Wiki interno usando o WordPress

Há um argumento bastante convincente para wikis internos – mesmo para as menores organizações.

Aqui está o porquê:

Um dos custos operacionais ocultos mais pesados ​​das empresas, grandes ou pequenas, é a perda de produtividade devido ao compartilhamento ineficiente de conhecimento.

De fato, um estudo de ponta envolvendo uma coorte de 1.000 trabalhadores do conhecimento nos EUA (intitulado Workplace Knowledge and Productivity Report produzido pela Panopto) revelou que:

“…42% do conhecimento institucional é exclusivo do indivíduo.”

(Fonte)

Em outras palavras, quase metade do conhecimento que um funcionário descobre, encontra, pesquisa, produz, aumenta etc. será irrecuperavelmente perdido se (e quando) esse funcionário sair.

Não só este número representa uma perda tangível em conhecimento institucional estrategicamente valioso, mas juntamente com a seguinte estimativa de que:

“…Os trabalhadores do conhecimento dos EUA desperdiçam 5,3 horas por semana esperando por informações vitais de seus colegas ou trabalhando para recriar o conhecimento institucional existente.”

(Fonte)

A recuperação potencial do ROI no tempo de cada trabalhador economizado esperando a resposta de um colega de trabalho ou 'reinventando a roda' do conhecimento existente é enorme.

Para uma equipe de, digamos, 50, isso equivaleria a mais de 250 horas de produtividade por semana, por exemplo. Em termos monetários reais, essa economia por si só valeria o equivalente a uma semana de salário para 6 funcionários em tempo integral.

Basta dizer que, como mencionado acima, há um caso de negócios substancial para a construção de um wiki interno para uso da equipe.

Quando ponderado, o investimento relativamente moderado de projetar e implementar um wiki interno versus as perdas potenciais de produtividade é

O que é uma wiki interna?

Um wiki interno é um site projetado para ser usado apenas como uma ferramenta para funcionários de uma organização ou empresa.

O objetivo de um wiki interno é atuar como um depósito digital conveniente de informações destinadas estritamente 'apenas para uso da equipe' e entregues como uma rede de postagens ou artigos compartilhados interligados de acordo com o tópico.

Wikis são tanto colaborativos quanto vivos. Ou seja, o conteúdo é produzido de forma colaborativa e continuamente reeditado e aprimorado de acordo com a finalidade.

Pense na Wikipedia, mas apenas para informações internas da empresa.

Vantagens de usar um wiki interno para seu projeto

Wikis facilitam a aprendizagem colaborativa . É aqui que as contribuições compartilhadas dos mais informados aos menos informados fazem um esforço contributivo para roteirizar a base de conhecimento institucional.

No contexto do seu negócio ou organização, um wiki funcionará como um motor interno para o desenvolvimento profissional contínuo .

Seu povo aprende. Cresça em estatura e depois ensine. E wiki pega tudo.

Um estimulante para a aquisição e compartilhamento de conhecimento interno .

O wiki cresce de uma semente para uma floresta resultante do trabalho constante de contribuidores, sustentados por suas inquisições e busca de entendimento.

A variada fonte de autoria leva a uma diversidade de vozes e estilos . Mas se bem governado, o resultado (muito parecido com a Wikipedia) é um repositório de conhecimento de grande valor e moldado com integridade real.

Assíncrono por natureza, um wiki acaba com a distração de bater no ombro no escritório, construindo um corpo de conhecimento prescrito como o primeiro porto de escala.

Wikis tendem a ter altas taxas de adoção/uso , em grande parte porque geram um senso de propriedade dentro da base de usuários. As pessoas que utilizam a informação também a produzem. Uma espécie de mentalidade “para nós, por nós”. Portanto, há uma inclinação natural e auto-investimento que não está presente com um leitor não-contribuinte.

Wikis são uma ferramenta eficaz de aprendizado organizacional com ROI tangível se usado corretamente.

