Najlepsze praktyki zarządzania firmową pocztą e-mail

Poczta e-mail stała się siłą napędową komunikacji biznesowej i stanowi ważne narzędzie do przechowywania i wymiany informacji. Większość z nas może zgodzić się, że niemożliwe jest wykonywanie codziennej, a nawet godzinowej pracy bez poczty elektronicznej.

Co minutę wysyłanych jest prawie 150 000 e-maili , a główny pracownik biurowy otrzymuje 121 e-maili dziennie. Chociaż potrzebujemy poczty e-mail i na niej polegamy, większość z nas również jest nią przerażona.

Powszechnie zdarza się, że z powodu złych praktyk związanych z pocztą e-mail ludzie pomijają ważne spotkania lub dostawy, praca się spóźnia z powodu braku komunikacji dotyczącej zamiarów i terminów, zapytania pozostają bez odpowiedzi i następuje spadek wydajności.

Poniżej przedstawiono sposoby, dzięki którym menedżer może wprowadzić najlepsze praktyki zarządzania pocztą elektroniczną w biznesie, aby pozostać na szczycie wszystkiego.

Najlepsze praktyki

1. Korzystaj z aplikacji do przesyłania wiadomości

Aplikacje do czatu zespołowego, takie jak Slack, Chat Work lub Mattermost, są niezbędne w przypadku krótkich, konkretnych pytań i odpowiedzi, które można szybko wymieniać. Tego typu aplikacje są przydatne do szybkiego reagowania i zapisywania informacji przed zniszczeniem lub uwikłaniem w wiadomość e-mail.

2. Fora i fora dyskusyjne firm zatrudniających

W przypadku ogłoszeń dotyczących całej firmy, szczegółów i dyskusji używaj forów lub forów dyskusyjnych zamiast e-maili, które cc: all. Wykorzystanie wewnętrznego forum lub po prostu wiki sprawia, że ​​informacje z całej firmy są wygodnie dostępne, możliwe do przeszukiwania i publiczne, zamiast polegać na indywidualnych użytkownikach w projektowaniu i korzystaniu z ich systemu referencyjnego.

3. Spotkania osobiste z pracownikami

Pamiętaj, że e-mail i komunikacja pisemna czasami mylą ton i emocje. Może wydawać się przestarzały, ale jeśli wątek e-mail zostanie wykolejony z powodu ciągłych wyjaśnień i dalszych pytań, przełącz się na telefon, Skype lub zadzwoń na spotkanie osobiste.

Czasami komunikacja werbalna jest najlepszym sposobem szybkiego budowania jasności i konsensusu oraz budowania kolejnych kroków i elementów działania.

4. Zastosuj najlepsze praktyki zarządzania pocztą e-mail w pracy

Zastosowanie szerokiego asortymentu narzędzi komunikacyjnych pozwala zachować właściwe wiadomości we właściwych kanałach oraz zmniejsza ruch e-mailowy i bałagan w skrzynce odbiorczej. Niemniej jednak istnieją również doskonałe praktyki w samych wiadomościach e-mail, które pomagają uczynić komunikację zwięzłą, wydajniejszą i skuteczniejszą.

Przeczytaj także: Jak tworzyć angażujące treści do swojej witryny blogowej

5. Najlepsze praktyki dotyczące organizacji skrzynki odbiorczej

Zarządzanie skrzynką odbiorczą różni się od organizacji skrzynki odbiorczej. Nie możesz efektywnie zarządzać pocztą e-mail, jeśli nie możesz jej uporządkować. Poniższe wskazówki dotyczą całej gamy — od rozróżniania wiadomości e-mail między strefami po archiwizowanie lub usuwanie wiadomości w folderach.

• Uporządkuj wiadomości e-mail w folderach kategorii.
• Uporządkuj skrzynkę odbiorczą zawierającą etykiety.
• Korzystaj z grup i filtrów w programach pocztowych.
• Używaj różnych skrzynek pocztowych do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
• Projektuj białe i czarne listy e-maili.
• Zmniejsz ogólną liczbę folderów poczty e-mail.
• Sortuj, aby wykreślić.
• Podejmij natychmiastowe działania na e-mailach, aby zapobiec gromadzeniu się bałaganu.

Pamiętaj, że te funkcje usług pocztowych mają na celu filtrowanie domyślnych list e-maili, które są po prostu spamem i mają szczere intencje biznesowe. Po dobrym sposobie zarządzania e-mailami, dopiero wtedy możesz zacząć skutecznie obsługiwać swoją skrzynkę odbiorczą.

6. Zarządzaj e-mailami

7. Narzędzia do najlepszego zarządzania pocztą e-mail

Jeśli borykasz się z zarządzaniem obciążeniem skrzynki odbiorczej, aplikacje lub rozszerzenia można umieścić na komputerze lub smartfonie, aby skuteczniej obsługiwać pocztę e-mail. Korzystaj z rozwiązań technologicznych, aby rozwiązywać problemy techniczne.
Dostępnych jest wiele narzędzi, które pomogą Ci lepiej obsługiwać pocztę e-mail. Tutaj są niektóre z nich:

• Wykorzystaj Edison Mail, aby uzyskać dostęp do wielu kont z jednego miejsca.
• Wykorzystaj skrzynkę odbiorczą Google, aby połączyć wiele kont w jedno miejsce.
• Zaplanuj swoje odpowiedzi e-mail z Boomerang.
• Projektuj i organizuj foldery za pomocą SaneBox.
• Skorzystaj z funkcji FollowUp, aby zaplanować i monitorować odpowiedzi e-mail.
• Zapobiegaj poczcie niechcianej i spamowej za pomocą MailDrop.
• Połącz swoje biuletyny informacyjne za pomocą Unroll.
• Zaplanuj swoje konta Gmail za pomocą Sortd.
• Wyróżnij swoje e-maile za pomocą Always Find.
• Podnieś swoją produktywność w dzień roboczy, wykorzystując automatyzację IFTTT.
• Połącz swoje aplikacje kalendarza, pracy i wiadomości z Mailbird.
• Przynieś trochę zabawy z usuwaniem wiadomości e-mail, korzystając z gry e-mail.