Recursos de práticas recomendadas de um wiki interno

Qual é o padrão para um Wiki?

O primeiro de seu tipo, WikiWikiWeb foi desenvolvido por Ward Cunningham em 16 de março de 1995.

(Fontes: wiki.c2.com & alchetron.com)

Apelidado de um ônibus do aeroporto havaiano chamado Wiki Wiki Shuttle ('wiki' significa rápido na língua nativa havaiana), o slogan original deste primeiro software wiki era “o banco de dados online mais simples que poderia funcionar”.

Em essência, era um sistema de gerenciamento de conteúdo pelo qual equipes de pessoas podiam implantar e dimensionar rapidamente bancos de dados informativos baseados na web.

Hoje, existem muitos, muitos softwares wiki (chamados 'motores' wiki) para fazer o trabalho. Mas o mais notável é o MediaWiki, o motor que alimenta a própria Wikipédia (juntamente com dezenas de milhares de outros sites de todo o mundo).

Os usos típicos de wikis são enciclopédias ou bases de conhecimento da empresa. Mas de qualquer forma, os wikis estão se tornando um material de referência essencial em um número crescente de contextos de aprendizagem social ou comercial.

Aqui está uma pequena lista de características distintivas que são comuns entre wikis:

Hipertexto – na linguagem mais simples, este é um documento de texto baseado na web (talvez incluindo também gráficos, áudio ou vídeo) que contém hiperlinks para outros textos.

É amplamente aceito que o hipertexto foi conceituado pela primeira vez por Ted Nelson em 1965 como uma forma de escrita não sequencial. Um tipo de extensão de memória computadorizada formatada de acordo com o padrão “Como podemos pensar”.

Colaborativo - capacidade de escrita colaborativa para projetos de autoria múltipla. A capacidade de hospedar grandes grupos de escritores que compartilham responsabilidades de redação e edição para o projeto.

Marcação – seja HTML ou CSS, por exemplo, os wikis permitem que os editores programem as páginas de texto com alterações de marcação. Isso ajuda a desenvolver páginas da Web personalizadas que incluem recursos como tags <a href> para hiperlink entre textos ou tags <strong> para texto em negrito, tornando a experiência de aprendizado do usuário muito mais enriquecedora.

Editor de rich text – esta função ajuda a adicionar dimensão a um documento de texto simples. Também conhecido como editor 'o que você vê é o que você obtém (wysiwyg)', os textos simples são enriquecidos por imagens, mídia de áudio e vídeo com decoração de texto como itálico etc.

Esses pontos acima são os recursos básicos dos mecanismos wiki.

Outra maneira de ver isso é que os programas de software que possuem as funções acima também podem ser usados ​​com o propósito de construir um wiki.

Contanto que os ingredientes brutos estejam lá, é possível construir e desenvolver seu próprio wiki.

Requisitos contínuos para manter um wiki interno bem organizado

Um wiki é um documento vivo. Seu conteúdo continua se multiplicando organicamente. Quanto mais se acostuma, mais cresce.

Na verdade, o escopo do seu wiki deve ser fruto direto da fome diária de sua equipe e da sede de saber mais.

O dia em que seu wiki parar de crescer, é o dia em que sua equipe perderá o apetite. (Pereça o pensamento).

Assim como qualquer projeto, manter um wiki precisa de governança. Pela qualidade do conteúdo, pela uniformidade de formato e relevância tópica em particular. Tudo isso exige uma supervisão cuidadosa.

Mas quais são os principais itens a serem observados ao elaborar um plano de manutenção de wiki?

Aqui estão algumas dicas de quem sabe:

Joseph Boone, “ex-especialista em comunicações de TI do Exército dos EUA”, com mais de 10 anos de experiência como analista de TI e especialista em comunicações, contribuiu com o seguinte para helpdeskgeek.com:

• Teste de usabilidade e legibilidade: seu wiki interno deve servir ativamente ao propósito de ser um destino informativo de escolha para sua equipe. Como qualquer recurso, quanto mais útil for e no caso de um documento de texto 'legível', melhor servirá. Seu retorno sobre o investimento depende da facilidade de obter valor como usuário.
• Guia de política estabelecido: há uma razão pela qual as regras gerais de limpeza são fornecidas antecipadamente. Para que os membros da casa permaneçam funcionais, eles precisam de um ambiente ordenado. E para manter um ambiente organizado é preciso estabelecer alguns limites, rotinas e uma agenda. Executar um wiki útil é o mesmo.
• Curadoria crítica : talvez ao contrário da teoria educacional contemporânea que apoia a aprendizagem colaborativa, um wiki executado com sucesso realmente precisa de governança. Cortar os galhos infrutíferos e purgar os de baixo desempenho só dará origem a um melhor rendimento geral.
• Promovendo e reconhecendo usuários avançados : a força vital de um wiki é a contribuição do usuário. Você tem interesse em encorajar aqueles que estão inclinados a dar. Quanto mais eles contribuem, mais sua wiki cresce. Quanto mais cresce, melhor satisfaz os usuários. Quanto melhor a satisfação do usuário, maior o valor. Quanto mais valorizado, mais persuadidos os não-contribuintes a se envolverem. Recompense seus colaboradores.

Um exemplo de Wiki interno

Não há melhor exemplo de wiki do que o próprio padrão-ouro, a Wikipedia.

Claro, é tudo, menos um wiki interno – mas dito isso, serve como um sólido padrão de ouro de como um wiki deve ser feito.

Aqui estão algumas estatísticas:

• A Wikipedia é a maior e mais lida obra de referência da história.
• um dos 15 sites mais populares classificados pela Alexa;
• mais de 58 milhões de artigos
• atraindo cerca de 2 bilhões de visitas de dispositivos únicos por mês
• mais de 17 milhões de edições por mês (1,9 edições por segundo) em novembro de 2020

(Fonte)

Por uma questão de ter um exemplo de trabalho de referência de sucesso, a Wikipedia se encaixa na conta.

Muito para examinar e aprender para construir seu próprio wiki interno.

No que diz respeito aos destaques, aqui está uma lista de nossos trechos operacionais favoritos do site da Wikipedia:

Pagina inicial

A imagem acima é da página inicial da Wikipedia.

Existem 2 características principais a serem observadas aqui:

1. Conteúdo principal
2. Conteúdo da barra lateral

O conteúdo principal é um compêndio das notícias, mudanças e tópicos atuais ou mais recentes. Um ponto de entrada adequado para um projeto wiki.

Essencialmente, é uma página inicial que informa a comunidade sobre as últimas novidades e absorve o foco do público-alvo com hiperlinks.

Introdução aos colaboradores

Para os leitores não convertidos, esta é uma introdução simples de como a contribuição funciona e os ajuda a decidir se é para eles.

Uma página essencialmente convidando os leitores a começarem sua jornada como colaborador do seu wiki.

Rede social

Esta página é o centro de comunicação social da wiki. É realmente uma plataforma de mensagens que permite que os usuários compartilhem ideias, façam perguntas e permaneçam conectados uns com os outros.

Índice de assuntos

Uma página âncora para todos os links da categoria principal. Isso serve como um índice que fica a apenas um clique da página inicial/principal, fornecendo acesso a qualquer recurso da página por meio de sua categoria de cabeçalho correspondente.

Página de arquivo da categoria

Este modelo de arquivo de categoria tem um índice de páginas de categoria que aparece logo antes do conteúdo da página. Este índice de links é seguido por um parágrafo introdutório que descreve o conteúdo da categoria.

Página do artigo

O modelo de página de artigo wiki clássico. Um título H1 simples, seguido por um link de categoria e, em seguida, o conteúdo principal do artigo, incluindo uma imagem em destaque e um índice recolhível.