Utrzymanie zdrowego rozsądku w kwestii zarządzania przepełnioną skrzynką pocztową to trudne zadanie. Korzystanie z narzędzi pomagających utrzymać się na powierzchni może zmienić zasady gry. Posiadanie spokoju ducha, że ​​ważne informacje nie zostaną przypadkowo usunięte, może oznaczać różnicę między zorganizowaną skrzynką pocztową a chaosem.

8. Wybór profesjonalnego adresu e-mail

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to wygenerować profesjonalny adres e-mail dla swojej firmy. Oczywiście możesz po prostu poprosić wszystkich swoich pracowników o zarządzanie służbowymi wiadomościami e-mail za pomocą swoich kont. Ale czy to naprawdę profesjonalne? Chcesz od samego początku podbić wiarygodność swojej firmy. Nie ryzykuj, że ważne e-maile służbowe zostaną utracone w połączeniu, gdy zaczynasz swoją działalność.

Powinieneś raczej wybrać biznesową usługę poczty e-mail , która zaspokoi najbardziej podstawowe potrzeby Twojej firmy. Obejmuje to bezpieczeństwo online, zarządzanie kontaktami, dodatkową pamięć masową, zarządzanie kalendarzem i inne przydatne funkcje. Na przykład Yahoo Small Business zapewnia bezpłatną nazwę domeny, gdy subskrybujesz profesjonalny adres e-mail.

9. Wykorzystanie odpowiedzi vs. Funkcja „Odpowiedz wszystkim”

Jednym z najczęstszych błędów w wiadomości e-mail jest nieodpowiednie kliknięcie „odpowiedz” lub „odpowiedz wszystkim”.

Załóżmy, że zostałeś dodany do ogólnofirmowej wiadomości e-mail, w której rozważasz zmiany w polityce urlopowej. Chcesz zapytać swojego szefa, czy nadal można podjąć 4-dniowy weekend w kwietniu, ale nieumyślnie kliknij „odpowiedz wszystkim”, zamiast reagować na niego prywatnie. Teraz wszyscy w biurze mają dostęp do prywatnej rozmowy między Tobą a Twoim menedżerem. To niezręczne i żeby nie powiedzieć, że to zła etykieta e-mailowa.

Z reguły powinieneś kliknąć „odpowiedz wszystkim”, gdy twoja reakcja jest godna wszystkich w łańcuchu. Jeśli twoja reakcja dotyczy tylko niektórych osób lub czegoś tak prostego, jak „w porządku, brzmi dobrze”, trzymaj się „odpowiedz”.

10. W tym podpis

Niezbędne jest dodanie podpisu do wiadomości e-mail. Zapewnia to kluczowe informacje kontaktowe klientom i partnerom spoza Twojej firmy. Umożliwi to Twojej sieci wygodne dotarcie do Ciebie, jeśli coś się pojawi. Podpis e-mail powinien zawierać Twoje imię i nazwisko, numer telefonu służbowego, tytuł i adres firmy. Niektóre osoby chcą w swoich podpisach umieścić swoje zdjęcie lub logo firmy. To jest doskonałe, ale upewnij się, że Twój podpis nie zawiera więcej niż 4 wiersze tekstu. Zawyżony podpis może odwrócić uwagę ludzi od przeczytania prawdziwej treści wiadomości e-mail.

W zależności od Twojej pozycji i marki przydatne może być dodanie w podpisie linków do mediów społecznościowych (takich jak Twitter lub LinkedIn).

11. Zrób proste zamknięcie

Istnieje wiele sposobów podpisywania e-maili. Kilka z najczęstszych podpisów obejmuje pozdrowienia, szczerze i najlepsze życzenia. Niewiele osób może eksperymentować z zamknięciem w oparciu o nastrój wiadomości e-mail, a inni trzymają się jednego zamknięcia dotyczącego całej komunikacji.

Wystarczy zwykłe „dziękuję”, zgodnie z Money. „Dzięki” nie wydaje się być sztywne ani mdłe. Jest odpowiedni dla praktycznie każdego rodzaju wymiany – możesz go wykorzystać do spisania notatki dla każdego, niezależnie od jego poziomu w łańcuchu wydziału, dowództwa lub roli w Twojej firmie.”

Jeszcze ulepszone, „Dzięki” otrzymały wskaźnik odpowiedzi 62% w porównaniu z 46% w przypadku niewdzięcznych zamknięć.

Wnioski dotyczące zarządzania firmową pocztą e-mail

Korzystając z tych sugestii i sprawdzonych metod zarządzania praktykami dotyczącymi zarządzania firmową pocztą e- mail , możesz kierować komunikację przez właściwy kanał, komunikując się szybciej i skuteczniej oraz zmniejszając ruch e-mailowy. Wysyłaj i odbieraj e-maile, które są szybsze do przeczytania, z prostymi celami, zwiększając prawdopodobieństwo, że odbiorcy zareagują w preferowany sposób. efektywniej kontroluj pocztę e-mail, kalendarz i działania, upewniając się, że pracujesz nad właściwymi zadaniami we właściwym czasie, zwiększając produktywność i upewniając się, że nic nie wyślizguje się z pęknięć w zajętej skrzynce odbiorczej.