Editor de artigos

A edição de conteúdo na Wikipedia é simplificada por esta ferramenta de edição proprietária. Seus recursos abrangem edição visual e linguagem de marcação. Apenas membros logados podem cumprir as tarefas de edição neste caso.

Histórico de revisões do artigo

Cada artigo tem um histórico de revisão que é divulgado a todos os membros detalhando exatamente quanto trabalho foi colocado na produção da versão 'como está'/atual.

Isso é suficiente como uma trilha de auditoria da atividade para cada posto.

Boas-vindas e solicitação do proprietário

Todo projeto comunitário precisa do apoio de seus usuários. Sem essas contribuições, o projeto simplesmente perderia o fôlego. Um wiki, por definição, é amarrado pelas mesmas restrições. Portanto, um papel fundamental de cada líder de projeto wiki é estimular o apoio contínuo e crescente para que o projeto mantenha seu ímpeto.

Ajuda de autoatendimento

Este é um portal de auto-ajuda no estilo de base de conhecimento dentro do wiki que serve ao propósito de resolver os vincos administrativos encontrados pelos contribuidores.

Integração

A página de destino de integração. Se os recém-chegados tiverem alguma dúvida sobre como começar e usar a plataforma – este é o recurso que responde a todas essas perguntas em estágio inicial.

Fórum

Este é um fórum que apoia os usuários do wiki com um fórum de discussão para expor suas opiniões, realizar perguntas e respostas, resolver disputas e resolver problemas técnicos.

Baixar PDF

A Wikipedia oferece a todos os visitantes a oportunidade de baixar cada artigo como um documento PDF. Um simples botão de 'download' levará uma versão em PDF do artigo que eles estão lendo na área de trabalho do dispositivo.

Análise de wiki

Um painel conveniente com todas as estatísticas de desempenho de manchetes do wiki informando quais artigos se saem bem e quais não. Ótimo para identificar as lacunas de conteúdo e áreas de melhoria.

Construindo um Wiki interno usando WordPress

Como mencionado anteriormente, todo wiki precisa de um mecanismo wiki.

Embora a Mediawiki tenha ganhado toda a atenção inicial ao lançar seu carro-chefe, a WIkipedia, desde então, outras soluções entraram no mercado de mecanismos wiki que merecem consideração.

Alguns são concorrentes diretos no nicho do mecanismo wiki e outros são substitutos com competências cruzadas.

Um concorrente capaz com grande quantidade de apelo wiki transferível é o WordPress CMS.

WordPress se alinha como uma solução multi-talentosa canivete suíço no campo CMS.

Tradicionalmente reconhecido como uma plataforma de blog pessoal, o WordPress realmente possui uma funcionalidade de CMS central muito adequada e estável e, além disso, talvez seja o construtor de web mais versátil que existe.

No domínio do software CMS, não há nada nem perto do domínio do WordPress no momento.

Quer provas?

43% de todos os sites na internet usam WordPress. E alguns dos nomes mais notáveis ​​também: The White House, Microsoft e TechCrunch, para citar alguns.

Blogs, cursos online, bases de conhecimento – o WordPress tem muitas faces. E seu ecossistema de mais de US$ 500 bilhões é inundado com complementos e plug-ins personalizados que estendem seu alcance já expansivo em áreas especializadas de operação... incluindo, é claro, como um mecanismo wiki padrão mundial.

Mas a questão é: qual é a matriz ideal de ingredientes do WordPress para produzir a receita ideal do mecanismo wiki?

Aqui está nossa combinação recomendada para construir um wiki interno usando o WordPress:

Motor Wiki : a base funcional do seu motor wiki WordPress. Esta é a estrutura para reunir todo o conteúdo e alinhar os artigos de acordo com as categorias automaticamente vinculadas em silos, prontas para sua conveniência.

Use o plugin Heroic Knowledge Base para converter seu WordPress em um mecanismo wiki completo.

Perguntas frequentes: respostas de fácil acesso às perguntas frequentes ampliarão o valor informativo dos artigos, enriquecendo o contexto e a aplicação do conteúdo da página principal.

Use o plugin Heroic FAQs para construir blocos modulares de conhecimento relacionado a FAQ em páginas wiki, de forma rápida e fácil.

Mensagens sociais : ative as mensagens internas da equipe por meio do seu aplicativo wiki para incentivar a colaboração e influenciar as contribuições dos membros.

Use o plug-in BuddyPress para alocar acesso restrito a determinadas funções colaborativas em seu portal de autoatendimento do WordPress.

Conteúdo protegido por senha : torne certas funções e áreas dentro do wiki acessíveis a apenas alguns selecionados com proteção por senha.

Use o Restrict Content Pro para obter controle granular sobre arquivos, artigos e conteúdo de página, atribuindo acesso a membros por ID ou nível de assinatura.

Rastreamento de edição de revisão : fique transparente com a atividade de edição em seu site wiki exibindo uma trilha de auditoria de edição de revisão – completa com recursos de equipe nomeados responsáveis ​​por cada ajuste no conteúdo.

Use este snippet para incluir rastreamento de revisão em cada artigo em seu wiki interno do WordPress.

Fórum de usuários do Wiki: um quadro de avisos virtual para usuários e contribuidores do wiki. Este fórum reunirá vários tópicos de consulta e conversa com o objetivo de manter todos os membros na mesma página.

Use o BBPress para adicionar instantaneamente um fórum da web com vários recursos ao seu wiki do WordPress.

Configuração de pesquisa avançada: uma pesquisa AO VIVO mostra os resultados da pesquisa rapidamente e os apresenta imediatamente na ponta dos dedos dos usuários antes de comprometê-los a seguir um hiperlink.  

Use o plugin Heroic Knowledge Base para equipar seu wiki do WordPress com a função de pesquisa AO VIVO.

Citações : as referências adicionam pilhas de valor educacional aos wikis. As citações de notas de rodapé são um método interessante de incluir links de referência no corpo de seus artigos.

Use as notas de rodapé do CM para inserir citações facilmente em artigos e postagens.

Votação e feedback : campo feedback de seus usuários do wiki no local e use seus envios para priorizar sua unidade de melhoria de conteúdo.

Use o plugin Heroic Knowledge Base para habilitar a votação positiva e negativa em cada artigo. Além disso, com um formulário de feedback, os usuários podem adicionar comentários de texto livre para agregar ainda mais valor com críticas construtivas detalhadas.

Monitoramento, análise e melhoria : acompanhe as métricas de experiência do usuário para avaliar o desempenho geral e a usabilidade do seu wiki. Isso garantirá que você mantenha um recurso 'adequado ao propósito' que realmente vale a pena ser mantido.

Use o plug-in Heroic Knowledge Base para analisar a jornada do usuário e ficar a par de onde marcar seus ganhos rápidos.

Imprimir meu blog: dê aos usuários a conveniência de poder baixar instantaneamente uma versão em PDF de qualquer artigo.

Use o plug-in Print My Blog para instalar uma solução robusta para conversão instantânea em PDF de suas páginas wiki.

Conclusão

E é assim que um estilo wiki WordPress é feito.

A melhor parte é que nenhum desses plugins de terceiros requer código ou ajustes de nível avançado. No máximo, com o trecho de código para o histórico de revisões, é um trabalho de recortar e colar. Nada mais.

Uma solução muito conveniente para iniciantes e antigos do WordPress.

E agora, para você...

Você está pronto para tentar configurar seu próprio wiki interno do WordPress?

Você já tentou construir um wiki interno do WordPress?

De qualquer forma, estaríamos interessados ​​em ouvi-lo.

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